Abrechnungsfrist: An Silvester kommt die Betriebskostenabrechnung zu spät

  • Ist der 31.12. der letzte Tag der Abrechnungsfrist, dann ist eine Zustellung der Betriebskostenabrechnung am Silvesterabend nicht fristgemäß.
  • Bei der Zusendung an den Anwalt des Mieters am Silvesterabend kann ebenfalls nicht von einer rechtzeitigen Zustellung ausgegangen werden.
  • Kommt die Abrechnung am letzten Tag der Frist, dann muss sie so zugestellt werden, dass der Mieter sie noch zur Kenntnis nehmen kann.

Der Vermieter hat grundsätzlich zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums Zeit, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen und sie dem Mieter zukommen zu lassen. Von wann bis wann der Abrechnungszeitraum geht, kann der Vermieter selbst festlegen. Doch in den meisten Fällen entspricht der Abrechnungszeitraum für die Betriebskostenabrechnung dem Kalenderjahr. Der letzte Tag, an dem der Vermieter die Abrechnung also theoretisch noch zustellen könnte, ist Silvester ein Jahr später. Geht der Abrechnungszeitraum z.B. vom 1.1.2016 bis 31.12.2016, dann hat der Vermieter bis zum 31.12.2017 Zeit, seinen Mietern eine Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen.

Die Gerichte haben sich jedoch immer wieder mit der Frage befassen müssen, ob eine an Silvester am späten Nachmittag oder sogar abends zugegangene Nebenkostenabrechnung noch fristgerecht zugestellt wurde.

Fax und Post am Silvesterabend kommen zu spät

In einem Fall vor dem Amtsgericht Köln wurde verhandelt, ob ein Zugang der Abrechnung noch fristgerecht ist, wenn sie am 31.12. abends beim Anwalt der Mieterin in den Briefkasten geworfen wird. Nein, sagte das Gericht. Es ist an Silvester wohl nicht davon auszugehen, dass eine Anwaltskanzlei zu diesem Zeitpunkt noch besetzt ist. Damit ist die Abrechnung in diesem Fall erst am nächsten Werktag und somit zu spät zugestellt worden.

Selbiges gilt im Übrigen für Faxe. In einem weiteren Fall vor dem Amtsgericht Köln wurde darüber gestritten, ob eine Faxsendung an den Anwalt des Mieters am Abend des 31.12. fristgemäß ist oder nicht. Auch das verneinte das Gericht. Wieder wurde argumentiert, dass nicht davon ausgegangen werden kann, dass eine Anwaltskanzlei am Silvesterabend arbeitet. Auch die Tatsache, dass das Fax auf Empfang gestellt war, reicht nicht aus, um anzunehmen, dass die Abrechnung beim Mieter angekommen ist.

Um Abrechnungsfrist einzuhalten, muss der Mieter die Sendung zur Kenntnis nehmen

Sogar ein Einwurf in den Hausbriefkasten des Mieters durch den Vermieter selbst ist unter Umständen nicht ausreichend. Vor dem Landgericht Waldshut-Tiengen stritten Mieter und Vermieter darum, ob ein Einwerfen der Abrechnung um 17.00 Uhr an Silvester noch rechtzeitig gewesen sei. Auch hier urteilte das Gericht im Sinne des Mieters. Dieser hatte nachmittags um drei das letzte Mal seinen Briefkasten geleert und so die Nebenkostenabrechnung erst am Tag darauf gesehen. Der Vermieter hätte nicht davon ausgehen können, dass der Mieter die Abrechnung noch rechtzeitig erhält, sagte das Gericht. Die Abrechnung war somit außerhalb der Abrechnungsfrist zugegangen.

Grundsätzlich gilt, dass eine Betriebskostenabrechnung erst dann als zugestellt gilt, wenn der Adressat sie noch innerhalb der Abrechnungsfrist zur Kenntnis genommen hat. Der Vermieter kann nicht davon ausgehen, dass das der Fall ist, wenn nicht ausreichend sichergestellt ist, dass der Mieter die Sendung auch tatsächlich am fraglichen Tag abholt oder anderweitig entgegennimmt. So reicht es zum Beispiel auch nicht aus, dass ein Zettel im Briefkasten vorgefunden wird, dass die Sendung auf der Post abzuholen ist. Damit gilt die Sendung nicht als zugestellt. Die Nebenkostenabrechnung gilt außerdem nicht als fristgemäß zugestellt, wenn sie innerhalb der Abrechnungsfrist abgeschickt wurde. Sie muss innerhalb der Frist beim Mieter ankommen. Auch wenn strittig ist, ob eine Zustellung an Silvester vormittags vielleicht doch noch ausreicht, so ist bei einer Zustellung abends zumindest nicht davon auszugehen. Kommt die Abrechnung zu spät, also erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist, dann kann der Vermieter auch keine Nachzahlung mehr verlangen.