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zu allen Ratgeber Artikeln »Neben der Kaltmiete zahlen Mieter auch die umlagefähigen Betriebskosten für ihre Wohnung – in der Regel zusammen mit der Miete als monatliche Vorauszahlung. In unserem Blog erfahren Sie, was bei der Abrechnung zu beachten ist, wie man mögliche Fehler findet und Nachzahlungen vermeidet.
Mieter lassen ihre Betriebskostenabrechnung einfach und digital online prüfen. Kostenlos mit Rechtsschutz.
Der Begriff Betriebskostenabrechnung ist die juristisch korrekte Bezeichnung für das, was umgangssprachlich oft als Nebenkostenabrechnung bezeichnet wird. Die Bezeichnung Betriebskostenabrechnung ist präziser, weil der Gesetzgeber genau definiert hat, welche Posten unter die Betriebskosten fallen und welche nicht. Für die Nebenkosten existiert eine solche Regelung nicht. So sind zwar alle Betriebskosten auch Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind auch Betriebskosten.
Mit der Betriebskostenabrechnung können Vermieter sämtliche umlegbaren Betriebskosten, die im Zeitraum eines Jahres angefallen sind, den Mietern in Rechnung stellen. Das geschieht, indem der Vermieter die ihm entstandenen Kosten über einen (oder mehrere) Verteilerschlüssel auf seine Mieter umlegt. Die sogenannten kalten Betriebskosten werden nach dem Verteilerschlüssel entweder auf Grundlage der Personenzahl in einem Haushalt oder in Relation zur Wohnungsgröße in Quadratmetern verteilt.
Die „warmen Betriebskosten“ – also die Heiz- und Warmwasserkosten – werden in der Betriebskostenabrechnung separat aufgeführt. Sie müssen zu mindestens 50 Prozent und zu maximal 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet werden. Die Restsumme wird nach der individuellen Wohnfläche pro Quadratmeter ermittelt.
In der Betriebskostenabrechnung dürfen Vermieter nur solche Kosten auf Mieter umlegen, die in der Betriebskostenverordnung als umlagefähig deklariert werden (vgl. § 2 BetrKV). Zu den wichtigsten Posten gehören in diesem Zusammenhang:
Voraussetzung dafür, dass ein Vermieter Betriebskosten auf seine Mieter umlegen darf, ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag. Laut neuerer Rechtsprechung wird davon ausgegangen, dass der Begriff Betriebskosten bekannt ist und nicht noch einmal im Mietvertrag definiert werden muss. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) und den darin enthaltenen Katalog ist ebenfalls nicht nötig.
Ist die Umlage von Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart, gilt automatisch der Betriebskostenkatalog. Lediglich auf den Punkt „Sonstige“ kann sich der Vermieter nicht ohne nähere Definition berufen. Sonstige umlagefähigen Betriebskosten, die nicht im Katalog aufgezählt werden, müssen nach wie vor gesondert im Mietvertrag vereinbart werden.
Falls sich Mieter und Vermieter im Mietvertrag nicht auf die Umlage von Betriebskosten geeinigt haben, sondern eine Inklusivmiete bzw. eine Betriebskostenpauschale beschließen, kann der Vermieter keine weiteren Betriebskosten auf seine Mieter umlegen. Unter keinen Umständen können Vermieter Instandhaltungs- oder Verwaltungskosten auf Mieter umlegen. Diese sind zwar Teil der Nebenkosten, aber nicht Teil der umlegbaren Betriebskosten.
Die Abrechnung muss sich auf einen Zeitraum von zwölf Monaten beziehen, der allerdings nicht unbedingt einem Kalenderjahr entsprechen muss. Für den Fall, dass ein Mieter unterjährig aus einer Wohnung auszieht, muss das durch einen verkürzten Nutzungszeitraum in der Abrechnung berücksichtigt werden.
Um die Abrechnung fristgerecht zuzustellen, muss die Betriebskostenabrechnung mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt sein. Schafft es der Vermieter nicht, die Abrechnung innerhalb dieser zwölf Monate zu erstellen, können nachträglich keine Nachforderungen an den Mieter gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter auch keine Korrekturen an der Abrechnung mehr vornehmen.
Steht dem Mieter eine Rückzahlung von zu viel gezahlten Betriebskosten zu, sollte er das Geld in der Regel zeitnah zurückerhalten. Ausnahmen davon müssen vorab vertraglich vereinbart werden. Hat der Vermieter nach 30 Tagen noch immer keine Zahlung geleistet, ist er im Zahlungsverzug. Eine Nachzahlung des Mieters muss er ebenfalls innerhalb von 30 Tagen beglichen werden, damit er nicht in Zahlungsverzug kommt.
Zu den wichtigsten Fristen gehört die Widerspruchsfrist. Sie ist vor allem für Mieter von großer Bedeutung. Während der Widerspruchsfrist hat er das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und im Fall von Fehlern Widerspruch einzulegen. Damit der Mieter die Nebenkostenabrechnung prüfen kann, muss der Vermieter ihm auf Wunsch die Möglichkeit zur Einsicht in die Belege und Rechnungen geben.
Im Zusammenhang mit einem Widerspruch sollte eine eventuelle Nachzahlung nur unter Vorbehalt und mit dem Recht zur Rückforderung erfolgen. Es ist auch möglich, eine Teilzahlung der Nachforderungen vorzunehmen. Über eine Teilzahlung sollte der Mieter den Vermieter allerdings informieren, damit Missverständnisse ausgeschlossen sind.
Mit dem Mineko Fristenrechner kann überprüft werden, ob die Abrechnung fristgerecht zugestellt wurde und ob die Korrekturfrist des Vermieters bereits verstrichen ist.
Der Mieter hat das Recht auf eine inhaltlich korrekte und fristgemäße Zustellung der Betriebskostenabrechnung. In der Realität scheitert es jedoch häufig bereits an der Einhaltung der gesetzlichen Frist. Wird die Abrechnung nicht rechtzeitig zugestellt, verfallen die Ansprüche des Vermieters. In jeder zweiten Betriebskostenabrechnung kommt es zu Fehlern. Das können nicht umlagefähige Posten in der Abrechnung sein oder auch Form- oder Rechenfehler.
Ein häufiger Fehler ist ein falscher Verteilerschlüssel. Wurde im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel festgelegt, wird nach Wohnungsgröße verteilt. Vergleichen Sie in jeden Fall immer die Zahlen mit denen des Vorjahrs. Erscheinen Ihnen die Kosten zu hoch, lassen Sie sich die Belege vom Vermieter zeigen. Im Zweifel lassen Sie die Abrechnung direkt von einem Experten prüfen. Wir helfen Ihnen gern weiter.
Auch eine falsche Umlage der Heizkosten ist nicht selten. Bei der Abrechnung der Heizkosten ist der Vermieter für die Umlage der Betriebskosten durch das Gesetz gebunden. Demnach müssen mindestens 50 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch auf den Mieter umgelegt werden. Der Vermieter muss also die Wohnung mit geeigneten Messgeräten ausstatten, um eine verbrauchsorientierte Abrechnung gewährleisten zu können.
Zu den Betriebskosten zählen nur die Kosten, die regelmäßig beim Betrieb des Gebäudes anfallen. Einmalige Kosten können nicht auf die Mieter umgelegt werden. Dazu zählen zum Beispiel Kosten für Ungezieferbekämpfung, Reparaturen, Hausverwaltung, Rechtsschutzversicherungen und Bankgebühren. Solche Posten dürfen nicht in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Auch Kosten für eine Reparatur des Fahrstuhls sind nicht umlagefähig. Die laufenden Kosten, die für den Betrieb des Fahrstuhls entstehen, übernimmt allerdings der Mieter.
Möchte der Mieter seine Betriebskostenabrechnung überprüfen, sollte er zuerst die fristgemäße Zustellung der Abrechnung kontrollieren. Kam die Betriebskostenabrechnung zu spät, erübrigt sich eine weitere Prüfung, da dem Vermieter dann keine Nachzahlungen zustehen. Ebenso offensichtlich sind falsche Abrechnungszeiträume. Abgerechnet wird generell für genau zwölf Monate. Eine Ausnahme davon gibt es nur, wenn der Mieter innerhalb der Abrechnungsperiode ein- oder ausgezogen ist.
Befindet sich Gewerbe im Mietshaus? Dann lohnt sich ein Blick auf die Grundsteuer, die für Gewerbe höher ist als für private Mieter. Das muss in der Abrechnung entsprechend berücksichtigt werden.
Welche Kosten überhaupt in der Betriebskostenabrechnung erscheinen dürfen, ergibt sich aus dem Mietvertrag. Erscheint auf der Rechnung der Posten „Sonstige Betriebskosten”, müssen diese vorher im Mietvertrag festgelegt werden. Steht im Mietvertrag, dass der Mieter sämtliche Betriebskosten trägt, sind damit alle Kosten gemeint, die laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlagefähig sind.
Um überhaupt Betriebskosten auf Mieter umlegen zu können, müssen Vermieter und Mieter sich im Mietvertrag auf die Umlage von Betriebskosten einigen. Alternativ dazu sind auch eine Inklusivmiete oder eine Betriebskostenpauschale möglich. Dabei berechnet der Vermieter seinen Mietern einen fixen Betrag für die Betriebskosten, der vom Mieter monatlich zu zahlen ist. Der Vermieter kann in dem Fall keine Nachforderungen mehr an seine Mieter stellen.
Je nachdem wie hoch die tatsächlich anfallenden Kosten sind, bezahlt der Mieter unter Umständen zu viel oder zu wenig. Ein Abgleich mit den tatsächlichen Kosten findet jedoch nicht statt.
Nebenkostenabrechnungen sind rechtlich komplex und rechnerisch kompliziert. Doch über 90% der Abrechnungen sind fehlerhaft, die durchschnittliche Ersparnis beträgt 317 Euro!
Die beste Möglichkeit, bares Geld zu sparen ist, die Abrechnung von einem Experten prüfen zu lassen. Innerhalb von kurzer Zeit erhalten Sie bei Mineko einen persönlichen Prüfbericht sowie ein personalisiertes Widerspruchsschreiben für Ihren Vermieter.
Die Berechnung der vom Mieter anteilig zu tragenden Betriebskosten erfolgt mittels Verteilerschlüssel. Sind im Mietvertrag keine Verteiler vereinbart, noch, dass der Vermieter dies einseitig neu bestimmen darf, gilt § 556a Abs. 1 BGB, wonach die verbrauchsunabhängigen Kosten nach der anteiligen Wohnfläche zu verteilen sind.
Grundsätzlich muss der Wohnraummieter keine Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Reparaturkosten zahlen. Diese Nebenkosten hat der Vermieter zu tragen. Dadurch erfolgt die Abgrenzung von Betriebs- und Nebenkosten. Bei Gewerbemietern sind diese Nebenkosten jedoch umlegbar, wenn sie im Mietvertrag vereinbart sind.
Basis für die Kostentragung von Betriebskosten ist der Mietvertrag. Sind die 17 Betriebskostenarten laut der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) durch Vorauszahlungen im Mietvertrag vereinbart, sind diese Kosten in einer Betriebskostenabrechnung auch auf Mieter umlagefähig.
Es gibt 17 verschiedene Kostenarten, die laut der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) auf Mieter umlagefähig sind. 16 Betriebskosten werden namentlich genannt, wie z.B. Grundsteuer, Heiz-/Wasserkosten oder Versicherungen. Zudem sind auch sonstige Betriebskosten umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag vereinbart sind.
In der Betriebskostenabrechnung legt der Vermieter diejenigen Kosten, die für das Wohnobjekt laufend entstehen und umlagefähig sind, auf die Mieter anteilig um. Dazu werden die anteiligen Betriebskosten eines Abrechnungszeitraumes mit den Vorauszahlungen des Mieters verrechnet, was ein Guthaben oder eine Nachzahlung ergibt.
