Betriebskostenpauschale - was ist erlaubt und was nicht?

Definition Pauschale und die Gesetzeslage 

Ganz nüchtern formuliert: Eine Pauschale ist ein Geldbetrag, durch den eine Leistung, die sich aus verschiedenen Positionen zusammensetzt, ohne Spezifizierung nach ihrem Durchschnittswert abgegolten wird.

Gemäß § 556 Absatz 2 BGB können Mieter und Vermieter vereinbaren, dass Betriebskosten entweder als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden. Auch Mischformen beider Abrechnungsarten sind zulässig.

Laut BGB § 560, wo die Möglichkeiten für Veränderungen von Betriebskosten definiert werden, finden wir zusätzlich drei wichtige Aspekte zur Pauschale. Diese gehen wir nacheinander durch.

§ 560 (1): Bei einer Betriebskostenpauschale ist der Vermieter berechtigt, Erhöhungen der Betriebskosten durch Erklärung in Textform anteilig auf den Mieter umzulegen, soweit dies im Mietvertrag vereinbart ist. Die Erklärung ist nur wirksam, wenn in ihr der Grund für die Umlage bezeichnet und erläutert wird.

Dies Absatz 1 des Paragraphen besagt vereinfacht: Der Vermieter kann nicht machen, was er will, sondern muss bei einer Erhöhung der Pauschale dies seinen Mietern begründen.

§ 560 (2): Der Mieter schuldet den auf ihn entfallenden Teil der Umlage mit Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats. Soweit die Erklärung darauf beruht, dass sich die Betriebskosten rückwirkend erhöht haben, wirkt sie auf den Zeitpunkt der Erhöhung der Betriebskosten, höchstens jedoch auf den Beginn des der Erklärung vorausgehenden Kalenderjahres zurück, sofern der Vermieter die Erklärung innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis von der Erhöhung abgibt.

Absatz 2 definiert damit, dass zwar Pauschalen rückwirkend erhöht werden können, wenn z.B. der Vermieter feststellt, er hat falsch kalkuliert, doch die rückwirkende Anpassung zeitlichen Grenzen unterliegt. Ein Beispiel: Ihr Vermieter erhöht im April 2023 rückwirkend die Pauschale, so geht dies nur bis Januar 2022.

§ 560 (3): Ermäßigen sich die Betriebskosten, so ist eine Betriebskostenpauschale vom Zeitpunkt der Ermäßigung an entsprechend herabzusetzen. Die Ermäßigung ist dem Mieter unverzüglich mitzuteilen.

Mit Absatz 3 wird ganz klar gesagt, dass es auch andersherum geschehen muss. Werden Betriebskosten günstiger und bemerkt dies der Vermieter, so muss er die Pauschale verringern. Und das sofort!

Unterschied Pauschale und Vorauszahlungen

Die gängigere Art Nebenkosten abzurechnen, ist die Bezahlung von Vorauszahlungen. Nach Ablauf einer Abrechnungsperiode verrechnet der Vermieter hier die ihm angefallenen Betriebskosten mit den Vorauszahlungen seines Mieters. Kommt es zu einer Differenz, muss der Mieter entweder eine Nachzahlung leisten oder er bekommt ein Guthaben erstattet. Außerdem werden im Zug dessen oftmals auch die Abschläge angepasst.

Bei der Pauschale ist es hingegen zunächst unwesentlich, ob der festgelegte Satz die tatsächlich anfallenden Betriebskosten abdeckt, da mit der Zahlung der Pauschale die Nebenkosten als abgegolten betrachtet werden. Die jährliche Erstellung einer Nebenkostenabrechnung entfällt damit. Insofern hat der Mieter keine Nachzahlungen zu befürchten, ihm wird aber ebenso wenig ein Guthaben erstattet. 

Hinweis: Auch bei einer vereinbarten Pauschale haben Sie als Mieter das Anrecht, Belege und Verträge einzusehen, um Kosten auf den Grund zu gehen. Dieses Recht fügen wir für unsere Kunden in das personalisierte Widerspruchsschreiben ein. 

Mögliche Mischformen

Es besteht die Möglichkeit, die beiden Zahlungsvarianten miteinander zu kombinieren. Wenn dies im Mietvertrag geregelt wurde, wird zumeist eine Trennung nach verschiedenen Nebenkostenpositionen dahingehend vorgenommen, dass für manche Kostenpunkte eine Vorauszahlung geleistet werden muss, während andere pauschal abgerechnet werden.

So bietet sich eine Vorauszahlung bei verbrauchsabhängigen Kostenpositionen wie Heizung oder Wasser an, da der Vermieter hierbei nicht im Vorfeld absehen kann, wie hoch die Kosten tatsächlich ausfallen werden. 

Bei den verbrauchsunabhängigen Positionen ist dagegen eine Pauschale denkbar, da es z.B. bei einer Gemeinschaftsantenne um einen festen Kostensatz handelt, der jedes Jahr in gleichem Umfang auf die Mieter zukommt.

Hinweis: Grundsätzlich ist die Erstellung nach dieser Art und Weise vergleichsweise fehleranfällig, da ein guter Überblick über die Umlage der einzelnen Positionen benötigt wird. Rechenfehler in der Umlage führen in vielen Fällen zu einer Erhöhung der Kosten für den Mieter.

Beliebte Fehler bei der Nebenkostenpauschale

Hinsichtlich der Heizkosten dürfen Vermieter in keinem Fall eine Pauschale ansetzen, da diese laut Heizkostenverordnung immer verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen. 

Selbiges gilt für preisgebundenen Wohnraum. Hier darf keine Betriebskostenpauschale beschlossen werden. Der Vermieter muss hier monatlich Vorauszahlungen auf die zu bezahlenden Nebenkosten vom Mieter verlangen.

Eine Erhöhung der im Mietvertrag beschlossenen Pauschale, die wir bereits bei den Paragraphen des BGB ansprachen, ist nur zulässig, wenn ein entsprechender Paragraph im Mietvertrag verankert wurde. Gibt es eine solche Vereinbarung nicht, bleibt es über den kompletten Mietzeitraum bei der ursprünglich beschlossenen Pauschale!

Der mit Abstand beliebteste Fehler ist aber der, dass in einem Mietvertrag eine Pauschale vereinbart wurde, aber dann jahrelang Betriebskostenabrechnungen gemacht wurden, als wäre die Pauschale dasselbe wie Vorauszahlungen für Betriebskosten. Viele Mieter zahlen dann zu unrecht jahrelang zu viel. 

So lassen Sie Ihre Nebenkosten prüfen lassen 

Vieles hängt vom Mietvertrag ab – und da gibt es viele Spitzfindigkeiten, die nur Experten genau kennen. Wenn Sie sich also unsicher sind, ob alles bei Ihnen richtig abgerechnet wird, lassen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung von uns überprüfen. Der Upload der Abrechnung mitsamt Ihres Mietvertrages geschieht in wenigen Schritten und Sie erhalten zeitnah einen Prüfbericht sowie ein für Sie verfasstes Widerspruchsschreiben laut neuester Rechtsprechung.