Das Gebäudemanagement ist ein Teilbereich des Facility Managements und taucht oft als Kostenposition bei Nebenkostenabrechnungen für Gewerbemieter auf. Für eine Umlage bedarf es aber ganz gewisser Regeln, sonst muss der Gewerbemieter diese Kosten nicht tragen. Worauf es ankommt, zeigen wir in diesem Artikel.
Die Position Gebäudemanagement ist Teil der umfassenden Nebenkostenprüfung.
Das Gebäudemanagement wird auch als Objektmanagement bezeichnet, unterliegt der DIN 32736 und ist ein Teilbereich des operativen Facility Managements. Während der Nutzungsphase eines Gebäudes tritt das Gebäudemanagement in den Vordergrund und lässt sich in drei Teilbereiche aufgliedern:
Das kaufmännische Gebäudemanagement entspricht der klassischen Hausverwaltung. Es enthält gemäß § 1 Abs. (2) Ziffer 1 der Betriebskostenverordnung die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung.
Das technische Gebäudemanagement hingegen beschäftigt sich damit, das Gebäude und die technischen Anlagen funktionsfähig zu halten. Zu den Aufgaben zählen die Planung, Umsetzung und Auswertung von Maßnahmen, um den ordnungsgemäßen Betrieb der technischen Ausstattung sicherzustellen. Dazu gehören die Errichtung, Wartung, Reparatur und Modernisierung von Anlagen, aber auch zunehmend das Umweltmanagement.
Das infrastrukturelle Gebäudemanagement kümmert sich vor allem um Aufgaben wie Innen- und Außenreinigung, Hausmeister- und Winterdienste, Pförtnertätigkeiten, Objektschutz, Boten- und Transportdienstleistungen, aber auch Entsorgung, Umzug oder Catering.
Hinweis: Um genau zu wissen, was alles bei den Nebenkosten abgerechnet wird, empfehlen wir eine Belegeinsicht, die wir im für unsere Gewerbekunden verfassten Widerspruchsschreiben integrieren.
Ist die Umlage eines Facility Managements im Mietvertrag als zu tragende Nebekosten vereinbart und werden in der Nebenkostenabrechnung zum Beispiel infrastrukturelles oder technisches Gebäudemanagement abgerechnet, so ist dies legitim, da beide Bereiche einen Teilbereich des Facility Managements darstellen.
Ist hingegen z.B. im Mietvertrag ausschließlich das technische Gebäudemanagement vereinbart worden und es wird in der Nebenkostenabrechnung Facility Management abgerechnet, dann ist diese Position zu unbestimmt, da hier Kosten des infrastrukturellen Gebäudemanagements enthalten sein könnten, die wiederum nicht vereinbart wurden.
Hinweis: Die Kenntnisse, was konkret im Mietvertrag vereinbart worden ist, sind elementar, damit Gewerbemieter nicht zu viel Kosten angerechnet werden.
Wesentlich einfacher wird es, wenn ganz allgemein ein Gebäudemanagement abgerechnet werden soll. Dies ist nicht zulässig! Sowohl im Mietvertrag als auch innerhalb der Abrechnung müssen die Aufgabenbereiche klar benannt sein, da es sonst zu intransparent und unberechenbar für den Mieter ist.
Ist nur die Hausverwaltung mietvertraglich vereinbart und wird eine technische Hausverwaltung abgerechnet, muss geklärt werden, ob damit der Begriff des Gebäudemanagements gem. DIN 32736 gemeint ist. Denn dann wäre diese Kostenposition ebenfalls vom Vermieter zu tragen, da dies im Sinne von § 305c Abs. 1 BGB für den Mieter überraschend und intransparent wäre.
Es gibt noch weitere Fallbeispiele, wann das Gebäudemanagement nicht umlagefähig wird. Und es ist nur eine von vielen Kostenarten, die unsere Rechtsexperten jeden Tag für unsere Gewerbekunden bemängeln. Vieles hängt von den sehr langen Mietverträgen ab, wo jede Passage studiert werden muss – und das im Abgleich mit der aktuellen Rechtsprechung.
Wenn auch Sie wissen wollen, ob bei Ihnen alles richtig gemacht wurde, treten Sie mit uns in Kontakt. Einige unserer großen Gewerbekunden erzielen dadurch regelmäßig Ersparnisse im fünfstelligen Bereich. Der Upload der Dokumente funktioniert in wenigen Schritten und zeitnah erhalten Sie einen Prüfbericht sowie ein Widerspruchsschreiben, das die Fehler ausgewiesen hat.
