Bestandteil der Nebenkostenabrechnung

Kappungsgrenze: Wichtige Tipps zum Sparen bei gewerblichen Betriebskostenabrechnungen

Gerade bei großen Gewerbegebäuden, wie z.B. Büro- oder Einkaufszentren fallen stets hohe Kosten für die gesamte Verwaltung des Gebäudes an, wie z.B. die Überwachung und Koordinierung von Wartungsarbeiten oder die klassischen Verwaltungsarbeiten einer Geschäftsführung, als auch hohe Ausgaben für die Wartung, Instandhaltung und Instandsetzung der in solch einem Gebäudekomplex verbauten technischen Anlagen, die notwendig sind, um ihren reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Kappungsgrenze prüfen ist Teil der NebenkostenprüfungKappungsgrenze

Deshalb können bei Gewerbemietverträgen im Gegensatz zum Wohnraum eine Vielzahl an Nebenkostenarten vereinbart werden, was bedeutet, dass im Gewerbemietverhältnis auch solche Kosten auf den Mieter umlegbar sind, die gemäß § 1 Nr. 2 BetrKV üblicherweise vom Vermieter zu tragen sind. Bedingung für die Umlage eben solcher ist jedoch, dass diese auch explizit im Mietvertrag benannt sind. 

Doch worauf sollten Sie als Mieter von Gewerbeflächen hier genau achten und welche Besonderheiten gibt es im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung?

Verwaltung & Instandhaltung - “besondere” Nebenkosten im Gewerbemietvertrag

So werden z.B. in einem Gewerbemietvertrag die Kosten der Verwaltung und die Kosten der Instandhaltung oder Instandsetzung als “sonstige” Betriebskosten gesondert aufgeführt und vereinbart, damit diese als Betriebskosten in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden können.

Die Besonderheit dieser Kosten besteht darin, dass hier eine sogenannte Kappungsgrenze, also eine höhenmäßige Begrenzung der Kostenumlage vereinbart werden kann oder sogar muss.

Hinweis: Die Einsicht in die mietvertraglichen Vereinbarungen ist von entscheidender Bedeutung hinsichtlich der korrekten Umlage der Betriebs- und Nebenkosten.

Verwaltungskosten

Grundsätzlich dürfen die Kosten der kaufmännischen und technischen Verwaltung nur auf den Gewerbemieter umgelegt werden, wenn dies ausdrücklich, d.h. explizit im Mietvertrag vereinbart wurde.

In welcher Höhe der Vermieter diese Kosten jedoch ansetzen kann, hängt von der Formulierung der mietvertraglichen Vereinbarung ab. 

Die Umlage von „Verwaltungskosten“ in Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Mietvertrages über Geschäftsräume ist nach Auffassung des BGH in seinem Urteil vom 10.09.2014 - XII ZR 56/11678 - zulässig, auch wenn die Umlageklausel keine Bezifferung oder höhenmäßige Begrenzung der Verwaltungskosten enthält. 

Dies bedeutet, dass der Vermieter die Kosten der Verwaltung mit einem entsprechenden Verteilerschlüssel oder zu 100% direkt auf den Mieter von Gewerbeflächen abrechnen kann.

Ist eine höhenmäßige Begrenzung (Kappungsgrenze) der Verwaltungskosten im Mietvertrag fixiert, obwohl es rechtlich nicht notwendig ist, so muss diese Kappung eingehalten werden. Meist beträgt diese maximal 2% bis 10% der jeweiligen monatlichen oder jährlichen Nettokaltmiete.

Hinweis: Kaufmännische und technische Verwaltungskosten dürfen nur auf den Mieter umgelegt werden, wenn sie im Gewerbemietvertrag vereinbart sind. Zusätzlich kann eine Kappung der umlagefähigen Kosten vereinbart werden. 

Eine nähere Erläuterung oder Ausführung des Vermieters, welche Verwaltungsarbeiten hier genau abgerechnet wurden, ist bei Einhaltung der Kostenbegrenzung nicht zwingend notwendig.

Dennoch empfehlen wir bei Zweifeln an den angefallenen Verwaltungskosten, durch Einsicht in die Belege die Richtigkeit des vom Vermieter ausgewiesenen Betrages zu prüfen. 

Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten

Die Umlage der Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung von technischen Anlagen und Einrichtungen in Gewerbeobjekten muss nicht nur explizit im Mietvertrag vereinbart sein, sondern in jedem Fall eine höhenmäßige Begrenzung (Kappungsgrenze) enthalten. Wurde die Vereinbarung versäumt, können die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht auf den Mieter umgelegt werden (BGH 10.09. 2014 - XII ZR 56/11675 / LG Essen 24. 11. 2015 - 8 O 82/15), d.h. die Vereinbarung ist unwirksam.

Hinweis: Um die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten auf den Mieter von Gewerbeflächen umlegen zu können, ist eine Vereinbarung einer höhenmäßigen Begrenzung (Kappungsgrenze) dieser Kosten im Mietvertrag zwingend notwendig.

Wichtig hierbei ist, dass die Arbeiten an Anlagen und Einrichtungen durchgeführt wurden, die gemeinschaftlich von allen Mietern genutzt werden. Es ist jedoch auch hier nicht zwingend notwendig, dass entsprechend diese technischen Anlagen im Gewerbemietvertrag genannt werden, damit die Kosten, die für die Instandhaltung und Instandsetzung der Anlagen angefallen sind, auch auf den Mieter als “sonstige” Betriebskosten umgelegt werden können.

Für die mietvertraglich vereinbarte Kappungsgrenze ist kein bestimmter Prozentsatz vorgeschrieben, jedoch ist meist eine Obergrenze von maximal 8% bis 10% der jeweiligen monatlichen oder jährlichen Nettokaltmiete üblich. 

Wichtig: Auch wenn Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten an Gemeinschaftsflächen in einem Mietvertrag vereinbart wurden, können die Kosten nicht auf Gewerbemieter umgelegt werden, wenn es an einer vertraglich geregelten Kappungsgrenze fehlt.

Anders verhält sich dies bei der Umlage der Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten für Anlagen und Einrichtungen, die nur vom Mieter selbst genutzt werden und in der Nebenkostenabrechnung direkt und ohne Kostenbegrenzung auf die angemietete Gewerbefläche abgerechnet werden können. 

Nach der neuesten Rechtsprechung können auch die entsprechenden Wartungskosten für gemeinschaftlich genutzte Flächen und Anlagen auf den Mieter umgelegt werden, wenn dies in einem bestimmten, zumutbaren Rahmen erfolgt, d.h. im Gewerbemietvertrag eine Beschränkung der Höhe (Kappungsgrenze) enthalten ist.

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Sebastian S.
Sebastian S.
5 Sterne
vor 1 Tag
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Ich verwende MiNeKo bereits seit einigen Jahren standardmäßig zur Überprüfung meiner Betriebskostenabrechnungen. Ich bin jedes Mal überrascht in welcher Ausführlichkeit der Prüfbericht ausgestellt wird und wie alles für die weiteren Schritte vorbereitet ist. Zudem erreicht man immer jemanden und die Antwortgeschwindigkeit ist vorbildlich. Jährlich meine BK-Abrechnung prüfen zu lassen, gibt mir einfach das gute Gefühl, dass alles seine Ordnung hat und berechtigt ist. Danke und im nächsten Jahr dann wieder ;-)
Marina Burkert
Marina Burkert
5 Sterne
vor 3 Monaten
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Betriebskosten prüfen.... für Gewerbe zum Nulltarf wenn man bei der ARAG Rechtsschutz versichert ist !
Florian M.
Florian M.
5 Sterne
vor 1 Monat
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Absolut zufrieden mit dem Umfang des Prüfberichts. Bearbeitung genau innerhalb der angegebenen Frist vom Einreichen der Unterlagen bis zum Prüfergebnis innerhalb von wenigen Tagen. Der Bericht ist umfangreich und wenn man ihn aufmerksam liest, sind kaum offene Fragen übrig. Ich werde nächstes Jahr wieder prüfen lassen.
Yvonne Alsleben
Yvonne Alsleben
5 Sterne
vor 9 Wochen
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Bereits zum zweiten mal habe ich meine Abrechnungen für eine Wohnung und ein Gewerbeobjekt von Mineko prüfen lassen. Wie schon im Vorjahr, bin ich absolut zufrieden mit dem Resultat. Die Ergebnisse habe ich nach einer kurzen Bearbeitungszeit bekommen und die gefundenen Mängel wurden von beiden Vermietern problemlos anerkannt. Dadurch habe ich eine hohe Erstattung zu viel gezahlter Nebenkosten erhalten. Die Investition hat sich definitiv gelohnt. Vielen lieben Dank an das tolle Team von Mineko und bis zum nächsten Jahr :-).
Lara Wunder
Lara Wunder
5 Sterne
vor 2 Wochen
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Top Aufklärung und Beratung. Mir war nicht alles ganz verständlich, daher hat sich ein wirklich netter Mitarbeiter viel Zeit genommen, mir alles zu erklären und die möglichen Schritte durchzugehen. Zahlen muss ich statt gut 200 Euro dieses Jahr nichts, da die Abrechnung sehr fehlerbehaftet war. Vielen Dank und bis nächstes Jahr!