In einer Nebenkostenabrechnung für Gewerbemieter können unterschiedliche Verwaltungskosten umgelegt werden. Ihre Bezeichnungen stehen dabei genau für ihren Aufgabenbereich. Nur sind die Unterschiede selbst Vermietern nicht immer präsent, weshalb oftmals Kosten auf Gewerbemieter umgelegt werden, die nicht im Mietvertrag vereinbart wurden. In diesem Artikel beschäftigen wir uns darum mit dem Begriff des Facility Managements.
Gewerbemieter lassen ihre Nebenkostenabrechnung von den Mineko Experten prüfen.
Als Facility Management oder Facility Manager wird der Betreiber eines Gebäudes bezeichnet. Die Betonung liegt auf dem Wort “Betreiber”, denn das Facility Management ist nicht mit dem Vermieter oder Eigentümer gleichzusetzen.
Möchte der Vermieter die Kosten des Facility Managements anteilig auf den Gewerbemieter umlegen, bedarf es hierfür zunächst einmal einer expliziten Vereinbarung im Mietvertrag. Es kann daher kein Facility Management bei den Nebenkosten abgerechnet werden, wenn im Mietvertrag nur die Kostenübernahme einer Hausverwaltung vereinbart ist.
Denn es gilt für Facility Management die DIN EN 15221-1, zu der unter anderem „Konzeption, Planung, Vermarktung, Betrieb/Nutzung, Umbau/Sanierung, Leerstand und Verwertung der Immobilie“ gehören, sodass diese Kosten sehr umfangreich sein können und nicht gleichzusetzen sind mit etwaigen Verwaltungskosten. Facility Management ist viel mehr!
Hinweis: Ob hinter den in einer Nebenkostenabrechnung aufgeführten Verwaltungskosten nicht eventuell ein Facility Management steckt, findet man nur durch eine Belegeinsicht heraus. Im für unsere Gewerbekunden verfassten Widerspruchsschreiben integrieren wir dieses Recht des Mieters, um sich von Kostenarten und ihrer Höhe zu überzeugen.
Für den Vermieter ist der Einsatz eines Facility Managements eine große Hilfe, weil er einen Dienstleister hat, den er beauftragen kann und der sich um alles weitere kümmert. Außerdem hat ein eingesetztes Facility Management auch Betreiberpflichten und ist damit rechtlich anders haftbar.
Der Vermieter kann folglich die Verantwortung von sich auf das Facility Management übertragen. Und das Praktische hat seinen Preis. Die Kostenlast für den Mieter ist dadurch deutlich höher als bei normalen Verwaltungskosten und kann in seinem Gesamtkosten für ein großes Gewerbeobjekt einen sechsstelligen Bereich erreichen.
Ist im Mietvertrag ein Facility Management als zu tragende Nebenkosten explizit aufgeführt, muss jedoch keine Kappung der Kosten stattfinden. Ist allerdings im Mietvertrag eine Kappung getroffen worden, muss auch in der Nebenkostenabrechnung die Deckelung eingehalten werden.
Hinweis: Die Kappungsgrenze von Kosten bei Gewerbemietern ist ein Grund, warum eine unserer Nachfragen bei unseren Gewerbekunden ist, wie viel Jahresnettokaltmiete beglichen wurde. Denn wir überprüfen jede einzelne Berechnung des Vermieters exakt auf den Cent-Betrag.
In Bezug auf das Facility Management muss auch das Gebäudemanagement angesprochen werden. Grundsätzlich ist es als Teilbereich des Facility Managements anzusehen, der in drei Bereiche gegliedert werden kann:
Das IGM umfasst dabei alle Arbeiten hinsichtlich der Bestandspflege einer Immobilie, also zum Beispiel den Hausmeister. Das TGM beschäftigt sich hingegen damit, die Anlagen innerhalb des Gebäudes funktionsfähig zu halten, zum Beispiel durch Wartungen. Das KGM kontrolliert u.a. IGM und TGM.
Ist die Umlage eines Facility Managements mietvertraglich vereinbart und in der Abrechnung werden infrastrukturelles und/oder technisches Gebäudemanagement abgerechnet, so ist dies legitim, da beide Bereiche einen Teilbereich des Facility Managements ausmachen.
Ist mietvertraglich jedoch die Umlage eines technischen Gebäudemanagements vereinbart
worden und in der Abrechnung ist die Position Facility Management aufgeführt, dann ist diese Position zu unbestimmt, da hier ebenso gut Kosten des infrastrukturellen Gebäudemanagements enthalten sein könnten, die wiederum nicht im Mietvertrag vereinbart worden sind.
Hinweis: Wird Gebäudemanagement in einer Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt, muss auch klar ersichtlich sein, ob es sich um ein infrastrukturelles, technisches oder kaufmännisches Gebäudemanagement handelt.
Das Facility Management ist nur eine von vielen Kostenarten, deren Umlagefähigkeit nur echte Experten genau beurteilen können. Vieles hängt von den sehr langen Mietverträgen ab, wo jede Passage genau studiert werden muss – und das im Abgleich mit der aktuellen Rechtsprechung!
Wenn auch Sie wissen wollen, ob bei Ihnen alles richtig gemacht wurde, treten Sie mit uns in Kontakt. Einige unserer großen Gewerbekunden erzielen dadurch regelmäßig Ersparnisse im fünfstelligen Bereich. Der Upload der Dokumente funktioniert in wenigen Schritten und zeitnah erhalten Sie einen Prüfbericht sowie ein Widerspruchsschreiben, das die Fehler ausgewiesen hat.
