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zu allen Ratgeber Artikeln »Dass die Betriebskosten in den letzten Jahren durch in die Höhe schießende Energiepreise, aber auch durch Anhebung anderer Nebenkosten steigen, macht sich für Mieter Jahr für Jahr schmerzhaft bemerkbar. Darüber hinaus leiden viele Mieter oft darunter, dass Vermieter Nebenkostenabrechnungen falsch erstellen. Was Sie deswegen alles beachten müssen, erklären wir in diesem Artikel.
Prüfung ob ihre Nebenkostenabrechnung zu hoch ist.
Ergibt sich bei einer Nebenkostenabrechnung eine überraschend höhere Nachzahlung als in den Vorjahren, sollten Mieter die aktuelle Abrechnung mit der aus dem Vorjahr vergleichen, um herauszufinden, ob Kosten bei bekannten Positionen signifikant gestiegen sind oder neue Betriebskosten hinzu kamen.Denn Vermieter sind nur dazu berechtigt, regelmäßig anfallende Kosten auf die Mieter umzulegen. Tauchen folglich im Vergleich der Abrechnungen unterschiedliche Kostenpositionen auf, ist dies ein Indiz dafür, dass der Vermieter Kosten auf Mieter umgelegt hat, die ihm nur einmalig und nicht regelmäßig entstanden sind.
Wichtig zu wissen ist, dass eine Nachzahlung oder Abrechnung als "hoch" nicht zwangsläufig falsch ist. Ebenso bedeutet eine Abrechnung als "niedrig" nicht zwangsläufig, dass sie richtig ist.
Regelmäßig heißt jedoch nicht, Kosten müssen jedes Jahr entstehen. Zwar fallen die meisten Betriebskosten jährlich an, wie Versicherungen, Grundsteuer oder Müllgebühren, doch ist es ebenso legitim, wenn ein Schornsteinfeger nicht jedes Jahr kommt, sondern alle zwei oder drei Jahre.
Hinweis: Sogar die Öltankreinigung, welche bei gewissen Modellen nur alle zehn Jahre stattfindet, gilt als regelmäßig entstehend.
Viele unserer Kunden kommen auf den Hausmeister zu sprechen, den sie nie sehen, der aber einen beträchtlichen Anteil an den zu tragenden Nebenkosten ausmacht. Doch oftmals ist weniger seine Präsenz ein Problem, sondern das, was er tut.
Laut Betriebskostenverordnung (§ 2 Nr. 14 BetrKV) gehören zu den umlagefähigen Kosten des Hauswart die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt.
Unter den Aufgabenbereich des Hausmeisters fallen Aufgaben wie die Reinigung des Treppenhauses, Gartenarbeiten oder im Winter die Schnee- und Glatteisbeseitigung. Wobei, wenn man es so korrekt nimmt, wie wir es tun, diese Arbeiten bei einer Nebenkostenabrechnung getrennt ausgewiesen werden müssen, da es separate Betriebskostenarten sind, auch wenn die Arbeiten durch dieselbe Person vorgenommen werden.
Für die Mieter ist es wegen der Kosten jedoch viel entscheidender, dass der Hauswart nur typische Hausmeisterarbeiten übernimmt. Von vielen Hauswarten werden jedoch auch Reparaturen, Instandhaltungsarbeiten oder Verwaltungsaufgaben übernommen. Übernimmt der Hauswart also auch Aufgaben wie Schlüsselübergaben an neue Mieter oder Wohnungsabnahmen, sind die Kosten, die dabei entstehen, Verwaltungskosten.
Verwaltungskosten sind, bis auf wenige Ausnahmen, vom Vermieter zu tragen. Übernimmt folglich ein Hausmeister Verwaltungsaufgaben und bleibt dies unbemerkt, so werden jahrelang Kosten auf die Mieter übertragen, die der Vermieter allein zu zahlen hat – sogenannte Kosten der Bewirtschaftung.
Steckt sogar hinter der Position Hausmeister gar ein Facility Management, was insbesondere bei großen Wohnungsunternehmen passieren kann, sind sogar die gesamten Kosten nicht umlagefähig, da der Umfang eines Facility Managements weitaus größer ist (Konzeption, Planung, Vermarktung, Betrieb/Nutzung, Umbau/Sanierung, Leerstand und Verwertung der Immobilie). Das findet man jedoch nur durch eine Belegeinsicht heraus.
Hinweis: Mieter haben ein Anrecht auf Einsicht in Rechnungen und auch Arbeitsverträge. Diese Belegeinsicht fügen wir auch in das für unsere Kunden verfasste Widerspruchsschreiben ein.
Nehmen wir nun als Beispiel keine mehr oder weniger greifbare Person, sondern eine Betriebskostenart aus der Gebäudetechnik, welche exemplarisch für alle Arbeiten an technischen Geräten stehen soll, jedoch auch besonders hohe Kosten für die Mieter verursacht: der Fahrstuhl oder Aufzug.
Laut § 2 Nr. 7 BetrKV sind die Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs umlagefähig. Hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Reinigung der Anlage.
So weit, so gut. Nur warum sind die Kosten der umlagefähigen Wartung von Aufzügen, die nur wenige Stunden im Jahr beansprucht, für Mieter oftmals höher als die für den Hausmeister?
Einerseits liegt das am Stundenlohn von Fachtechnikern und den steigenden Lohnkosten, da es einen Fachkräftemangel in vielen Branchen gibt. Andererseits – und darum gerade das Beispiel mit dem Aufzug – können sehr hohe und versteckte Kosten enthalten sein, die vom Vermieter zu tragen sind.
Denn im Rahmen sogenannter Vollwartungsverträge ist bei Aufzügen regelmäßig nicht nur die Wartung der Anlage, sondern auch die Beseitigung von Störungen und der Austausch defekter Teile Vertragsgegenstand und damit die Instandhaltung und Instandsetzung.
Diese Kosten, welche mehrere hundert Euro für einen Mieter im Jahr betragen können, sind daher abzuziehen. Aber auch hier kommt der Mieter wieder nur durch eine Belegeinsicht den Kosten, die er nicht zu tragen hat, auf die Schliche.
Hinweis: Was viele beim Aufzug nicht wissen: Auch Erdgeschossmieter müssen an den Aufzugskosten beteiligt werden. Denn die Gesetzgebung sagt, dass diese Kosten von allen Mietern zu tragen sind.
In einem Mietvertrag können diverse Verteilerschlüssel bzw. Umlageschlüssel vereinbart sein, um die Betriebskosten anteilig auf die Mieter umzulegen. Die wichtigsten Verteiler sind:
Wenn im Mietvertrag keine Verteilerschlüssel vereinbart sind oder der Vermieter diese “nach billigem” Ermessen verändern darf, so sind laut § 556a Abs. 1 BGB die verbrauchsunabhängigen Kosten nach der Wohnfläche zu verteilen.
Sehr viele Vermieter machen das falsch! Dadurch werden einige Mieter mehr als nötig belastet, was ebenfalls mehrere hundert Euro im Jahr an unnötigen Kosten verursachen kann.
Wird zum Beispiel der Verteiler nach Personen angewendet, obwohl diese Umlage laut Mietvertrag nicht vereinbart ist, sind besonders Familien betroffen. Hier ein Beispiel dazu für eine vierköpfige Familie in einer 100m²-Wohnung und der Berechnung der Müllbeseitigungskosten in einem Objekt mit 1000m² Gesamtfläche und 10 Mietparteien bzw. 25 Personen:
Man sieht hier deutlich, dass durch die Verteilung nach Personen die Familie deutlich mehr zahlen muss. Dies ist nicht notwendig, wenn die Umlage nach Personen nicht im Mietvertrag vereinbart wurde.
Nur warum machen das so viele Vermieter immer wieder falsch? Die Antwort: Sie denken, nach Personen abzurechnen, sei auch verbrauchsabhängig und daher durch die Gesetzgebung legitimiert. Ist es aber nicht!
Der Grund: die Kostenverteilung nach Personen lässt keine Rückschlüsse auf das tatsächliche Verbrauchsverhalten zu. Eine einzelne Person kann genauso viel verbrauchen wie eine sparsame Kleinfamilie. Anhand der Personenanzahl wird auch nicht erfasst, wie oft jemand die Wohnung tatsächlich nutzt.
Zusätzlich müsste der Vermieter nachweisen, dass er über die tatsächliche Anzahl der in den einzelnen Wohnungen lebenden Personen Kenntnis hat und über eine tatsächliche Berechnung dieser regelmäßig buchführt. Lediglich die Anzahl der Mietvertragsparteien kann nicht als Grundlage herangezogen werden.
Hinweis: Auch wenn Sie feststellen, dass bei Ihren Nebenkostenabrechnungen jahrelang der falsche Verteilerschlüssel verwendet wurde und Sie dies nicht bemerkt haben, bedeutet dies nicht, dass Sie diese Umlage damit akzeptieren. Laut BGH stellt die Übersendung der Abrechnung kein Angebot des Vermieters auf Vertragsänderung und deren Ausgleich keine Annahme dar.
Aus dem Gebot der Wirtschaftlichkeit geht hervor, dass ein Vermieter gut haushalten sollte, sodass keine unnötigen Ausgaben verursacht werden. Bei Verstößen gegen das Gebot zur Wirtschaftlichkeit sind häufig Vertragsabschlüsse zwischen Vermieter und Dritten die Ursache.
Einige Beispiele für Missachtung des Gebots der Wirtschaftlichkeit:
Ab einer Steigerung der Betriebskosten von über 20% des üblichen Marktpreises, liegt bereits ein Verstoß gegen das Gebot der Wirtschaftlichkeit vor. Eine Pflichtverletzung liegt auch dann vor, wenn der Vermieter eine Kostensteigerung von mehr als 10% zum Vorjahr, nicht vernünftig erklärt.
Erkennt ein Mieter bei seiner Betriebskostenabrechnung einen Verstoß gegen das Gebot der Wirtschaftlichkeit, muss der Einwand binnen einer Frist von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung erfolgen. Zudem trägt der Mieter die Beweislast. Ein bloßer Verweis auf durchschnittliche Kosten vergleichbarer Mietobjekte, gilt allerdings nicht als ausreichend.
Hilfreich ist es für den Mieter wieder eine Belegeinsicht, denn der Vermieter muss z.B. bei Abschluss einer neuen Versicherung, sich mindestens drei Angebote einholen. Wenn sich Angebote deutlich unterscheiden, hat der Vermieter dann darzulegen, warum er sich für das teurere Angebot entschieden hat. Gelingt ihm das nicht, kann er nur die Kosten für das preiswertere Angebot als Betriebskosten auf die Mieter umlegen.
Um Nebenkosten auf Mieter umlegen zu können, müssen Mieter und Vermieter die Umlegbarkeit im Mietvertrag klar festlegen. Hierbei ist es von entscheidender Wichtigkeit, dass nur Nebenkosten um Mieter umgelegt werden können, die im Mietvertrag klar benannt sind – und das mit monatlichen Vorauszahlungen!
Wurden im Mietvertrag keine Vorauszahlungen für Betriebskosten, sondern eine Inklusivmiete oder eine Nebenkostenpauschale beschlossen, sind Vermieter generell nicht dazu befugt, Nachzahlungen auf die Nebenkosten vom Mieter einzufordern. Die Nebenkosten sind mit einer Pauschale oder Inklusivmiete abgegolten.
Mieter sollten also in ihrem Mietvertrag überprüfen, was genau vereinbart wurde. Auf den Vermieter sollte man sich nicht verlassen, da die Mietverträge für ein Wohnobjekt sehr unterschiedlich sein können und Vermieter ihre Nebenkostenabrechnungen nicht für jeden Mieter individuell anpassen.
Zudem wissen insbesondere “kleine” Vermieter nicht den Unterschied zwischen Pauschale und Vorauszahlungen, sie verwenden sie synonym. Oder große Wohnungsunternehmen kaufen Objekte auf und haben gar nicht die alten Mietverträge vom ursprünglichen Eigentümer erhalten. Die Fälle sind vielfältig, warum auch immer wieder vereinbarte Pauschalen missachtet werden.
Zum Schluss noch ein wichtiger genereller Aspekt: Ist einem Mieter die Nebenkostenabrechnung unklar oder kann er einzelne Kostenpositionen nicht nachvollziehen, so kann er den Mieter zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung auffordern.
Denn es ist die Pflicht eines Vermieters, eine Nebenkostenabrechnung so zu erstellen, dass sie auch für einen juristischen Laien ohne Hinzuziehung weiterer Fachliteratur nachvollziehbar ist.
Ist das nicht der Fall, sind Mieter nicht verpflichtet eine Nachzahlung zu leisten, bis der Vermieter ihnen eine ordnungsgemäße Abrechnung vorgelegt hat. Im Zuge dessen sei erneut auf die Belegeinsicht verwiesen, denn solange der Vermieter einem Mieter dies nicht einräumt, ist der Mieter ebenfalls nicht verpflichtet, eine mögliche Nachzahlung zu leisten.
Neben nicht verständlichen Abrechnungen, die z.B. durch fehlende Angaben von Verteilerschlüsseln oder Gesamtkosten zu den formellen Fehlern zu zählen sind, gibt es vor allem auch materielle Fehler, die hohe Kosten für Mieter verursachen.
Eine Art der materiellen Fehler lernten wir bereits durch nicht umlagefähige Betriebskosten kennen, die entweder im Mietvertrag nicht vereinbart oder generell vom Vermieter zu tragen sind. Doch der andere wichtige Bereich dieser Fehlerquelle ist rein mathematischer Natur.
So werden oftmals die anteiligen Berechnungen nicht korrekt ausgeführt. Doch welcher Mieter greift schon zum Taschenrechner und geht zwanzig bis dreißig Kostenpositionen durch? Nur sehr wenige aus unserer Erfahrung.
Hinzu kommen Übertragungsfehler und Erfassungsfehler. Bereits eine Zahl nach dem Komma, handelte es sich zum Beispiel um den Verteilerschlüssel Megawatt bei den Verbrauchskosten der Heizung, können kräftig ins Geld gehen. Aber es betrifft auch sämtliche Nebenkostenarten, denn sie werden meistens von Menschen manuell erfasst.
Wenn Sie vermuten, dass Ihre Nebenkostenabrechnung falsch ist und möglicherweise inkorrekt erstellt wurde, sollten Sie einige Schritte unternehmen, um das Problem zu lösen. Die folgende Liste zeigt Ihnen, was Sie tun können, wenn Sie eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung erhalten haben:
Für Mieter selbst ist eine Prüfung ihrer Nebenkostenabrechnung oft sehr kompliziert und zeitaufwendig, da sich die meisten noch nie mit den juristischen Feinheiten auseinandergesetzt haben.
Unsere Rechtsexperten von Mineko finden jedoch schnell heraus, ob materielle oder formelle Fehler bestehen und ob Ihre Abrechnung zu hoch ist. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie nicht zu viel zahlen.
Der Upload Ihrer Dokumente dauert nur wenige Minuten und Sie erhalten dann zeitnah einen Prüfbericht und ein für Sie verfasstes Widerspruchsschreiben.
