Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Für die Erstellung und Bezahlung der Nebenkostenabrechnung sowie den Widerspruch dagegen gelten für Vermieter und Mieter bestimmte Fristen. Im Grunde ist es recht einfach für den Mieter, sich diese Fristen zu merken: Es sind immer 12 Monate. Der Abrechnungszeitraum, der einer Betriebskostenabrechnung zugrunde liegt, beträgt immer 12 Monate. Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums hat der Vermieter grundsätzlich 12 Monate Zeit, eine Abrechnung zu erstellen und sie auch innerhalb dieser Zeit noch nachträglich zu korrigieren. Der Mieter hat nach dem Erhalt der Nebenkostenabrechnung seinerseits 12 Monate Zeit, die vorliegende Rechnung zu beanstanden.

Fristen der Nebenkostenabrechnung für Mieter und Vermieter

Wer muss was wann tun: Die Fristen der Nebenkostenabrechnung anschaulich dargestellt.

Fristen für den Vermieter – Wann verjährt der Anspruch auf ausstehende Zahlungen?

Der Vermieter kann nur eine Nachzahlung erwarten, wenn er seinem Mieter die Nebenkostenabrechnung fristgemäß hat zukommen lassen. Ist die Nachzahlung berechtigt, dann hat der Vermieter drei Jahre lang Anspruch auf eine Zahlung ausstehender Nebenkosten. Schafft der Vermieter nicht, fritsgemäß abzurechnen, verfällt sein Anspruch auf Zahlung ausstehender Nebenkosten sofort. Es sei denn, er hat die Verzögerung nicht zu verschulden. Dann verlängert sich der Anspruch wiederum auf bis zu drei Jahre. Hat der Vermieter nach drei Jahren allerdings immer noch keine Nebenkostenabrechnung vorgelegt, dann ist der Anspruch auf die Zahlung nicht mehr gerichtlich durchsetzbar, weil verjährt.

Fristen für den Mieter – Bis wann muss ich zahlen oder widersprechen?

Die Fristen für Mieter beginnen mit dem Erhalt der Nebenkostenabrechnung. Von diesem Zeitpunkt an hat auch dieser 12 Monate Zeit, die Rechnung selbst oder von einem Experten prüfen zu lassen. Lässt er diese Frist verstreichen, ist die Nebenkostenabrechnung gültig und der Mieter hat keine Möglichkeit mehr auf einen Widerspruch. Er muss dann eine Nachzahlung begleichen, auch wenn die Betriebskostenabrechnung vielleicht falsch war.

Ergibt sich aus der Abrechnung eine Nachzahlung, ist der Mieter zunächst verpflichtet, diese innerhalb von 30 Tagen zu leisten. Ein Widerspruch ist auch dann noch möglich, wenn die Nachzahlung bereits geleistet wurde, da der Mieter das Recht hat, die vollen zwölf Monate auszuschöpfen. Auf diese Weise hat der Mieter innerhalb der Frist jederzeit die Möglichkeit, sich zu viel bezahltes Geld zurückzuholen. Will der Mieter auf Nummer sicher gehen, dann sollte er die Nachzahlung unter Vorbehalt leisten.

Der Gesetzgeber hat die Frist für den Mieter als Ausschlussfrist konzipiert. Damit sollte erreicht werden, dass beizeiten Klarheit über eine Nebenkostenabrechnung geschaffen werden kann. Es ist für den Mieter also wichtig, diese Frist einzuhalten. Eine Verlärung der Widerspruchsfrist ist nur in absoluten Ausnahmefällen möglich und ist in der Regel mit einer Klärung vor Gericht verbunden.

Optimaler Zeitpunkt für den Widerspruch

Da Vermieter in der Regel einige Zeit zur Erstellung der Abrechnung benötigen, ergibt sich für die Mieter oft ein Zeitraum, in welchem sie die Abrechnung des Vermieters noch beanstanden können, wohingegen der Vermieter sie nicht mehr zulasten des Mieters korrigieren darf. Stellt sich durch eine Prüfung durch MINEKO heraus, dass man als Mieter zu viel nachzahlen musste, ist dieser Zeitraum optimal für den Widerspruch geeignet. Der Vermieter ist dann nicht mehr dazu in der Lage, möglichen Fehler zu seinen Gunsten zu korrigieren. Er ist dann aber trotzdem verpflichtet, die Fehler zugunsten des Mieters nachzubessern.

Im Falle einer zu hohen Nachzahlungsforderung muss er also den Betrag der zu viel bezahlten Kosten vollständig zurückerstatten, anstatt die Rechnung einfach nur anzupassen.

Fallbeispiel – Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung

Frau Meier erhält bereits am 05.01.2014 ihre Nebenkostenabrechnung für das Abrechnungsjahr 2013. Sie wird darin aufgefordert eine Nachzahlung von 200€ zu bezahlen.

Ihr Vermieter hat bis zum 01.01.2015 Zeit, seine Abrechnung zu korrigieren. Sollte ihm auffallen, dass er einen Fehler in seiner Berechnung gemacht hat, kann er noch bis zu diesem Zeitpunkt eine neue Abrechnung erstellen. Nimmt er diese Möglichkeit wahr, so ist die neue Abrechnung ab dem Zeitpunkt des Zugangs bei Frau Meier gültig und ersetzt die Nebenkostenabrechnung, die er Frau Meier am 05.01.2014 geschickt hat.

Frau Meier hat nach dem Erhalt Ihrer Nebenkostenabrechnung einen Monat, bis zum 05.02.2014 Zeit, die aus der Abrechnung entstandene Nachzahlung zu leisten. Geht Sie davon aus, dass die Abrechnung zu hoch ausgefallen ist, sollte sie diese nur unter Vorbehalt bezahlen. Sie hat bis zum 05.01.2015 Zeit Widerspruch gehen ihre Nebenkostenabrechnung einzureichen.

Nimmt sie diese Option bis zum 31.12.2014 wahr, kann der Vermieter seine Abrechnung noch anpassen. Legt sie jedoch zwischen dem 01.01.2015 und dem 05.01.2015 Widerspruch gegen die Abrechnung ein, kann der Vermieter nicht mehr nachjustieren bzw. kann auch Formfehler nicht mehr abändern. Er muss ihr die Differenz zwischen dem, was sie bezahlt hat, und dem, was sie eigentlich hätte bezahlen müssen, vollständig zurück erstatten.

Mieter sollten nicht zu lange mit der Anfechtung warten

Hat Frau Meier Ihre Abrechnung von MINEKO prüfen lassen, kann sie mit Hilfe des Widerspruchsschreibens die Nebenkostenabrechnung beim Vermieter anfechten und den Differenzbetrag vom Vermieter zurückfordern. Bestenfalls bekommt Frau Meier bei ihrem Widerspruch dann nicht nur die von ihr geleistete Nachzahlung zurück, sondern zusätzlich noch ein Guthaben zugesprochen, das sie auf ihre aktuellen Nachzahlungen anrechnen lassen kann.

Im Fall von Frau Meier ist der optimale Zeitpunkt für den Widerspruch nur sehr kurz. Erhält der Vermieter ihren Widerspruch erst nach dem 05.01.2015, ist er nicht mehr gültig und Frau Meier muss die Nachzahlung, die sie geleistet hat, so hinnehmen. In Ihrem Fall ist es unter Umständen ratsam, den Widerspruch bereits vor dem 05.01.2015 zu unterbreiten, um nicht in Zeitnot zu geraten.


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