Betriebskostenabrechnung

Neben der Kaltmiete müssen Mieter jeden Monat auch die Betriebskosten zahlen, entweder als Pauschale oder – der gängige Fall – als monatliche Vorauszahlung. Was bei den Betriebskosten zu beachten ist um mögliche Fehler zu finden und Nachzahlungen zu vermeiden erklärt MINEKO.

Was ist die Betriebskostenabrechnung?

Der Begriff Betriebskostenabrechnung ist die juristisch korrekte Bezeichnung für das, was umgangssprachlich meist als Nebenkostenabrechnung bezeichnet wird. Genauer ist die Bezeichnung „Betriebskostenabrechnung“ deshalb, weil der Gesetzgeber genau definiert hat, welche Posten unter die Betriebskosten fallen und welche nicht. Eine solche Regelung existiert nicht für Nebenkosten. So sind zwar alle Betriebskosten auch Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten, sind auch Betriebskosten.

Im Zuge der Betriebskostenabrechnung können Vermieter alle umlegbaren Betriebskosten, welche ihnen während des Zeitraums von einem Jahr angefallen sind, den Mietern in Rechnung stellen. Dies geschieht, indem der Vermieter die ihm entstandenen Kosten über einen (oder mehrere) Verteilerschlüssel auf seine Mieter umlegt. Die sogenannten “kalten Betriebskosten” werden nach dem Verteilerschlüssel entweder auf Grundlage der Personenzahl in einem Haushalt oder dessen Größe in Quadratmetern verteilt.

Die “warmen Betriebskosten” , also die Heiz- und Warmwasserkosten werden in der Betriebskostenabrechnung separat aufgeführt. Diese müssen zu mind. 50 Prozent und zu maximal 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet werden. Der Rest wird nach der individuellen Wohnfläche pro Quadratmeter abgerechnet.

Umlagefähige und nicht umlagefähige Betriebskosten

In der Betriebskostenabrechnung dürfen Vermieter nur solche Kosten auf Mieter umlegen, die in der Betriebskostenverordnung als umlagefähig deklariert werden (vgl. § 2 BetrKV). Zu den wichtigsten Posten gehören in diesem Zusammenhang:

  • die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks (Grundsteuer u. ä.)
  • Heizung und Warmwasserversorgung
  • die Wasserversorgung und die Entwässerung
  • Straßenreinigungs- und Müllabfuhrgebühren

Voraussetzung dafür, dass ein Vermieter Betriebskosten auf seine Mieter umlegen darf, ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag. Dafür muss einfach nur die Umlage der Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart werden. Laut neuerer Rechtsprechung wird davon ausgegangen, dass der Begriff der „Betriebskosten“ bekannt ist und nicht noch einmal im Mietvertrag definiert werden muss. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) und den darin enthaltenen Katalog ist ebenfalls nicht nötig. Ist die Umlage von Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart, gilt der Betriebskostenkatalog automatisch. Lediglich auf den Punkt „Sonstige“ kann sich nicht ohne nähere Definition bezogen werden. Sonstige Betriebskosten, die nicht im Katalog aufgezählt werden, müssen nach wie vor gesondert im Mietvertrag vereinbart werden. Falls sich Mieter und Vermieter im Mietvertrag nicht auf die Umlage von Betriebskosten geeinigt haben, sondern eine Inklusivmiete bzw. eine Betriebskostenpauschale beschließen, kann der Vermieter keine weiteren Betriebskosten auf seine Mieter umlegen.

Unter keinen Umständen können Vermieter Instandhaltungs- oder Verwaltungskosten auf Mieter umlegen. Diese sind zwar Teil der Nebenkosten, aber nicht Teil der umlegbaren Betriebskosten.

Fristen der Betriebskostenabrechnung

Die Abrechnung muss sich zwangsläufig auf einen Zeitraum von 12 Monaten beziehen (der allerdings nicht zwangsläufig einem Kalenderjahr entsprechen muss). Für den Fall, dass ein Mieter unterjährig aus einer Wohnung auszieht, muss dies durch einen verkürzten Nutzungszeitraum in der Abrechnung berücksichtigt werden.

Um die Abrechnung fristgerecht zuzustellen, muss die Betriebskostenabrechnung mit Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt sein. Schafft es der Vermieter nicht, die Abrechnung innerhalb dieser 12 Monate zu erstellen, können danach keine Nachforderungen an seine Mieter gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter auch keine Korrekturen an der Abrechnung mehr vornehmen.

Steht dem Mieter eine Rückzahlung zu viel gezahlter Betriebskosten zu, sollte er diese in der Regel zeitnah zurückerhalten. Ausnahmen davon müssen vorab vertraglich vereinbart werden. Hat der Vermieter nach 30 Tagen noch immer keine Zahlung geleistet, ist er im Zahlungsverzug.

Muss der Mieter eine Nachzahlung leisten, muss er diese ebenfalls innerhalb von 30 Tagen begleichen, damit er nicht in Zahlungsverzug kommt. Erhält der Mieter jedoch die Betriebskostenabrechnung nicht fristgemäß, kann der Mieter keinen Anspruch auf eine Nachzahlung geltend machen. Auch wenn der Mieter Widerspruch einlegen möchte, muss die Zahlungsfrist eingehalten werden.

Betriebskostenabrechnung – häufige Fehler

Der Mieter hat das Recht auf eine inhaltlich korrekte und fristgemäße Zustellung der Betriebskostenabrechnung. In der Realität scheitert es jedoch häufig bereits an der Einhaltung der Fristen. Wir die Abrechnung nicht rechtzeitig zugestellt, verfallen die Ansprüche des Vermieters.

Ein häufiger Fehler ist ein falscher Verteilerschlüssel. Wurde im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel festgelegt, wird nach Wohnungsgröße verteilt. Prüfen Sie in jeden Fall immer die Zahlen mit denen vom Vorjahr. Erscheint Ihnen Kosten zu hoch, lassen Sie sich Belege vom Vermieter zeigen. Im Zweifel lassen Sie Abrechnung direkt von einem Experten prüfen. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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Betriebskostenabrechnung prüfen

Möchte der Mieter zu hohe Betriebskosten überprüfen, sollte er zuerst die fristgemäße Zustellung der Abrechnung prüfen. Kam die Betriebskostenabrechnung zu spät, erübrigt sich eine weitere Prüfung, da dem Vermieter dann keine Nachzahlungen zustehen. Ebenso offensichtlich sind falsche Abrechnungszeiträume. Abgerechnet wird generell für genau 12 Monate. Eine Ausnahme davon gibt es nur, wenn der Mieter innerhalb der Abrechnungsperiode ein- oder ausgezogen ist.

Ist Gewerbe im Mietshaus? Dann lohnt sich ein Blick auf die Grundsteuer. Diese ist für Gewerbe höher als für private Mieter. Das muss in der Abrechnung entsprechend berücksichtigt werden.

Welche Kosten überhaupt in der Betriebskostenabrechnung erscheinen dürfen, ergibt sich aus dem Mietvertrag. Erscheint auf der Rechnung der posten “Sonstige Betriebskosten”, müssen diese zuvor im Mietvertrag festgelegt werden.

Steht im Mietvertrag, dass “sämtliche Betriebskosten”, zu zahlen sind, sind damit alle Kosten gemeint, die laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlagefähig sind.

Betriebskostenpauschale

Um überhaupt Betriebskosten auf Mieter umlegen zu können, müssen Vermieter und Mieter sich im Mietvertrag auf die Umlage von Betriebskosten einigen. Alternativ dazu ist auch eine Inklusivmiete bzw. eine Betriebskostenpauschale möglich, bei welcher der Vermieter seinen Mietern einen fixen Betrag für die Betriebskosten berechnet. Abgesehen von der Pauschale kann der Vermieter dann keine Nachforderungen mehr an seine Mieter stellen.

Auch bei dieser Variante wird ein fester Betrag festgelegt, der vom Mieter monatlich zu zahlen ist. Je nachdem wie hoch die tatsächlich anfallenden Kosten sind, bezahlt der Mieter unter Umständen zu viel oder zu wenig. Ein Abgleich mit den tatsächlichen Kosten findet jedoch nicht statt.

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