Nebenkostenabrechnung

Nebenkostenabrechnung - MINEKO Nebenkosten

Die Nebenkosten sind ein weiterer regelmäßiger Kostenfaktor, der neben der Kaltmiete für eine Wohnung entsteht und vom Mieter berücksichtigt werden musst. Diese Kosten, die jährlich abgerechnet werden, sind in Form einer Vorauszahlung monatlich an den Mieter zu entrichten. Wie sich diese Kosten zusammensetzen und welche Recht und Pflichten Mieter und Vermieter dabei haben und warum immer wieder Fehler in der Rechnung auftauchen, erfahren Sie hier.

Was sind Nebenkosten und Betriebskosten

Der Begriff Nebenkostenabrechnung ist die gebräuchliche Bezeichnung für die BetriebskostenabrechnungDie Betriebskosten sind jene Kosten, die dem Besitzer einer Immobilie durch die Bewirtschaftung eines Grundstücks bzw. Gebäudes laufend entstehen. Wird die Immobilie vermietet, kann der Besitzer diese Kosten als Vermieter gegenüber seinen Mietern geltend machen, sofern dies im Mietvertrag vereinbart wird. Betriebskosten umfassen demnach die Kosten, die der Vermieter auf den Mieter umlegen darf. Nebenkosten hingegen beinhalten neben den Betriebskosten auch die Kosten, die nicht auf den Mieter umgelegt werden können.

Nebenkosten im Mietvertrag

Wird dagegen eine Umlage der Nebenkosten  vertraglich vereinbart, so können diese dem Mieter entweder in Form einer Pauschale oder einer Vorauszahlung in Rechnung gestellt werden, die zur monatlichen Grundmiete (auch: Netto- oder Kaltmiete genannt) hinzukommen. Im Gegensatz zur Pauschale erfordert die Vorauszahlung einmal jährlich eine Rechnungslegung vonseiten des Vermieters. Diese Nebenkostenabrechnung muss sich auf einen Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten beziehen, dessen Beginn flexibel festgesetzt werden kann. (Der Abrechnungszeitraum muss also keineswegs zwangsläufig dem Kalenderjahr entsprechen.)

Enthält der Mietvertrag keine Regelung bzgl. der Betriebskosten, hat der Vermieter auch keinerlei Anrecht auf eine Erstattung. (Man spricht in diesem Fall von einer sogenannten Brutto- oder Inklusivmiete.)

Formale Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung

Ist die Umlage der Betriebskosten in Form einer Abschlags- bzw. Vorauszahlung vertraglich beschlossen, muss der Vermieter eine ordnungsgemäße (d. h. der Betriebskostenverordnung entsprechende) Nebenkostenabrechnung erstellen, die eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben aufführt, welche innerhalb des Abrechnungszeitraums entstanden sind. Der Gesetzgeber sieht vor, dass die Abrechnung mindestens die folgenden Angaben enthält:

  • eine Aufstellung der Gesamtkosten mit erkennbarer Darstellung aller Betriebskostenpositionen, getrennt nach Betriebskostenarten
  • die Angabe und Erläuterung der zugrunde liegenden Verteilerschlüssel sowohl für das gesamte Mietobjekt als auch für die einzelne Mieteinheit
  • die Berechnungsgrundlage für den jeweiligen Mieteranteil an den gesamten Nebenkosten
  • den Abzug der tatsächlich durch den Mieter geleisteten Abschlagszahlungen des Mieters

Darüber hinaus formuliert die Betriebskostenvereinbarung den  Anspruch, dass die Abrechnung so klar und übersichtlich erstellt sein muss, dass ein durchschnittlich juristisch und betriebswirtschaftlich gebildeter Mensch sie ohne Hilfe rechnerisch nachvollziehen kann. In der Praxis wird dieser Anspruch teilweise nur unzureichend umgesetzt.

Umlagefähigkeit von Nebenkosten

Wie die Definition der Betriebskosten bereits nahelegt, sind nicht alle Nebenkosten, die dem Vermieter bei der Bewirtschaftung seiner Immobilie entstehen, auch umlagefähig. Einige Posten, etwa Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten, dürfen dem Mieter nicht über die Nebenkostenabrechnung in Rechnung gestellt werden, weil sie bereits mit der Grundmiete abgegolten werden. Auch umfasst die Definition der Betriebskostenvereinbarung nur laufende Kosten als Betriebskosten (vgl. BetrKV § 1, Abs. 1). Einmalig auftretende Kosten sind nicht umlagefähig. Zu den wichtigsten umlegbaren Nebenkosten gehören Kosten für:

  • Heizung und Warmwasserbereitung
  • Wasserversorgung
  • Grundsteuer und andere laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
  • Entwässerung (Kanalgebühren)
  • Straßenreinigung bzw. Müllabfuhr
  • Sonstige Betriebskosten

Die Betriebskostenvereinbarung führt noch einige weitere Posten auf, die im Zuge der Betriebskostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden können. Jedoch ist auch diese Aufzählung als demonstrative (d. h. nicht abschließende) zu verstehen.

Der Punkt „Sonstige Betriebskosten“ ist jedoch der Einzige, der explizit im Mietvertrag ausgeführt werden muss. Will der Vermieter dem Mieter Nebenkosten auf den Mieter umlegen, die nicht in der Betriebskostenverordnung aufgelistet sind, muss er diese gesondert vereinbaren. Sonstige Betriebskosten können z.B. Betriebskosten für eine Sauna, oder eine regelmäßig Reinigung von Dachrinnen sein, sofern sie vorher im Mietvertrag genau benannt wurden. Ein Verweis auf „Sonstige“ ist unzulässig.

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Wenden Sie sich einfach für ein kostenloses Erstgespräch an unsere Rechtsexperten. Sie erreichen uns unter 030 588 494 54

Nebenkostenabrechnung: Wichtige Fristen

Der Gesetzgeber gesteht dem Vermieter einen Zeitraum von zwölf Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode zu, innerhalb dessen er berechtigt ist, seinem Mieter die Abrechnung der Nebenkosten zukommen zu lassen. Der Vermieter muss nachweisbar Sorge dafür tragen, dass die Abrechnung beim Mieter innerhalb der Frist eingeht. Das alleinige Abschicken der Abrechnung ist nicht ausreichend.

Ebenso darf der Vermieter seine Abrechnung noch zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums korrigieren. Danach endet seine Korrekturfrist.

Nach dem Erhalt der Nebenkostenabrechnung muss eine Nachforderung, die ggf. vom Vermieter gestellt wird, innerhalb von 30 Tagen durch den Mieter beglichen werden. Die Zeitspanne, innerhalb derer der Mieter die Nebenkostenabrechnung anfechten kann, ist jedoch länger: Noch zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter das Recht Widerspruch einzulegen, selbst wenn die Nachzahlung bereits getätigt wurde.

Widerspricht der Mieter innerhalb der 12 Monate seiner Einspruchsfrist und nach Ablauf der Korrekturfrist des Vermieters, muss der Vermieter dem Mieter den Fehlbetrag in vollem Umfang zurückerstatten.

Hier finden Sie ausführliche Informationen zu den Fristen für die Nebenkostenabrechnung und eine visuelle Darstellung.

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen

Ein genereller Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ist nicht gültig. Werden strittige Punkte in der Abrechnung entdeckt, müssen diese im Widerspruchschreiben vom Mieter einzeln genannt und begründet werden mit der Bitte um Stellungnahme des Vermieters.

Recht auf Belegeinsicht

Hat ein Mieter den Verdacht, der Vermieter lege Kosten zu Unrecht oder in zu hohem Maße auf ihn um, so hat er das Recht, die Belege, welche der Abrechnung zugrunde liegen, beim Vermieter oder bei der vom Vermieter beauftragten Hausverwaltung einzusehen. Der Vermieter ist jedoch nicht dazu verpflichtet, einem Mieter die Belege zuzuschicken. Falls der Vermieter weit vom Mieter entfernt wohnt, kann der Mieter den Vermieter dazu auffordern, ihm die Belege als Kopie zuzuschicken. In diesem Fall muss der Mieter jedoch die Kosten für die Kopien tragen. Solange der Vermieter allerdings einem Mieter keine Einsicht in die Belege gewährt, ist dieser nicht zu einer ggf. in Rechnung gestellten Nachzahlung verpflichtet.

Häufige Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Gründe für Fehler in der Nebenkostenabrechnung sind sehr vielfältig von Nichtwissen bis hin zu Berechnungsfehlern wird die Abrechnung für den Mieter fehlerhaft erstellt. Die häufigste Fehlerquellen ist das Nichteinhalten von Fristen für das Erstellen und die Zustellung der Abrechnung. Aber auch falsche Verteilerschlüssel führen immer wieder dazu, dass Kosten falsch auf die Mieter verteilt werden. Das hat zur Folge, dass der Vermieter nachbessern muss. Auch die Heizkosten, deren Verteilung vom Gesetzgeber festgelegt wird, birgt Potential für Fehler. Hier müssen 50-70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden. Der Rest wird in der Regel nach Wohnfläche verteilt.

Die durch uns bisher geprüften Nebenkosten weisen eine Fehlerquote von 81% auf. Im Durchschnitt wurden über 200€ pro Abrechnung gespart.

Wie können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen lassen?

Nebenkostenabrechnungen sind rechtlich komplex und rechnerisch kompliziert. Die beste Möglichkeit ist daher, die Abrechnung von einem Experten prüfen zu lassen. Ob sich das lohnt, können Sie in unserem kostenlosen Schnell-Check in nur 2 Minuten herausfinden.

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