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Die jährlich abzurechnenden Nebenkosten stellen rechtlich diffizile Anforderungen an die Vermieter. Potenzielle Fehler schon im Vorfeld zu vermeiden, gelingt mit geschulten Mitarbeitern. Aber auch die Einbeziehung neuer Akteure aus dem Bereich der Proptechs und Legaltechs kann eine fehlerfreie Abrechnung garantieren.
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Für professionelle Vermieter ist das nichts Neues: Wer einen Wohnungsmietvertrag abgeschlossen hat, zahlt für die entgeltliche Gebrauchsüberlassung eine vereinbarte sogenannte Kaltmiete. Das ist aber nicht alles. Hinzu treten die monatlichen Vorauszahlungen für die laufenden Betriebskosten – die sogenannte „zweite Miete“. Welche Kosten vom Vermieter auf den Mieter umlegbar sind, regelt seit 2004 die Betriebskostenverordnung (BetrKV).
Beim Zusammenrechnen aller denkbaren Betriebskostenarten addieren sich schnell circa 3€/m2. Allgemeines Kennzeichen der allein in der Verordnung aufgezählten Umlagetatbestände ist ihre stete Wiederholbarkeit, die sich nicht auf den Einjahresrhythmus beschränken muss. Nur einmalig anfallende Kosten für das Objekt scheiden dabei aus. § 2 BetrKV nennt dezidiert 17 unterschiedliche Fallgruppen mit über 150 Konkretisierungen, die 2020 modernisierend angepasst wurden. Die präzisierende Auslegung von Urteilen kommt hinzu.
Da das Wohnungsmietrecht durch erstinstanzliche Entscheidungen der Amtsgerichte gestaltet wird, existieren zur Umlagefähigkeit von Betriebskosten circa 60.000 lediglich lokal gültige Urteile. Gleichwohl gilt es, höchstrichterliche Entscheidungen zusätzlich zu beachten. Diese äußeren Umstände generieren ein erhebliches Fehlerpotenzial.
Daraus ergeben sich vielfältige und spezifische Schwierigkeiten, eine stimmige und den korrekten Anforderungen an die BetrKV ausgerichtete Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Von den rund 42Mio. Wohnungen in Deutschland sind mehr als 24Mio. Einheiten vermietet und dokumentieren die Dimension. Gründe, weswegen sich bei einer konkreten Überprüfung einer Abrechnung Fehler herausstellen können, sind so mannigfaltig wie die Umstände, die eine Abrechnung beeinflussen. Sie erwachsen beispielsweise aus:
Deutlich wird, dass ein breites Fehlerkaleidoskop für die Nebenkostenabrechnung besteht. Und kurzum: Fehler passieren.
Betriebskostenabrechnungen sind abhängig von der individuellen Vertragssituation, der Größe der Wohnung, deren Flächenberechnung, den Verbräuchen und vermieterseits getätigten jährlichen Ausgaben sowie unterschiedlichen Umlagemaßstäben. Überprüfungen gab es in der Vergangenheit lediglich vereinzelt und eine systematische Kontrollmöglichkeit war lange Zeit nicht ansatzweise vorhanden. Das 2014 gegründete Startup Mineko GmbH – kurz für Mietnebenkosten – hat sich dieser Aufgabe angenommen. Es prüft sowohl für Mieter mit Zweifeln an der Richtigkeit die Betriebskostenabrechnung, als auch für Vermieter vor dem Versand, ob die Abrechnungen mit den Voraussetzungen der BetrKV und der Rechtsprechung übereinstimmen. Das Berliner Unternehmen stellte bei jeder zweiten geprüften Abrechnung Defizite fest. Damit es erst gar nicht zu Rechtsstreitigkeiten kommt, gehören auch Rechtsschutzversicherungen zu den Auftraggebern der Abrechnungsprüfung. Partner ist ferner Immoscout24.
Für die Prüfung werden Mietverträge, Nebenkosten und Heizkostenabrechnungen benötigt. Eine korrekte Nebenkostenabrechnung wird systematisch nachgestellt. Das Prüfen von Abrechnungen wird hierbei sowohl technisch skalierbar als auch persönlich von Fachexperten begleitet. Dabei stützt man sich auf KI und regelbasierte Systeme, die sowohl regionale als auch höchstrichterliche Rechtsprechung berücksichtigen. Die Systematik des Regelwerks wird mit jeder einzelnen Prüfung weiter geschärft. Am Ende steht in der Regel ein 25seitiger Prüfbericht sowie gegebenenfalls ein Anschreiben und Zertifkat für den Mieter.
Als neutraler Dritter unterstützt Mineko die Mietvertragsparteien im gegenseitigen Bedürfnis nach einer zutreffenden Nebenkostenabrechnung und einer transparenten Kommunikation. Diese Möglichkeit nutzen Unternehmen gern. „Für uns ist eine erstellte Nebenkostenabrechnung wie eine Visitenkarte nach außen“, erläutert Jan Knoop, CFO der Industria Wohnen GmbH aus Frankfurt am Main. „Der Mieter sollte so verständlich wie möglich seine Nebenkosten nachvollziehen können. Ein faires Miteinander ist uns hier wichtig.“ Denn zu einem positiven VermieterMieterVerhältnis kann auch eine erhöhte Transparenz der Abrechnungen beitragen.
Der Mieter profitiert nicht nur durch Erhalt einer gesetzeskonformen Abrechnung. Akzeptanzerhöhend wirkt sich auch aus, dass die Verteidigung vermietereigener Abrechnungen bei Rückfragen nicht durch das Vermietungsunternehmen selbst oder die Person erfolgt, die die Abrechnung auch erstellt hat. Dies hilft, eine direkte Konfrontation zwischen Mieter und Mitarbeiter des Vermieters zu vermeiden. Mineko gibt auf Wunsch im Rahmen einer Einwandbehandlung auch Erläuterungen. Bei den Prüfungen werden zudem auch Fehler zu Ungunsten des Vermieters gefunden. So werden häufig zu Gunsten von Mietern Verteilerschlüssel ohne vertragliche Grundlage angewendet, die dem Vermieter einen Nachteil bescheren. Da dies entsprechend ausgewiesen werden kann, erfährt davon auch der Mieter.
Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung erfolgen digital, sodass sich die Kommunikation meist unproblematisch gestaltet: Abrechnungen und Mietvertragsdokumente können abfotografiert und auf der Homepage des Prop und Legaltech Unternehmens zur Überprüfung hochgeladen werden. Auf Wunsch (und je nach bestelltem Leistungspaket) werden Prüfergebnisse bereits nach 48 Stunden übermittelt, was für Wohnungsunternehmen ohne externe digitale Partner oft schwer realisierbar ist.
In der Funktion als Intermediär gelangen Feedback des Startups und Erfahrungen aus den unabhängigen Überprüfungen der Abrechnungen von außen in das Wohnungsunternehmen. Dieser Input kann zu einer ständigen Optimierung beitragen. „Mit den Experten von Mineko haben wir einen Partner auf Augenhöhe an unserer Seite, der uns bei dieser Aufgabe unterstützt. Es ist positiv, diese Zusammenarbeit zu vertiefen und uns gegenseitig zu verbessern“, sagt Sebastian Gawron, Leiter der Betriebskostenabteilung bei Industria Wohnen. Die eingesetzten digitalen Tools führen quasi durch ein enthaltenes Coaching von Mitarbeitern zu einem Zusatznutzen.
„Das Thema Datenerhebung und Datenerfassung und vor allem die Verfügbarkeit und Nutzbarkeit sicherzustellen, ist noch eine große Herausforderung für die Wohnungswirtschaft“, erklärt Joachim Blätz, Vorstand der Braunschweiger Baugenossenschaft Wiederaufbau eG. „Mineko kann mit seinem Ansatz den Vermieter schnell und unkompliziert mit Benchmarks in den unterschiedlichen Kostenpositionen versorgen, für Transparenz zwischen Mieter und Vermieter sorgen und dazu noch ein zusätzliches Qualitätssiegel liefern.
”Die Wohnungswirtschaft kann durch eine Kooperation mit Proptechs und Legaltechs, die noch häufig anzutreffende Trennung von Vermietungsabteilung und den sich mit Digitalthemen befassenden Einheiten überwinden. Das kann zu einer stimmigeren Produkterstellung bei Nebenkosten führen. „Ich bin überzeugt davon, dass die Wohnungswirtschaft durch die Zusammenarbeit mit Prop und Legaltechs deutlich effizienter und transparenter werden kann“, erklärt auch Stefan Storz, Geschäftsführer der Volkswohnung GmbH aus Karlsruhe. „Wer sich jetzt noch der Digitalisierung entzieht, gerät ins Hintertreffen. Zudem geht es der Wohnungswirtschaft im Kerngeschäft sehr gut: Genau das ist der richtige Zeitpunkt, in Innovation zu investieren und die Zusammenarbeit mit Startups zu vertiefen. Es gibt viele interessante Ansatzpunkte in den Teilprozessen, die mit moderner Technologie und Vernetzung effizienter gestaltet werden können. Mineko deckt mit seiner Dienstleistung einen fehlerbehafteten Bereich ab und trägt dazu bei, dass Abrechnungen sicherer und gerechter werden – das ist für Wohnungsunternehmen genauso spannend wie für Mieter.“
Ein kostensparender Rückgang von Widersprüchen gegen Betriebskostenabrechnungen ist das Ziel der Nutzung der MinekoLizenz. Derzeit entsteht aus der ursprünglichen Mieterfokussierung von Mineko kontinuierlich eine bedeutende vermieterbezogene Schwerpunktsetzung. Mittlerweile ist ein allseits lernendes System zur Optimierung entstanden, das den hohen Ansprüchen der BetrKV und der Rechtsprechung verlässlich entspricht und ein Ausbau und Entwicklungspotenzial birgt. Das Qualitätssiegel von Mineko trägt zudem zur Marktberuhigung bei und hilft, Fehler zu reduzieren.
Mit dem Konzept einer 360GradPrüfung, wie es Mineko bietet, können Betriebskosten optimiert werden. Dazu ist letztlich die komplette Erfassung und Prüfung aller Betriebskosten und Betriebskostenabrechnungen sinnvoll. Ferner ist für Immobilienunternehmen mit digitaler Unterstützung und in enger Kooperation mit Prop und LegaltechUnternehmen eine Ausdehnung auf die Abrechnungserfordernisse im Wohnungseigentumsrecht sowie auf Geschäftsraummietverhältnisse möglich. Denn ein gemeinsames Ziel dürfte alle immobilienwirtschaftlichen Akteure einen: die konforme und widerspruchsfreie Nebenkostenabrechnung.
Als Unternehmen der Wohnungwirtschaft stehen Sie vor der Herausforderung Nebenkostenabrechnungen korrekt zu erstellen. Das Thema ist komplex.
Lernen Sie die Lösungen von Mineko kennen wie wir Ihre Widerspruchsquote senken können und wie Sie als Vermieter Nebenkosten optimieren können und parallel die Mieterzufriedenheit steigern.
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir freuen uns darauf Sie mit mit korrekten Nebenkostenabrechnungen zu unterstützen.
