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zu allen Ratgeber Artikeln »Die Nebenkosten sind ein regelmäßiger Kostenfaktor, der neben der Kaltmiete für eine Wohnung entsteht und vom Mieter berücksichtigt werden muss. Diese Kosten werden jährlich abgerechnet und sind in Form einer Vorauszahlung monatlich an den Mieter zu entrichten. Wie sich diese Kosten zusammensetzen und welche Rechte und Pflichten für Mieter und Vermieter gelten, aber auch warum immer wieder Fehler in der Rechnung auftauchen, erfahren Sie hier.
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Der Begriff Nebenkostenabrechnung ist die gebräuchliche Bezeichnung für die Betriebskostenabrechnung. Die Betriebskosten sind jene Kosten, die dem Besitzer einer Immobilie durch die Bewirtschaftung eines Grundstücks bzw. Gebäudes fortlaufend entstehen. Wird die Immobilie vermietet, kann der Besitzer diese Kosten als Vermieter gegenüber seinen Mietern geltend machen, sofern dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Betriebskosten umfassen demnach die Kosten, die der Vermieter auf den Mieter umlegen darf. Nebenkosten hingegen beinhalten neben den Betriebskosten auch die Kosten, die nicht auf den Mieter umgelegt werden können.
Wenn vertraglich eine Umlage der Nebenkosten vereinbart wurde, können diese dem Mieter in Form einer Pauschale oder einer Vorauszahlung zusätzlich zur monatlichen Grundmiete (auch: Netto- oder Kaltmiete) berechnet werden. Anders als bei der Pauschale erfordert die Vorauszahlung eine jährliche Abrechnung vom Vermieter. Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr muss sich auf einen zwölfmonatigen Abrechnungszeitraum beziehen, dessen Beginn flexibel festgelegt werden kann. (Es ist nicht zwingend erforderlich, dass der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr entspricht.)
Enthält der Mietvertrag keine Regelung bzgl. der Betriebskosten, hat der Vermieter auch keinerlei Anrecht auf eine Erstattung. (Man spricht in diesem Fall von einer sogenannten Brutto- oder Inklusivmiete.)
Der Gesetzgeber gesteht dem Vermieter einen Zeitraum von 360 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode zu, innerhalb dessen er berechtigt ist, seinem Mieter die Abrechnung der Nebenkosten zukommen zu lassen. Der Vermieter muss nachweisbar Sorge dafür tragen, dass die Abrechnung beim Mieter innerhalb der Frist eingeht. Das alleinige Abschicken der Abrechnung ist nicht ausreichend. Eine verspätete Abrechnung muss der Mieter nicht hinnehmen.
Ebenso darf der Vermieter seine Abrechnung noch zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums korrigieren. Danach endet seine Korrekturfrist.
Nach dem Erhalt der Nebenkostenabrechnung muss eine Nachforderung, die ggf. vom Vermieter gestellt wird, innerhalb von 30 Tagen durch den Mieter beglichen werden.
Die Zeitspanne, innerhalb derer der Mieter die Nebenkostenabrechnung anfechten kann, ist jedoch länger: Noch zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter das Recht, Widerspruch einzulegen, selbst wenn die Nachzahlung bereits getätigt wurde.
Widerspricht der Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf der Korrekturfrist des Vermieters, muss der Vermieter dem Mieter den Fehlbetrag bei belegbarem Widerspruchsgrund in vollem Umfang zurückerstatten.
Hier finden Sie ausführliche Informationen zu den Fristen für die Nebenkostenabrechnung und eine visuelle Darstellung. Tragen Sie einfach den Abrechungszeitraum Ihrer Abrechnung und das Zustelldatum ein. Der Mineko Fristenrechner zeigt, ob die Abrechnung innerhalb der gesetzlichen Frist zugestellt wurde.
Es ist wichtig, dass die Nebenkostenabrechnung korrekt und fristgerecht zugestellt wird. Der Vermieter hat verschiedene Optionen, um die Nebenkostenabrechnung an den Mieter zu übermitteln. Die gebräuchlichsten Methoden sind:
Der Gesetzgeber hat hohe Anforderung an das Erstellen der Nebenkostenabrechnung. Übersicht der wichtigsten Elemente zur Abrechnung der Nebenkosten.
Der Ersteller der Abrechnung wird genannt. Dies ist in den meisten Fällen der Vermieter oder die Hausverwaltung. Hat diese/r die Erstellung der Abrechnung ausgelagert, kann diese auch von einem externen Unternehmen zugestellt worden sein.
Hier ist der Empfänger der Abrechnung aufgeführt. Meist ist das der Mieter. Sind im Mietvertrag mehrere Personen als Hauptmieter aufgeführt, muss die Nebenkostenabrechnung an jeden einzelnen gesendet werden. Wird dies nicht eingehalten, ist die Abrechnung ungültig.
Abrechnungzeitraum: Vermieter müssen sicherstellen, dass der Mieter die Abrechnung bis spätestens 365 Tage nach dem letzten Tag des Abrechnungszeitraums erhält. Wird diese Frist verpasst, verfallen die Ansprüche des Vermieters.
Nutzungszeitraum / Abrechnungstage: Wie viele Tage des Abrechnungszeitraums wurde das Objekt tatsächlich bewohnt? Nur für diese exakte Anzahl an Tagen werden Nebenkosten in Rechnung gestellt.
Objekt: Um welches Objekt handelt es sich genau (Stock, Wohnung)? Diese Angabe ist ebenfalls entscheidend für die formelle Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung.
In den meisten Mietverträgen ist festgehalten, dass der Vermieter für die Versorgung mit Warmwasser und die Beheizung der Räume seiner Mieter zuständig ist. In den meisten Fällen werden die Kosten anschließend in der Heizkostenabrechnung vom Mieter gezahlt. Als warme Betriebskosten gelten also die Kosten für Heizung und Warmwasser.
Die Kosten werden meist von externen Unternehmen berechnet und in einer separaten Heizkostenabrechnung aufgeschlüsselt. Beispiele für solche Unternehmen sind Techem oder die Ista.
Nur in Ausnahmefällen kann eine Pauschale zur Zahlung der warmen Betriebskosten vereinbart werden. Um einen sparsamen Energieverbrauch zu bewirken ordnet die Heizkostenverordnung die verbrauchsabhängige Berechnung an.
Die Position Kaltwasser zählt zu den kalten, verbrauchsabhängigen Betriebskosten. Diese müssen dann verbrauchsabhängig abgerechnet werden, wenn der Verbrauch ordentlich gemessen werden kann. Eine Voraussetzung dafür ist, dass alle Einheiten der Liegenschaft einen Kaltwasserzähler vorweisen können.
Auch die Müllentsorgung wird häufig verbrauchsabhängig abgerechnet. Selbes gilt für Abwasserkosten.
Einige Kostenarten fallen immer an, egal wie viel Wasser oder Energie verbraucht wird. Diese Kosten nennt man kalte, verbrauchsunabhängige Betriebskosten. Diese werden, solange keine anderweitige mietvertragliche Vereinbarung getroffen wurde, anhand der Wohnfläche auf die Mieter umgelegt.
Zu den Kosten gehören beispielsweise Wartungskosten (z.B. für Rauchwarnmelder), Hauswartskosten und andere Fixkosten wie Kosten für den Aufzug.
Am Ende der Abrechnung ist der Vermieter dazu verpflichtet, eine Aufstellung der Gesamtkosten vorzunehmen. Diese beinhaltet die bereits gezahlten Vorauszahlungsbeträge und zeigt klar und verständlich auf, ob eine Gutschrift oder Nachzahlung fällig ist und wie hoch diese ausfällt. Diese Angaben sind eine Mindestanforderung und müssen in jeder Abrechnung enthalten sein.
Ist die Umlage der Betriebskosten in Form einer Abschlags- bzw. Vorauszahlung vertraglich beschlossen, muss der Vermieter eine ordnungsgemäße (d. h. der Betriebskostenverordnung entsprechende) Nebenkostenabrechnung erstellen, die eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben aufführt, welche innerhalb des Abrechnungszeitraums entstanden sind. Laut Gesetz ist vorgesehen, dass die Abrechnung mindestens die folgenden Angaben enthält:
Darüber hinaus formuliert die Betriebskostenvereinbarung den Anspruch, dass die Abrechnung so klar und übersichtlich erstellt sein muss, dass ein durchschnittlich juristisch und betriebswirtschaftlich gebildeter Mensch sie ohne Hilfe rechnerisch nachvollziehen kann. In der Praxis wird dieser Anspruch teilweise nur unzureichend umgesetzt. Viele Mieter erhalten eine für sie unverständliche Nebenkostenabrechnung, aus der sie keine Fehler im Rechenweg oder der Form erkennen können. So wird von Vermieter-Seite aus häufig versucht, die Mieter mangels Verständnis an einem Widerspruch zu hindern.
Wie die Definition der Betriebskosten bereits nahelegt, sind nicht alle Nebenkosten, die dem Vermieter bei der Bewirtschaftung seiner Immobilie entstehen, auch umlagefähig. Einige Posten, etwa Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten, dürfen dem Mieter nicht über die Nebenkostenabrechnung in Rechnung gestellt werden, weil sie bereits mit der Grundmiete abgegolten werden. Auch umfasst die Definition der Betriebskostenvereinbarung nur laufende Kosten als Betriebskosten (vgl. BetrKV § 1, Abs. 1).
Beispiel: Kosten für eine Neubepflanzung der Auffahrt mit Bäumen, nach einem Sturm die alten Bäume zerstörte, sind nicht auf die Mieter umlagefähig. Veranlasst der Vermieter jedoch laufend (sprich in regelmäßigen Abständen) eine Pflege der Bäume in der Auffahrt, kann er diese Kosten auch von den Mietern zurückverlangen. Eine Beauftragung ein Mal im Jahr zählt dabei auch als regelmäßig.
Einmalig auftretende Kosten sind nicht umlagefähig. Zu den wichtigsten umlagefähigen Nebenkosten gehören Kosten für:
Die Betriebskostenverordnung führt noch einige weitere Posten auf, die im Zuge der Betriebskostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden können. Jedoch ist auch diese Aufzählung als demonstrative (d. h. nicht abschließende) zu verstehen.
Der Punkt „Sonstige Betriebskosten“ ist jedoch der Einzige, der explizit im Mietvertrag ausgeführt werden muss. Will der Vermieter Nebenkosten auf den Mieter umlegen, die nicht in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgelistet sind, muss er diese gesondert vereinbaren. Sonstige Betriebskosten können z.B. Betriebskosten für eine Sauna, oder eine regelmäßige Reinigung der Dachrinnen sein, sofern sie vorher im Mietvertrag genau benannt wurden. Ein einfacher Verweis auf „sonstige“ ist unzulässig. Hier kann der Mieter einer Zahlung widersprechen.
Wenn der Mieter Zweifel an der Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung hat, sollte er die Möglichkeit nutzen, eine Korrektur zu verlangen. Dabei sollte der Mieter folgende Schritte beachten:
Sobald der Vermieter den Widerspruch erhalten hat, ist er verpflichtet, die Abrechnung zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Dabei sollte der Vermieter darauf achten, dass die Korrektur innerhalb der gesetzlichen Frist von zwölf Monaten nach Ablauf des Abre
Ein genereller Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ist nicht gültig. Werden strittige Punkte in der Abrechnung entdeckt, wird der Vermieter zuerst um eine Stellungnahme gebeten. Dafür müssen diese Punkte im Widerspruchsschreiben vom Mieter einzeln genannt und begründet werden.
Der Vermieter hat bei der Beauftragung von Firmen (beispielsweise zur Gartenpflege) das Gebot der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Es besagt, dass der Vermieter sich vor einer Beauftragung mehrere Angebote einholen und für den Mieter bestmöglich wirtschaftlich entscheiden muss, wem er den Auftrag erteilt.
Hat ein Mieter den Verdacht, der Vermieter lege Kosten zu Unrecht oder in zu hohem Maße auf ihn um, so hat er das Recht, die Belege der Abrechnung beim Vermieter oder bei der vom Vermieter beauftragten Hausverwaltung einzusehen. Der Vermieter ist jedoch nicht dazu verpflichtet, einem Mieter die Belege zuzuschicken. Falls der Vermieter weit vom Mieter entfernt wohnt, kann der Mieter den Vermieter dazu auffordern, ihm die Belege als Kopie zu übermitteln. In diesem Fall muss der Mieter jedoch die Kosten für die Kopien tragen. Wichtig: Solange der Vermieter einem Mieter keine Einsicht in die Belege gewährt, ist dieser nicht zu einer ggf. in Rechnung gestellten Nachzahlung verpflichtet.
Gründe für Fehler in der Nebenkostenabrechnung sind sehr vielfältig. Von Nichtwissen bis hin zu Berechnungsfehlern wird die Abrechnung für den Mieter oft fehlerhaft erstellt.
Die häufigste Fehlerquelle ist das Nichteinhalten von Fristen für das Erstellen und die Zustellung der Abrechnung. Aber auch falsche Verteilerschlüssel führen immer wieder dazu, dass Kosten falsch auf die Mieter verteilt werden.
Das hat zur Folge, dass der Vermieter nachbessern muss. Auch die Heizkosten, deren Verteilung vom Gesetzgeber festgelegt wird, enthalten großes Potenzial für Fehler. Hier müssen 50-70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden. Der Rest wird in der Regel nach Wohnfläche verteilt.
Die bisher durch uns geprüften Nebenkosten weisen eine Fehlerquote von 90 % auf. Im Durchschnitt wurden so über 317 Euro pro Abrechnung gespart.
Nebenkostenabrechnungen sind rechtlich komplex und rechnerisch kompliziert. Die beste Möglichkeit ist daher, die Abrechnung durch Mineko prüfen zu lassen. Die Prüfung erhalten Sie bei uns schon ab 49 Euro. Laden Sie in wenigen Schritten Ihre Nebenkostenabrechnung hoch und erhalten Sie innerhalb von wenigen Tagen einen individuellen Prüfbericht sowie ein personalisiertes Widerspruchsschreiben für Ihren Vermieter!
Sind Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart sind laut § 2 BetrKV umlagefähig: Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Heizung, Warmwasser, Fahrstuhl/Aufzug, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hauswart, Kabelgebühren, Wäschepflege und sonstige Betriebskosten.
Grundsätzlich muss der Wohnraummieter keine Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Reparaturkosten zahlen. Diese Nebenkosten hat der Vermieter zu tragen. Dadurch erfolgt die Abgrenzung von Betriebs- und Nebenkosten. Bei Gewerbemietern sind diese Nebenkosten jedoch umlegbar, wenn sie im Mietvertrag vereinbart sind.
Es gibt 16 Betriebskostenarten, die laut Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) auf Wohnraummieter umlagefähig sind. Hinzu kommen sonstige Betriebskosten, die gesondert vereinbart sein müssen. Bei Gewerbemietern lassen sich auch weitere Kosten wie Instandhaltung, Reparaturen und Verwaltung als Nebenkosten umlegen.
In der Nebenkostenabrechnung rechnet der Vermieter diejenigen Kosten, die für das Wohnobjekt laufend entstehen und umlagefähig sind, mit einem Mieter ab. Dazu werden die anteiligen Nebenkosten eines Abrechnungszeitraumes mit den Vorauszahlungen des Mieters verrechnet, was ein Guthaben oder eine Nachzahlung ergibt.
