Wenn vereinbart, zahle ich dann Nebenkosten?

Betriebskostenpauschale - was ist erlaubt und was nicht?

Die Vereinbarung einer Pauschale für Betriebskosten ist selten geworden. Doch was genau ist der Unterschied zu den viel beliebteren Betriebskostenvorauszahlungen? Und kann durch eine Pauschale gar eine Nachzahlung an Betriebskosten entstehen? Wir klären auf und zeigen, was der Unterschied zwischen Vorauszahlungen und Pauschalen ist – und vor allem auch: Was Vermieter oft bei Betriebskostenpauschalen falsch machen.

Prüfung der Pauschale ist wichtiger Bestandteil der Nebenkostenprüfung.Jetzt Nebenkostenabrechnung prüfen lassen »Betriebskostenpauschale

Das Wichtigste in Kürze

  • Mit einer Pauschale sind Betriebskosten abgedeckt und es bedarf keiner jährlichen Nebenkostenabrechnung.
  • Eine Pauschale kann daher keine Nachzahlung von Betriebskosten erzeugen.
  • Im Unterschied zu Vorauszahlungen für Nebenkosten können Pauschalen aber rückwirkend erhöht werden.
  • Werden Pauschalen erhöht, muss dies vom Vermieter erklärt werden.
  • Sinken Betriebskosten, muss auch die Pauschale reduziert werden.
  • Viele Vermieter kennen den Unterschied zwischen einer Pauschale und Vorauszahlungen für Betriebskosten nicht und verwenden die Begriffe synonym.

Definition Pauschale und die Gesetzeslage 

Ganz nüchtern formuliert: Eine Pauschale ist ein Geldbetrag, durch den eine Leistung, die sich aus verschiedenen Positionen zusammensetzt, ohne Spezifizierung nach ihrem Durchschnittswert abgegolten wird.

Gemäß § 556 Absatz 2 BGB können Mieter und Vermieter vereinbaren, dass Betriebskosten entweder als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden. Auch Mischformen beider Abrechnungsarten sind zulässig.

Laut BGB § 560, wo die Möglichkeiten für Veränderungen von Betriebskosten definiert werden, finden wir zusätzlich drei wichtige Aspekte zur Pauschale. Diese gehen wir nacheinander durch.

§ 560 (1): Bei einer Betriebskostenpauschale ist der Vermieter berechtigt, Erhöhungen der Betriebskosten durch Erklärung in Textform anteilig auf den Mieter umzulegen, soweit dies im Mietvertrag vereinbart ist. Die Erklärung ist nur wirksam, wenn in ihr der Grund für die Umlage bezeichnet und erläutert wird.

Dies Absatz 1 des Paragraphen besagt vereinfacht: Der Vermieter kann nicht machen, was er will, sondern muss bei einer Erhöhung der Pauschale dies seinen Mietern begründen.

§ 560 (2): Der Mieter schuldet den auf ihn entfallenden Teil der Umlage mit Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats. Soweit die Erklärung darauf beruht, dass sich die Betriebskosten rückwirkend erhöht haben, wirkt sie auf den Zeitpunkt der Erhöhung der Betriebskosten, höchstens jedoch auf den Beginn des der Erklärung vorausgehenden Kalenderjahres zurück, sofern der Vermieter die Erklärung innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis von der Erhöhung abgibt.

Absatz 2 definiert damit, dass zwar Pauschalen rückwirkend erhöht werden können, wenn z.B. der Vermieter feststellt, er hat falsch kalkuliert, doch die rückwirkende Anpassung zeitlichen Grenzen unterliegt. Ein Beispiel: Ihr Vermieter erhöht im April 2023 rückwirkend die Pauschale, so geht dies nur bis Januar 2022.

§ 560 (3): Ermäßigen sich die Betriebskosten, so ist eine Betriebskostenpauschale vom Zeitpunkt der Ermäßigung an entsprechend herabzusetzen. Die Ermäßigung ist dem Mieter unverzüglich mitzuteilen.

Mit Absatz 3 wird ganz klar gesagt, dass es auch andersherum geschehen muss. Werden Betriebskosten günstiger und bemerkt dies der Vermieter, so muss er die Pauschale verringern. Und das sofort!

Unterschied Pauschale und Vorauszahlungen

Die gängigere Art Nebenkosten abzurechnen, ist die Bezahlung von Vorauszahlungen. Nach Ablauf einer Abrechnungsperiode verrechnet der Vermieter hier die ihm angefallenen Betriebskosten mit den Vorauszahlungen seines Mieters. Kommt es zu einer Differenz, muss der Mieter entweder eine Nachzahlung leisten oder er bekommt ein Guthaben erstattet. Außerdem werden im Zug dessen oftmals auch die Abschläge angepasst.

Bei der Pauschale ist es hingegen zunächst unwesentlich, ob der festgelegte Satz die tatsächlich anfallenden Betriebskosten abdeckt, da mit der Zahlung der Pauschale die Nebenkosten als abgegolten betrachtet werden. Die jährliche Erstellung einer Nebenkostenabrechnung entfällt damit. Insofern hat der Mieter keine Nachzahlungen zu befürchten, ihm wird aber ebenso wenig ein Guthaben erstattet. 

Hinweis: Auch bei einer vereinbarten Pauschale haben Sie als Mieter das Anrecht, Belege und Verträge einzusehen, um Kosten auf den Grund zu gehen. Dieses Recht fügen wir für unsere Kunden in das personalisierte Widerspruchsschreiben ein. 

Mögliche Mischformen

Es besteht die Möglichkeit, die beiden Zahlungsvarianten miteinander zu kombinieren. Wenn dies im Mietvertrag geregelt wurde, wird zumeist eine Trennung nach verschiedenen Nebenkostenpositionen dahingehend vorgenommen, dass für manche Kostenpunkte eine Vorauszahlung geleistet werden muss, während andere pauschal abgerechnet werden.

So bietet sich eine Vorauszahlung bei verbrauchsabhängigen Kostenpositionen wie Heizung oder Wasser an, da der Vermieter hierbei nicht im Vorfeld absehen kann, wie hoch die Kosten tatsächlich ausfallen werden. 

Bei den verbrauchsunabhängigen Positionen ist dagegen eine Pauschale denkbar, da es z.B. bei einer Gemeinschaftsantenne um einen festen Kostensatz handelt, der jedes Jahr in gleichem Umfang auf die Mieter zukommt.

Hinweis: Grundsätzlich ist die Erstellung nach dieser Art und Weise vergleichsweise fehleranfällig, da ein guter Überblick über die Umlage der einzelnen Positionen benötigt wird. Rechenfehler in der Umlage führen in vielen Fällen zu einer Erhöhung der Kosten für den Mieter.

Beliebte Fehler bei der Nebenkostenpauschale

Hinsichtlich der Heizkosten dürfen Vermieter in keinem Fall eine Pauschale ansetzen, da diese laut Heizkostenverordnung immer verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen. 

Selbiges gilt für preisgebundenen Wohnraum. Hier darf keine Betriebskostenpauschale beschlossen werden. Der Vermieter muss hier monatlich Vorauszahlungen auf die zu bezahlenden Nebenkosten vom Mieter verlangen.

Eine Erhöhung der im Mietvertrag beschlossenen Pauschale, die wir bereits bei den Paragraphen des BGB ansprachen, ist nur zulässig, wenn ein entsprechender Paragraph im Mietvertrag verankert wurde. Gibt es eine solche Vereinbarung nicht, bleibt es über den kompletten Mietzeitraum bei der ursprünglich beschlossenen Pauschale!

Der mit Abstand beliebteste Fehler ist aber der, dass in einem Mietvertrag eine Pauschale vereinbart wurde, aber dann jahrelang Betriebskostenabrechnungen gemacht wurden, als wäre die Pauschale dasselbe wie Vorauszahlungen für Betriebskosten. Viele Mieter zahlen dann zu unrecht jahrelang zu viel. 

So lassen Sie Ihre Nebenkosten prüfen lassen 

Vieles hängt vom Mietvertrag ab – und da gibt es viele Spitzfindigkeiten, die nur Experten genau kennen. Wenn Sie sich also unsicher sind, ob alles bei Ihnen richtig abgerechnet wird, lassen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung von uns überprüfen. Der Upload der Abrechnung mitsamt Ihres Mietvertrages geschieht in wenigen Schritten und Sie erhalten zeitnah einen Prüfbericht sowie ein für Sie verfasstes Widerspruchsschreiben laut neuester Rechtsprechung.

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Kundenbewertungen über uns
Lesen Sie, was unsere zufriedenen Kunden über uns sagen und schreiben. Hier erfahren Sie, warum die Kunden ihre Nebenkostenabrechnungen bei uns prüfen lassen und Mineko empfehlen.
Sebastian S.
Sebastian S.
5 Sterne
vor 1 Tag
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Ich verwende MiNeKo bereits seit einigen Jahren standardmäßig zur Überprüfung meiner Betriebskostenabrechnungen. Ich bin jedes Mal überrascht in welcher Ausführlichkeit der Prüfbericht ausgestellt wird und wie alles für die weiteren Schritte vorbereitet ist. Zudem erreicht man immer jemanden und die Antwortgeschwindigkeit ist vorbildlich. Jährlich meine BK-Abrechnung prüfen zu lassen, gibt mir einfach das gute Gefühl, dass alles seine Ordnung hat und berechtigt ist. Danke und im nächsten Jahr dann wieder ;-)
Marina Burkert
Marina Burkert
5 Sterne
vor 3 Monaten
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Betriebskosten prüfen.... für Gewerbe zum Nulltarf wenn man bei der ARAG Rechtsschutz versichert ist !
Florian M.
Florian M.
5 Sterne
vor 1 Monat
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Absolut zufrieden mit dem Umfang des Prüfberichts. Bearbeitung genau innerhalb der angegebenen Frist vom Einreichen der Unterlagen bis zum Prüfergebnis innerhalb von wenigen Tagen. Der Bericht ist umfangreich und wenn man ihn aufmerksam liest, sind kaum offene Fragen übrig. Ich werde nächstes Jahr wieder prüfen lassen.
Yvonne Alsleben
Yvonne Alsleben
5 Sterne
vor 9 Wochen
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Bereits zum zweiten mal habe ich meine Abrechnungen für eine Wohnung und ein Gewerbeobjekt von Mineko prüfen lassen. Wie schon im Vorjahr, bin ich absolut zufrieden mit dem Resultat. Die Ergebnisse habe ich nach einer kurzen Bearbeitungszeit bekommen und die gefundenen Mängel wurden von beiden Vermietern problemlos anerkannt. Dadurch habe ich eine hohe Erstattung zu viel gezahlter Nebenkosten erhalten. Die Investition hat sich definitiv gelohnt. Vielen lieben Dank an das tolle Team von Mineko und bis zum nächsten Jahr :-).
Lara Wunder
Lara Wunder
5 Sterne
vor 2 Wochen
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Top Aufklärung und Beratung. Mir war nicht alles ganz verständlich, daher hat sich ein wirklich netter Mitarbeiter viel Zeit genommen, mir alles zu erklären und die möglichen Schritte durchzugehen. Zahlen muss ich statt gut 200 Euro dieses Jahr nichts, da die Abrechnung sehr fehlerbehaftet war. Vielen Dank und bis nächstes Jahr!