Mietnebenkostenabrechnung - was kann auf den Mieter umgelegt werden?

Eine Mietnebenkostenabrechnung wird jährlich vom Vermieter für seine Mieter erstellt, wenn dies im Mietvertrag entsprechend vereinbart ist. Der Mieter überweist dann mit seiner monatlichen Miete eine Abschlagszahlung. Diese wird nach Ablauf der Abrechnungsperiode vom Vermieter mit den tatsächlich entstandenen umlagefähigen Betriebskosten verrechnet. So kann der Vermieter schließlich eine entsprechende Abrechnung für den Mieter und gegebenenfalls eine Nachzahlungsaufforderung erstellen.

Ebenfalls möglich, aber in der Praxis vergleichsweise selten umgesetzt, ist die Regelung über eine Inklusivmiete. Der Mieter zahlt in diesem Fall monatlich einen fixen Betrag, die sogenannte Betriebskostenpauschale. Mit dieser Pauschale sind alle Ansprüche des Vermieters auf eine Umlage seiner Kosten abgegolten. Die Erstellung einer Mietnebenkostenabrechnung ist in diesem Fall nicht erforderlich. Fehlt der Hinweis auf eine Umlage der Nebenkosten im Mietvertrag völlig, ist der Mieter auch nicht zur Zahlung verpflichtet.

Welche Nebenkosten sind umlagerfähig?

Obwohl er im Alltag häufig gebraucht wird, ist der Begriff Mietnebenkosten genauso wie jener der Nebenkostenabrechnung ungenau. Unter dieser Bezeichnung können eigentlich alle Kosten subsumiert werden, die dem Vermieter im Rahmen der Bewirtschaftung seiner Immobilie entstehen. Dazu zählen Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Reparaturkosten ebenso wie die Betriebskosten. Einzig die Betriebskosten dürfen aber auf die Mieter umgelegt werden, d. h., ihnen in Rechnung gestellt werden.In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) hat der Gesetzgeber die Betriebskosten, die der Vermieter auf den Mieter umlegen darf, genau definiert. Es handelt sich um 17 Posten, auch wenn die dort vorgenommene Aufzählung nicht als endgültig abschließend zu verstehen ist. Gegebenenfalls können also neue Arten hinzutreten, wenn die Notwendigkeit sich ergibt. So wird beispielsweise über die Umlagefähigkeit der Unterhaltskosten für Rauchmelder in der Nebenkostenabrechnung gestritten, seit deren Einbau in vielen Ländern Pflicht ist. Verallgemeinernd könnte man sagen, dass all jene Betriebskosten umlagefähig sind, die bei der ordnungsgemäßen Nutzung des Grundstücks laufend anfallen. Davon ausgenommen sind demnach einmalig anfallende Kosten. Die folgenden Rechnungsposten sind die wichtigsten umlagefähigen Mietnebenkosten:

• Heizung
• Warmwasser (auch die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten und Eichkosten)
• Wasser und Abwasser
• Hauswart
• Grundsteuer
• Gebäudereinigung und Müllbeseitigung
• Sonstige Betriebskosten

“Sonstige Kosten” darf der Vermieter nur in Rechnung stellen, wenn sie vorher im Mietvertrag beschrieben wurden. Eine vollständige Auflistung der umlagefähigen Posten, die in der Mietnebenkostenabrechnung auftauchen dürfen, findet sich auch in dem MINEKO-Artikel zum Betriebskostenspiegel. In diesem Artikel wird auch aufgeführt wird, wie hoch die Preise für die einzelnen Abrechnungsposten im Bundesdurchschnitt liegen.

Umlage der Mietnebenkosten mittels Verteilerschlüssel

Mithilfe der sogenannten Verteilerschlüssel errechnet der Vermieter, wie die gesamten umlagefähigen Nebenkosten für seine Immobilie auf die einzelnen Mietparteien aufgeteilt werden. Sofern es im Mietvertrag nicht anders vereinbart wurde, dient die Quadratmeteranzahl der jeweiligen Wohnung als Grundlage des Verteilerschlüssels. Für manche Arten der Mietnebenkosten, wie z. B. für die Heizkostenabrechnung, ist jedoch auch eine Verteilung der Kosten vorgeschrieben, die sowohl den Verbrauch als auch die Wohnfläche berücksichtigt. Demnach müssen Heiz- und Warmwasserkosten zu mindestens 50 Prozent, höchstens jedoch zu 70 Prozent nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden. Hier ergibt sich für den Mieter also der größte Hebel, wenn er an seinen Nebenkosten sparen möchte. Weiterführende Informationen zum Thema können auch im Lexikon-Artikel Verteilerschlüssel nachgelesen werden.

Fristen und Formerfordernisse der Mietnebenkostenabrechnung

Wie im Artikel Fristen ausführlich dargestellt, wird die Mietnebenkostenabrechnung vom Vermieter stets für einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten erstellt. Dieser Zeitraum muss dabei nicht zwangsweise einem Kalenderjahr entsprechen. Mit Ablauf des Abrechnungsjahres hat der Vermieter ein weiteres Jahr Zeit. In diesem Zeitraum muss er die Nebenkostenabrechnungen für seine Mieter erstellen, sie diesen zuzustellen und, falls notwendig, Korrekturen vornehmen. Wird diese Frist überschritten, d. h., wird sie dem Mieter nicht innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugestellt, ist die Mietnebenkostenabrechnung nicht rechtskräftig. Einer gegebenenfalls darin erhobenen Nachzahlungsaufforderung muss der Mieter unter diesen Umständen nicht nachkommen. Wird die Abrechnung jedoch fristgerecht zugestellt, beginnt die Widerspruchs- oder auch Einwendungsfrist des Mieters. Der Mieter hat nun wiederum zwölf Monate Zeit die Abrechnung anzufechten, wenn dem Vermieter bei der Erstellung Fehler unterlaufen sind.

Ein Hinweis: Auch wenn der Mieter den Verdacht hat, dass seine Mietnebenkostenabrechnung zu hoch ist, muss er innerhalb von 30 Tagen bezahlen. Die Zahlung sollte jedoch unter Vorbehalt erfolgen, damit die Anfechtung der Abrechnung später einfacher zu realisieren ist.

Neben den Fristen müssen auch formale Anforderungen eingehalten werden. In der schriftlichen Abrechnung müssen die Abrechnungszeiträume genannt werden. Dem Mieter müssen zudem leicht nachvollziehbar die Gesamtkosten und die entsprechende Verrechnung seiner bereits getätigten Zahlungen aufgezeigt werden, sowie ein gültiger Verteilerschlüssel.

Besonders die “Nachvollziehbarkeit” gestaltet sich in der Realität meist nicht so leicht, da die Anrechnung doch häufig kompliziert und unübersichtlich sind.

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