Kaufmännisch, Technik & Infrastruktur

Gebäudemanagement: Schlüssel zur Optimierung von Nebenkosten?

Das Gebäudemanagement ist ein Teilbereich des Facility Managements und taucht oft als Kostenposition bei Nebenkostenabrechnungen für Gewerbemieter auf. Für eine Umlage bedarf es aber ganz gewisser Regeln, sonst muss der Gewerbemieter diese Kosten nicht tragen. Worauf es ankommt, zeigen wir in diesem Artikel.

Die Position Gebäudemanagement ist Teil der umfassenden Nebenkostenprüfung.Gebäudemanagement

Der Aufgabenbereich des Gebäudemanagements

Das Gebäudemanagement wird auch als Objektmanagement bezeichnet, unterliegt der DIN 32736 und ist ein Teilbereich des operativen Facility Managements. Während der Nutzungsphase eines Gebäudes tritt das Gebäudemanagement in den Vordergrund und lässt sich in drei Teilbereiche aufgliedern:

  • Kaufmännisches Gebäudemanagement
  • Technisches Gebäudemanagement
  • Infrastrukturelles Gebäudemanagement

Das kaufmännische Gebäudemanagement entspricht der klassischen Hausverwaltung. Es enthält gemäß § 1 Abs. (2) Ziffer 1 der Betriebskostenverordnung die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung.

Das technische Gebäudemanagement hingegen beschäftigt sich damit, das Gebäude und die technischen Anlagen funktionsfähig zu halten. Zu den Aufgaben zählen die Planung, Umsetzung und Auswertung von Maßnahmen, um den ordnungsgemäßen Betrieb der technischen Ausstattung sicherzustellen. Dazu gehören die Errichtung, Wartung, Reparatur und Modernisierung von Anlagen, aber auch zunehmend das Umweltmanagement.

Das infrastrukturelle Gebäudemanagement kümmert sich vor allem um Aufgaben wie Innen- und Außenreinigung, Hausmeister- und Winterdienste, Pförtnertätigkeiten, Objektschutz, Boten- und Transportdienstleistungen, aber auch Entsorgung, Umzug oder Catering. 

Hinweis: Um genau zu wissen, was alles bei den Nebenkosten abgerechnet wird, empfehlen wir eine Belegeinsicht, die wir im für unsere Gewerbekunden verfassten Widerspruchsschreiben integrieren.

Wann ist das Gebäudemanagement auf Gewerbemieter umlagefähig?

Ist die Umlage eines Facility Managements im Mietvertrag als zu tragende Nebekosten vereinbart und werden in der Nebenkostenabrechnung zum Beispiel infrastrukturelles oder technisches Gebäudemanagement abgerechnet, so ist dies legitim, da beide Bereiche einen Teilbereich des Facility Managements darstellen.

Ist hingegen z.B. im Mietvertrag ausschließlich das technische Gebäudemanagement vereinbart worden und es wird in der Nebenkostenabrechnung Facility Management abgerechnet, dann ist diese Position zu unbestimmt, da hier Kosten des infrastrukturellen Gebäudemanagements enthalten sein könnten, die wiederum nicht vereinbart wurden.

Hinweis: Die Kenntnisse, was konkret im Mietvertrag vereinbart worden ist, sind elementar, damit Gewerbemieter nicht zu viel Kosten angerechnet werden.

Wesentlich einfacher wird es, wenn ganz allgemein ein Gebäudemanagement abgerechnet werden soll. Dies ist nicht zulässig! Sowohl im Mietvertrag als auch innerhalb der Abrechnung müssen die Aufgabenbereiche klar benannt sein, da es sonst zu intransparent und unberechenbar für den Mieter ist.

Ist nur die Hausverwaltung mietvertraglich vereinbart und wird eine technische Hausverwaltung abgerechnet, muss geklärt werden, ob damit der Begriff des Gebäudemanagements gem. DIN 32736 gemeint ist. Denn dann wäre diese Kostenposition ebenfalls vom Vermieter zu tragen, da dies im Sinne von § 305c Abs. 1 BGB für den Mieter überraschend und intransparent wäre. 

So können Sie Ihre Gewerbe-Nebenkosten prüfen lassen!

Es gibt noch weitere Fallbeispiele, wann das Gebäudemanagement nicht umlagefähig wird. Und es ist nur eine von vielen Kostenarten, die unsere Rechtsexperten jeden Tag für unsere Gewerbekunden bemängeln. Vieles hängt von den sehr langen Mietverträgen ab, wo jede Passage studiert werden muss – und das im Abgleich mit der aktuellen Rechtsprechung. 

Wenn auch Sie wissen wollen, ob bei Ihnen alles richtig gemacht wurde, treten Sie mit uns in Kontakt. Einige unserer großen Gewerbekunden erzielen dadurch regelmäßig Ersparnisse im fünfstelligen Bereich. Der Upload der Dokumente funktioniert in wenigen Schritten und zeitnah erhalten Sie einen Prüfbericht sowie ein Widerspruchsschreiben, das die Fehler ausgewiesen hat.

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Lesen Sie, was unsere zufriedenen Kunden über uns sagen und schreiben. Hier erfahren Sie, warum die Kunden ihre Nebenkostenabrechnungen bei uns prüfen lassen und Mineko empfehlen.
Sebastian S.
Sebastian S.
5 Sterne
vor 1 Tag
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Ich verwende MiNeKo bereits seit einigen Jahren standardmäßig zur Überprüfung meiner Betriebskostenabrechnungen. Ich bin jedes Mal überrascht in welcher Ausführlichkeit der Prüfbericht ausgestellt wird und wie alles für die weiteren Schritte vorbereitet ist. Zudem erreicht man immer jemanden und die Antwortgeschwindigkeit ist vorbildlich. Jährlich meine BK-Abrechnung prüfen zu lassen, gibt mir einfach das gute Gefühl, dass alles seine Ordnung hat und berechtigt ist. Danke und im nächsten Jahr dann wieder ;-)
Marina Burkert
Marina Burkert
5 Sterne
vor 3 Monaten
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Betriebskosten prüfen.... für Gewerbe zum Nulltarf wenn man bei der ARAG Rechtsschutz versichert ist !
Florian M.
Florian M.
5 Sterne
vor 1 Monat
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Absolut zufrieden mit dem Umfang des Prüfberichts. Bearbeitung genau innerhalb der angegebenen Frist vom Einreichen der Unterlagen bis zum Prüfergebnis innerhalb von wenigen Tagen. Der Bericht ist umfangreich und wenn man ihn aufmerksam liest, sind kaum offene Fragen übrig. Ich werde nächstes Jahr wieder prüfen lassen.
Yvonne Alsleben
Yvonne Alsleben
5 Sterne
vor 9 Wochen
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Bereits zum zweiten mal habe ich meine Abrechnungen für eine Wohnung und ein Gewerbeobjekt von Mineko prüfen lassen. Wie schon im Vorjahr, bin ich absolut zufrieden mit dem Resultat. Die Ergebnisse habe ich nach einer kurzen Bearbeitungszeit bekommen und die gefundenen Mängel wurden von beiden Vermietern problemlos anerkannt. Dadurch habe ich eine hohe Erstattung zu viel gezahlter Nebenkosten erhalten. Die Investition hat sich definitiv gelohnt. Vielen lieben Dank an das tolle Team von Mineko und bis zum nächsten Jahr :-).
Lara Wunder
Lara Wunder
5 Sterne
vor 2 Wochen
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Top Aufklärung und Beratung. Mir war nicht alles ganz verständlich, daher hat sich ein wirklich netter Mitarbeiter viel Zeit genommen, mir alles zu erklären und die möglichen Schritte durchzugehen. Zahlen muss ich statt gut 200 Euro dieses Jahr nichts, da die Abrechnung sehr fehlerbehaftet war. Vielen Dank und bis nächstes Jahr!