Betriebskostenabrechnung – was ist erlaubt, was nicht?

Neben der Kaltmiete zahlen Mieter auch die umlagefähigen Betriebskosten für ihre Wohnung – in der Regel zusammen mit der Miete als monatliche Vorauszahlung. In unserem Blog erfahren Sie, was bei der Abrechnung der Betriebskosten zu beachten ist, wie man mögliche Fehler findet und Nachzahlungen vermeidet.

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Inhalt

Was ist die Betriebskostenabrechnung?

Der Begriff Betriebskostenabrechnung ist die juristisch korrekte Bezeichnung für das, was umgangssprachlich oft als Nebenkostenabrechnung bezeichnet wird. Die Bezeichnung Betriebskostenabrechnung ist präziser, weil der Gesetzgeber genau definiert hat, welche Posten unter die Betriebskosten fallen und welche nicht. Für die Nebenkosten existiert eine solche Regelung nicht. So sind zwar alle Betriebskosten auch Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind auch Betriebskosten.

Mit der Betriebskostenabrechnung können Vermieter sämtliche umlegbaren Betriebskosten, die im Zeitraum eines Jahres angefallen sind, den Mietern in Rechnung stellen. Das geschieht, indem der Vermieter die ihm entstandenen Kosten über einen (oder mehrere) Verteilerschlüssel auf seine Mieter umlegt. Die sogenannten kalten Betriebskosten werden nach dem Verteilerschlüssel entweder auf Grundlage der Personenzahl in einem Haushalt oder in Relation zur Wohnungsgröße in Quadratmetern verteilt.

Die „warmen Betriebskosten“ – also die Heiz- und Warmwasserkosten – werden in der Betriebskostenabrechnung separat aufgeführt. Sie müssen zu mindestens 50 Prozent und zu maximal 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet werden. Die Restsumme wird nach der individuellen Wohnfläche pro Quadratmeter ermittelt.

Umlagefähige und nicht umlagefähige Betriebskosten

In der Betriebskostenabrechnung dürfen Vermieter nur solche Kosten auf Mieter umlegen, die in der Betriebskostenverordnung als umlagefähig deklariert werden (vgl. § 2 BetrKV). Zu den wichtigsten Posten gehören in diesem Zusammenhang:

  • die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks (Grundsteuer u. ä.)
  • Heizung und Warmwasserversorgung
  • Wasserversorgung und Entwässerung
  • Straßenreinigungs- und Müllabfuhrgebühren

Voraussetzung dafür, dass ein Vermieter Betriebskosten auf seine Mieter umlegen darf, ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag. Laut neuerer Rechtsprechung wird davon ausgegangen, dass der Begriff Betriebskosten bekannt ist und nicht noch einmal im Mietvertrag definiert werden muss. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) und den darin enthaltenen Katalog ist ebenfalls nicht nötig.

Ist die Umlage von Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart, gilt automatisch der Betriebskostenkatalog. Lediglich auf den Punkt „Sonstige“ kann sich der Vermieter nicht ohne nähere Definition berufen. Sonstige umlagefähigen Betriebskosten, die nicht im Katalog aufgezählt werden, müssen nach wie vor gesondert im Mietvertrag vereinbart werden.

Falls sich Mieter und Vermieter im Mietvertrag nicht auf die Umlage von Betriebskosten geeinigt haben, sondern eine Inklusivmiete bzw. eine Betriebskostenpauschale beschließen, kann der Vermieter keine weiteren Betriebskosten auf seine Mieter umlegen. Unter keinen Umständen können Vermieter Instandhaltungs- oder Verwaltungskosten auf Mieter umlegen. Diese sind zwar Teil der Nebenkosten, aber nicht Teil der umlegbaren Betriebskosten.

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Fristen der Betriebskostenabrechnung

Die Abrechnung muss sich auf einen Zeitraum von zwölf Monaten beziehen, der allerdings nicht unbedingt einem Kalenderjahr entsprechen muss. Für den Fall, dass ein Mieter unterjährig aus einer Wohnung auszieht, muss das durch einen verkürzten Nutzungszeitraum in der Abrechnung berücksichtigt werden.

Um die Abrechnung fristgerecht zuzustellen, muss die Betriebskostenabrechnung mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt sein. Schafft es der Vermieter nicht, die Abrechnung innerhalb dieser zwölf Monate zu erstellen, können nachträglich keine Nachforderungen an den Mieter gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter auch keine Korrekturen an der Abrechnung mehr vornehmen.

Steht dem Mieter eine Rückzahlung von zu viel gezahlten Betriebskosten zu, sollte er das Geld in der Regel zeitnah zurückerhalten. Ausnahmen davon müssen vorab vertraglich vereinbart werden. Hat der Vermieter nach 30 Tagen noch immer keine Zahlung geleistet, ist er im Zahlungsverzug. Eine Nachzahlung des Mieters muss er ebenfalls innerhalb von 30 Tagen beglichen werden, damit er nicht in Zahlungsverzug kommt.

Zu den wichtigsten Fristen gehört die Widerspruchsfrist. Sie ist vor allem für Mieter von großer Bedeutung. Während der Widerspruchsfrist hat er das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und im Fall von Fehlern Widerspruch einzulegen. Damit der Mieter die Nebenkostenabrechnung prüfen kann, muss der Vermieter ihm auf Wunsch die Möglichkeit zur Einsicht in die Belege und Rechnungen geben.

Im Zusammenhang mit einem Widerspruch sollte eine eventuelle Nachzahlung nur unter Vorbehalt und mit dem Recht zur Rückforderung erfolgen. Es ist auch möglich, eine Teilzahlung der Nachforderungen vorzunehmen. Über eine Teilzahlung sollte der Mieter den Vermieter allerdings informieren, damit Missverständnisse ausgeschlossen sind.

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