Nachzahlung Nebenkosten - Rechte, Pflichten & Spartipps

Warum entstehen Nachzahlungen?

Generell ist der Vermieter in der Pflicht, die Nebenkosten zu tragen. Einige Vermieter übernehmen diese auch ganz, indem sie ihre Wohnung nur mit einer Grundmiete vermieten, ohne Nebenkostenbeteiligung des Mieters. Der Vorteil des Vermieters ist hierbei, dass keine jährliche Nebenkostenabrechnung erstellt werden muss.

In den meisten Fällen werden allerdings die Mieter an den Nebenkosten beteiligt, was bei den umlagefähigen Betriebskosten auch rechtens ist und durch die Betriebskostenverordnung sowie das Bürgerliche Gesetzbuch gedeckt ist. Dazu werden vom Mieter neben der Grundmiete jeden Monat Betriebskostenvorauszahlungen beglichen. Nach Ablauf eines Abrechnungsjahres werden dann diese Vorauszahlungen mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet.

Wichtig ist dabei zu beachten, dass der Vermieter die im Abrechnungsjahr entstehenden Kosten nur prognostiziert. Er rechnet sie also hoch und schätzt, was durch verschiedene Faktoren, die auch nicht durch ihn beeinflußbar sind, zu anderen Ergebnissen führen kann. 

Zum Beispiel kann es ein sehr kaltes Jahr sein und die Mieter heizen mehr, was zu höheren Heizkosten führt.  Ebenso kann mehr Allgemeinstrom verbraucht werden oder es steigen die Kosten für Dienstleistungen von Dritten während des Abrechnungszeitraums. Die Faktoren sind vielfältig und die Differenz fordert der Vermieter über die Nebenkostennachzahlung anteilig bei seinen Mietern ein.

In diesem Zusammenhang muss aber auch erwähnt werden, dass viele Vermieter bewusst die Vorauszahlungen niedrig ansetzen, damit bei Neuvermietung die Bruttomiete (Grundmiete plus Betriebskostenvorauszahlungen) den Wohnungsinteressenten nicht zu hoch erscheint.

Zudem gibt es den Sonderfall, dass jemand nur in den Wintermonaten eines Abrechnungsjahres eine Wohnung bewohnt – meist durch Ein- oder Auszug. Und wenn man die Wohnung nur zu den Heizperioden bewohnt, fehlen die Vorauszahlungen aus den heizarmen Sommermonaten, um die Heizkosten der Wintermonate abzudecken. Dadurch kann sich ebenfalls eine erhöhte Nachzahlung ergeben.

Hinweis: Wenn Sie Zweifel an der Höhe von Kosten hegen, haben Sie als Mieter das Recht auf Belegeinsicht, dies betrifft sowohl Rechnungen als auch Verträge. Für unsere Kunden fügen wir diesen Wunsch nach Belegeinsicht in das personalisierte Widerspruchsschreiben ein.

Rechtliche Aspekte der Nachzahlung

Durch die gesetzlichen Fristen der Nebenkostenabrechnung ist festgelegt, dass nach jeweils zwölf Monaten Vorauszahlungen der Vermieter innerhalb von zwölf weiteren Monaten eine Abrechnung erstellen muss. Verpasst der Vermieter diese Frist, ohne dass eine fremde Schuld vorliegt, darf er keine Nachzahlung mehr verlangen.

Nach pünktlichem Erhalt der Nebenkostenabrechnung sind Mieter verpflichtet, daraus entstehende Nachzahlungen innerhalb von 30 Tagen zu begleichen. Kommen sie dem nicht nach, handeln sie pflichtwidrig und der Vermieter kann sie auf die Begleichung verklagen. 

Damit eine Nebenkostennachzahlung rechtlich wirksam eingefordert werden darf, muss jedoch diese Möglichkeit im Mietvertrag vereinbart worden sein. Dazu reicht schon die Angabe von Vorauszahlungen für Betriebskosten laut Betriebskostenverordnung (BetrKV). Fehlen jedoch schriftliche Vorauszahlungen im Mietvertrag, geht das zu Lasten des Vermieters und er muss selbst dafür aufkommen.

Zudem gilt es zwischen Vorauszahlungen für Betriebskosten und einer Pauschale zu unterscheiden. Bei einer festgelegten Betriebskostenpauschale ist eine Einforderung der erhöhten Nebenkosten nicht möglich. Mit der mietvertraglichen Vereinbarung einer Pauschale sind die Nebenkosten abgegolten und werden nicht in einer Betriebskostenabrechnung verrechnet. 

Hinweis: Die Anpassung für Vorauszahlungen ist nur für die Zukunft zulässig, vgl. § 271 BGB. Die Möglichkeit einer rückwirkenden Anpassung, insbesondere einer rückwirkenden Erhöhung der Vorauszahlungen, sieht das Gesetz - anders als bei der Erhöhung der Pauschale - nicht vor. 

Ratenzahlung bei der Nebenkostennachzahlung

Kann der Mieter die Nachzahlung nicht sofort begleichen, sollte er das offene Gespräch mit dem Vermieter suchen. Denn der Vermieter ging für alle Posten der Nebenkostennachzahlung bereits in Vorleistung und ist an einer schnellen und vor allem unkomplizierten Lösung interessiert. 

Viele Vermieter sind verhandlungsbereit, was eine mögliche Ratenzahlung angeht. Wie viele Raten und in welchen Beträgen ist Verhandlungssache. Eine zeitnahe Ratenzahlung der fälligen Nachzahlung ist für jeden Vermieter immer noch einem Gang vor Gericht vorzuziehen. Daher ist die Offenheit des Mieters einem langfristigen und teuren Streit vor Gericht vorzuziehen.

Stimmt der Vermieter einer Ratenzahlung zu, sollte der Mieter jedoch darauf achten, die Raten pünktlich zu bezahlen. Man sollte als Mieter bedenken, dass dies sonst zu weiterem Aufwand für den Vermieter führt. Außerdem würde ein Zahlungsverzug der Raten zur sofortigen Fälligkeit des kompletten Zahlungsbetrags führen.

Anpassung der Vorauszahlungen

Um den großen Schock mit Erhalt der Nebenkostenabrechnung zukünftig zu vermeiden, sollten Vermieter die Vorauszahlungen bzw. den Abschlag im Zuge einer Nachzahlung anpassen. Das kommt nicht nur dem Mieter zugute. Der Vermieter muss dann auch nicht mehr so stark in Vorleistung gehen.

Hinweis: Mieter können auch selbst Vorauszahlungen erhöhen. Ein einfaches Schreiben an den Vermieter mit der Höhe reicht dazu aus. Dadurch vermindern Sie das Risiko einer Nachzahlung. Und eventuell erhalten Sie bei der nächsten Abrechnung sogar ein Guthaben zurück.

Keine Nachzahlung bei formellen Fehlern

Ist die Nebenkostenabrechnung jedoch nicht korrekt oder ist aufgrund von Form und Aufmachung für den Mieter nicht verständlich, ist der Mieter bis zur Korrektur durch den Vermieter nicht zur Zahlung verpflichtet. 

Formelle Fehler  stellen aber einen Unterschied zu materiellen Fehler dar. Materielle Fehler – wie nicht umlagefähige Betriebskosten oder Rechenfehler – ändern nichts an der Gültigkeit einer Nebenkostenabrechnung.

Formelle Fehler sind z.B. fehlende Vorauszahlungen, fehlende Verteilerschlüssel, fehlende Gesamtkosten von Kostenpositionen oder auch kein errechnetes Guthaben bzw. keine berechnete Nachzahlung. 

Formale Kriterien oder auch die Umlagefähigkeit von Kostenpositionen sind jedoch nur durch langjährige Expertise wirklich richtig zu beurteilen. Zudem muss alles stets nach der aktuellen Rechtsprechung betrachtet werden, die sich stetig weiterentwickelt.

So lassen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung überprüfen

Eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung ist nicht nur bei einer Nachzahlung sinnvoll. Unsere Experten von Mineko finden schnell heraus, ob materielle oder formelle Fehler bestehen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Sie nicht zu viel zahlen. Der Upload Ihrer Dokumente dauert nur wenige Minuten und Sie erhalten zeitnah einen Prüfbericht sowie ein für Sie verfasstes Widerspruchsschreiben.