Abrechnungsfrist versäumt? – Wann Vermieter keine Schuld trifft

Wenn es um die pünktliche Zustellung der Nebenkostenabrechnung geht, gibt es klare Vorschriften. Zum einen ist der Abrechnungszeitraum zu beachten, also die Zeitspanne, für welche die Nebenkosten berechnet werden. Diese beträgt 12 Monate, danach beginnt die Abrechnungsfrist. Innerhalb dieser Frist von ebenfalls zwölf Monaten muss der Vermieter dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zustellen. Erhält der Mieter diese nicht rechtzeitig, kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr geltend machen. Doch es gibt Ausnahmen. Erfahren Sie, in welchen Fällen der Vermieter eine verspätete Zustellung der Nebenkostenabrechnung nicht verantworten muss.

Vermieter verschuldet Verspätung nicht

Grundsätzlich gilt: Der Vermieter kann bei einer verspäteten Zusendung der Nebenkostenabrechnung weiterhin etwaige Nachzahlungen einfordern, wenn die Abrechnungsfrist nicht durch eigenes Verschulden versäumt wurde. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn dem Vermieter der Grundsteuerbescheid erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist zugestellt wird. Es besteht ebenso die Möglichkeit, dass das Energieversorgungsunternehmen seine Abrechnung erst verspätet übersendet. Weiterhin kann der Vermieter eine Nachzahlung verlangen, wenn die Zustellung nicht rechtzeitig erfolgt, weil der Mieter umgezogen ist, ohne eine neue Adresse anzugeben. Unter Umständen muss der Vermieter das Verstreichen der Abrechnungsfrist auch dann nicht verantworten, wenn es zu Problemen oder Ausfällen mit der elektronischen Datenverarbeitung kommt. Diese müssen allerdings unvorhersehbar geschehen und mit zumutbaren Maßnahmen nicht behebbar sein.

Wird die Abrechnungsfrist durch Verschulden sogenannter Erfüllungsgehilfen versäumt, trägt dennoch der Vermieter die Verantwortung. Erfüllungsgehilfen sind dritte Personen, die der Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beauftragt. Dazu gehören zum Beispiel Messdienstfirmen oder Wohnungsverwalter. Handelt es sich jedoch um WEG-Hausverwalter und der Vermieter besitzt eine Eigentumswohnung, die er vermietet, so muss er in diesem Fall eine versäumte Abrechnungsfrist nicht verantworten, da WEG-Hausverwalter nicht zu den Erfüllungsgehilfen zählen.

Postzugang und Nachberechnungsfrist

Die Abrechnungsfrist ist dann eingehalten, wenn die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach dem entsprechenden Abrechnungszeitraum beim Mieter eingeht. Entscheidend ist hierbei der Tag, an dem die Abrechnung bei Mieter vorliegt, nicht der Tag, an dem der Vermieter die Übersendung bei der Post in Auftrag gibt. Dass es zu Verzögerungen auf dem Postweg kommen kann, muss der Vermieter mit einberechnen. Nur in Ausnahmefällen, die nicht vorhersehbar sind, hat er die verspätete Zustellung nicht zu verantworten. Für den Fall, dass das Verstreichen der Abrechnungsfrist nicht durch Verschulden des Vermieters erfolgt ist, gibt es eine Nachberechnungsfrist von drei Monaten. In dieser Zeit kann der Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellen und gegebenenfalls Nachzahlungen verlangen. In jedem Fall aber gilt: Der Vermieter muss nachweisen, dass die verspätete Zustellung nicht durch ihn verursacht wurde.