weitere Artikel rund um die Nebenkosten
zu allen Ratgeber Artikeln »
Google Rezensionen
(400+)
Neben nicht umlagefähigen Kosten führen nach unserer Erfahrung falsche Verteilerschlüssel zu den häufigsten Fehlern bei Betriebskostenabrechnungen. Doch woran erkennen Sie als Mieter, wie etwas auf Sie korrekt umgelegt werden darf? Wir wollen in diesem Artikel erklären, was die rechtliche Grundlage für die Umlage von verbrauchsunabhängigen Kosten ist, damit Sie auf der sicheren Seite sind.
Prüfung der Verteilerschlüssel ist Bestandteil der Nebenkostenprüfung.Jetzt Verteilerschlüsse & Nebenkostenabrechnung prüfen lassen »
Der Verteilerschlüssel ist der Maßstab, mit dem der Vermieter die Betriebskosten eines Abrechnungsjahres auf die Mieter eines Hauses verteilt. Dabei ist er nicht dazu verpflichtet, den gerechtesten Verteilerschlüssel zu wählen. Er darf aber durch den Verteilerschlüssel auch nicht selbst profitieren oder noch einen sonstigen finanziellen Vorteil für sich erwirken.
Einem Vermieter sollte bewusst sein, dass er durch die Wahl eines möglichst geeigneten Verteilerschlüssels die Mieter generell zum Sparen von Energie und Rohstoffen motiviert. Demgegenüber steht für den Vermieter jedoch immer die Einfachheit eines möglichst starren Verteilerschlüssels, welcher in erster Linie auf konstanten Werten basiert.
In der Nebenkostenabrechnung muss für Mieter klar ersichtlich sein, wie der Vermieter die einzelnen Kostenpositionen errechnet hat. Ist das für den Mieter nicht möglich, sollte er den Vermieter zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung auffordern. Bis zum Zeitpunkt, an welchem einem Mieter eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung vorliegt, hat dieser eine mögliche Nachzahlung nicht zu leisten.
Die bekanntesten Umlageschlüssel sind:
Hinweis: Ein wichtiger Punkt, der vom Vermieter oft vergessen wird, ist, dass Kosten, welche anteilig für eine leerstehende Wohnung anfallen, nicht von allen Mietern mitbezahlt werden müssen, sondern einzig und allein vom Vermieter selbst.
Diese Kostenverteilung nach der Wohnfläche ist die häufigste Umlageart. Das hat mehrere Gründe. Erstens ändert sich die Wohnfläche in der Regel nicht. Zweitens: Wenn im Mietvertrag keine Vereinbarung zum Verteiler getroffen wurde, gilt § 556a Abs. 1 BGB, wonach die verbrauchsunabhängigen Kosten nach der anteiligen Wohnfläche zu verteilen sind.
Für die konkrete Berechnung des Kostenanteils wird zuerst die Gesamtfläche des Hauses bestimmt. Dann wird das Verhältnis der Fläche der jeweiligen Wohnung zu dieser Gesamtfläche berechnet. Daraus ergibt sich der prozentuale Anteil an den Nebenkosten für die Wohneinheit.
Die Umlage nach der Wohnfläche stellt sozusagen den Regelfall dar, was auch damit begründet werden kann, dass es mitunter als gerecht angesehen wird, dass eine größere Wohnung auch höhere Kosten in der Nutzung verursacht.
In der jährlichen Nebenkostenabrechnung müssen bei der Berechnung des Kostenanteils eines Mieters sowohl die Gesamtfläche als auch die Fläche angegeben werden, damit der Mieter die Richtigkeit der Abrechnung prüfen kann. Wie die Wohnfläche ermittelt wird, ist in der Wohnflächenverordnung geregelt.
Demnach gehören zur Wohnfläche die Grundflächen sämtlicher Räume, die ausschließlich der betreffenden Wohnung zugeordnet werden. Besonderheiten sind jedoch bei Balkonen, Terrassen und Dachschrägen zu beachten.
Die Aussage, dass eine Verteilung nach der Wohnfläche gerecht ist, trifft jedoch nur unter der Voraussetzung zu, dass die Anzahl der Personen in dem Mietobjekt annähernd vergleichbar ist. Der Vergleich hinkt, wenn ein Mehrpersonenhaushalt eine kleinere Wohnung bewohnt als ein Single-Haushalt. Dabei ist der Vermieter nicht verpflichtet, die Kosten möglichst gerecht zu verteilen.
Hinweis: Fehlen Informationen zur Gesamt- und Einzelwohnfläche, kann dies einen formellen Fehler darstellen, wodurch der Vermieter keine Nachforderung geltend machen kann. Dies ist dann der Fall, wenn die Verteilung der Kosten und somit der Rechenweg nicht mehr nachvollzogen werden können seitens des Mieters.
Diese Verteilung von Nebenkosten nach Personen ist nur zulässig, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurde. Sie ist bei Vermietern auch nicht sehr beliebt, weil sie den Vermieter verpflichtet, mittels Hausbelegungslisten monatlich die Anzahl der Personen festzustellen, die in einer Wohnung leben.
Zu Personen zählen auch Kinder. Die Personenzahl kann sich aber schnell innerhalb eines Jahres ändern - beispielsweise ziehen größere Kinder aus der Wohnung der Eltern aus, junge Leute bekommen Nachwuchs oder ein Mieter bzw. eine Mieterin nimmt einen Lebenspartner in die Wohnung auf.
Bei einem kleineren Mehrfamilienhaus, in dem der Vermieter selbst wohnt, ist das sicher kein großes Problem. Bei größeren Wohnobjekten ist es aber fast unmöglich, ständig auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Warum sollte dann überhaupt diese Art der Kostenverteilung gewählt werden? Die Antwort: Bei einigen Kosten ist es gerechter.
So verursachen beispielsweise mehr Personen auch mehr Müll und verbrauchen mehr Wasser. Um den Kostenanteil einer Wohnung nach dieser Methode zu berechnen, wird zuerst der Gesamtverteiler als Anzahl aller im Haus lebenden Personen erstellt. Nun werden die Gesamtkosten beispielsweise für die Müllabfuhr durch die Gesamtverteiler dividiert. Das Ergebnis wird schließlich für jede Wohnung mit der Anzahl der dort lebenden Personen multipliziert. Dabei muss bei der Nebenkostenabrechnung genau angegeben werden, mit wie vielen Personen gerechnet wurde.
Hinweis: Für unsere Kunden empfehlen wir oftmals eine Belegeinsicht, um sich die Belegungslisten des Vermieters zeigen zu lassen. Ihr Anrecht dazu integrieren wir in die für unsere Kunden verfassten Widerspruchsschreiben.
Personenmonate und Personentage sind wichtige Faktoren, um eine noch genauere Verteilung der Nebenkosten in der Abrechnung zu ermöglichen. Diese beiden Begriffe beziehen sich auf die Anzahl der Tage oder Monate, in denen eine Person in einer Wohnung gelebt hat. Durch die Berücksichtigung von Personenmonaten und Personentagen können Vermieter die Nebenkosten fairer und präziser auf die Mieter verteilen, indem sie die tatsächliche Nutzung der Wohnung durch die Mieter berücksichtigen.
Die Verwendung von Personenmonaten und Personentagen in der Nebenkostenabrechnung ermöglicht es, die tatsächliche Nutzung der Wohnung durch die Mieter besser abzubilden. Dies kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn sich die Anzahl der in einer Wohnung lebenden Personen im Laufe des Jahres ändert.
Zur Anwendung von Personenmonaten und Personentagen in der Nebenkostenabrechnung:
Durch die Anwendung dieser Methode wird die Nebenkostenabrechnung genauer und fairer, da sie die tatsächliche Nutzung der Wohnung durch die Mieter berücksichtigt.
Die Umlage nach Wohneinheiten ist die einfachste Art der Kostenverteilung, denn hier werden einfach die Gesamtkosten durch die Anzahl der Wohneinheiten geteilt. Allerdings ist diese Art der Abrechnung nur dann halbwegs gerecht, wenn die Wohnungen ungefähr gleich groß und von gleich vielen Personen bewohnt werden.
Sonst würde die allein lebende Rentnerin in der Einzimmer-Wohnung genau so viel bezahlen, wie die fünfköpfige Familie in der 100-m²-Wohnung. Diese Art der Verteilung eignet sich also nur für verbrauchsunabhängige Kosten, wie beispielsweise die Grundsteuer oder die Kosten für den Schornsteinfeger.
Der Miteigentumsanteil (kurz MEA) ist der rechnerische Bruchteil, den jeder Eigentümer an dem gemeinschaftlichen Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft hat. Meistens basieren die Gesamt-Wohnungsanteile, folglich die Anteile aller Eigentümer einer runden Zahl wie 1000, 10.000 oder 100.000 MEA.
Manchmal entsprechen die Miteigentumsanteile exakt der Wohnfläche, aber oftmals auch nicht. Das liegt daran, dass die Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft neben der Wohnfläche auch andere Faktoren wie Lage und Ausstattung der einzelnen Wohnung berücksichtigen.
Im Mietvertrag muss vereinbart sein, dass die Betriebskosten nach Miteigentumsanteilen verteilt werden dürfen. Ist dies nicht der Fall oder darf laut Mietvertrag der Wohnungseigentümer als Vermieter den Umlageschlüssel nicht “nach billigem” Ermessen ändern, so gilt § 556a Abs. 1 BGB, wonach die verbrauchsunabhängigen Kosten nach der anteiligen Wohnfläche zu verteilen sind.
Bezüglich der Vereinbarung eines Verteilerschlüssels zur Umlage der Nebenkosten auf die einzelnen Mieter hat immer die im Mietvertrag festgehaltene Regelung Vorrang. Aus verschiedenen Gründen kann es jedoch im Laufe des Mietverhältnisses dazu kommen, dass der Vermieter einen abweichenden Verteilerschlüssel anwenden möchte.
Ursachen hierfür kann ein dauerhafter Leerstand sein, die Vereinheitlichung der Umlageschlüssel für alle Mieter oder eine gerechtere Verteilung der Kosten auf die einzelnen Mietparteien. Ob und unter welchen Umständen eine Änderung des Verteilerschlüssels wirksam ist, unterliegt Regelungen.
Erstens kann ein Vermieter nicht willkürlich eine einseitige Änderung des Verteilerschlüssels vornehmen, da dies einen Vertragsbruch darstellen würde. Auf der anderen Seite kann auch der Mieter seinerseits nicht einseitig eine Änderung des Umlageschlüssels verlangen, um beispielsweise zu einer verbrauchsabhängigen Verteilung zu wechseln.
Eine Veränderung des Umlagemaßstabs ist jederzeit möglich, sofern sich Mieter und Vermieter im gegenseitigen Einvernehmen darauf verständigen können. Dazu genügt ein Nachtrag im Mietvertrag. Ist eine Änderung nicht im Sinne des Mieters, muss er seine Ablehnung eindeutig vermitteln.
Wenn der Mieter mit dem neuen Umlageschlüssel einverstanden ist, kann die Akzeptanz ohne eine besondere Kundgabe zum Ausdruck gebracht werden. In diesem Fall genügt es, wenn der Mieter die Vorauszahlungen sowie etwaige Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung ohne Vorbehalt begleicht.
Eine Änderung des Verteilerschlüssels können Vermieter aber auch nach eigenem Ermessen vornehmen, wenn ein entsprechender Änderungsvorbehalt im Mietvertrag festgehalten wurde. Dieser berechtigt den Vermieter zur einseitigen Veränderung des Umlageschlüssels in der Betriebskostenabrechnung, ohne dass hierfür die Zustimmung des Mieters erforderlich ist.
Doch auch in diesem Fall kann der Vermieter nicht einfach nach Belieben Veränderungen vornehmen, es müssen sachliche Gründe vorliegen, die eine Abänderung rechtfertigen. Kurzfristiger Leerstand zählt nicht dazu. In jedem Fall muss der Vermieter den Mieter über einen neuen Verteilerschlüssel in Kenntnis setzen, und zwar in schriftlicher Form.
Hinweis: Eine Mitteilung zur Veränderung der Umlageschlüssel muss vor Ablauf des Abrechnungszeitraums erfolgen, damit sie im kommenden Abrechnungsjahr angewendet werden kann. Sie geht nicht rückwirkend.
Nach unserer Erfahrung kommt es bei der Wahl der Umlageschlüssel bei Betriebskostenabrechnungen immer wieder zu Fehlern. Neben nicht umlagefähigen Betriebskosten machen falsche Verteiler einen Großteil aus, warum über 80 Prozent aller Nebenkostenabrechnungen Fehler aufweisen. Wenn Sie sichergehen wollen, dass Ihr Vermieter alles richtig macht, laden Sie einfach in wenigen Schritten Ihre Betriebskostenabrechnung bei uns hoch. Wir prüfen es mit unserer jahrelangen Expertise.
Entscheidend ist der vertraglich vereinbarte Verteilungsschlüssel. Wurde im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel vereinbart oder dass der Vermieter dies einseitig neu bestimmen darf, gilt § 556a Abs. 1 BGB. Demnach sind die verbrauchsunabhängigen Kosten nach der anteiligen Wohnfläche zu verteilen.
Ist der Verteilerschlüssel nach Personen im Mietvertrag vereinbart, ist die Berechnung nach Personen legitim. Die Kostenverteilung nach Personen stellt jedoch keinen Verbrauch dar. Darum muss z.B. für die Müllkosten, die oft nach Personen abgerechnet werden, der Umlageschlüssel nach Personen vereinbart sein.
Basis der Verteilerschlüssel sind die gesetzlichen Bestimmungen und die Vereinbarungen im Mietvertrag. Der Vermieter kann für einen Mietvertrag im Rahmen des Gesetzes den Umlageschlüssel selbst festlegen. Und er kann sogar den Umlageschlüssel nach billigem Ermessen verändern, wenn dies im Mietvertrag steht.
Am meisten werden die Nebenkosten anteilig nach der Wohnfläche verteilt. Zum einen ist diese Verteilung für die meisten Kostenarten der gerechteste Umlageschlüssel. Andererseits muss die Umlage nach der Wohnfläche für verbrauchsunabhängige Kosten erfolgen, wenn im Mietvertrag kein Verteiler vereinbart wurde.
Heiz- und Warmwasserkosten müssen zu mindestens 50 %, höchstens jedoch zu 70 % nach dem Verbrauch abgerechnet werden. Den Rest bilden die Grundkosten, die nach der Wohnfläche oder dem umbauten Raum umgelegt werden. Ein Grund für diese Unterteilung ist, dass auch Mieter, die nicht heizen, an der Heizung anderer partizipieren.
