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Die Frage nach der Umlagefähigkeit bestimmter Kostenpositionen stellt sich für Mieter nicht nur bei augenfälligen Gartenpflege oder den Kosten für den Hausmeister, der selten gesehen wird. Als ebenso umstritten werden die Kosten für die Wartung technischer Anlagen und Einrichtungen betrachtet. Doch wann ist eine Wartung auf Mieter umlagefähig und was ist der Unterschied zu Reparaturarbeiten? Wir erklären die Feinheiten.
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In der Betriebskostenverordnung z.B. werden Wartungskosten als die „Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der Geräte sowie die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft“ definiert.
Demnach umfassen Wartungsarbeiten häufig auch Reinigungsmaßnahmen sowie die Kontrolle in Bezug auf die Funktionstüchtigkeit der jeweiligen Anlagen. Derartige Kostenpositionen sind grundsätzlich umlagefähig. Die Wartung folgender Einrichtungen und Anlagen kommen in der Nebenkostenabrechnung häufiger vor:
Die Wartung der Heizung ist für Mieter auch sehr wichtig, da Heizungsanlagen möglichst effektiv laufen müssen, damit Heizkosten gespart werden. Ebenso dient die Wartung einer Ölheizung zum Beispiel auch der Umwelt, denn bereits geringe Mengen austretendes Öl führen zu großen Schäden. Und mit dem Fahrstuhl abstürzen will auch niemand.
Hinweis: Einige Wartungen sind daher auch per Gesetz vorgeschrieben wie die regelmäßige Wartung einer Gastherme zwecks Immissionsschutz.
Für die Umlagefähigkeit von Wartungskosten ist zu differenzieren, wann es sich um Wartungsarbeiten handelt, die in regelmäßigen Abständen anfallen, und wann vielmehr Reparaturkosten abgerechnet werden.
Wenn Vermieter nämlich Vollwartungsverträge mit dem entsprechenden Dienstleister abgeschlossen haben, besteht die Möglichkeit, dass in den Arbeiten nicht nur die Pflege und Überprüfung der Funktionsfähigkeit enthalten sind, sondern auch Maßnahmen zur Wiederherstellung, also Reparaturarbeiten.
Reparaturen zählen zur Instandsetzung und gehören somit zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten. Diese Arbeiten werden nur in Einzelfällen zur Behebung eines Mangels vorgenommen und stellen damit keine Betriebskosten dar, welche durch Regelmäßigkeit gekennzeichnet sind.
Wartungsarbeiten werden zudem unabhängig von einem bestimmten Anlass wie beispielsweise dem Ausfall des Fahrstuhls durchgeführt, während für Reparaturen ein gewisser Defekt auftreten muss.
Der Vermieter ist im Fall der gleichzeitigen Erledigung von Arbeiten, deren Kosten umlagefähig sind, und solchen, deren Kosten allein vom Vermieter zu tragen sind, angehalten, dass dies in der Rechnungsstellung genau berücksichtigt wird.
Die Handwerker müssen also bei der Erstellung der Rechnung für die Wartung genau auflisten, welche Maßnahmen unter welchem Material- und Arbeitsaufwand durchgeführt wurden, damit der Vermieter bei der Abrechnung der Nebenkosten einen Überblick über die umlagefähigen Kosten hat.
Hinweis: Liegen in der Betriebskostenabrechnung die Wartungskosten der Heizungsanlage mehr als fünf Prozent über den Brennstoffkosten, so kann dies darauf hindeuten, dass neben der Wartung auch Reparaturkosten verrechnet wurden.
Vollwartungsverträge, die wir bereits erwähnten, spielen besonders beim Fahrstuhl eine große Rolle. Sie sind für Vermieter praktisch, da vieles abgedeckt wird, und für den Anbieter lukrativ, weil er viele geleistete Arbeiten unterbringen kann.
Werden aber im Rahmen eines einheitlichen Vertrages z.B. für den Aufzug sowohl Betriebsleistungen als auch Verwaltungstätigkeiten, Instandhaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten erbracht, ist eine Aufteilung der „gemischten“ Kosten erforderlich.
Im Rahmen sogenannter Vollwartungsverträge ist bei Aufzügen regelmäßig nicht nur die Wartung der Anlage, sondern auch die Beseitigung von Störungen und der Austausch defekter Teile Vertragsgegenstand und damit die Instandhaltung und Instandsetzung. Bei der Ermittlung der nach § 2 Nr. 7 BetrKV umlagefähigen Betriebskosten für den Aufzug sind diese Kosten daher abzuziehen.
Ob ein Vermieter einen Vollwartungsvertrag abgeschlossen hat oder nicht, ist aber leider äußerst selten in einer Betriebskostenabrechnung direkt erkennbar, da es gemäß aktueller Rechtsprechung genügt, wenn in der Nebenkostenabrechnung lediglich die durch den Vermieter bereinigten Kosten dargelegt sind (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016 – VIII ZR 93/15).
Hinweis: Besonders bei der Wartung Aufzug empfehlen wir eine Belegeinsicht. Dieses Recht integrieren wir in das für unsere Kunden verfasste Widerspruchsschreiben.Sofern ein Vollwartungsvertrag vorliegt, war der Vermieter verpflichtet die Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten herauszurechnen.
Wartungen sind nicht gleich Wartungen. Aus unserer Sicht als Betriebskosten-Experten gilt es zwischen Wartungen zu unterscheiden, die durch die Betriebs- oder Heizkostenverordnung gedeckt sind, Wartungen, die die Bauordnung vorgeben und dadurch umlagefähig sind, wie die Wartung von Rauchwarnmeldern, und denjenigen Wartungen, die im Mietvertrag vereinbart sein müssen.
Die Letztgenannten sind meistens Wartungen von Kostenpositionen, die zu den sonstigen Betriebskosten gehören. Sonstige Betriebskosten laut § 2 Nr. 17 BetrKV sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag schriftlich fixiert wurden.
Die Dachrinnenreinigung, ebenfalls eine Art Wartung, wäre eine solche, die sehr oft vorkommt. Von dieser ist aber eine Dachwartung zu unterscheiden, denn eine Dachwartung umfasst viel mehr. Dies bedeutet: Bei den vereinbarten Kostenpositionen ist auf den genauen Wortlaut zu achten.
Ein weiteres praktisches Beispiel wäre: Vereinbart sind laut Mietvertrag die Wartung von Lüftungsanlagen, doch wenn gleich eine Rauchwärmeabzugsanlage abgerechnet werden soll, ist dies zu viel.
Ebenso dürfen im Mietvertrag fixierte oder in einer Abrechnung aufgeführte Wartungen nicht unkonkret sein. Eine Kostenübernahme der Wartung technischer Anlagen ist z.B. nicht gültig, da technische Anlagen sehr viele verschiedene Anlagen sein können: die Lüftungsanlage, die Gegensprechanlage, ein Notstromaggregat, der Fahrstuhl – die Liste ist lang.
Was ebenso oft gern von Vermietern gemacht wird, ist die Kostenposition Brandschutz abzurechnen. Wenn aber eine Wartung Feuerlöscher damit gemeint ist und diese auch im Mietvertrag vereinbart wurde, muss dies in einer Abrechnung so stehen. Denn Brandschutz ist ebenfalls ganz viel – vom Feuerwehranschluss über Brandschutztüren bis hin zu einer kompletten Sprinkleranlage.
Unkonkret kann aber auch nur eine Position sein, wenn sie in ihrer Formulierung zu reduziert ist. In diesem Zusammenhang sei der Rauchwarnmelder (RWM) erwähnt. Der Rauchmelder ist nun seit einigen Jahren Pflicht und die Wartung RWM sogar in einigen Bundesländern ohne mietvertragliche Vereinbarung umlegbar, weil es die Bauordnung gestattet. Doch es darf nicht nur “Rauchwarnmelder” in einer Abrechnung aufgelistet sein, da sich dahinter auch eine nicht umlagefähige Miete des Rauchmelders verbergen kann.
Die Materie ist komplex und nicht umlagefähige Wartungen sind ein sehr häufiger Fehler bei Nebenkostenabrechnungen. Wenn Sie unsicher sind, was und wie bei Ihnen alles abgerechnet wird, lassen Sie Ihre Abrechnung von unseren Experten überprüfen. Der Upload Ihrer Dokumente funktioniert in wenigen Schritten und zeitnah erhalten Sie einen Prüfbericht sowie ein für Sie verfasstes Widerspruchsschreiben.
