Gutschrift, Nachzahlung oder Geld zurück?

Nebenkosten – was gehört dazu? Wie werden sie berechnet?

Grundsätzlich werden im Mietrecht als Nebenkosten all jene Kosten bezeichnet, die dem Besitzer im Rahmen der Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen. Genaugenommen, handelt es sich bei den Kosten um einen Sammelbegriff, der nicht präzise abgegrenzt werden kann. Er umfasst alle Bewirtschaftungskosten, zu denen neben den Betriebskosten auch die Instandhaltungskosten und die Verwaltungskosten zählen. Bedeutsam ist diese Differenzierung vor allem dann, wenn es sich bei der betreffenden Immobilie um ein Mietobjekt handelt. Denn nicht alle der genannten Nebenkostenarten können vom Besitzer, der in diesem Fall als Vermieter auftritt, auf seine Mieter umgelegt werden.

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Betriebskosten und Nebenkosten

Meist wird das Thema Nebenkosten und der Begriff im Alltagsgebrauch als Synonym für die Betriebskosten verwendet. Rechtlich betrachtet handelt es sich um Betriebskosten, sobald eine Immobilie als Wohnraum genutzt wird. Bei gewerblicher Nutzung ist der Begriff Nebenkosten rechtlich korrekt. Umgangssprachlich wird jedoch sowohl gewerblich, als auch bei nicht-gewerblicher Nutzung von Betriebskosten gesprochen.

Was sind Nebenkosten?

Im Gegensatz zu den allgemeinen Nebenkosten hat der Gesetzgeber die Betriebskosten in der Betriebskostenverordnung präzise definiert. Es sind jene Kosten, „die dem Eigentümer durch das Eigentum oder am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen“ (§ 1 Abs. 1 BetrKV).

Durchschnittliche Betriebskosten in Deutschland (2019)

Welche Kosten können umgelegt werden?

Sofern die Umlage von Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart ist, kann der Vermieter seinen Mietern all jene Betriebskosten, die in der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind, in Rechnung stellen. Die dortige Aufzählung umfasst 16 Kostenarten. Ein expliziter Verweis auf die Betriebskostenverordnung im Mietvertrag ist nicht nötig. Ist die Umlage von Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart, gilt der Betriebskostenkatalog der Betriebskostenvereinbarung automatisch. Lediglich auf den Punkt „Sonstige“ kann sich nicht ohne nähere Definition bezogen werden. Sonstige Betriebskosten, die nicht im Katalog aufgezählt werden, müssen gesondert im Mietvertrag vereinbart werden. Es wird entweder die Zahlung einer Betriebskostenpauschale vereinbart (einen Fixbetrag, die sogenannte Inklusivmiete) oder der Mieter zahlt einen monatlichen Abschlag.

Umlagefähige Kosten sind jedem Fall nur Kosten, welche dem Vermieter regelmäßig anfallen. Fallen einem Vermieter Kosten nur einmalig an, sind jene in aller Regel nicht umlagefähig. Bei der Aufzählung der umlagefähigen Nebenkosten im Mietvertrag kann der Vermieter entweder auf die Betriebskostenverordnung verweisen oder die ihm anfallenden Kostenstellen einzeln aufzählen. Will ein Vermieter den im Mietvertrag bestimmten Kostenpositionen noch weitere hinzufügen, kann er dies nur im Falle der Durchführung einer Modernisierungsmaßnahme, welche die neue Kostenart rechtfertigt. Hat der Vermieter bei der Aufzählung der Positionen im Mietvertrag eine Kostenstelle vergessen, kann er diese nicht ohne Weiteres auf seine Mieter umlegen. Folgende Kosten sind zusätzlich zur Miete umlagefähig:

  • laufende öffentlichen Lasten des Grundstücks bzw. Grundsteuer
  • Wasserversorgung
  • Entwässerung (Gebühren für die Nutzung einer öffentliche Entwässerungsanlage oder die Kosten einer eigenen Anlage)
  • Betrieb der zentralen Heizungsanlage und Abgasanlage
  • Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage
  • verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  • Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs
  • Müllabfuhr und Straßenreinigung (festgelegt durch die jeweilige Kommune)
  • Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung (nur laufende Kosten)
  • Gartenpflege (Kosten für die Erneuerung von Pflanzen und entsprechende Personalkosten)
  • Beleuchtung, Kosten für die Außenbeleuchtung und Flure
  • Schornsteinreinigung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Hauswart
  • Betrieb einer Gemeinschaftsantennenanlage
  • Betrieb von Einrichtungen für die Wäschepflege
  • sonstige Betriebskosten

Zu den „sonstigen Betriebskosten“ im Sinne des § 1 der Betriebskostenverordnung gehören diejenigen Betriebskosten, welche nicht von den hier festgelegten Betriebskosten erfasst sind. Diese müssen im Mietvertrag vom Vermieter aufgelistet werden und in der Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar aufgeschlüsselt sein.

Nebenkosten richtig berechnen

Die Höhe der Nebenkosten ergibt sich aus verschiedenen Posten, wie Wasser-, Strom- und Heizkosten aber auch Kosten für Reinigung und Wartung und Kosten für Versicherungen und Personal.

Die umlagefähigen Betriebskosten werden auf Grundlage eines Verteilerschlüssels auf den Mieter umgelegt. Der Verteilerschlüssel ergibt sich meist aus der Größe der Wohnung. Der Verteilerschlüssel wird im Mietvertrag festgehalten. Wurde er dort nicht aufgeführt, zählt wiederum die Wohnungsgröße.

Wasserkosten hingegen können auch nach Verbrauch abgerechnet werden, sofern zuvor benötigte Messgeräte in Betrieb genommen wurden.

Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Nach Beendigung der Abrechnungsperiode, welche nicht zwangsläufig das Kalenderjahr sein muss, hat der Vermieter die Abrechnung innerhalb 12 Monate zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen.

Ob Ihr Vermieter die gesetzliche Frist korrekt berücksichtigt hat, können Sie mit dem Mineko Fristenrechner überprüfen.

Fristenrechner: Wurde Ihre Abrechnung fristgerecht zugestellt und macht eine Prüfung überhaupt noch Sinn?
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Nebenkosten: häufige Fehler

Besonders oft werden die Fristen zur Erstellung und Übermittlung der Nebenkostenabrechnung nicht eingehalten. Erhält der Mieter seine Abrechnung nicht innerhalb der genannten Frist, hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf eine eventuelle Nachzahlung. Eine Rückzahlung hingegen muss der Vermieter auch nach Ablauf dieser Frist zahlen.

Ebenso häufig werde falsche Verteilerschlüssel angewendet. Schon ein kleiner Zahlendreher, kann zu hohen Nachzahlungen führen. Wenn Sie das Gefühl haben Ihre Nebenkosten seien zu hoch, lassen Sie sie von Experten prüfen.

Betriebskostenpauschale als Alternative

Im Mietvertrag wird festgehalten ob ein Mieter Nebenkosten zahlen muss. Gibt es keine schriftliche Regelung, sind die Nebenkosten vom Vermieter zu tragen.

In der Regel werden die umlagefähigen Betriebskosten monatlich vom Mieter in Form einer Vorauszahlung beglichen. Diese wird mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet. Je nach Höhe bekommt der Mieter eine Rückerstattung zuviel geleisteter Zahlungen oder der muss eine Nachzahlung leisten, sollte die Vorauszahlung die tatsächlichen Kosten nicht decken.

Als Alternative zu dieser Vorgehensweise mit den doch sehr komplexen Nebenkostenabrechnungen kann eine Pauschale vereinbart werden. Hier wird die Höhe der Nebenkosten als Pauschale im Mietvertrag festgelegt. Der Vorteil ist klar der geringere Aufwand. Sollten die tatsächlichen Kosten geringer sein als Pauschal abgerechnet, muss der Vermieter diese Kosten nicht erstatten. Ist der Pauschalbetrag jedoch geringer als die tatsächlich angefallenen Kosten, können diese Kosten auf den Mieter nicht nachträglich umgelegt werden, eine Nachzahlung kann der Vermieter also nicht verlangen.

Vermieter haben allerding auch die Möglichkeit, die Abrechnung zu umgehen. Das funktioniert, indem die Betriebskosten als Pauschale erhoben werden. Das muss allerdings bereits im Mietvertrag verankert sein. Der Nachteil: der Vermieter kann diese Pauschale nicht mehr ohne weiteres anpassen, wenn seine tatsächlichen Ausgaben steigen. Allerdings muss er auch nichts zurückzahlen, sollte der Mieter zu viel bezahlt haben.

Da die Betriebskosten auch Heizkosten und Warmwasser beinhalten, spricht man hier von warmen Betriebskosten. Warme Betriebskosten als Pauschale können jedoch nur in Ausnahmefällen zwischen Mietern und Vermietern vereinbart werden, da grundsätzlich die verbrauchsabhängige Berechnung vorgeschrieben ist, um einen sparsamen Umgang mit Energie zu fördern.

Wie können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen lassen?

Nebenkosten sind rechtlich komplex und rechnerisch kompliziert. Die beste Möglichkeit ist daher, die Abrechnung von einem der Experten von MINEKO prüfen zu lassen. Laden Sie Ihre Nebenkostenabrechnung hoch und erhalten Sie innerhalb von wenigen Tagen einen persönlichen Prüfbericht sowie ein individuelles Widerspruchsschreiben für den Vermieter.

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häufige Fragen zu Nebenkosten

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Ist in den Nebenkosten Strom enthalten?

In einigen Mietverträgen ist schriftlich fixiert, dass der Mieter den Wohnungsstrom über den Vermieter bezieht. In den meisten Fällen beziehen Mieter aber ihren Strom direkt über einen Energieversorger. Daher sind als Nebenkosten nur der Allgemeinstrom (Beleuchtung) und Strom für technische Anlagen umlagefähig, wenn diese vereinbart sind.

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Wie viel Nebenkosten sind normal?

Die Nebenkostenhöhe pro Wohnung ist abhängig von der Wohnungsgröße. Bei unter 40 m² liegen die Kosten im Schnitt bei unter 1000 Euro im Jahr, bei Wohnungen mit über 120 m² sind es über 3000 Euro. Doch auch die Ausstattung ist von Bedeutung, da moderne Wohnungen auch höhere Kosten für technische Anlagen verursachen.

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Was ist alles in Nebenkosten enthalten?

Im Kontext des Wohnraummietrechts sind Nebenkosten 17 Betriebskostenarten, die durch die Betriebskostenverordnung definiert werden. Dazu gehören u.a. Grundsteuer, Versicherungen, Wasser/Abwasser, Heizkosten. Für Gewerbemieter sind jedoch auch mehr Nebenkostenarten umlagefähig, wenn sie vereinbart sind (z.B. Instandhaltungskosten).

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Sind Nebenkosten und Betriebskosten das Gleiche?

Nebenkosten sind sämtliche Kosten, die dem Vermieter im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen. Betriebskosten hingegen werden durch die Betriebskostenverordnung (§ 1 BetrKV) als Kosten definiert, die dem Vermieter laufend entstehen und dem bestimmungsgemäßen Gebrauch der Mietsache dienen. Nebenkosten ist ein Oberbegriff.

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Was sind Nebenkosten?

Nebenkosten sind Kosten, die zusätzlich zur Kaltmiete anfallen. Für Wohnraummieter ist hierbei die Betriebskostenverordnung ausschlaggebend, welche unterscheidet, welche Nebenkosten vom Mieter und welche vom Vermieter zu tragen sind. Für Gewerbemieter hingegen sind auch mehr Nebenkostenarten zu tragen (z.B. Verwaltungskosten).

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Lesen Sie, was unsere zufriedenen Kunden über uns sagen und schreiben. Hier erfahren Sie, warum die Kunden ihre Nebenkostenabrechnungen bei uns prüfen lassen und Mineko empfehlen.
Sebastian S.
Sebastian S.
5 Sterne
vor 1 Tag
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Ich verwende MiNeKo bereits seit einigen Jahren standardmäßig zur Überprüfung meiner Betriebskostenabrechnungen. Ich bin jedes Mal überrascht in welcher Ausführlichkeit der Prüfbericht ausgestellt wird und wie alles für die weiteren Schritte vorbereitet ist. Zudem erreicht man immer jemanden und die Antwortgeschwindigkeit ist vorbildlich. Jährlich meine BK-Abrechnung prüfen zu lassen, gibt mir einfach das gute Gefühl, dass alles seine Ordnung hat und berechtigt ist. Danke und im nächsten Jahr dann wieder ;-)
Marina Burkert
Marina Burkert
5 Sterne
vor 3 Monaten
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Betriebskosten prüfen.... für Gewerbe zum Nulltarf wenn man bei der ARAG Rechtsschutz versichert ist !
Florian M.
Florian M.
5 Sterne
vor 1 Monat
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Absolut zufrieden mit dem Umfang des Prüfberichts. Bearbeitung genau innerhalb der angegebenen Frist vom Einreichen der Unterlagen bis zum Prüfergebnis innerhalb von wenigen Tagen. Der Bericht ist umfangreich und wenn man ihn aufmerksam liest, sind kaum offene Fragen übrig. Ich werde nächstes Jahr wieder prüfen lassen.
Yvonne Alsleben
Yvonne Alsleben
5 Sterne
vor 9 Wochen
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Bereits zum zweiten mal habe ich meine Abrechnungen für eine Wohnung und ein Gewerbeobjekt von Mineko prüfen lassen. Wie schon im Vorjahr, bin ich absolut zufrieden mit dem Resultat. Die Ergebnisse habe ich nach einer kurzen Bearbeitungszeit bekommen und die gefundenen Mängel wurden von beiden Vermietern problemlos anerkannt. Dadurch habe ich eine hohe Erstattung zu viel gezahlter Nebenkosten erhalten. Die Investition hat sich definitiv gelohnt. Vielen lieben Dank an das tolle Team von Mineko und bis zum nächsten Jahr :-).
Lara Wunder
Lara Wunder
5 Sterne
vor 2 Wochen
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Top Aufklärung und Beratung. Mir war nicht alles ganz verständlich, daher hat sich ein wirklich netter Mitarbeiter viel Zeit genommen, mir alles zu erklären und die möglichen Schritte durchzugehen. Zahlen muss ich statt gut 200 Euro dieses Jahr nichts, da die Abrechnung sehr fehlerbehaftet war. Vielen Dank und bis nächstes Jahr!