Gerade bei großen Gewerbegebäuden, wie z.B. Büro- oder Einkaufszentren fallen stets hohe Kosten für die gesamte Verwaltung des Gebäudes an, wie z.B. die Überwachung und Koordinierung von Wartungsarbeiten oder die klassischen Verwaltungsarbeiten einer Geschäftsführung, als auch hohe Ausgaben für die Wartung, Instandhaltung und Instandsetzung der in solch einem Gebäudekomplex verbauten technischen Anlagen, die notwendig sind, um ihren reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
Kappungsgrenze prüfen ist Teil der Nebenkostenprüfung
Deshalb können bei Gewerbemietverträgen im Gegensatz zum Wohnraum eine Vielzahl an Nebenkostenarten vereinbart werden, was bedeutet, dass im Gewerbemietverhältnis auch solche Kosten auf den Mieter umlegbar sind, die gemäß § 1 Nr. 2 BetrKV üblicherweise vom Vermieter zu tragen sind. Bedingung für die Umlage eben solcher ist jedoch, dass diese auch explizit im Mietvertrag benannt sind.
Doch worauf sollten Sie als Mieter von Gewerbeflächen hier genau achten und welche Besonderheiten gibt es im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung?
So werden z.B. in einem Gewerbemietvertrag die Kosten der Verwaltung und die Kosten der Instandhaltung oder Instandsetzung als “sonstige” Betriebskosten gesondert aufgeführt und vereinbart, damit diese als Betriebskosten in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden können.
Die Besonderheit dieser Kosten besteht darin, dass hier eine sogenannte Kappungsgrenze, also eine höhenmäßige Begrenzung der Kostenumlage vereinbart werden kann oder sogar muss.
Hinweis: Die Einsicht in die mietvertraglichen Vereinbarungen ist von entscheidender Bedeutung hinsichtlich der korrekten Umlage der Betriebs- und Nebenkosten.
Grundsätzlich dürfen die Kosten der kaufmännischen und technischen Verwaltung nur auf den Gewerbemieter umgelegt werden, wenn dies ausdrücklich, d.h. explizit im Mietvertrag vereinbart wurde.
In welcher Höhe der Vermieter diese Kosten jedoch ansetzen kann, hängt von der Formulierung der mietvertraglichen Vereinbarung ab.
Die Umlage von „Verwaltungskosten“ in Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Mietvertrages über Geschäftsräume ist nach Auffassung des BGH in seinem Urteil vom 10.09.2014 - XII ZR 56/11678 - zulässig, auch wenn die Umlageklausel keine Bezifferung oder höhenmäßige Begrenzung der Verwaltungskosten enthält.
Dies bedeutet, dass der Vermieter die Kosten der Verwaltung mit einem entsprechenden Verteilerschlüssel oder zu 100% direkt auf den Mieter von Gewerbeflächen abrechnen kann.
Ist eine höhenmäßige Begrenzung (Kappungsgrenze) der Verwaltungskosten im Mietvertrag fixiert, obwohl es rechtlich nicht notwendig ist, so muss diese Kappung eingehalten werden. Meist beträgt diese maximal 2% bis 10% der jeweiligen monatlichen oder jährlichen Nettokaltmiete.
Hinweis: Kaufmännische und technische Verwaltungskosten dürfen nur auf den Mieter umgelegt werden, wenn sie im Gewerbemietvertrag vereinbart sind. Zusätzlich kann eine Kappung der umlagefähigen Kosten vereinbart werden.
Eine nähere Erläuterung oder Ausführung des Vermieters, welche Verwaltungsarbeiten hier genau abgerechnet wurden, ist bei Einhaltung der Kostenbegrenzung nicht zwingend notwendig.
Dennoch empfehlen wir bei Zweifeln an den angefallenen Verwaltungskosten, durch Einsicht in die Belege die Richtigkeit des vom Vermieter ausgewiesenen Betrages zu prüfen.
Die Umlage der Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung von technischen Anlagen und Einrichtungen in Gewerbeobjekten muss nicht nur explizit im Mietvertrag vereinbart sein, sondern in jedem Fall eine höhenmäßige Begrenzung (Kappungsgrenze) enthalten. Wurde die Vereinbarung versäumt, können die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht auf den Mieter umgelegt werden (BGH 10.09. 2014 - XII ZR 56/11675 / LG Essen 24. 11. 2015 - 8 O 82/15), d.h. die Vereinbarung ist unwirksam.
Hinweis: Um die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten auf den Mieter von Gewerbeflächen umlegen zu können, ist eine Vereinbarung einer höhenmäßigen Begrenzung (Kappungsgrenze) dieser Kosten im Mietvertrag zwingend notwendig.
Wichtig hierbei ist, dass die Arbeiten an Anlagen und Einrichtungen durchgeführt wurden, die gemeinschaftlich von allen Mietern genutzt werden. Es ist jedoch auch hier nicht zwingend notwendig, dass entsprechend diese technischen Anlagen im Gewerbemietvertrag genannt werden, damit die Kosten, die für die Instandhaltung und Instandsetzung der Anlagen angefallen sind, auch auf den Mieter als “sonstige” Betriebskosten umgelegt werden können.
Für die mietvertraglich vereinbarte Kappungsgrenze ist kein bestimmter Prozentsatz vorgeschrieben, jedoch ist meist eine Obergrenze von maximal 8% bis 10% der jeweiligen monatlichen oder jährlichen Nettokaltmiete üblich.
Wichtig: Auch wenn Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten an Gemeinschaftsflächen in einem Mietvertrag vereinbart wurden, können die Kosten nicht auf Gewerbemieter umgelegt werden, wenn es an einer vertraglich geregelten Kappungsgrenze fehlt.
Anders verhält sich dies bei der Umlage der Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten für Anlagen und Einrichtungen, die nur vom Mieter selbst genutzt werden und in der Nebenkostenabrechnung direkt und ohne Kostenbegrenzung auf die angemietete Gewerbefläche abgerechnet werden können.
Nach der neuesten Rechtsprechung können auch die entsprechenden Wartungskosten für gemeinschaftlich genutzte Flächen und Anlagen auf den Mieter umgelegt werden, wenn dies in einem bestimmten, zumutbaren Rahmen erfolgt, d.h. im Gewerbemietvertrag eine Beschränkung der Höhe (Kappungsgrenze) enthalten ist.
Wir prüfen, ob Ihr Vermieter die Verwaltungs- und Instandhaltungskosten korrekt auf Sie umgelegt hat und ob sich somit die angesetzten anteiligen Kosten innerhalb des zulässigen Kostenrahmens bewegen. Für die Prüfung Ihrer Gewerbeabrechnung studieren wir die sehr ausführlichen Mietverträge, gleichen diese mit der aktuellen Rechtsprechung ab und erstellen Ihnen einen ausführlichen Prüfbericht und sowie ein entsprechendes Widerspruchsschreiben für Ihren Vermieter.
