Datenschutzerklärung der MINEKO GmbH

Version 2026 | Stand: 09.09.2026

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer Leistungen ist:

MINEKO GmbH, Schönhauser Allee 83, 10439 Berlin, vertreten durch den Geschäftsführer Chris Möller, Telefon +49 (0)30 4036 575 0, E-Mail [email protected].

Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: [Name/Firma des DSB], [Anschrift], E-Mail [email protected] [bzw. Adresse des DSB].

2. Überblick: Wofür wir Daten verarbeiten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn Sie unsere Website besuchen, ein Kundenkonto anlegen, Unterlagen zur Prüfung hochladen, Prüfergebnisse erwerben, mit uns kommunizieren oder als Vermieter, Hausverwaltung oder Rechtsschutzversicherer mit uns in Kontakt stehen. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick; Einzelheiten finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

3. Besuch der Website, Hosting, Server-Logfiles

3.1 Hosting auf eigenen Servern in Frankfurt (EU)

Unsere Website und unsere Prüfplattform (Upload, Kundenkonto, Prüfergebnisse, Kauf) werden auf eigenen, von uns betriebenen Servern gehostet. Diese Server mieten wir bei Amazon Web Services in der Region Frankfurt am Main (eu-central-1). Anbieter ist Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg. Ihre Daten, insbesondere hochgeladene Dokumente und Prüfergebnisse, werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland und damit innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Mit AWS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (AWS Data Processing Addendum). Ein Zugriff durch die US-Muttergesellschaft Amazon Web Services, Inc. ist auf Support- und Wartungsfälle beschränkt und durch EU-Standardvertragsklauseln sowie deren Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

3.2 Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und -version sowie Betriebssystem. Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern und die Sicherheit und Stabilität unserer Systeme zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website. Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

3.3 Einzelne Formulare über Webflow

Für einzelne Formulare auf unserer Website (z. B. Kontakt-, Angebots- und Rückrufformulare) nutzen wir den Formulardienst von Webflow, Inc., 398 11th Street, San Francisco, CA 94103, USA. Die in diese Formulare eingegebenen Daten werden an Webflow übermittelt, dort zwischengespeichert und an uns weitergeleitet. Der Prüfprozess selbst (Upload von Abrechnungen, Kundenkonto, Kauf, Prüfergebnisse) läuft nicht über Webflow, sondern ausschließlich über unsere Server in Frankfurt. Mit Webflow besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Zertifizierung von Webflow nach dem EU-US Data Privacy Framework und ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage).

4. Cookies, Einwilligungsverwaltung

Wir setzen Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. Local Storage, Pixel) ein. Technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website oder eine von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion erforderlich sind (z. B. Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl), setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein. Alle anderen Cookies, insbesondere für Analyse und Marketing, setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Einwilligung holen wir beim ersten Besuch über unser Einwilligungsbanner CookieHub ein. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer der Website ändern oder Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ihre Einwilligungsentscheidung speichern wir für 12 Monate in einem Cookie.

5. Web-Analyse und Marketing (nur mit Einwilligung)

Die folgenden Dienste werden nur geladen, wenn Sie im Einwilligungsbanner zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Die Anbieter mit Sitz in den USA sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend haben wir EU-Standardvertragsklauseln vereinbart. Die Anbieter verarbeiten Daten teilweise auch zu eigenen Zwecken; insoweit sind sie eigenständig Verantwortliche und es gelten deren Datenschutzhinweise.

5.1 Google Analytics 4

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterunternehmen Google LLC, USA). Google Analytics erfasst pseudonymisierte Nutzungsdaten (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort, Gerätetyp, Interaktionen mit unserem Prüfprozess), um die Nutzung der Website auszuwerten und unser Angebot zu verbessern. IP-Adressen werden von Google Analytics 4 nicht gespeichert. Die Speicherdauer der Nutzer- und Ereignisdaten haben wir auf [14] Monate eingestellt. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy.

5.2 Google Ads (Conversion-Messung und Remarketing)

Anbieter: Google Ireland Limited. Wir nutzen Google Ads, um den Erfolg unserer Anzeigen zu messen und Besuchern unserer Website auf anderen Websites interessenbezogene Anzeigen zu zeigen. Hierzu setzt Google Cookies, wenn Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website gelangen oder bestimmte Seiten aufrufen. Wir erhalten keine Informationen, mit denen wir Sie persönlich identifizieren können. Sie können personalisierte Werbung in Ihrem Google-Konto unter https://adssettings.google.com deaktivieren.

5.3 Meta Pixel

Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland (Mutterunternehmen Meta Platforms, Inc., USA). Das Meta Pixel ermöglicht uns, die Wirksamkeit von Anzeigen auf Facebook und Instagram zu messen und Besuchern unserer Website dort Anzeigen zu zeigen (Custom Audiences). Meta kann die Daten Ihrem Facebook- oder Instagram-Konto zuordnen. Für die Erhebung und Übermittlung der Daten sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Vereinbarung ist unter https://www.facebook.com/legal/controller_addendum abrufbar. Weitere Informationen: https://www.facebook.com/privacy/policy. Einstellungen zu Werbung: https://www.facebook.com/adpreferences.

5.4 Microsoft Clarity

Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, Dublin 18, Irland (Mutterunternehmen Microsoft Corporation, USA). Clarity erstellt Heatmaps und Aufzeichnungen von Nutzungssitzungen (Mausbewegungen, Klicks, Scrollen), um zu verstehen, wie Besucher unsere Website und unseren Prüfprozess nutzen, und um Fehler zu beheben. Eingabefelder und hochgeladene Dokumente werden maskiert und nicht aufgezeichnet. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

5.5 HubSpot (Website-Tracking)

Anbieter: HubSpot, Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA, mit europäischer Niederlassung HubSpot Ireland Ltd., Dublin. Mit Ihrer Einwilligung setzt HubSpot Cookies, um Ihre Besuche auf unserer Website Ihrem Kontakt in unserem CRM zuzuordnen, sobald Sie ein Formular ausgefüllt haben. Ohne Einwilligung nutzen wir HubSpot nur zur Verwaltung von Kontakten und E-Mails (Abschnitt 9). Weitere Informationen: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy.

6. Kundenkonto, Verifizierung und Kommunikation im Prüfprozess

Wenn Sie den SchnellCheck starten, legen wir für Sie ein Kundenkonto an. Hierfür verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Zur Verifizierung senden wir Ihnen eine PIN oder einen Anmeldelink per E-Mail. Im Verlauf des Prüfprozesses senden wir Ihnen per E-Mail und im Kundenkonto Statusnachrichten und Erinnerungen (z. B. wenn noch Unterlagen fehlen). Diese Nachrichten sind Teil der Vertragsabwicklung und keine Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Statusinformationen per WhatsApp (optional)

Wenn Sie es im Kundenkonto auswählen, informieren wir Sie zusätzlich per WhatsApp über den Stand Ihrer Prüfung (z. B. „Ihr Prüfergebnis liegt vor“). Hierfür verarbeiten wir Ihre Mobilnummer und den Inhalt der Statusnachricht. Wir nutzen die WhatsApp Business Platform der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland [ggf. Business-Solution-Provider einfügen]. Meta erhält dabei Ihre Mobilnummer und Metadaten der Nachricht und kann Daten in die USA übermitteln (EU-US Data Privacy Framework). Wir versenden über WhatsApp keine Dokumente und keine Inhalte Ihrer Abrechnung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit im Kundenkonto widerrufen können. Weitere Informationen: https://www.whatsapp.com/legal/business-data-transfer-addendum und https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

7. Prüfung Ihrer Abrechnung (SchnellCheck, Expertenprüfung, Prüfergebnisse)

7.1 Welche Daten wir verarbeiten

Zur Prüfung laden Sie Dokumente hoch, insbesondere die Betriebskosten- oder Nebenkostenabrechnung, die Heizkostenabrechnung, das Anschreiben des Vermieters und Ihren Mietvertrag mit Anlagen, gegebenenfalls auch Belege aus einer Belegeinsicht. Diese Dokumente enthalten Daten über Sie (Name, Anschrift, Mietverhältnis, Wohnfläche, Vorauszahlungen, Nachzahlung oder Guthaben, gegebenenfalls Bankverbindung oder Geburtsdatum) sowie über Dritte, insbesondere Ihren Vermieter oder Ihre Hausverwaltung (Name, Anschrift, Kontaktdaten) und gegebenenfalls Mitmieter. Zusätzlich fragen wir Angaben ab, die für die Prüfung erforderlich sind (z. B. Zustelldatum der Abrechnung, Wohnungsgröße, Rechtsschutzversicherung).

Daten, die wir für die Prüfung nicht benötigen (z. B. Geburtsdatum, Bankverbindung, Ausweisnummern), werten wir nicht aus. Sie können solche Angaben vor dem Hochladen schwärzen. Wir bitten Sie, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) hochzuladen; sollten solche Daten in Dokumenten enthalten sein, verarbeiten wir sie nicht gezielt und löschen sie mit den Dokumenten.

7.2 SchnellCheck (automatisierte Vorprüfung)

Im SchnellCheck wird Ihre Abrechnung automatisiert ausgewertet. Wir setzen hierfür ein KI-gestütztes System ein, das Text und Struktur der Abrechnung erkennt und mit unserem Regelwerk abgleicht, um einzuschätzen, ob eine vollständige Prüfung Aussicht auf Erfolg hat. Das System wird [von uns selbst betrieben / bei einem Anbieter mit Serverstandort in der EU betrieben: Anbieter einfügen]; Ihre Dokumente werden nicht in Länder außerhalb der EU/des EWR übermittelt und nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet. Das Ergebnis des SchnellChecks ist eine Vorauswahl; eine Ablehnung wird von unseren Mitarbeitern plausibilisiert. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wenn wir für Sie nicht tätig werden, teilen wir Ihnen die wesentlichen Gründe mit und geben an, ob und in welchem Umfang die Prüfung automatisiert erfolgt ist (§ 13b Abs. 2 RDG).

7.3 Expertenprüfung und Prüfergebnisse

In der Expertenprüfung werten unsere Mitarbeiter Ihre Unterlagen mit Unterstützung unserer Prüfsoftware aus und erstellen den Prüfbericht und das Widerspruchsschreiben. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verarbeitung der Daten Ihres Vermieters oder Ihrer Hausverwaltung stützen wir auf unser berechtigtes Interesse und Ihr Interesse an der Prüfung und Geltendmachung Ihrer Rechte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zur Verbesserung unseres Regelwerks werten wir Prüfergebnisse in anonymisierter oder aggregierter Form aus (z. B. Fehlerquoten je Kostenart oder Stadt); ein Rückschluss auf Sie oder Ihren Vermieter ist dabei nicht möglich.

7.4 Daten unentgeltlicher Leistungen

SchnellCheck und Expertenprüfung sind für Sie kostenlos. Die Daten, die Sie uns hierfür bereitstellen, verarbeiten wir ausschließlich, um diese Leistungen zu erbringen, Ihnen das Ergebnis mitzuteilen und unsere gesetzlichen Pflichten zu erfüllen. Zu Werbezwecken verwenden wir diese Daten nicht. Zur jährlichen Erinnerung an die Prüfung der Folgeabrechnung siehe Abschnitt 10.2.

8. Kauf der Prüfergebnisse, Zahlung, Rechnung

Wenn Sie Prüfergebnisse erwerben, verarbeiten wir Ihre Bestell- und Rechnungsdaten (Name, Anschrift, E-Mail, gekauftes Produkt, Preis, Zahlungsart, Zeitpunkt) zur Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB).

Die Zahlung wickelt unser Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, ab. Stripe erhält die für die Zahlung erforderlichen Daten (Zahlungsmittel, Betrag, E-Mail, Name, gegebenenfalls Anschrift) und verarbeitet sie als eigenständig Verantwortlicher zur Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention; Zahlungsmitteldaten (z. B. vollständige Kartennummern) erhalten wir nicht. Stripe kann Daten an Stripe, Inc. in die USA übermitteln; Stripe ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzhinweise von Stripe: https://stripe.com/de/privacy.

Wir dokumentieren im Bestellprozess Ihre Erklärungen zum Widerrufsrecht (insbesondere Ihre Zustimmung zur sofortigen Bereitstellung der Prüfergebnisse) mit Zeitstempel, um unsere gesetzlichen Nachweispflichten zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

9. Rechtsschutzversicherte Kunden

Wenn Sie angeben, rechtsschutzversichert zu sein, verarbeiten wir den Namen Ihres Versicherers und Ihre Versicherungsnummer. Besteht mit Ihrem Versicherer ein Kooperationsvertrag (Partnerversicherer), übermitteln wir ihm die für die Prüfung der Kostenübernahme und die Abrechnung erforderlichen Daten: Name, Anschrift, Versicherungsnummer, Angaben zur geprüften Abrechnung (Abrechnungszeitraum, Vermieter, Nachzahlung oder Guthaben) und das Prüfergebnis in Kurzform. Der Versicherer teilt uns mit, ob er die Kosten übernimmt. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der Versicherer ist für die Verarbeitung im Rahmen Ihres Versicherungsvertrags eigenständig verantwortlich. Ohne Ihre Angabe erfolgt keine Übermittlung an Versicherer.

Besteht mit Ihrem Versicherer kein Kooperationsvertrag, können Sie im Bestellprozess die MINEKO Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Krausenstraße 41, 10117 Berlin („MINEKO RA“), mit der Prüfung beauftragen. Die MINEKO RA ist für das Mandat eigenständig Verantwortliche und stellt Ihnen eigene Datenschutzinformationen zur Verfügung (www.mineko.de/ra/datenschutz). Wir übermitteln der MINEKO RA Ihre Kontaktdaten, Ihre Versicherungsdaten und Ihre Unterlagen, damit sie das Mandat annimmt, die Deckungszusage bei Ihrem Versicherer einholt und mit ihm abrechnet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei der Durchführung der Prüfung sind wir für die MINEKO RA als Auftragsverarbeiter tätig (Art. 28 DSGVO) und zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 43e BRAO). Sie werden vor Beginn der Prüfung darüber informiert, dass die MINEKO RA Ihr Vertragspartner ist.

10. Kontakt, E-Mail-Kommunikation, CRM, Newsletter, Bewertungen

10.1 Kontaktaufnahme und Support

Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst lit. f). Für E-Mail und Kalender nutzen wir Google Workspace (Google Ireland Limited); für die Verwaltung von Kontakten, Anfragen und E-Mail-Kommunikation nutzen wir HubSpot (Abschnitt 5.5). Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge einschließlich EU-Standardvertragsklauseln; beide Anbieter sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

10.2 Jährliche Erinnerung an die Prüfung der Folgeabrechnung

Wir versenden keinen Newsletter. Wenn Sie Prüfergebnisse erworben oder über Ihre Rechtsschutzversicherung erhalten haben, erinnern wir Sie einmal jährlich per E-Mail daran, dass Ihre nächste Abrechnung geprüft werden kann, und informieren Sie über Änderungen unseres Prüfangebots. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Ansprache bestehender Kunden für eigene ähnliche Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG). Haben Sie nur den kostenlosen SchnellCheck oder die kostenlose Expertenprüfung genutzt, erhalten Sie diese Erinnerung nur, wenn Sie sie im Kundenkonto ausgewählt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können der Erinnerung jederzeit widersprechen oder Ihre Auswahl widerrufen, z. B. über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder im Kundenkonto. Wir messen, ob die E-Mail geöffnet und Links angeklickt wurden, um den Versand zu steuern; dem können Sie durch Abmeldung widersprechen. Versand über HubSpot.

10.3 Bewertungen

Nach Abschluss eines Auftrags bitten wir Sie per E-Mail um eine Bewertung unserer Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG; Widerspruch jederzeit möglich). Für die Erhebung und Anzeige von Bewertungen nutzen wir ProvenExpert (Expert Systems AG, Quedlinburger Straße 1, 10589 Berlin). Auf unserer Website binden wir das ProvenExpert-Bewertungssiegel ein; dabei wird Ihre IP-Adresse an ProvenExpert übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Google-Bewertungen werden über Google Ireland Limited angezeigt.

11. Widerspruchsschreiben, Mahnschreiben und Daten Ihres Vermieters

Für das Widerspruchsschreiben und das Mahnschreiben verarbeiten wir Ihren Namen, die Anschrift der Wohnung, den Abrechnungszeitraum, die beanstandeten Positionen und die geforderte Rückzahlung sowie Name und Anschrift Ihres Vermieters oder Ihrer Hausverwaltung, um die Schreiben für Sie zu erstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei Wohnraum versenden Sie die Schreiben selbst; wir nehmen keinen Kontakt zu Ihrem Vermieter auf und übermitteln ihm keine Daten. Das Mahnschreiben wird von uns als registriertem Inkassodienstleister in Ihrem Namen und Auftrag verfasst; die Antwort des Vermieters ist an Sie gerichtet. Bei Gewerbekunden, die uns mit der Durchsetzung beauftragt haben, korrespondieren wir auf Grundlage einer Vollmacht direkt mit dem Vermieter oder Verwalter (Abschnitt 12).

Hinweise für Vermieter und Hausverwaltungen (Art. 14 DSGVO)

Wenn Sie als Vermieter oder Hausverwaltung ein von uns erstelltes Schreiben erhalten oder von uns angeschrieben werden, stammen Ihre Kontaktdaten aus den Unterlagen, die uns unser Kunde (Ihr Mieter) zur Verfügung gestellt hat. Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre Anschrift und Kontaktdaten sowie die Inhalte der Abrechnung, um die Rechte unseres Kunden außergerichtlich geltend zu machen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse unseres Kunden an der Durchsetzung seiner Ansprüche und unser Interesse an der Erbringung unserer Dienstleistung). Empfänger sind unser Kunde, gegebenenfalls sein Rechtsschutzversicherer und die in Abschnitt 13 genannten Dienstleister. Die Speicherdauer ergibt sich aus Abschnitt 14; Ihre Rechte aus Abschnitt 15.

12. Gewerbekunden und B2B-Portal

Gewerbekunden und deren Ansprechpartner verarbeiten wir Firmen- und Kontaktdaten, Angaben zu Mietflächen und Abrechnungen sowie die Nutzung des B2B-Portals zur Angebotserstellung, Vertragsabwicklung und Durchsetzung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Ansprechpartner, die nicht selbst Vertragspartner sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Ansprache potenzieller Geschäftskunden verarbeiten wir öffentlich zugängliche Unternehmens- und Kontaktdaten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Direktwerbung gegenüber Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können dem jederzeit widersprechen.

13. Empfänger, Auftragsverarbeiter, Drittlandübermittlung

Innerhalb von MINEKO haben nur die Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Darüber hinaus setzen wir folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Art. 28 DSGVO):

Weitere Empfänger sind Ihr Vermieter oder Ihre Hausverwaltung (Abschnitt 11), Ihr Rechtsschutzversicherer (Abschnitt 9), unser Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Banken sowie im Einzelfall Behörden oder Gerichte, soweit wir gesetzlich verpflichtet sind.

Soweit Daten in die USA oder andere Länder außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (insbesondere EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Anbieter) oder auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) mit ergänzenden Maßnahmen. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln stellen wir auf Anfrage zur Verfügung. Ihre hochgeladenen Dokumente und Prüfergebnisse speichern wir ausschließlich auf Servern in der EU.

14. Speicherdauer

• Server-Logfiles: 30 Tage.
• Cookies und Tracking-Daten: entsprechend den Angaben in Abschnitt 5, längstens bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.
• Unterlagen und Prüfergebnisse ohne Kauf (SchnellCheck oder Expertenprüfung ohne anschließenden Erwerb): Löschung [6] Monate nach Abschluss der Prüfung bzw. nach Ihrer letzten Aktivität, sofern Sie nicht früher die Löschung verlangen.
• Unterlagen und Prüfergebnisse nach Kauf: Speicherung für die Dauer des Auftrags und anschließend [3] Jahre, damit Sie auf die Dokumente zugreifen können, Rückfragen zu Ihrer Abrechnung möglich sind und wir etwaige Ansprüche abwehren können (Regelverjährung § 195 BGB). Auf Ihren Wunsch löschen wir die Dokumente früher, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Rechnungs- und Buchungsdaten: 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO, § 257 HGB); Geschäftskorrespondenz: 6 Jahre.
• Kundenkonto: bis zur Löschung durch Sie oder [24] Monate nach der letzten Aktivität; wir informieren Sie vorab per E-Mail.
• Daten für die jährliche Erinnerung: bis zu Ihrem Widerspruch oder Widerruf, längstens [3] Jahre nach Ihrem letzten Auftrag; den Nachweis einer Einwilligung bewahren wir 3 Jahre nach deren Widerruf auf.
• Daten von Vermietern und Hausverwaltungen: gemeinsam mit den Unterlagen des jeweiligen Auftrags.

15. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten: Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an [email protected] [oder [email protected]]. Wir beantworten Anfragen innerhalb eines Monats.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, https://www.datenschutz-berlin.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts wenden.

16. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Für den Besuch unserer Website müssen Sie keine personenbezogenen Daten angeben. Für den SchnellCheck, die Expertenprüfung und den Erwerb der Prüfergebnisse benötigen wir die in den Abschnitten 6 bis 8 genannten Daten und Unterlagen; ohne sie können wir die Leistung nicht erbringen. Alle weiteren Angaben (z. B. Rechtsschutzversicherung, Mobilnummer für WhatsApp, jährliche Erinnerung) sind freiwillig.

17. Datensicherheit

Wir übertragen Daten zwischen Ihrem Browser und unseren Systemen verschlüsselt (TLS). Hochgeladene Dokumente und Prüfergebnisse werden verschlüsselt gespeichert, Zugriffe werden protokolliert und auf berechtigte Mitarbeiter beschränkt. Wir überprüfen unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und passen sie dem Stand der Technik an.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter www.mineko.de/datenschutz. Frühere Fassungen stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

MINEKO GmbH, Berlin, Stand 09.09.2026, Version 2026.3