Gutschrift, Nachzahlung oder Geld zurück?

Nebenkosten – was gehört dazu? Wie werden sie berechnet?

Grundsätzlich werden im Mietrecht als Nebenkosten all jene Kosten bezeichnet, die dem Besitzer im Rahmen der Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen. Genaugenommen, handelt es sich bei den Nebenkosten um einen Sammelbegriff, der nicht präzise abgegrenzt werden kann. Er umfasst alle Bewirtschaftungskosten, zu denen neben den Betriebskosten auch die Instandhaltungskosten und die Verwaltungskosten zählen. Bedeutsam ist diese Differenzierung vor allem dann, wenn es sich bei der betreffenden Immobilie um ein Mietobjekt handelt. Denn nicht alle der genannten Nebenkostenarten können vom Besitzer, der in diesem Fall als Vermieter auftritt, auf seine Mieter umgelegt werden.

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Betriebskosten und Nebenkosten

Meist wird der Begriff Nebenkosten im Alltagsgebrauch als Synonym für die Betriebskosten verwendet. Rechtlich betrachtet handelt es sich um Betriebskosten, sobald eine Immobilie als Wohnraum genutzt wird. Bei gewerblicher Nutzung ist der Begriff Nebenkosten rechtlich korrekt. Umgangssprachlich wird jedoch sowohl gewerblich, als auch bei nicht-gewerblicher Nutzung von Nebenkosten gesprochen.

Was sind Nebenkosten?

Im Gegensatz zu den allgemeinen Nebenkosten hat der Gesetzgeber die Betriebskosten in der Betriebskostenverordnung präzise definiert. Es sind jene Kosten, „die dem Eigentümer durch das Eigentum oder am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen“ (§ 1 Abs. 1 BetrKV).

Durchschnittliche Betriebskosten in Deutschland (2019)

Welche Kosten können umgelegt werden?

Sofern die Umlage von Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart ist, kann der Vermieter seinen Mietern all jene Betriebskosten, die in der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind, in Rechnung stellen. Die dortige Aufzählung umfasst 16 Kostenarten. Ein expliziter Verweis auf die Betriebskostenverordnung im Mietvertrag ist nicht nötig. Ist die Umlage von Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart, gilt der Betriebskostenkatalog der Betriebskostenvereinbarung automatisch. Lediglich auf den Punkt „Sonstige“ kann sich nicht ohne nähere Definition bezogen werden. Sonstige Betriebskosten, die nicht im Katalog aufgezählt werden, müssen gesondert im Mietvertrag vereinbart werden. Es wird entweder die Zahlung einer Betriebskostenpauschale vereinbart (einen Fixbetrag, die sogenannte Inklusivmiete) oder der Mieter zahlt einen monatlichen Abschlag.

Umlagefähige Nebenkosten sind jedem Fall nur Kosten, welche dem Vermieter regelmäßig anfallen. Fallen einem Vermieter Kosten nur einmalig an, sind jene in aller Regel nicht umlagefähig. Bei der Aufzählung der umlegbaren Nebenkosten im Mietvertrag kann der Vermieter entweder auf die Betriebskostenverordnung verweisen oder die ihm anfallenden Kostenstellen einzeln aufzählen. Will ein Vermieter den im Mietvertrag bestimmten Kostenpositionen noch weitere hinzufügen, kann er dies nur im Falle der Durchführung einer Modernisierungsmaßnahme, welche die neue Kostenart rechtfertigt. Hat der Vermieter bei der Aufzählung der Nebenkosten im Mietvertrag eine Kostenstelle vergessen, kann er diese nicht ohne Weiteres auf seine Mieter umlegen.Folgende Nebenkosten sind auf Mieter umlagefähig:

  • laufende öffentlichen Lasten des Grundstücks bzw. Grundsteuer
  • Wasserversorgung
  • Entwässerung (Gebühren für die Nutzung einer öffentliche Entwässerungsanlage oder die Kosten einer eigenen Anlage)
  • Betrieb der zentralen Heizungsanlage und Abgasanlage
  • Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage
  • verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  • Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs
  • Müllabfuhr und Straßenreinigung
  • Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung (nur laufende Kosten)
  • Gartenpflege (Kosten für die Erneuerung von Pflanzen und entsprechende Personalkosten)
  • Beleuchtung, Kosten für die Außenbeleuchtung und Flure
  • Schornsteinreinigung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Hauswart
  • Betrieb einer Gemeinschaftsantennenanlage
  • Betrieb von Einrichtungen für die Wäschepflege
  • sonstige Betriebskosten

Zu den „sonstigen Betriebskosten“ im Sinne des § 1 der Betriebskostenverordnung gehören diejenigen Betriebskosten, welche nicht von den hier festgelegten Betriebskosten erfasst sind. Diese müssen im Mietvertrag vom Vermieter aufgelistet werden und in der Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar aufgeschlüsselt sein.

Nebenkosten berechnen

Die Höhe der Nebenkosten ergibt sich aus verschiedenen Posten, wie Wasser-, Strom- und Heizkosten aber auch Kosten für Reinigung und Wartung und Kosten für Versicherungen und Personal.

Die umlagefähigen Nebenkosten werden auf Grundlage eines Verteilerschlüssels auf den Mieter umgelegt. Der Verteilerschlüssel ergibt sich meist aus der Größe der Wohnung. Der Verteilerschlüssel wird im Mietvertrag festgehalten. Wurde er dort nicht aufgeführt, zählt wiederum die Wohnungsgröße.

Wasserkosten hingegen können auch nach Verbrauch abgerechnet werden, sofern zuvor benötigte Messgeräte in Betrieb genommen wurden.

Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Nach beendigung der Abrechnungsperiode, welche nicht zwangsläufig das Kalenderjahr sein muss, hat der Vermieter die Abrechnung innerhalb eines Jahres zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen. Ob Ihr Vermieter die gesetzliche Frist korrekt berücksichtigt hat, können Sie mit Mineko überprüfen.

Nebenkosten: häufige Fehler

Besonders oft werden die Fristen zur Erstellung und Übermittlung der Nebenkostenabrechnung nicht eingehalten. Erhält der Mieter seine Abrechnung nicht innerhalb der genannten Frist, hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf eine eventuelle Nachzahlung. Eine Rückzahlung hingegen muss der Vermieter auch nach Ablauf dieser Frist zahlen.

Ebenso häufig werde falsche Verteilerschlüssel angewendet. Schon ein kleiner Zahlendreher, kann zu hohen Nachzahlungen führen. Wenn Sie das Gefühl haben Ihre Nebenkosten seien zu hoch, lassen Sie sie von Experten prüfen.

Betriebskostenpauschale als Alternative

Im Mietvertrag wird festgehalten ob ein Mieter Nebenkosten zahlen muss. Gibt es keine schriftliche Regelung, sind die Nebenkosten vom Vermieter zu tragen.

In der Regel werden die umlagefähigen Betriebskosten monatlich vom Mieter in Form einer Vorauszahlung beglichen. Diese wird mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet. Je nach Höhe bekommt der Mieter eine Rückerstattung zuviel geleisteter Zahlungen oder der muss eine Nachzahlung leisten, sollte die Vorauszahlung die tatsächlichen Kosten nicht decken.

Als Alternative zu dieser Vorgehensweise mit den doch sehr komplexen Nebenkostenabrechnungen kann eine Pauschale vereinbart werden. Hier wird die Höhe der Nebenkosten als Pauschale im Mietvertrag festgelegt. Der Vorteil ist klar der geringere Aufwand. Sollten die tatsächlichen Kosten geringer sein als die Pauschale muss der Vermieter diese Kosten nicht erstatten. Ist der Pauschalbetrag jedoch geringer als die tatsächlich angefallenen Nebenkosten, können diese Kosten auf den Mieter nicht nachträglich umgelegt werden, eine Nachzahlung kann der Vermieter also nicht verlangen.

Vermieter haben allerding auch die Möglichkeit, die Abrechnung zu umgehen. Das funktioniert, indem die Betriebskosten als Pauschale erhoben werden. Das muss allerdings bereits im Mietvertrag verankert sein. Der Nachteil: der Vermieter kann diese Pauschale nicht mehr ohne weiteres anpassen, wenn seine tatsächlichen Ausgaben steigen. Allerdings muss er auch nichts zurückzahlen, sollte der Mieter zu viel bezahlt haben.

Da die Betriebskosten auch Heizkosten und Warmwasser beinhalten, spricht man hier von warmen Betriebskosten. Warme Betriebskosten als Pauschale können jedoch nur in Ausnahmefällen zwischen Mietern und Vermietern vereinbart werden, da grundsätzlich die verbrauchsabhängige Berechnung vorgeschrieben ist, um einen sparsamen Umgang mit Energie zu fördern.

Wie können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen lassen?

Nebenkosten sind rechtlich komplex und rechnerisch kompliziert. Die beste Möglichkeit ist daher, die Abrechnung von einem der Experten von MINEKO prüfen zu lassen. Laden Sie Ihre Nebenkostenabrechnung hoch und erhalten Sie innerhalb von wenigen Tagen einen persönlichen Prüfbericht sowie ein individuelles Widerspruchsschreiben für den Vermieter.

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Expertenprüfung in 24h

Ersteinschätzung unserer Experten innerhalb 24h mit konkreter Handlungsanweisung für Sie als Mieter.

Neueste Deutsche Rechtsprechung

Unser Regelwerk wird regelmäßig an die aktuelle Rechtsprechung und die neusten Urteile angepasst.

Abgleich und Prüfung Mietvertrag

Sind nur Positionen gemäß Mietvertrag umgelegt worden? Prüfung auf Zulässigkeit.

Prüfung der gesetzlichen Fristen

Hat ihr Vermieter alle gesetzlichen Fristen zur Abrechnung eingehalten?

Prüfung Verteilerschlüssel

Sind die Verteilerschlüssel korrekt angewandt und richtig berechnet worden?

Prüfung Vorauszahlungen

Sind Ihre getätigten Vorauszahlungen korrekt berücksichtigt worden.

ausführlicher Prüfbericht

Der rund 30-seitige Prüfbericht erklärt Ihre Abrechnung und deckt die Fehler des Vermieters auf. Klar erklärt.

rechnerische & formelle Richtigkeit

Ist die Abrechnung rechnerisch und formell korrekt aufgesetzt? Sind die Einzelpositionen formell richtig.

Expertenprüfung

Jede Prüfung wird von unseren Experten für Nebenkostenabrechnungen durchgeführt.

Unterlagen per Upload

Nebenkostenabrechnung und Mietvertrag einfach mit dem Handy abfotografieren und hochladen.

ausführliche Plausibilitätsprüfung

Sind die Positionen korrekt, nachvollziehbar und für das Objekt plausibel erklärt?

Umlegbarkeit der Positionen

Prüfung aller Einzelpositionen in der Abrechnung auf generelle Umlegbarkeit.

mit Widerspruchsschreiben

Wie schreibe ich es meinem Vermieter? Das Widerspruchspreiben ist komplett vorformuliert.

weiteres Vorgehen

Im Prüfbericht wird das konkrete weitere Vorgehen für Ihre Abrechnung und Ihren Vermieter empfohlen.

außergerichtliches Mahnschreiben

Mit inbegriffen, wenn der Vermieter auf den Widerspruch nicht reagiert.

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Kundenbewertungen über uns
Lesen Sie, was unsere zufriedenen Kunden über uns sagen und schreiben. Hier erfahren Sie, warum die Kunden ihre Nebenkostenabrechnungen bei uns prüfen lassen und Mineko empfehlen.
Sebastian S.
vor 1 Tag
Ich verwende MiNeKo bereits seit einigen Jahren standardmäßig zur Überprüfung meiner Betriebskostenabrechnungen. Ich bin jedes Mal überrascht in welcher Ausführlichkeit der Prüfbericht ausgestellt wird und wie alles für die weiteren Schritte vorbereitet ist. Zudem erreicht man immer jemanden und die Antwortgeschwindigkeit ist vorbildlich. Jährlich meine BK-Abrechnung prüfen zu lassen, gibt mir einfach das gute Gefühl, dass alles seine Ordnung hat und berechtigt ist. Danke und im nächsten Jahr dann wieder ;-)
Marina Burkert
vor 3 Monaten
Betriebskosten prüfen.... für Gewerbe zum Nulltarf wenn man bei der ARAG Rechtsschutz versichert ist !
Florian M.
vor 1 Monat
Absolut zufrieden mit dem Umfang des Prüfberichts. Bearbeitung genau innerhalb der angegebenen Frist vom Einreichen der Unterlagen bis zum Prüfergebnis innerhalb von wenigen Tagen. Der Bericht ist umfangreich und wenn man ihn aufmerksam liest, sind kaum offene Fragen übrig. Ich werde nächstes Jahr wieder prüfen lassen.
Yvonne Alsleben
vor 9 Wochen
Bereits zum zweiten mal habe ich meine Abrechnungen für eine Wohnung und ein Gewerbeobjekt von Mineko prüfen lassen. Wie schon im Vorjahr, bin ich absolut zufrieden mit dem Resultat. Die Ergebnisse habe ich nach einer kurzen Bearbeitungszeit bekommen und die gefundenen Mängel wurden von beiden Vermietern problemlos anerkannt. Dadurch habe ich eine hohe Erstattung zu viel gezahlter Nebenkosten erhalten. Die Investition hat sich definitiv gelohnt. Vielen lieben Dank an das tolle Team von Mineko und bis zum nächsten Jahr :-).
Lara Wunder
vor 2 Wochen
Top Aufklärung und Beratung. Mir war nicht alles ganz verständlich, daher hat sich ein wirklich netter Mitarbeiter viel Zeit genommen, mir alles zu erklären und die möglichen Schritte durchzugehen. Zahlen muss ich statt gut 200 Euro dieses Jahr nichts, da die Abrechnung sehr fehlerbehaftet war. Vielen Dank und bis nächstes Jahr!
noch Fragen?
Falls manches noch nicht klar sein sollte, hier finden Sie die Antworten auf die gängigsten Fragen.
Warum ist eine Prüfung für Rechtsschutz Versicherte meistens kostenlos?

Mineko arbeiten mit den wichtigsten Rechtschutzversicherungen in Deutschland seit mehr als einem halben Jahrzehnt zusammen und prüft für die Kunden der Versicherungen. Als Spezialisten für die Nebenkostenprüfung machen wir nur das und können somit skaliert und hochpräzise Prüfen.

Die Kosten für eine Prüfung wird von den Versicherungen lieber übernommen als eine Rechnung vom Anwalt. Mineko prüft schneller und als Spezialist präziser. Jede einzelne Prüfung verbesser und optimiert unser Regelwerk. Deshabl vertrauen mehr als ein Dutzend Versicherungen auf die Prüfung von Mineko wie z.B. ARAG, DEVK, R+V, Allianz, HUK, Zurich, Württembergische, Adam Riese, WGV, LVM und viele weitere. Finden Sie heraus ob ihre Rechtschtutz mit dabei ist.

Ich habe die Nachzahlung bereits bezahlt. Macht das Prüfen trotzdem Sinn?

Die Bezahlung einer Nachzahlung ist keine Zustimmung. Ein Überprüfen der Abrechnung macht in diesem Falle erst recht Sinn, um Gewissheit zur Korrektheit zu bekommen. Das selbe gilt auch bei eine Gutschrift. Als Mieter haben Sie 365 Tage nach Erhalt der Abrechnung Zeit diese prüfen zu lassen. Der Zeitpunkt nach Zahlung der Nachzahlung ist somit perfekt für eine Prüfung.

Welche Unterlagen werden für die Prüfung benötigt?

Wir benötigen für die Prüfung folgende Unterlagen:

  1. Ihre komplette Nebenkostenabrechnung inklusive der Heizkostenabrechnung und Anschreiben des Vermieters
  2. Ihren vollständigen Mietvertrag inklusive aller Anhänge und Zusatzvereinbarungen

Die Dokumente sind notwendig, damit wir so genau wie möglich prüfen können und für Sie das beste Ergebnis erzielen können. In vielen Fällen entscheidet nämlich Ihr Mietvertrag darüber welche Kosten in welchem Umfang auf Sie umgelegt werden dürfen. Sind bestimmte Kosten dort nicht explizit aufgeführt, dürfen Sie auch nicht abgerechnet werden.

Wieviele Nebenkostenabrechnungen hat Mineko bereits geprüft?

Seit dem Start von Mineko in 2014 hat das Unternehmen bereits über 100.000 Nebenkostenabrechnungen für Mieter geprüft. Die Prüfalgorithmen werden kontinulierlich verbessert und durch die neuen Prüfungen optimiert. Jede Abrechnung verbessert das Regelwerk der Prüfungen.

Gewerbliche Betriebskostenabrechnungen prüft Mineko kontinuierlich für hunderte von Unternehmen aus Deutschland.

Kunden von Rechtschutzversicherungen prüfen ihre Abrechnungen komplett kostenfrei. Die Prüfung ist mit inbegriffen bei vielen Rechtsschutzversicherungen mit dem Baustein Wohnen. Mit inbegriffen ist eine Prüfung bei ARAG, DEVK, R+V, Württembergische, Adam Riese, Allianz, WGV, HUK, LVM, Zurich und vielen weiteren. Erfahrungsgemäss wird eine Prüfung auch bei den meisten anderen Rechtschutzversicherungen übernommen, die Prüfung dazu wird von Mineko übernommen.

Was kostet eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung

Für die meisten Mieter von Wohnungen ist eine Überprüfung der Nebenkostenabrechung ohne Kosten verbunden, wenn eine Rechtsschutzversicherung mit dem Baustein Wohnen vorhanden ist.

Ohne Rechtsschutzversicherung können Sie ihre private Nebenkostenabrechnung von unseren Experten für schon ab 49 € prüfen lassen - einmalig, ohne Abo. Egal wie umfangreich oder kompliziert Ihre Abrechnung auch sein mag, der Preis bleibt für Sie derselbe. Sie erhalten das Ergebnis unserer Prüfung innerhalb von wenigen Tagen.

Die Preise sind abhängig von Ihrer Wohnungsgröße und wie schnell Sie das Ergebnis erhalten möchten. Eine Übersicht über die Preise und Leistungen für das Prüfen von Nebenkostenabrechnungen für Wohnraum finden Sie hier.  Weiter zu Preisen Prüfung von Gewerbe-Mietflächen.

Was genau prüft Mineko und was nicht?

Was wir im Umfang einer Nebenkostenprüfung prüfen:

  • den Abrechnungszeitraum und die Erstellung der Abrechnung
  • die rechnerische Richtigkeit jeder einzelnen Abrechnungsposition
  • die Verwendung der korrekten Verteilerschlüssel
  • die Umlagefähigkeit der einzelnen Betriebskostenarten
  • die formelle Richtigkeit der Abrechnung
  • die Vereinbarkeit mit mietvertraglichen Bestimmungen
  • die Einhaltung der aktuellen Deutschen Rechtsprechung

Was wir NICHT prüfen können:

  • Belege: Wir können nicht überprüfen, ob Ihr Vermieter einzelne Leistungen, wie z.B. Wartungsarbeiten am Gebäude, auch tatsächlich durchgeführt hat. Das wäre nur durch einen Gutachter möglich, der sich vor Ort an Ihrem Gebäude die Arbeiten anschaut und bewertet. Falls Sie Zweifel an den aufgeführten Kosten haben, empfehlen wir Ihnen die Belegeinsicht beim Vermieter anzufragen. Ihr Vermieter ist nach deutschem Recht verpflichtet Ihnen Einsicht zu gewähren.
  • Korrektheit der Vermieterangaben zu den Gesamtkosten und Verbrauchswerten: Wir können nicht überprüfen, ob z.B. Zählerstände richtig abgelesen wurden. Das wäre ebenfalls nur durch eine vor Ort Kontrolle der Strom-, Wasser- und Heizungszähler möglich. Die Ablesung müsste außerdem quasi in Echtzeit passieren, da sich rückwirkend Verbräuche maximal schätzen ließen. Darüber hinaus müsste man die Zähler an sich auf korrekte Funktionsweise überprüfen.
  • Prüfung der Wahrung des Gebotes der Wirtschaftlichkeit: Wir können nicht überprüfen, ob Ihr Vermieter die veranschlagten Betriebskosten unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten auf Zweckmäßigkeit und wirtschaftliche Zumutbarkeit kontrolliert hat. Hierfür müsste man sich für alle beauftragten Arbeiten und Dienstleistungen Vergleichsangebote von anderen Dienstleistern in Ihrer Region einholen.

Lohnt sich die Prüfung meiner Nebenkostenabrechnung?

Eine professionelle Prüfung der Nebenkostenabrechnung lohnt sich immer. Wir haben aber bereits über 100.000 Nebenkostenabrechnungen geprüft und dabei eine Fehlerquote von 90% festgestellt. Im Durchschnitt sind die fehlerhaften Abrechnungen € 317 zu hoch. Da lohnt sich die Beauftragung also auf jeden Fall.

Auch wenn die Prüfung ergibt, dass Ihre Abrechnung zu 100% korrekt ist, lohnt es sich für Sie. Der aussagekräftige Prüfbericht erklärt die Positionen und Sie haben endlich die Gewissheit: Ihr Vermieter rechnet korrekt ab. Ohne Prüfung hätten Sie das nicht herausgefunden.

Wie kann ich die Unterlagen hochladen?

Sie können Ihre Unterlagen ganz bequem von zu Hause aus hochladen.

Dazu scannen oder fotografieren Sie die benötigten Unterlagen einfach mit Ihrem Handy ab und fügen diese mit nur einem Klick auf unserer Website ein. Nach Überprüfung der Vollständigkeit der Unterllagen wird mit der Prüfung begonnen.

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