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Im Jahr 2024 stehen Mieter erneut vor der alljährlichen Herausforderung, ihre Nebenkostenabrechnung zu prüfen und zu verstehen. Diese Abrechnungen können verwirrend sein. Doch ist es entscheidend, dass Sie als Mieter Ihre Rechte kennen und wissen, wie Sie vorgehen müssen, wenn Fristen nicht eingehalten werden oder Fehler in der Abrechnung auftreten.
Mineko gibt Ihnen einen umfassenden Überblick geben, worauf Sie im Umgang mit Ihrer Nebenkostenabrechnung achten sollten, um mögliche Unstimmigkeiten rechtzeitig zu erkennen und entsprechend handeln zu können.
Hinweis für Gewerbemieter: Umfassender Fachartikel für Gewerbekunden zu Nebenkostenabrechnung Gewerbe Frist & Widerspruchsfrist Gewerbe
Als Erstes ist es wichtig, zu verstehen, was Nebenkosten sind. Diese Kosten entstehen dem Vermieter im Zusammenhang mit der Vermietung und betreffen das Gebäude oder seine Instandhaltung. Daher werden sie auch Betriebskosten genannt. Achtung, nicht alle Betriebskosten sind auch Nebenkosten.
Sie gehen demnach über die Warmmiete hinaus. Demnach dürfen Ihnen nur die Betriebskosten berechnet werden, die auch umlagefähig sind. Das heißt, der Vermieter ist berechtigt, diese einem Mieter in Rechnung zu stellen.
Wir sprechen daher auch von einer Betriebskostenabrechnung. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag „Nebenkostenabrechnung prüfen lassen”. Beispiele hierfür sind Wasser, Heizung oder Müllabfuhr. Die Kenntnis darüber hilft Ihnen, Ihre Abrechnung besser zu verstehen und zu prüfen.
Vermieter müssen die Nebenkostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums den Mietern zustellen. Diese Frist gilt für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung und ist gesetzlich festgelegt in § 556 BGB und dient dazu, Transparenz und Rechtssicherheit für beide Parteien zu gewährleisten.
Für Mieter bedeutet das, dass sie bis spätestens zwölf Monate nach dem letzten Tag des Abrechnungszeitraums, in der Regel das Kalenderjahr, die Abrechnung ihrer Betriebskosten in Händen halten sollten, um den rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnung zu gewährleisten.
Diese Fristen für die Nebenkostenabrechnung ermöglicht es den Mietern, ihre Zahlungen entsprechend zu planen und gegebenenfalls Einspruch gegen die Höhe der Nebenkosten zu erheben.
Wir gehen in unserem Beispiel von dem Abrechnungszeitraum bis zum 31. Dezember 2023 aus. Gemäß der gesetzlichen Fristen für die Nebenkostenabrechnung muss Ihr Vermieter Ihnen diese bis spätestens 31. Dezember 2024 zustellen, also spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums.
Fällt der 01.01. beziehungsweise der erste Tag des neuen Abrechnungszeitraums auf einen Sonntag, gilt der 02.01. noch als fristgerecht zugestellt.
Diese Abrechnungsfrist gibt dem Vermieter ausreichend Zeit, in Kontakt mit Dienstleistern zu treten, alle relevanten Kosten zu erfassen und die Abrechnung korrekt zu erstellen. Wichtig ist dabei der rechtzeitige Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter.
Als Mieter sollten Sie darauf achten, die Abrechnung innerhalb dieser Frist zu erhalten, um Ihre Rechte vollständig wahrnehmen zu können. Bis zu diesem Zeitpunkt werden die geleisteten Vorauszahlungen den angefallenen Betriebskosten gegenübergestellt.
Ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie die Nebenkostenabrechnung erhalten, haben Sie zwölf Monate Zeit, diese selbst oder von einem Experten prüfen zu lassen. Sollten Fehler entdeckt werden, bleibt Ihnen die Möglichkeit, innerhalb dieser Zeit Widerspruch einzulegen.
Lassen Sie diese Frist verstreichen, ist die Nebenkostenabrechnung gültig und die Möglichkeit Einspruch gegen die Höhe der Abrechnung verfällt.
Sollten Sie als Mieter zur Nachzahlung aufgefordert werden, muss diese zunächst binnen 30 Tagen geleistet werden. Im Nachhinein können Sie Widerspruch einlegen, um die vollen zwölf Monate der Widerspruchsfrist auszuschöpfen und sich Geld zurückzuholen.
Wir empfehlen, die Zahlung der Nachzahlung unter Vorbehalt zu leisten, um späteren Diskussionen vorzubeugen, ob es sich bei der Zahlung um eine eventuelle Anerkennung der Rechtmäßigkeit der Höhe der Nebenkosten handelt.
Teilen Sie dies Ihrem Vermieter mit. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie schon im Vorfeld den Eindruck haben, die Höhe der Betriebskosten sei zu hoch.
Im Falle einer zu hohen Nachzahlungsforderung muss er also den Betrag der zu viel bezahlten Kosten vollständig zurückerstatten, anstatt die Rechnung einfach nur anzupassen.
Wenn Ihre Nebenkostenabrechnung zu spät ankommt, also nach der gesetzlichen Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums, haben Sie als Mieter bestimmte Rechte.
Sie können unter Umständen die Nachzahlung verweigern, sollten jedoch beachten, dass Ansprüche auf ein eventuelles Guthaben bestehen bleiben.
Es ist wichtig, sich in solchen Fällen beraten zu lassen, um Ihre Rechte vollständig zu verstehen und geltend zu machen. Eine Mieterrechtsschutzversicherung kann in Fällen von verspäteten Nebenkostenabrechnungen eventuell eine wertvolle Unterstützung bieten.
Sie übernimmt in der Regel die Kosten für rechtliche Auseinandersetzungen im Bereich des Mietrechts, einschließlich der Beratung durch einen Anwalt und der Gerichtskosten, falls es zu einer rechtlichen Streitigkeit wegen der Nebenkostenabrechnung kommt.
Frau Meier erhält bereits am 05.01.2024 ihre Nebenkostenabrechnung für das Abrechnungsjahr 2023. Sie wird darin aufgefordert eine Nachzahlung von 845 € zu bezahlen.
Ihr Vermieter hat bis zum 31.12.2024 Zeit, seine Abrechnung zu korrigieren. Sollte ihm auffallen, dass er einen Fehler in seiner Berechnung gemacht hat, kann er noch bis zu diesem Zeitpunkt eine neue Abrechnung erstellen.
Nimmt er diese Möglichkeit wahr, so ist die neue Abrechnung ab dem Zeitpunkt des Zugangs bei Frau Meier gültig und ersetzt die Nebenkostenabrechnung, die er Frau Meier am 05.01.2024 geschickt hat.
Frau Meier hat nun einen Monat Zeit (also bis zum 05.02.2024), die Nebenkostenabrechnung zu begleichen. Dabei geht sie davon aus, dass die Abrechnung zu hoch ausgefallen ist und bezahlt daher nur unter Vorbehalt.
Damit hat sie zwölf Monate Zeit, noch nachträglich einen Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einzureichen. Ferner sollten sie darauf achten, am letzten Tag der Abrechnungsfrist den Widerspruch früh zuzustellen.
Nimmt sie diese Option bis zum 31.12.2023 wahr, kann der Vermieter seine Abrechnung noch anpassen. Legt sie jedoch zwischen dem 01.01.2024 und dem 04.01.2024 Widerspruch gegen die Abrechnung ein, kann der Vermieter nicht mehr nachjustieren bzw. kann auch Formfehler nicht mehr abändern.
Das heißt, die Abrechnungsfrist kann nicht über die 12 Monate hinaus verlängert werden.
Der Vermieter muss Frau Maier die Differenz zwischen dem, was sie bezahlt hat, und dem, was sie eigentlich hätte bezahlen müssen, vollständig zurückerstatten.
Hat Frau Meier Ihre Abrechnung von MINEKO prüfen lassen, kann sie mit dem von uns angefertigten Entwurfsschreiben Widerspruch beim Vermieter einlegen.
Bestenfalls bekommt Frau Meier bei ihrem Widerspruch dann nicht nur die von ihr geleistete Nachzahlung zurück, sondern zusätzlich noch ein Guthaben zugesprochen. Dieses kann sie sich auf ihre aktuellen Nachzahlungen anrechnen lassen.
Im Fall von Frau Meier ist der optimale Zeitpunkt für den Widerspruch nur sehr kurz. Erhält der Vermieter ihren Widerspruch erst nach dem 04.01.2024 ist er nicht mehr gültig und Frau Meier muss die bisher geleistete Nachzahlung hinnehmen, selbst wenn diese zu hoch war. In ihrem Fall ist es unter Umständen ratsam, den Widerspruch bereits vor dem 04.01.2024 zu unterbreiten, um nicht in Zeitnot zu geraten.
Um einen Widerspruch gegen Ihre Nebenkostenabrechnung einzureichen, müssen Sie zunächst die Abrechnung sorgfältig prüfen. Identifizieren Sie Unstimmigkeiten oder Posten, die nicht nachvollziehbar sind.
Ihr Widerspruch sollte schriftlich per Einschreiben mit Rückschein erfolgen, sodass Sie einen Nachweis über den Zugang haben. Listen Sie in der Forderung um Korrektur alle Punkte, die Sie anfechten, klar und detailliert auf.
Belegen Sie Ihre Argumente mit entsprechenden Beweisen oder Berechnungen. Aus diesem Grund sollten Sie etwaige Protokolle von Zählerständen aufbewahren.
Setzen Sie zudem eine Frist, nach deren Ende Sie eine korrekte Nebenkostenabrechnung erwarten. Apropos Fristen, behalten Sie den Zeitpunkt, zu dem Sie die Abrechnungsfrist für Ihre Nebenkosten erhalten haben, im Auge.
Da Vermieter in der Regel einige Zeit zur Erstellung der Abrechnung benötigen, ergibt sich für Mieter oft ein Zeitraum, in welchem sie einen Widerspruch gegen die Höhe der Nebenkosten, die der Vermieter erheben möchte, geltend machen können.
Der Vermieter die Abrechnung für den Abrechnungszeitraum nicht mehr zulasten des Mieters korrigieren darf. Stellen die Experten von MINEKO jedoch fest, dass Mieter zu viel nachzahlen müssen, ist dies der ideale Zeitpunkt für den Widerspruch. Der Vermieter kann die Fehler nicht mehr zu seinen Gunsten korrigieren, muss aber zu Ihrem Vorteil nachbessern.
Im Falle einer zu hohen Nachzahlungsforderung muss er also den Betrag der zu viel bezahlten Kosten vollständig zurückerstatten, anstatt die Rechnung einfach nur anzupassen.
Der Vermieter hat drei Jahre lang Anspruch auf Zahlung ausstehender Nebenkosten. Diesen Anspruch muss er jedoch innerhalb einer Frist von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes geltend machen, indem er dem Mieter innerhalb dieser Zeit eine Nebenkostenabrechnung zukommen lässt.
Schafft der Vermieter das nicht, verfällt in der Regel sein Anspruch auf Zahlung ausstehender Nebenkosten. Es gibt jedoch eine Ausnahme, in diesem Fall hat der Vermieter die Verzögerung nicht zu verschulden. Dies tritt beispielsweise ein, wenn die Grundsteuer nach Ablauf der Jahresfrist rückwirkend erhöht wurde. Dann kann er auch noch später als nach Ablauf des zwölften Monats nach Ende eines Abrechnungszeitraums eine Nachzahlung verlangen.
Hat der Vermieter nach drei Jahren allerdings immer noch keine Nebenkostenabrechnung vorgelegt, ist der Anspruch auf die Zahlung nicht mehr durchsetzbar, sprich verjährt. Ab diesem Zeitpunkt setzt die Frist der Verjährung, auch Verjährungsfrist genannt (gemäß § 195 BGB).
Im Umgang mit der Nebenkostenabrechnung ist es entscheidend, dass Mieter sich ihrer Rechte bewusst sind und Fristen kennen. Verspätete Abrechnungen können angefochten werden, und eine gründliche Prüfung ist essenziell, um mögliche Fehler aufzudecken.
Mineko bietet hierfür professionelle Unterstützung, von der Prüfung der Abrechnung bis hin zur Formulierung eines Widerspruchs. Nutzen Sie die Expertise von Mineko, um sicherzustellen, dass Ihre Nebenkostenabrechnung korrekt und fair ist. Handeln Sie jetzt und nehmen Sie Ihre Rechte als Mieter wahr.
Auch bei Auszug eines Mieters gilt, dass nach § 556 Abs. 3 BGB der Vermieter 12 Monate Zeit hat, nach Ende des Abrechnungszeitraums seinen Mietern die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Das liegt daran, dass ein Abrechnungszeitraum nicht verkürzt werden kann und nur tatsächlich im Abrechnungsjahr angefallene Kosten anteilig umgelegt werden sollen.
Der Vermieter hat das Recht, nach der Wohnungsübergabe einen Teil der Kaution einzubehalten, um eventuelle Rückstände der letzten Nebenkostenabrechnung auszugleichen. Mit der letzten Abrechnung sollte dann auch der Rest verrechneten Kaution dem Mieter überwiesen werden.
Nachzahlungen unterliegen laut § 195 BGB einer dreijährigen Verjährungsfrist. Dies gilt auch für das Guthaben des Mieters. Nachzahlungen sollten vom Mieter innerhalb von 30 Tagen geleistet werden. Bestehen Zweifel an der Abrechnung, empfiehlt sich eine Zahlung “unter Vorbehalt”.
Überschreitet der Vermieter die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten, so kann der Mieter eine mögliche Nachzahlung verweigern. Ein mögliches Guthaben muss jedoch ausgezahlt werden. Ebenso kann der Vermieter nach Überschreitung der Zwölfmonatsfrist keine Korrekturen der Abrechnungen machen, die zum Nachteil des Mieters sind.
Laut § 556 Abs. 3 BGB hat der Vermieter 12 Monate Zeit, nach Ende des Abrechnungszeitraums seinen Mietern die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Der Mieter kann wiederum innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung einen Widerspruch einlegen, wenn die Abrechnung Fehler aufweist.
