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Jährlich stehen Mieter vor der Herausforderung, ihre Nebenkostenabrechnung zu prüfen, denn 9 von 10 sind fehlerbehaftet. Wir möchten Sie darüber aufklären, wie Sie effektiv Widerspruch einlegen können. Zudem thematisieren wir die häufigsten Fehler und Rechte in diesem Zusammenhang und bieten Ihnen praktische Tipps sowie Muster für den Widerspruch. So haben Sie das passende Rüstzeug an der Hand, um einen wirksamen Widerspruch einzulegen und möglicherweise zu viel gezahlte Beträge zurückzuerhalten. Machen wir uns gemeinsam auf den Weg, durch diese komplexe Materie zu navigieren.
So lassen Mieter ihre personalisierten Widerspruch als Muster erstellen.Jetzt Nebenkostenabrechnung prüfen lassen »
Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Mieter ein Buch mit sieben Siegeln, das alljährlich Fragen aufwirft und zu vielen Fehlern führt. Sie ist ein zentraler Bestandteil des Mietverhältnisses, der die finanziellen Verpflichtungen des Mieters gegenüber dem Vermieter regelt. Zudem besteht hier unter Umständen ein erhebliches Potenzial für Unstimmigkeiten. Damit Sie die Bedeutung und die Komplexität der Nebenkostenabrechnung vollständig erfassen können, führen wir Sie durch die wichtigsten Grundprinzipien.
Der Begriff Nebenkosten bezeichnet alle Kosten, die dem Vermieter im Rahmen der Vermietung entstehen – dazu zählen auch Betrieb, Wartung und Instandhaltung des Gebäudes. Die Betriebskosten bezeichnet den Anteil jener Kosten, die auf Mieter umgelegt werden dürfen. Diese können, sofern im Mietvertrag vereinbart, auf die Mieter umgelegt werden. Das heißt, Betriebskosten sind eine Art von Nebenkosten. Die rechtliche Grundlage hierfür bietet die Betriebskostenverordnung.
Beispiele für Betriebskosten:
Der Vermieter ist dazu verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung aufzustellen und dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zu senden. Der Mieter erhält damit einen Überblick über die entstandenen Kosten, und erhält das Recht 12 Monate lang, nach Fehlern zu suchen. Sollten Ihnen bei Durchsicht Einzelpositionen unklar sein oder ein Fehler in der Nebenkostenabrechnung auffallen, können Sie Widerspruch einzulegen. Dieses Vorgehen ist essenziell, um sicherzustellen, dass nur die tatsächlich entstandenen und vertraglich vereinbarten Kosten auf Mieter umgelegt werden.
Die Nebenkostenabrechnung ist ein komplexes Dokument, das oft Fehler enthält – dies gilt insbesondere für die Heizkostenabrechnung. Dabei lassen sich die Fehler in zwei Hauptkategorien unterteilen: materielle und formelle Fehler.
Diese beziehen sich auf die Struktur und die Vollständigkeit der Abrechnung. Mieter können formelle Fehler besonders leicht erkennen, denn sie müssen an dieser Stelle nur die Abrechnung nachvollziehen können. Dabei gelten die aktuellen Bedingungen der Gesetzeslage. Formelle Fehler bedeuten als, dass wichtige Informationen zur Berechnung der anteiligen Kosten des Mieters fehlen.
Beispiele für formelle Fehler
Ein formeller Fehler liegt beispielsweise vor, wenn …
Solche Mängel können die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung beeinträchtigen und bieten einen Anlass für einen Widerspruch. Der falsche Abrechnungszeitraum kann schon erhebliche Kostenschwankungen mit sich führen, angesichts der schwankenden Heizkosten.
Diese betreffen den Inhalt der Abrechnung, insbesondere die korrekte Berechnung und Zulässigkeit der umgelegten Kosten. Einzelne Posten, die sprunghaft steigen oder gänzlich neue Kosten, die im Vorjahr nicht vorhanden waren, bedürfen einer genauen Prüfung. Diese Art von Fehlern können dazu führen, dass Mieter zu hohe Nebenkosten zahlen.
Beispiele für materielle Fehler
Der Bundesgerichtshof schreibt Vermietern dazu vor, eine Betriebskostenabrechnung so zu erstellen, dass sie auch von juristischen Laien ohne Hinzuziehung weiterer Unterlagen nachvollziehbar ist. Ist das nicht der Fall, besteht für Mieter bereits ein Grund für einen Widerspruch.
Zudem enthalten viele Nebenkostenabrechnungen sogenannte inhaltliche Fehler.
Inhaltliche Fehler beziehen sich auf aufgelisteten Posten der Betriebskostenabrechnung.
Beispiele für inhaltliche Fehler
So lassen Mieter ihren personalisierten Widerspruch als Muster erstellen.
Das Einlegen eines Widerspruchs gegen die Nebenkostenabrechnung ist ein wichtiges Recht für Mieter. So stellen Sie sicher, nur die Kosten zu tragen, welche mit dem Mietvertrag und gesetzlichen Bestimmungen verbunden sind.
Wussten Sie, dass Sie die Abrechnung des Vermieters nicht akzeptiert haben, wenn Sie stillschweigend zahlen? Auch wenn Sie eine mögliche Nachzahlung schon geleistet haben, kann die Abrechnung später immer noch beanstandet werden.
Mieter haben das Recht, innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Widerspruch einzulegen. Diese Frist ermöglicht eine gründliche Prüfung der Abrechnung. Daher wird diese Zeit auch Widerspruchsfrist genannt. Hierbei helfen Ihnen die Experten von Mineko in einer individuellen Beratung, falls nötig. Ein fristgerecht eingereichter Widerspruch bewahrt den Anspruch auf Korrektur der Abrechnung.
Haben Sie schon bei Erhalt der Abrechnung, Gründe daran zu zweifeln, kann es sinnvoll sein, nur unter Vorbehalt zu zahlen und dies dem Vermieter anzukündigen. Diese Zahlung unter Vorbehalt macht es einem Mieter später unter Umständen auch leichter, sich zu viel bezahltes Geld zurückzuholen. Es lohnt sich also immer, auch nach getätigten Nachzahlungen, zu prüfen. Wir warnen Sie ausdrücklich davor, eine Nachzahlung nach Erhalt der Abrechnung einfach nicht zu zahlen. Damit würden Sie Ihre Vertragspflichten als Mieter verletzen.
Wenn Sie der Betriebskostenabrechnung widersprechen, müssen Sie dies begründen. Es reicht also nicht aus, dass Mieter lediglich die Unzufriedenheit mit der Höhe der Nachzahlung zu äußern. Stattdessen müssen spezifische Fehler in der Abrechnung benannt und, wenn möglich, durch Dokumente belegt werden. Doch welche Dokumente kommen hierfür infrage?
Mit dem Widerspruchsrecht ist die Möglichkeit verbunden, Belege und Abrechnungen einzusehen. Diese stärken also die Grundlage Ihres Widerspruchs. Die Experten von Mineko helfen Ihnen beim Aufdecken von Fehlern und Widerspruch einlegen.
Neben dem Mietvertrag können wir die Betriebskostenverordnung als Quelle heranziehen. Sie listet detailliert alle potenziell umlagefähigen Kosten auf. So können Sie Abrechnungen der Vorjahre leichter einordnen. Denn einige Kosten dürfen umgelegt werden, fallen aber nicht jährlich an. Ein Beispiel hierfür sind die Schornsteinfegerkosten.
Ferner erkennen Sie so ungewöhnliche Veränderungen oder neu hinzugekommene Kostenposten zu entdecken. Durch die Einsicht der Belege und Rechnungen können Mieter die exakte Höhe der Kosten für Dienstleistungen wie Heizung, Wasser und Müllabfuhr prüfen. Um die erhobenen Heizkosten zu vergleichen, können Sie Aufzeichnungen oder Protokolle der Zählerstände heranziehen. Denn hier kann es schnell zu Übertragungsfehlern kommen. Dies passiert insbesondere bei großen Gesellschaften oder kleinen, privaten Vermieter.
Ebenso kann frühere Korrespondenz mit dem Vermieter, die etwaige Beschwerden oder Fragen zu den Nebenkosten oder dem Zustand der Immobilie beinhaltet, von Bedeutung sein, insbesondere wenn diese Probleme aufzeigen, die in der Abrechnung nicht berücksichtigt wurden.
In manchen Fällen können auch Fotos und Zeugenaussagen hilfreich sein, um bestimmte Sachverhalte – wie etwa Defekte, die zu einem erhöhten Verbrauch führen könnten – zu dokumentieren. Diese visuellen Beweise und Aussagen können Ihre Argumentation weiter untermauern.
Nachdem Sie Ihren Widerspruch eingereicht haben, hat der Vermieter wiederum Zeit, die vorgebrachten Punkte zu prüfen und darauf zu reagieren. Dies kann zu einer Korrektur der Abrechnung und einer entsprechenden Anpassung der geforderten Nachzahlung oder des Guthabens führen.
Sie möchten gegen Ihre Betriebskostenabrechnung Widerspruch einlegen? Befolgen Sie diese 5 Schritte. Die Experten von Mineko unterstützen Sie dabei gern.
Der erste Schritt besteht darin, die Nebenkostenabrechnung sorgfältig zu prüfen. Vergleichen Sie die Posten mit den zulässigen Kosten laut Betriebskostenverordnung und Ihrem Mietvertrag. Achten Sie auf formelle und materielle Fehler, und vergleichen Sie die aktuelle Abrechnung mit denen der Vorjahre, um Unregelmäßigkeiten zu identifizieren.
Sammeln Sie alle relevanten Dokumente und Belege, die Ihre Einwände untermauern. Dazu gehören der Mietvertrag, vorherige Nebenkostenabrechnungen, die Betriebskostenverordnung, Belege und Rechnungen, eigene Aufzeichnungen und gegebenenfalls Fotos oder Zeugenaussagen. Mitunter kann dies etwas Zeit in Anspruch nehmen, achten Sie daher unbedingt auf die Fristen.
Widersprechen Sie schriftlich und klar. Benennen Sie konkret die Punkte einer Betriebskostenabrechnung, gegen die Sie Widerspruch einlegen, und führen Sie die entsprechenden Belege an. Ein präziser und gut begründeter Widerspruch erhöht Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Korrektur der Abrechnung.
Senden Sie den Widerspruch per Einschreiben mit Rückschein an Ihren Vermieter. So haben Sie einen Nachweis über den Versand und den Erhalt des Schreibens. Bewahren Sie Kopien von allem, was Sie versenden, für Ihre Unterlagen auf. Wird ein Widerspruch beim Vermieter eingereicht, sollte dies in jedem Fall schriftlich erfolgen und muss vom Mieter mit klaren Beschwerdepunkten dargelegt werden. Mieter können jedoch nicht die reine Behauptung aufstellen, die Betriebskostenabrechnung sei falsch. Dies muss mit Belegen unterfüttert werden.
Nach Einreichung des Widerspruchs sollte Ihr Vermieter Ihre Einwände prüfen und darauf reagieren. Seien Sie bereit, in einen konstruktiven Dialog zu treten, um eine Einigung zu erzielen. Die Experten von Mineko unterstützen Sie, um Ihre Position zu stärken. Daher achten wir darauf, dass der Prüfbericht und der Widerspruch stets alle relevanten Informationen aus der aktuellen Gesetzeslage und Rechtssprechung enthält.
Der Vermieter darf Ihren Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung prüfen und entweder er stimmt dem Mieter zu, er stimmt teilweise zu oder er lehnt den Widerspruch ab. Falls die Korrekturfrist des Vermieters abgelaufen, Ihre Einspruchsfrist jedoch noch besteht, muss der Vermieter Ihnen den kompletten Fehlbetrag zurückerstatten. Das heißt, die Frist, innerhalb derer er Nachzahlungen fordern kann, ist abgelaufen.
Idealerweise stimmt der Vermieter dem Mieter zu und korrigiert die Abrechnung entsprechend. In diesem Fall sollten Sie eine überarbeitete Abrechnung erhalten, die die Korrekturen widerspiegelt. Überprüfen Sie diese sorgfältig, um sicherzustellen, dass alle Ihre Einwände berücksichtigt wurden.
Es kann vorkommen, dass der Vermieter nur einigen Ihrer Einwände zustimmt und die Abrechnung teilweise anpasst. In diesem Fall ist es wichtig, die Änderungen genau zu prüfen und zu entscheiden, ob weitere Schritte erforderlich sind, um vollständige Zufriedenheit zu erreichen.
Lehnt der Vermieter Ihren Widerspruch ab, sollte er dies schriftlich tun und die Gründe für die Ablehnung darlegen. In diesem Fall haben Sie mehrere Optionen:
Wenn Sie Mineko beauftragen, Ihre Betriebskosten zu überprüfen, erstellen unsere Rechtsexperten ein personalisiertes Anschreiben. Dieses müssen Sie nur noch mit den Informationen aus der Nebenkostenabrechnung ergänzen. Drucken Sie das Musterschreiben für den Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung dann aus und schicken Sie es einfach per Post an Ihren Vermieter.
Das Anschreiben, welches sie im Anschluss an die Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung erhalten, ist bereits personalisiert. Sie müssen also nicht selbst extra ein Anschreiben anfertigen, um zu viel gezahltes Geld zurückzufordern. Dabei nennt das Anschreiben schon die Gründe für den Widerspruch. Grundlage hierfür bildet der Prüfbericht, der darüber informiert, wie die Fehler entstanden sind. Potenzielle Fehler können Sie im letzten Abschnitt vermerken.
Auf Wunsch können Sie Einsicht in die Belege beim Vermieter zu nehmen, sodass Sie entsprechenden Kostenpositionen hier auswählen und auch ergänzen. Wenn Sie dagegen davon absehen wollen, können Sie diesen Abschnitt einfach entfernen.
Entsprechen die von Ihnen geleisteten Vorauszahlungen nicht den Vorauszahlungen, welche der Vermieter als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung verwendet hat, können Sie das in diesem Abschnitt eintragen. Ansonsten können Sie diesen Abschnitt einfach entfernen.
Für unsere Kunden ergibt sich eine durchschnittliche Ersparnis von ca. 317 Euro.
Wir von Mineko möchten Sie dabei unterstützen, Widerspruch einzulegen. Daher finden Sie hier unsere Vorlage zum Download:
Unsere Mustervorlage erläutert zudem die einzelnen Positionen ganz genau, sodass Mieter und Vermieter Sicherheit gewinnen.
Eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung ist auch bei einem Guthaben sinnvoll, nicht nur bei einer Nachzahlung. Unsere Experten von Mineko finden schnell heraus, ob materielle oder formelle Fehler bestehen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie nicht zu viel zahlen. Der Upload Ihrer Dokumente dauert nur wenige Minuten und Sie erhalten dann zeitnah einen Prüfbericht und ein für Sie verfasstes Widerspruchsschreiben.
Jetzt Nebenkostenabrechnung prüfen lassen
»15 Gründe warum das Prüfen der Abrechnung sinnvoll ist
1. Was kann ich tun, wenn mein Vermieter die Belegeinsicht verweigert?
Wenn Ihr Vermieter die Einsicht in die Belege verweigert, die Ihrer Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen, haben Sie die Möglichkeit, rechtliche Schritte einzuleiten. In vielen Fällen kann bereits die Androhung rechtlicher Schritte oder die Einschaltung eines Mietervereins oder Anwalts ausreichen, um den Vermieter zur Herausgabe der Belege zu bewegen.
2. Wie kann ich feststellen, ob Kosten ungerechtfertigt auf mich umgelegt wurden?
Überprüfen Sie, welche Kosten laut Betriebskostenverordnung umlagefähig sind und vergleichen Sie diese mit Ihrem Mietvertrag. Nicht umlagefähige Kosten sowie Kosten, die nicht explizit im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart wurden, dürfen nicht auf Sie umgelegt werden.
3. Was passiert, wenn ich die Nachzahlung bereits geleistet habe?
Auch wenn Sie die Nachzahlung bereits geleistet haben, können Sie noch Widerspruch gegen die Abrechnung einlegen. Sollte sich herausstellen, dass die Abrechnung fehlerhaft war, haben Sie Anspruch auf eine entsprechende Rückzahlung.
4. Kann der Vermieter die Nebenkosten nachträglich erhöhen?
Nebenkosten können grundsätzlich nur dann nachträglich erhöht werden, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde oder wenn nachweislich höhere Kosten entstanden sind. Eine rückwirkende Erhöhung ohne entsprechende Vereinbarung oder ohne nachvollziehbare Begründung ist nicht zulässig.
5. Wie oft muss ich die Nebenkostenabrechnung erhalten?
Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, Ihnen einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erteilen. Diese muss Ihnen innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden.
