Gewerbe im Mietshaus: Auswirkungen auf die Nebenkostenabrechnung?

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Wenn in einem Mietshaus auch Gewerbeflächen vermietet werden, dann spricht man von sogenannter Mischnutzung oder gemischt genutzten Objekten. Mancher Mieter fragt sich, ob der Laden, Friseur oder die Arztpraxis im Haus sich irgendwie ungünstig auf die Höhe der Betriebskosten auswirkt – und ob er oder sie durch mögliche Mehrkosten zusätzlich belastet wird. Das kann der Fall sein, muss es jedoch nicht.

Bei der Mischnutzung stellt sich generell folgendes Problem: Gewerbe ist nicht gleich Gewerbe. Büro- und Lagerräume haben zum Beispiel nicht denselben Wasserverbrauch und produzieren nicht dieselbe Müllmenge wie etwa eine Kneipe oder ein Friseursalon. Es kann sogar sein, dass ein Büro wesentlich weniger Wasser verbraucht, als eine Wohnung. Denn die mögliche Benachteiligung durch eine Mischnutzung wirkt sich auch in die andere Richtung aus. Auch ein Gewerbe kann unter Umständen mit höheren Nebenkosten belastet werden, als es selbst verursacht.

Ein Vorwegabzug ist nur bei erheblicher Mehrbelastung nötig

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat in einem Urteil festgestellt, dass es zu einer erheblichen Mehrbelastung der Privatmieter durch das Gewerbe kommen muss, damit der Vermieter einen sogenannten Vorwegabzug vornehmen muss. Ein Vorwegabzug bedeutet, dass die Kosten für das Gewerbe herausgerechnet werden, bevor der Rest dann auf die nichtgewerblichen Mieter verteilt wird. Der BGH hat im Hinblick auf Privatmieter argumentiert, dass es bei der Umlage von Nebenkosten immer zu Ungenauigkeiten kommen kann, auch ohne Gewerbe im Haus. Er sah das Vorhandensein eines Gewerbes also nicht als Faktor, der in jedem Fall auf eine ungerechte Belastung der Mieter hinweist.

Eine Pflicht des Vermieters zu einem Vorwegabzug gibt es demnach nicht. Denn was eine erhebliche Mehrbelastung darstellt, ist nicht genau festgelegt. Es hat sich jedoch eingebürgert, dass Vorwegabzüge bei den Betriebskosten für Aufzüge, den Wasserkosten, den Versicherungs– und Müllkosten sowie der Grundsteuer vorgenommen werden, wenn es ein Gewerbe im Haus gibt.

Die Wasserkosten können bei einem Vorwegabzug durch einen Zwischenzähler erfasst werden. Der BGH hat erklärt, dass der Vorwegabzug in einem solchen Fall nach der Differenzmethode durchgeführt werden kann. Das bedeutet, dass der Verbrauch der Privatmieter und des Gewerbes nicht mit jeweils eigenen Zählern erfasst werden muss, um dann getrennt abgerechnet zu werden. Es reicht, wenn der Verbrauch des Gewerbes durch einen sogenannten Zwischenzähler erfasst wird und dieser Verbrauch dann von dem Gesamtverbrauch abgezogen wird. Der Rest – also die Differenz – wird dann auf die anderen Mieter verteilt.

Der Vorwegabzug muss in der Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar sein

Nimmt der Vermieter einen Vorwegabzug vor, muss er diesen allerdings nachvollziehbar gestalten. Die Nebenkostenabrechnung ist ansonsten formell unwirksam, urteilte das Amtsgericht Köln. Denn wie für alle Betriebskostenpositionen der Abrechnung gilt auch für einen Vorwegabzug, dass der Mieter ihn nachrechnen können muss. Alle Gesamtkosten müssen angegeben sein, auch wenn der Mieter nur einen Anteil davon zu zahlen hat. So müssen auch die Gesamtkosten angegeben werden, die vor dem Vorwegabzug bestanden und dann um die auf das Gewerbe entfallenden Kosten bereinigt wurden. Fehlen sie, kann der Mieter seinen Anteil nicht nachvollziehen und das hat eine formell unwirksame Nebenkostenabrechnung zur Folge.

Wenn der Vermieter allerdings keinen Vorwegabzug vornimmt und ein Mieter der Meinung ist, er werde durch erhöhte Kosten durch ein Gewerbe über Gebühr belastet, dann liegt die Beweislast bei ihm. Der Mieter muss also nachweisen, dass tatsächlich erheblich höhere Betriebskosten durch das Gewerbe entstehen und er diese mittragen muss, obwohl er sie nicht verursacht. Die Rechtsprechung ist der Meinung, dass der Mieter ja Belegeinsicht nehmen und so nachvollziehen kann, ob er vielleicht ungerechtfertigter Weise belastet wird oder nicht. Der Vermieter muss nicht schon von vornherein beweisen, dass es nicht zu einer Mehrbelastung der Privatmieter kommt. Sogar ein erheblicher Anteil an Gewerbe im Haus reicht nicht aus, um als Beweis für eine Mehrbelastung der Privatmieter zu gelten, urteilte der BGH.

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Wärmecontracting – die ausgelagerte Wärmeversorgung

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Die meisten Mietverträge enthalten eine Verpflichtung des Vermieters, die Wohnung des Mieters mit Wärme zu versorgen. In der Vergangenheit hat das bedeutet, dass der Vermieter eine Heizanlage im Haus betrieb, um die Wohnungen darin zu beheizen. Seit einiger Zeit lagern Vermieter jedoch die Wärmeversorgung immer wieder an Dritte aus. Dazu hat ein Vermieter grundsätzlich das Recht. Er kann seiner Verpflichtung, das Haus zu beheizen, auch dadurch nachkommen, dass er einen Dienstleister damit beauftragt – man spricht dann vom sogenannten Wärmecontracting.

Beim Wärmecontracting gibt es verschiedene Varianten. Zum einen gibt es die Möglichkeit, dass der Dienstleister mit den Mietern direkt einen Wärmeliefervertrag abschließt. Dieser Fall kommt in der Praxis jedoch selten vor, weil es für den Wärmelieferanten einen größeren administrativen Aufwand bedeutet, jeden einzelnen Mieter als Kunden zu verwalten. Bei einem Mieterwechsel müsste z.B. jedes Mal ein neuer Vertrag abgeschlossen werden.

Die andere Möglichkeit ist, dass der Dienstleister einen Vertrag mit dem Vermieter schließt. Das kann ein reiner Betreibervertrag sein, bei dem er die schon vorhandene Heizanlage des Vermieters übernimmt oder einer, bei dem er auch selbst eine neue Heizanlage installiert. Am häufigsten sind reine Betreiberverträge, bei denen der Dienstleister eine vorhandene Anlage betreibt, wartet und so ein oder mehrere Häuser mit Wärme versorgt. Es gibt außerdem die Variante, dass gar keine Anlage installiert wird, sondern der Dienstleister ein reiner Wärmelieferant ist, das heißt, dass er aus einer eigenen Anlage Fernwärme an die Mieter liefert.

Wärmecontracting wurde vom Gesetzgeber befördert, weil sich dieser dadurch Energieeinsparungen und mehr Kostentransparenz erwartet hat. Ein Dienstleister soll, ähnlich wie beim Müllmanagement, mit seinem Knowhow einen effizienteren Betrieb der Wärmeversorgung sicherstellen können. Alternativ sollten Vermieter, die nicht in eine moderne Heizanlage investieren können oder wollen, so die Möglichkeit bekommen, dass von einem Dienstleister erledigen zu lassen. Dabei stellte sich zunächst das Problem, dass im letzteren Fall Mieter nicht nur die reinen Energiekosten zahlen würden, sondern auch den Betrieb und die Wartung der Anlage sowie die Investitionskosten und den Gewinn des Betreibers.

Betriebskostenabrechnung und Heizkostenabrechnung bei Wärmecontracting

Deswegen hat der Gesetzgeber Beschränkungen und Bedingungen für die Einführung des Wärmecontracting benannt, wenn dieses bei laufenden Mietverträgen eingeführt werden soll. Bei Neuvermietungen hingegen ist es dem Vermieter freigestellt, wie und ob er Wärmecontracting nutzt. Bei laufenden Mietverträgen kann jedoch nur auf Wärmecontracting umgestellt werden, wenn erstens die Energieeffizienz erhöht und gleichzeitig sogenannte Kostenneutralität hergestellt wird. Das heißt, die Mieter dürfen nach der Umstellung nicht mehr für Wärme zahlen als sie vorher an Betriebskosten gezahlt haben. Denn grundsätzlich sind alle Kosten, die mit dem Wärmecontracting verbunden sind, als Betriebskosten auf den Mieter umlegbar. Allerdings nur, wenn die Voraussetzungen für eine Umstellung – Energieeffizienz und Kostentransparenz – erfüllt sind. Der Vermieter ist verpflichtet, einen Kostenvergleich anzustellen. Aus diesem muss hervorgehen, dass die Kosten sich nicht wesentlich erhöhen werden.

Ist die Wärme nach der Umstellung auf das Contracting teurer als die Betriebskosten vorher, dann kann der Vermieter nur die fiktiven Betriebskosten umlegen, die der Mieter ohne Wärmecontracting gezahlt hätte. Wärmecontracting muss also so effizient gestaltet werden, dass die Einsparungen bei der Energie die zusätzlich entstehenden Kosten für den Betrieb und die Wartung der Anlage sowie alle anderen Kosten aufwiegen.

Leider ist unklar, ob der Vermieter den Kostenvergleich nur einmal anstellen muss oder immer wieder. Muss er den Vergleich nur bei der Umstellung im ersten Jahr anstellen, dann kann es sein, dass Mieter in späteren Jahren mit Kosten belastet werden, die die fiktiven Betriebskosten übersteigen. Andererseits ist die ständige Anstellung des Kostenvergleichs dem Vermieter nicht zuzumuten. Hier muss die Rechtsprechung noch Entscheidungen treffen.

Für die Heizkostenabrechnung ändert sich durch die Nutzung von Wärmecontracting nicht viel. Der Vermieter ist nach wie vor verpflichtet, eine Abrechnung nach Heizkostenverordnung anzufertigen. Er muss dabei zunächst die Heizkosten auf die Mieter verteilen und sie dann gegen die jeweiligen Vorauszahlungen aufrechnen. Im zweiten Schritt – der eigentlichen Abrechnung – müssen eventuelle Reduzierungen, wie die Beschränkung auf die Höhe der fiktiven Betriebskosten, berücksichtigt werden. Der Vermieter muss allerdings auch den ersten Schritt – den durch die Heizkostenverteilung auf den Mieter entfallenden Anteil aufzeigen, auch wenn der Mieter am Ende weniger zahlen muss. Der Vermieter muss grundsätzlich keine Zustimmung des Mieters einholen, um auf Wärmecontracting umzustellen. Er muss die Umstellung jedoch drei Monate zuvor in Textform ankündigen.

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Die Müllschleuse in der Nebenkostenabrechnung

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Müllschleusen dienen der verbrauchsabhängigen Abrechnung des Mülls pro Person oder Haushalt. Mit ihrer Hilfe wird die genaue Menge an Müll gemessen, die ein Mieter oder eine Wohnung produziert. Jede Wohnung erhält dafür z.B. eine Chipkarte, die von der Mülltonne eingelesen wird und mit deren Hilfe am Ende des Jahres die eingeworfene Müllmenge genau einem Haushalt zugeordnet werden kann. Die Mieter haben so natürlich einen Anreiz, ihren Müll zu trennen und die Menge an Restmüll möglichst gering zu halten.

Vor einigen Jahren wurde die Müllschleuse explizit in die Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgenommen. Unter Punkt 8 wurden dort verschiedene Arten der Müllbeseitigung konkretisiert, die vorher nicht näher benannt waren. Neben Müllmengenerfassungsanlagen (Müllschleusen) wurden Müllkompressoren, Müllschlucker, Müllabsauganlagen – deren Betrieb und Kosten als umlagefähig benannt.

Die konkrete Ausgestaltung der Umlage auf die Mieter führte hier und da jedoch zu Klärungsbedarf. Der Bundesgerichtshof hat in einem Urteil vom April 2016 (VIII ZR 78/15) nun einige Grundsatzentscheidungen für die Berechnung und Umlage der verbrauchsabhängigen Müllmenge getroffen. Eine Mieterin verklagte ihre Vermieterin, weil diese zwar eine Müllschleuse angeschafft hatte, den Müll jedoch nicht komplett nach Verbrauch abrechnete. Die Vermieterin legte zunächst 30 Prozent nach Wohnfläche und die restlichen 70 Prozent Müll nach Verbrauch um. Sie entschloss sich dann jedoch, beim Verbrauchsanteil noch eine Mindestmenge zu berücksichtigen, die sich an den kommunalen Abfallgebühren orientierte. Die Kommunen geben eine Mindestjahresmenge pro Kopf an, die beim Müllverbrauch angesetzt wird.

Ansatz einer Mindestmenge erlaubt

Das Gericht entschied, dass das zulässig ist. Denn die Umlage und Abrechnung von Müll mittels einer Müllschleuse geschieht nicht nur auf Grundlage von Punkt 8 der Betriebskostenverordnung. Sie geschieht auch nach § 556 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Dort ist allgemein geregelt, nach welchem Schlüssel Betriebskosten umzulegen sind. Ist nichts Anderes vereinbart, geschieht das nach Wohnfläche. Wird jedoch ein konkreter Verbrauch erfasst – wie in diesem Fall die genaue Menge Müll, die ein Haushalt produziert – dann muss zwar nach Verbrauch umgelegt werden. Das Gesetz sagt aber auch, dass der Vermieter auch eine Abrechnung „ganz oder teilweise“ nach dem Verbrauch durchführen kann. Daraus schlussfolgerte der BGH, dass auch das Ansetzen einer Mindestmenge gerechtfertigt ist. Der Vermieter muss also nicht komplett nach Verbrauch abrechnen und hat einen gewissen Gestaltungsspielraum.

Er hat laut BGH außerdem das Recht, die Abrechnungsgrundlage zu ändern – und das nicht nur einmal. Wenn der Vermieter glaubt, die Art der Umlage neuen Gegebenheiten anpassen zu müssen, kann er das tun. Das geht jedoch nicht rückwirkend und der Vermieter muss die Umstellung den Mietern vor der nächsten Abrechnungsperiode schriftlich ankündigen.

Das Problem der Müllnomaden

Durch das Ansetzen einer Mindestmenge wird unter anderem ein zusätzlicher Anreiz für die Mieter geschaffen, ihren Müll nicht irgendwo anders abzuladen. Die Einführung von Müllschleusen hat nämlich zu einer neuen Problematik geführt – den sogenannten Müllnomaden oder dem sogenannten Mülltourismus. Das heißt, dass Mieter versuchen, ihren Müll nicht unter ihrer Chipkarte in der hauseigenen Müllschleuse zu entsorgen, sondern in anderen Objekten, in denen vielleicht der Zugang zu Mülltonnen möglich ist. Damit werden die Mieter anderer Häuser natürlich über Gebühr belastet. Vermieter solcher Objekte können dann im Übrigen nicht einfach die zusätzlichen Kosten auf die Mieter umlegen. Sollte das Problem bekannt sein, muss der Vermieter Maßnahmen ergreifen, dem Mülltourismus vorzubeugen – also etwa die Mülltonnen nur für Mieter des Hauses zugänglich machen.

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Heizkessel

Öltankreinigung in der Nebenkostenabrechnung

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In Bezug auf die Heizkostenabrechnung ist es oftmals fraglich, welche Kostenpositionen genau abgerechnet werden, wenn in der Nebenkostenabrechnung eine Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten erfolgt. So zählen zu den Heiznebenkosten unter anderem die Kosten für den Brennstoff, die Öllieferung oder die Erfassung des Verbrauchs. In der Vergangenheit gab es immer wieder Streit darüber, ob ebenso die Ausgaben für die Reinigung des Öltanks unter die umlagefähigen Nebenkosten fallen. MINEKO klärt, welche Voraussetzungen hierfür gegeben sein müssen, und ob diese bei der Öltankreinigung zutreffen.

Bewertung der Umlagefähigkeit

Damit die Öltankreinigung vom Mieter zu tragen ist, muss sie gemäß den Bestimmungen der Betriebskostenverordnung fortlaufend anfallen und dem Vermieter im Rahmen des bestimmungsmäßigen Gebrauchs der Heizungsanlage entstehen. Dies trifft auf die Öltankreinigung zu. Des Weiteren ist ihre Umlagefähigkeit in § 2 Nr. 4a der Betriebskostenverordnung festgehalten: „Betriebskosten … sind: die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage, hierzu gehören die Kosten … der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums,“. Auch der Bundesgerichtshof bestätigte in einem Urteil diese Annahme. Demnach ist die Reinigung nicht als Instandhaltungsmaßnahme zu betrachten, da deren Notwendigkeit nicht erst dann gegeben ist, wenn bereits eine Fehlfunktion oder ein Defekt in der Heizungsanlage vorliegt. Vielmehr dient Öltankreinigung der Aufrechterhaltung der Funktionstüchtigkeit, da diese beeinträchtigt ist, wenn die Maßnahme ausbleibt. So wird dadurch unter anderem die Verschlammung der Rohre vermieden. Daher handelt es sich eher um Wartung als um eine Instandhaltungsmaßnahme.

Ausnahmen

Es können jedoch Situationen auftreten, in denen die Öltankreinigung nicht als umlagefähige Betriebskosten über den Mieter abgerechnet werden können. Dies ist dann der Fall, wenn zum Beispiel die Innenwände neu beschichtet werden oder wenn der Tank mit Rostschutzfarbe gestrichen wird. Sollte eine Reinigung unbedingt notwendig werden, weil der Öltank so verschmutzt und verstopft ist, dass die Heizung ausfällt, dann handelt es sich wie bei den anderen Fällen um Instandhaltung, also Maßnahmen, welche einmalig anfallen und der Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit dienen. Diese Kosten hat allein der Vermieter zu tragen.

Turnus beträgt mehr als ein Jahr

Ein entscheidender und daher besonders strittiger Punkt ist die Frage, ob man von einem Kostenpunkt sprechen kann, der regelmäßig anfällt, auch wenn dies im Abstand von mehreren Jahren geschieht. So wird eine Öltankreinigung nur alle fünf bis sieben Jahre fällig. Eine Nebenkostenabrechnung wird dagegen im Jahresrhythmus erstellt. Dennoch erkennt der BGH auch diese großen Intervalle als regelmäßig an und knüpft damit an seine Rechtsprechung bezüglich der Reinigung von Dachrinnen und der Prüfung der Elektroanlage an. Der Vermieter muss die Kosten bei der Anfertigung der Betriebskostenabrechnung nicht zwangsläufig auf die entsprechenden Jahre verteilen. Es genügt, die Ausgaben für die Öltankreinigung in dem Jahr abzurechnen, in dem diese auch tatsächlich entstanden sind.

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Haus aus Geldscheinen und Münzen

Nebenkostenabrechnung nach Soll- oder Ist-Vorauszahlungen?

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Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung nach Ablauf des Abrechnungszeitraums muss der Vermieter die für die unterschiedlichen Positionen wie Grundsteuer, Müll oder den Hausmeister angefallenen Kosten aufführen und anhand der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen berechnen, ob die Abschläge die tatsächlich entstandenen Kosten decken. Wenn der Mieter mehr Vorauszahlungen geleistet hat als der Vermieter an Nebenkosten ausgegeben hat, so steht dem Mieter eine Gutschrift des Differenzbetrags zu. Reichen die Abschlagszahlungen nicht aus, so muss der Mieter den Unterschied als Nachzahlung begleichen. In der Vergangenheit kam es oftmals zu Rechtsstreitigkeiten darüber, ob in der Betriebskostenabrechnung Soll- oder Ist-Vorauszahlungen anzugeben sind. Was das ist, worin sich diese Formen unterscheiden und welche Regelungen die Vermieter beachten müssen, erläutert MINEKO im Folgenden.

Unterscheidung Soll- und Ist-Vorauszahlungen

Die Begriffe Soll-Vorauszahlungen und Ist-Vorauszahlungen sind danach zu differenzieren, ob die Bezahlung bereits erfolgt ist. Das bedeutet, bei Ist-Vorauszahlungen handelt es sich um die Beträge, welche der Vermieter bereits vom Mieter mit der monatlichen Warmmiete erhalten hat. Dagegen werden unter Soll-Vorauszahlungen diejenigen Abschläge gefasst, die zwar zwischen Mieter und Vermieter vereinbart sind, aber noch ausstehen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Mieter in Zahlungsverzug mit der Miete gerät und der Vermieter zum Ende der Abrechnungsperiode nicht alle Abschlagszahlungen verzeichnen kann. In der Nebenkostenabrechnung sollten jedoch die Ist-Vorauszahlungen aufgeführt werden, damit es für den Mieter nachvollziehbar ist, welche Zahlungen der Vermieter zugrunde legt.

Was passiert, wenn der Vermieter nach Soll-Vorauszahlungen abrechnet?

Laut der früheren Rechtsprechung war Angabe von Soll-Vorauszahlungen in der Betriebskosten- abrechnung nur zulässig, wenn der Vermieter für den betreffenden Abrechnungszeitraum keine Vorauszahlungen erhalten hat und diese einklagen musste. Lange trieb die Gerichte außerdem die Frage um, ob dieses Vorgehen einen formellen oder einen materiellen Fehler darstellt. Vor einigen Jahren entschied der Bundesgerichtshof, dass eine Abrechnung formell weiterhin ordnungsgemäß ist, wenn sie statt der geforderten Ist-Vorauszahlungen Soll-Vorauszahlungen enthält. Das heißt, ein etwaiger Nachzahlungsanspruch kann seitens des Vermieters weiterhin gefordert werden. Zudem kann der Mieter dann nicht von seinem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen. Allerdings ist dies als materieller Fehler einzustufen, den es zu berichtigen gilt. Die formelle Ordnungsgemäßheit bleibt durch diese fehlerhafte Angabe unberührt, unabhängig davon, ob der Mieter die Vorauszahlungen ganz, nur zum Teil oder überhaupt nicht geleistet hat.

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Betriebskostenabrechnung mit Kuli

Umlage nach Personenmonaten

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Wenn es um die Wahl des Verteilerschlüssels geht, nach dem der Vermieter die anfallenden Nebenkosten auf die einzelnen Mieter umlegt, stehen ihm verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Als Verteilerschlüssel können beispielsweise die Wohnfläche, die Personenanzahl, Mieteigentumsanteile oder auch Wohneinheiten dienen. Welcher Verteilerschlüssel bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung angewandt wird, ist im Mietvertrag festgelegt. Wenn nichts vereinbart ist, gilt automatisch die Wohnfläche. Im Folgenden stellen wir eine weitere Option vor, die Nebenkosten verteilen: die Personenmonate bzw. Personentage.

Was sind Personenmonate?

Wenn als Verteilerschlüssel Personenmonate verwendet werden, dann wird die Anzahl der Personen, die eine Wohnung bewohnen ins Verhältnis zu den restlichen Hausbewohnern gesetzt. Hinzu kommt der Zeitaspekt, da bei Personenmonaten auch berücksichtigt wird, wie lange die Mieter das Mietobjekt bewohnen. Die Anzahl der Bewohner wird mit der Anzahl der Monate multipliziert. Bei Personentagen erfolgt die Rechnung dementsprechend mit der Anzahl der Tage, während derer die Mieter sich in der Wohnung aufhalten. So gelten für einen Mieter, der während des gesamten Abrechnungszeitraums allein wohnt, 12 Personenmonate oder 365 Personentage. Bei zwei Mietern verdoppeln sich die Angaben entsprechend. In der Nebenkostenabrechnung werden dann die gesamten Personenmonate aufgeführt. Wenn jedoch unterjährig Ein- oder Auszüge stattfinden, muss das in der Rechnung berücksichtigt werden. Zieht der Lebensgefährte beim Mieter zum 01.04. ein (für den Fall, dass der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr entspricht), so sind in der Abrechnung schließlich 21 Personenmonate anzugeben.

Welche Vor- und Nachteile hat die Umlegung nach Personenmonaten

Der Sinn hinter der Verteilung der Kosten nach Personentagen bzw. -monaten liegt darin, dass der Fakt, dass mehr Personen einen höheren Verbrauch verursachen, Berücksichtigung findet. Über den Zeitaspekt der Nutzungstage sollen die verschiedenen Verbräuche der einzelnen Bewohner Beachtung finden. Es wird betont, dass für die Ermittlung der Monate bzw. Tage nicht die Registrierung beim Einwohnermeldeamt maßgeblich ist, sondern die tatsächliche Nutzung durch den Mieter, wobei Besuch nicht mitgerechnet wird, selbst bei längerem Aufenthalt. Da dieser Umstand für Vermieter oft einen hohen Aufwand verursacht, kann er mit den Mietern vereinbaren, dass die Registrierung als Orientierungspunkt gewählt wird. Doch nicht nur dieser Aspekt stellt für Vermieter einen Nachteil dar, wenn sie sich für eine Umlegung nach Personenmonaten entscheiden. So ist dieser Verteilerschlüssel per se mit großem Aufwand für den Vermieter verb unden, da dieser stets kontrollieren muss, wie viele Personen sich wie lang im Mietobjekt aufgehalten haben, da jeder Ein- bzw. Auszug neue Zahlen verursacht. Eine Umlage nach Personenmonaten muss zudem ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart worden sein. Um den formellen Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung zu genügen, reicht es aus, dass der Vermieter in der Abrechnung den Verteilerschlüssel Personenmonate oder Personentage benennt. Es ist nicht erforderlich, mitzuteilen, mit wie vielen Personen und welchem Zeitraum gerechnet wurde.

Nebenkostenabrechnung mit Kuli und PC

Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aufgebaut sein?

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In einer Vielzahl von Prüfungen konnten die Experten von MINEKO feststellen, dass Vermietern und Abrechnungsfirmen bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen immer wieder gravierende Fehler unterlaufen, welche sowohl formeller als auch materieller Natur sein können. In einigen Fällen sind die Abrechnungen unvollständig und enthalten somit nicht alle Bestandteile, die eine Betriebskostenabrechnung aufweisen muss. Daher informieren wir im Folgenden über den grundsätzlichen Aufbau und die Elemente, die in einer Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden sollten.

Das Anschreiben

Für Mieter ist vor allem von Interesse, ob ihnen nach Abrechnung der Nebenkosten ein Guthaben zusteht oder ob sie eine Nachzahlung leisten müssen. Diese Information findet sich üblicherweise bereits zu Beginn einer Betriebskostenabrechnung im Anschreiben des Vermieters, mit welchem er die Mieter über die erfolgte Abrechnung informiert und das Gesamtergebnis für den jeweiligen Mieter ausweist. Des Weiteren müssen folgende Punkte in einem solchen Anschreiben vermerkt sein:

  • Abrechnungsdatum
  • Mietvertragsnummer
  • Abrechnungszeitraum
  • Mietobjektnummer
  • Adresse des Mietobjekts inklusive Wohngeschoss

Abrechnung der kalten Betriebskosten

Unter die sogenannten kalten Betriebskosten fallen all diejenigen Kostenpositionen, welche nicht die Heizkosten inklusive Warmwasser betreffen. Eine Aufstellung dieser Positionen ist ein essenzieller Bestandteil einer Nebenkostenabrechnung. Hierbei müssen die jeweiligen Gesamtkosten für die einzelnen Positionen aufgelistet werden. Im Anschluss müssen die Kosten auf den einzelnen Mieter verteilt und so dessen Anteil an den Gesamtkosten ermittelt werden. Dies geschieht über die Verwendung von Verteilerschlüsseln. Hierbei muss sowohl der Gesamtverteiler (z.B. Wohnfläche des gesamten Hauses) als auch der Einzelverteiler (z.B. Wohnfläche des jeweiligen Mieters) angegeben werden. Die Aufstellung der kalten Betriebskosten kann tabellarisch erfolgen, um dem Mieter einen besseren Überblick über den Rechenweg zu verschaffen.

Heizkostenabrechnung

Alle Positionen, die den warmen Betriebskosten zugeordnet werden, erscheinen mitunter in einer separaten Heizkostenabrechnung, welche häufig von externen Abrechnungsfirmen erstellt wird. In dieser werden ebenso wie bei den kalten Betriebskosten die Gesamtkosten für jede Position aufgeführt und die Errechnung des Kostenanteils des betreffenden Mieters mithilfe der Verteilerschlüssel. Hierbei gilt es jedoch, zu beachten, dass bei den Heiz- und Warmwasserkosten eine Aufteilung nach Grund- und Verbrauchskosten erfolgt. Nach welchen Maßstäben diese Verteilung vorgenommen werden muss, ist in der Heizkostenverordnung geregelt. Sind alle genannten Bestandteile in einer Nebenkostenabrechnung enthalten, so ist dies noch keine Garantie dafür, dass diese fehlerfrei ist. Wenn Sie sich unsicher darüber sind, ob Ihre Betriebskostenabrechnung korrekt ist, so können Sie diese bei MINEKO prüfen lassen.

überfüllte Mülltonne

Müll in den Betriebskosten

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Viele Menschen kennen das Problem, wenn die Mülltonnen so voll sind, dass man seinen eigenen Abfall nicht mehr entsorgen kann. Dann steht er in oder vor der eigenen Wohnung, stinkt vor sich hin und man wartet, bis die Tonnen entleert werden. Viele Mieter, die dieses Problem kennen, wohnen in einem Mehrfamilienhaus.

Was ist die Pflicht des Vermieters?

Der Vermieter hat die Pflicht, für eine ordnungsgemäße Beseitigung des Mülls zu sorgen. Diese Kosten sind regelmäßig und gelten als Nebenkosten, die auf den Mieter, wenn es dementsprechend vereinbart wurde, umgelegt werden dürfen. Die Müllabfuhrgebühren bekommt der Vermieter selbst als Rechnung von der Gemeinde oder einem Privatunternehmen zugestellt. Mieter tragen hierbei nicht nur die Kosten für die Müllabfuhr, sondern ebenfalls auch für den Sperrmüll. Da der Mieter die Abfallkosten verursacht, ist die Umlage auch gerechtfertigt.
Die einzelnen Kostenpositionen der Müllbeseitigung sind in der Betriebskostenverordnung namentlich gelistet. Die Aufzählung ist jedoch beispielhaft und somit können weitere Kosten, welche nicht genau genannt sind auf den Mieter umgelegt werden, zum Beispiel die Reinigung der Müllbehälter. Das ist noch nicht alles, denn auch anfallende Nebenkosten wie Strom und Wasser für Müllkompressoren, Müllschlucker, Müllabfuhranlagen, Müllmengenerfassungsanlagen und der Müllberechnung und Aufteilung dürfen vom Vermieter umgelegt werden. Kurz gesagt, die Betriebskosten zu den Betriebskosten.

Die Mülltonnen laufen über

Gehen die Mülltonnen nicht mehr zu, ist die Stadtreinigung berechtigt, den überschüssigen Abfall einfach liegen zu lassen. Der Gestank ist vor allem im Sommer nicht unerheblich. Für keinen ist das eine befriedigende Situation. Ist das ein Dauerzustand, gesteht der Vermieter dem Mieter nicht genügend „Platz“ für seine Müllentsorgung zu. Das wiederum ist ein Grund für den Mieter, seine Miete zu mindern. Denn in den Standard-Mietverträgen, ist die Müllentsorgung in den Nebenkosten enthalten.

Wie viele Abfalltonnen müssen aufgestellt werden?

Es gibt keine eindeutige gesetzliche Regelung, welche dem Vermieter vorschreibt, wie viele Abfallbehälter er zur Verfügung zu stellen hat. Es ist daher seine Pflicht, dafür zu sorgen, so viele Tonnen bereit zu stellen, dass jeder Mieter seinen Müll entsorgen kann.
Das bedeutet, dass der Vermieter regelmäßig prüfen muss wie die Müllsituation ist. Nur so können die Nebenkosten für die Abfallentsorgung sowohl für Mieter als auch Vermieter adäquat sein. Es gilt somit, sich nach der tatsächlichen Notwendigkeit zu richten und nicht nach Richtwerten, die von einem Entsorgungsunternehmen stammen. Die Mietparteien ändern sich im Laufe der Zeit und so ist es auch nur normal, wenn die Müllkapazitäten sich ebenfalls ändern. Eine Überversorgung ist genauso unnötig wie eine Unterversorgung.

Es ist normal, dass nicht jeder Mieter die gleiche Menge an Abfall produziert. Dennoch besteht für Mieter mit geringem Müllaufkommen kein Anspruch auf eine Änderung des Umlagemaßstabes.

Die Bequemlichkeit mit dem Sperrmüll

Sperrmüll in der NebenkostenabrechnungDa der Sperrmüll mit zu den Müllabfuhrkosten zählt, wird eine kostenpflichtige Abholung auf alle Mieter umgelegt. Auch wenn es nur eine Mietpartei war, welche ihren Sperrmüll unberechtigt auf der Gemeinschaftsfläche abgestellt hat. Wenn der Vermieter jedoch weiß, welcher Mieter für den produzierten Sperrmüll verantwortlich ist, bildet das natürlich eine Ausnahme. Dann ist er berechtigt, nur von diesem Mieter die Entsorgungskosten zu verlangen.

 

Nebenkostenabrechnung - Vermieter ist zur Nachvollziehbarkeit verpflichtet

Nachvollziehbarkeit einer Nebenkostenabrechnung

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Wenn die jährliche Post vom Vermieter kommt, beginnt für viele Mieter ein kleiner Kampf. Natürlich ist zunächst am wichtigsten, ob es sich um eine Nachzahlung handelt. Nach dem ersten Schock, oder auch der Erleichterung, beginnt man mit der Sichtung der Posten. Genau das wird oftmals zu einer Tabellen- und Daten-Odyssee, von der sich die meisten anfangs erschlagen fühlen. Unübersichtlich und nicht nachvollziehbar – so stellt sich die Betriebskostenabrechnung oftmals dar. Dabei ist die Nachvollziehbarkeit ein wesentlicher Faktor für die Gültigkeit der Abrechnung. Es lohnt sich also zu prüfen, ob die Forderung wirklich schlüssig und nachvollziehbar gestellt ist.

Verweigerung der Nachzahlung wegen mangelnder Nachvollziehbarkeit

Die Nachvollziehbarkeit der Nebenkosten gehört laut Betriebskostenverordnung zu den grundlegenden formellen Anforderungen an eine Abrechnung. Neben falschen Abrechnungsfristen und Abrechnungszeiträumen kann eine unverständliche Rechnung ein Grund sein, eine etwaige Nachzahlungsforderung zu verweigern und eine neue, korrigierte Abrechnung vom Vermieter zu verlangen.
Diese Möglichkeit hat der Mieter allein bei formellen Fehlern einer Nebenkostenabrechnung. Bei inhaltlichen Fehlern bleibt ihm bei Zweifeln oft nur eine Zahlung unter Vorbehalt.

Wann ist meine Abrechnung nachvollziehbar?

Gebot der Nachvollziebarkeit in der NebenkostenabrechnungDa Nachvollziehbarkeit oft subjektiv ist, ist natürlich gesetzlich geregelt, welche Kriterien eine Abrechnung erfüllen muss, um als nachvollziehbar zu gelten. Dabei spielen zwar Faktoren wie Klarheit und Übersichtlichkeit eine Rolle, wichtig um eine Rechnung wegen mangelnder Nachvollziehbarkeit anzufechten, ist aber vor allem die gedankliche und rechnerische Komponente. Im Prinzip geht es darum, dass ein Mieter aufgrund der vorhandenen Zahlen und Gegebenheiten rechnerisch auf das gleiche Endergebnis kommen kann wie der Vermieter. Dabei wird per Gesetz vorausgesetzt, dass man dazu weder juristische noch betriebswirtschaftliche Kenntnisse benötigt. Jedoch kann eine Einsichtnahme in die Detailrechnungen, auf denen die Werte in der Abrechnung basieren, von Nöten sein.

Ein Beispiel für Probleme bei der Nachvollziehbarkeit

Konkret ist dies nicht mehr möglich, wenn dem Mieter durch die Abrechnung nur die übergeordneten Kosten genannt werden und nicht, wie diese sich zusammensetzen und welche Teilkosten hier zusammengefasst werden. Als Beispiel kann in der Abrechnung der Punkt „Öffentliche Lasten“ auftauchen. Nimmt der Mieter aber Einsicht in die Nebenkosten, so kann er den Punkt keiner spezifischen Rechnung zuordnen, da sich die öffentlichen Lasten unter anderem aus Grundsteuer oder Verbandszahlung zusammensetzen. Der Vermieter muss demnach unter dem Punkt „Öffentliche Lasten“ schlüssig darlegen, dass sich die Kosten aus den Einzelkosten von „Grundsteuer“, „Verbandszahlung“, etc. zusammensetzen. Erst auf diese Weise wäre es dem Mieter möglich, auf das gleiche rechnerische Ergebnis wie der Vermieter zu kommen.

Ein weiterer verbreiteter Störfaktor sind unterschiedliche Verteilerschlüssel in der Abrechnung. An sich muss sich der Vermieter an den im Mietvertrag festgelegten Schlüssel halten. Sind dort keine Angaben gemacht worden, liegt die Wahl des Verteilerschlüssels oftmals beim Vermieter. Jedoch verpflichtet er sich, sich durch die Wahl keinen finanziellen Vorteil zu verschaffen. Änderungen des Schlüssels sind aber vom Vermieter zu erläutern, damit sie nachvollziehbar berechnet werden können.

 

Hand eines Portiers mit einer Hotelglocke

Concierge in den Nebenkosten

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In vielen betuchteren Wohnanlagen ist er bereits Gang und Gebe – der Concierge.

Auch oft als Doorman oder Pförtner bezeichnet, dient er vornehmlich als Rezeptionist und Mieterhilfe.

Ursprünglich war der Concierge im Mittelalter der Hüter des Tores einer Burg. Dort wurde der Begriff auch mannigfaltig verwendet. Teilweise betitelte man auch spätere Gefängniswärter als Concierge.

Mit Gefängnissen haben die Mietanlagen hierzulande meist nur wenig zu tun. Marginal mag höchstens die Optik einiger Wohnhäuser wie eines anmuten.

Die heutigen Tätigkeitsbereiche des Concierge sind also nur auf die reine Dienstleistung beschränkt. Um den Wohnkomfort zu steigern beschäftigen einige Vermieter einen Concierge, der primär für Sicherheit und Wohlbefinden der Mieter sorgen soll.

Die Eingangskontrolle, Entgegennahme von Post und Paketen und Auskunftserteilung über abwesende Personen sind nur einige Aufgabenbereiche. Auch zur Prävention von mutwilliger Verschmutzung und Diebstahl soll der Concierge dienen.

Einige Pförtner werden sogar mit modernen Überwachungsgeräten ausgestattet und übernehmen zum Teil den Job des Wachmanns.

Die Kosten des Concierge

Ob nun der vornehme Geleiter oder der resolute Kontrolleur – die Kosten des Concierge sind natürlich ein deutlicher Mehraufwand für den Vermieter.

Da sucht dieser natürlich stets nach möglichen Schlupflöchern, diese Kosten möglichst großflächig an Mieter weiterreichen zu können. Nicht selten tauchen in Nebenkostenabrechnungen die Kostenpositionen des Concierge oder Pförtners auf.

Auch im Mietvertrag unterbreiten manche Vermieter ihren Mietern die Aufwendungen als Nebenkosten. Ob sie damit auch wirksam und rechtmäßig sind, steht aber auf einem anderen Blatt.

Sind Kosten des Concierge umlagefähige Nebenkosten?

Grundsätzlich zählen die Kosten des Pförtners nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten. Sicher ist sich die Rechtsprechung in dem Thema und möglicher Auslegung der Tätigkeiten des Concierge aber nicht.

Auch unter Sonstige Betriebskosten dürfen die Concierge-Kosten in der Regel nicht in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden. Vergleichbar mit der Tätigkeit eines Hausmeisters ist die des Concierge jedenfalls nicht und darf auch nicht als solche ausgewiesen werden.

Die körperlichen Arbeiten des Hausmeisters, wie Treppenhausreinigung, stellen hingegen umlagefähige Nebenkosten dar.

Ausnahmen der Regel

Sofern sie jedoch eine „vernachlässigungswürdige Größenordnung“ erreichen, also von geringem Umfang sind, könnte eine Umlage mitunter wirksam sein. Dies muss aber im Mietvertrag vereinbart sein.

Eine weitere Ausnahme könnte auch ein besonderer Umstand vor Ort bedingen. Sollte nämlich ein Pförtner oder Concierge nötig werden, so kann eine Umlage möglicherweise infrage kommen.

Beispielsweise kann eine Gefährdungslage als Begründung für die Umlage auf den Mieter herhalten. Jedoch gibt es hier keine klare Regelung und ist vom Einzelfall abhängig.

Keine Umlage, aber dafür eine Mieterhöhung möglich?

Eine Mieterhöhung um die anfallenden Kosten des Concierge darf auch nicht ohne Zustimmung der Mieter vorgenommen werden.

Auch die Billigung der Leistung des Pförtners durch die Mieter stellt hier auch kein Einverständnis zur Erweiterung des Betriebskostenkatalogs oder der Mieterhöhung dar.

Wie in vielen Fällen muss auch hier meist der Einzelfall beleuchtet werden.

In vielen weiteren Nebenkostenpositionen herrscht aber ein klares Reglement. Formelle Richtlinien, Verteilerschlüssel oder auch Fristen sind klar geregelt und können Fehler beinhalten.

Hier lohnt sich eine Prüfung in vielen Fällen, da die wenigsten Vermieter fehlerfreie Nebenkostenabrechnungen erstellen.

 

 

Kosten für die Entfernung von Graffitis umlagefähig

Entfernung von Graffiti in den Nebenkosten

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Grundsätzlich ist es sehr umstritten, ob die Kosten für das Entfernen von Graffiti über die Nebenkostenabrechnung auf die Mieter verteilt werden können.

Auch vor Gericht werden unterschiedliche Urteile über diese Art der Gebäudereinigung getroffen. Häufig geht es um die Frage, ob die Entfernung des Graffitos eher einer Instandsetzung als einer laufenden entstehenden Kostenposition zuzurechnen ist.

Wann kann Graffiti-Entfernung umgelegt werden und wann nicht?

Eine Instandhaltung liegt immer dann vor, wenn eine Sachbeschädigung durch das Graffiti selber oder dessen Entfernung, gegeben ist. Es ist also danach zu beurteilen, ob das Graffiti beseitigt werden kann, ohne dass die Substanz der Wand dadurch Schaden nimmt, zum Beispiel durch starken Farbabrieb oder Löcher.

War die Reinigung ohne weiteres möglich und befand sich die Farbschmiererei innerhalb des Gebäudes, beispielsweise im Treppenhaus, so können die entstandenen Kosten einfach im Rahmen der normalen Hausreinigung umgelegt werden. Den Mieter erwartet hier also eine weitere Kostenposition in der Nebenkostenabrechnung.

Nicht umlagefähig hingegen sind die Entfernungskosten für Graffiti, wenn durch die Farb-Verschmutzung ein Großteil der Fassade verunreinigt wurde und die Entfernung mit einer Fassadenreinigung einhergehen muss.

Denn die Reinigung der Fassade ist nicht explizit im Katalog der Betriebskostenarten in der Betriebskostenverordnung aufgelistet, sondern fällt unter die sonstigen Betriebskosten.

Entfernung von Graffiti als sonstige Betriebskosten

Sonstige Betriebskostenarten sind solche Positionen, die durch den Betrieb des Gebäudes laufend entstehen, aber nicht explizit aufgelistet sind. Gehört also die Entfernung von Graffiti an den äußeren Hauswänden zu den regelmäßigen Verschmutzungen, die von Ihrem Vermieter oder einem Reinigungsdienst in regelmäßigen Abständen entfernt werden, so sind diese Kosten grundsätzlich auf die Mieter umlegbar.

Kommt es allerdings nur einmalig oder sehr selten zu einer Verschmutzung der Hauswände durch Graffiti und dessen Entfernung, so sind diese Kosten nicht mehr als „laufend“ zu bezeichnen und fallen unter den Begriff der nicht umlagefähigen Instandsetzungskosten.

Es gilt also bei der Nebenkostenabrechnung darauf zu achten, ob es sich um regelmäßig anfallende Kosten gehandelt hat oder ob es eine einmalige oder gar erstmalige Kostenposition war.
Unter Umständen lässt sich dieser Punkt nur durch eine Einsichtnahme in die Belege klären.

Wurde die Umlage wirksam vereinbart?

Fällt die Graffitentfernung, aufgrund ihres regelmäßigen Charakters, unter den Tatbestand einer sonstigen Betriebskostenart, ist nur noch maßgeblich, ob die Umlage dieser Betriebskosten vereinbart wurde oder nicht. Wurde sie wirksam vereinbart, muss der Mieter auch für diese Kosten aufkommen.

Graffiti in den NebenkostenZusammenfassend muss sich der Mieter die Frage stellen, ob die Graffitientfernung vom Vermieter regelmäßig durchgeführt wird.

Ist das nicht der Fall sind die Kosten nicht umlagefähig.

Falls doch eine Regelmäßigkeit vorliegt, ist für eine Umlage in den Nebenkosten der Bestand wichtig, ob das Graffiti im Treppenhaus oder an der Fassade vorliegt.

An der Fassade kann es nur eine sonstige Betriebskostenart sein, im Treppenhaus kann es im Rahmen der Hausreinigung umgelegt werden.

Neben dieser durchaus nicht einfachen Rechtslage gibt es viele andere Nebenkosten, bei denen ebenfalls Fehler in der Umlage und in der Erstellung der Abrechnung entstehen können.

Ob zum Beispiel alle Fristen, Verteilerschlüssel und formelle Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung erfüllt sind, kann eine Prüfung zu Tage fördern.

Nebenkosten: Versicherung als umlagefähiger Posten

Versicherungen in den Nebenkosten

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Der Mensch ist stets gewillt sein kostbares Hab und Gut zusammenzuhalten und sich gegen alle möglichen Eventualitäten abzusichern.

Vor allem in der heutigen Zeit sind materielle Werte und Güter ein nicht zu unterschätzendes Kapital. Nicht nur Personenversicherungen, wie Lebensversicherungen und Krankenversicherungen, sollen ein schützendes Netz um den Menschen spannen.

Auch gegen sämtliche schädlichen Umwelteinflüsse möchte man sich bestmöglich abschirmen. Je mehr man besitzt, desto mehr möchte man auch schützen.

Versicherungen des Vermieters

Ein schützendes Interesse hat natürlich auch ein Vermieter und in vielen Fällen sogar den „Darf-Schein“ der Betriebskostenverordnung, die Kosten dafür dem Mieter in den Mietnebenkosten zu präsentieren.

Bei drohenden Gefahren, wie Sturm, Hagel, Feuer und den fußballspielenden Nachbarskindern im Hof, kann man die Sorge nachvollziehen. Auch in Bezug auf das leibliche Wohl seiner Mieter ist der Vermieter gewillt sich mit einer Versicherung abzusichern. Nicht selten stürzt jemand auf der Treppe oder verliert bei vereisten Zugängen schnell den Halt.

Die resultierenden Schäden werden mit der Haftpflichtversicherung aufgefangen. Diese ist kein Muss für den Vermieter, aber aus eigenem Interesse trotzdem quasi unerlässlich.

Diese Posten der Sach- und Haftpflichtversicherung dürfen sich grundsätzlich in den Nebenkosten wiederfinden, mit gewissen Ausnahmen:

Welche Versicherung darf in den Nebenkosten umgelegt werden?

Vorausgehend für die Umlage der Versicherungsprämien und Versicherungssteuern auf den Mieter ist natürlich die Ausweisung im Mietvertrag. Die Betriebskostenverordnung gibt vor, dass sogenannte Elementarschäden umgelegt werden dürfen.

Darunter fallen beispielweise besagte Gefahren, wie Sturm, Hagel, Feuer beziehungsweise die daraus resultierenden Schäden. Nicht wenige Regionen sind betroffen von Hochwasser und Überschwemmungen. Ebenfalls verursachen Blitzschläge und Lawinen mancherorts regelmäßig Reparaturkosten. Die dementsprechenden Versicherungskosten dürfen auch auf den Mieter umgelegt werden.

Neben durchaus realistischen Gefahren ist es natürlich möglich, Versicherungen für Fälle abzuschließen, die äußerst unwahrscheinlich oder nie eintreten werden. Beispielsweise eine Terrorversicherung oder eine Erdbebenversicherung. In solchen Fällen greift der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, der in obigen Fällen zutreffen muss.

Ein militärisches Gelände in der unmittelbaren Umgebung oder ein erfahrungsgemäß erdbeben-gefährdetes Gebiet wären die Voraussetzungen zur Wirtschaftlichkeit und zur Erfassung in der Nebenkostenabrechnung.

Was darf der Vermieter nicht umlegen?

Nicht umlagefähig sind Versicherungen, die die Reparatur und Instandsetzung betreffen.

Ebenso darf sich die Umlage der Hausratsversicherung nicht in den Nebenkosten wiederfinden. Eine Grafik soll die Unterteilung nochmals verdeutlichen:

Versicherung in den NebenkostenGenerell empfiehlt es sich für jeden Mieter selbst für gewissen Versicherungsschutz zu sorgen.

Einbrüche und Schäden an mitgemieteten Sachen sollten bestenfalls in einer Mieter-eigenen Hausratsversicherung aufgefangen werden.

Ob sich in der Nebenkostenabrechnung auch die richtigen Posten wiederfinden oder ob womöglich Versicherungskosten falsch umgelegt werden, kann eine Prüfung zutage bringen.

Ungültige Mietvertragsklauseln im Mietvertrag

Unzulässige Mietvertragsklauseln zur Nebenkostenabrechnung

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Ist ein Mietvertrag erst einmal unterschrieben, gehen Mieter meist davon aus, dass der Inhalt dieses Vertrages und Vereinbarungen über die Nebenkosten auch rechtlich bindend sind. Dies ist jedoch nicht immer der Fall und so kann auch die Nebenkostenabrechnung stark von der Gültigkeit oder Ungültigkeit einzelner Klauseln beeinflusst werden. Die Gültigkeit bzw. Ungültigkeit verschiedener Klauseln bestimmt im Zweifelsfall der Gesetzgeber und kann so, gerade bei Formularmietverträgen, durch diverse Gesetze Klauseln als unwirksam festlegen. Hierbei ist besonders der Schutz des Mieters vor unangemessener Benachteiligung im Blickfeld des Gesetzgebers. Aber selbst Vermieter nehmen unwirksame Klauseln nicht immer bewusst in den Mietvertrag mit auf, denn im Dschungel der Gesetze kann man schnell den Überblick verlieren und unwissentlich eine ungültige Formulierung oder die unmögliche Konstellation mancher Klauseln vertraglich versuchen zu vereinbaren. Welche möglichen unwirksamen Formulieren bezüglich der Nebenkosten und deren Abrechnung häufig auftreten, möchten wir in diesem Beitrag ein mal beleuchten.

Fehlerhafte Umlagevereinbarung

Generell muss die Übernahme der Nebenkosten durch den Mieter im Mietvertrag festgelegt sein, da andernfalls die Nebenkosten anteilig mit dem Mietzins als abgegolten anzusehen sind und tatsächliche Erhöhungen der Betriebskosten nicht mehr über die jährliche Betriebskostenabrechnung nachgefordert werden können.

Möchte der Vermieter die Nebenkosten auf den Mieter umlegen und beruft sich dabei auf den Paragraphen 27 der II. BV (Berechnungsverordnung), so ist die Klausel zur Umlage der Betriebskosten unwirksam. Denn im Januar 2004 wurde die BV durch die Betriebskostenverordnung (kurz BetrKV) abgelöst. Korrekt wäre also der Hinweis auf die BetrKV im Mietvertrag. Betriebskostennachforderungen sind daher nicht möglich, jedoch bleibt der im Mietvertrag festgelegte Betrag als Betriebskostenpauschale erhalten und muss gezahlt werden. Betriebskosten die nicht in der BetrKV aufgeführt, aber umgelegt werden sollen, müssen zusätzlich explizit im Mietvertrag als sonstige Betriebskosten aufgeführt werden.

Auch Formulierungen wie „der Mieter trägt die Nebenkosten“ oder „Nebenkosten für Fahrstuhl, Treppenreinigung, Hausmeister usw.“, sind ungültig, da der Mieter nicht klar darüber aufgeklärt, welche Kosten genau er zu tragen hat. Unwirksame Klauseln kann der Vermieter nachträglich nicht mehr abändern, um doch noch eine Umlagefähigkeit zu erwirken.

Nur umlegbare Betriebskosten sind auf den Mieter übertragbar

Unrechtmäßig ist auch die Übertragung von nicht umlagefähigen Nebenkosten auf den Mieter per Vertragsklausel , hierunter fallen z.B. Verwaltungskosten, Instandhaltungskosten, die Nutzerwechselgebühr oder Betriebskosten für leerstehende Wohnungen.

Auch eine Veränderung der gesetzlichen Fristen zur Anfertigung oder Zahlung der Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostennachforderungen via Vereinbarungen im Mietvertrag sind unwirksam.

Konkludentes Handeln bzw. konkludente Vertragsänderung

Gibt es eine ungültige Vertragsklausel in Hinsicht auf die Nebenkostenabrechnung im Mietvertrag, aber keine der beiden Vertragsparteien bemängelt bzw. bemerkt dies, kann es sich, wenn man über einen langen Zeitraum trotzdem seine Nebenkostenvorauszahlung leistet oder Nebenkostennachforderungen bezahlt, um eine konkludente Vertragsänderung handeln. Hierbei geht es nicht zwingend darum, den Mieter zu schädigen, sondern auch darum, dass der Vermieter seine Ansprüche, besonders aus älteren Mietverträgen, noch sichern kann.

Jedoch wird, um konkludentes Handeln zu beweisen, meist der Nachweis des Rechtsgeschäftswillens gefordert. Einige Gerichte sehen dies nicht gegeben, wenn dem Mieter die Unrechtmäßigkeit der Klausel nicht bewusst war. Hier empfiehlt es sich rechtlichen Rat einzuholen.

 

 

Hausstrom in der Nebenkostenabrechnung

Allgemeinstrom in der Nebenkostenabrechnung

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Allgemeinstrom kann der Vermieter auf alle Bewohner des Hauses verteilen, da dieser Posten zu den umlagefähigen Betriebskosten gehört. Die Kosten, die der beauftragte Stromversorger dem Vermieter in Rechnung stellt, werden je nach Wahl des Verteilerschlüssels nach der Wohnfläche in qm, nach der Anzahl der Wohneinheiten oder nach der Personenanzahl auf die Mieter umgelegt.

Dabei muss unterschieden werden, welche Beleuchtungskosten auf den Allgemeinstrom umgelegt werden dürfen und welche nicht.

Umlegbare und nicht Umlegbare Kosten auf Allgemeinstrom

Zum Allgemeinstrom zählen alle Beleuchtungen, die von den Mietern in gemeinsam genutzten Gebäudeteilen (Zugänge, Flure, Treppen, Kellerräume, Waschküche) und im Außenbereich verursacht werden. Die Grundgebühr des Stromanbieters und die Miete für den Stromzähler werden auch zur Kostenart Allgemeinstrom hinzugerechnet. Umlagefähig sind, falls vorhanden, auch die Beleuchtungen von Parkplätzen, Stellplätzen und der Tiefgarage, diese können aber nur dann umgelegt werden, wenn die Mieter sie auch nutzen. Ist ein Stellplatz nicht für alle Mieter zugänglich, sondern nur für einen Mieter, so fallen die Kosten für Licht nur ihm zur Last.
Die Kosten für allgemein zugängliche Räumlichkeiten wie den Aufzug oder eine Klingelanlage und die Stromkosten für eine Gemeinschaftsantenne kann der Vermieter auf die Bewohner des Hauses nicht umlegen. Diese müssen den jeweiligen Kostenstellen einzeln zugeordnet werden. Die Anschaffungskosten für Lampen oder Leuchtmittel sind nicht umlagefähig, sie gehören zum Inventar des Vermieters. Auch Stromentnahme für andere Zwecke (Baumaßnahmen, Reinigungsarbeiten) muss der Vermieter selbst bezahlen.

Strompreisentwicklung

Die Strompreise sind einer ständigen Veränderung ausgesetzt. Gesetzgebebungen, neue Technologien, der Wettbewerb zwischen den Anbietern und die sich ständig verändernde Nachfrage nach verschiedenen Arten vom Strom, welcher unterschiedlich erzeugt wird, wirken sich auf die Strompreisentwicklung aus.
Hier ein kleiner Überblick über die Steigerung der Stromkosten in den letzten 7 Jahren:
Elektrischer Strom, Cent/kWh (einschließlich Steuern)

  • 2007    21,05
  • 2008    21,95
  • 2009    22,94
  • 2010    24,38
  • 2011    25,31
  • 2012    26,76
  • 2013    29,21

Die Stromkosten setzen sich zusammen aus Erzeugungskosten, Netzübertragungskosten, Vertriebskosten, Verbrauchssteuer und Mehrwertsteuer.

 

ebenkostenabrechnungsposten Sperrmüll und Müllabfuhr

Müllabfuhr und Sperrmüll in der Nebenkostenabrechnung

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Da die Kosten für Müllabfuhr und Sperrmüll immer für eine Immobilie im Ganzen in Rechnung gestellt werden, müssen sie in der Nebenkostenabrechnung auf die einzelnen Mieter umgelegt werden. Diese Umlage wird mittels der sogenannten Verteilerschlüssel vorgenommen. Der Vermieter hat in diesem Fall die Möglichkeit als Verteilerschlüssel entweder die Wohnfläche in Quadratmeter oder die Personenzahl, die in dem jeweiligen Haushalt wohnt, festzulegen.
Übrigens: Der Vermieter ist verpflichtet, verschiedene Müllbehälter für die Mülltrennung (Biomüll, Altglas, Altpapier, Restmüll) für die Mieter bereitzustellen. Stellt ein Vermieter, seinen Mietern jedoch keine Mülltonnen zur Verfügung, so können diese eine Mietminderung fordern.

Umlagefähige und nicht umlagefähige Müllkosten

Kosten, welche dem Vermieter von der Stadt oder einem privaten Dienstleister in Rechnung gestellt werden, können von ihm auf die Mieter verteilt werden. Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören neben jenen für die eigentliche Müllabfuhr auch Kosten für Müllkompressoren, Müllschlucker, Müllabfuhranlagen, Geräte zur Müllmengenerfassung sowie für die Reinigung der Mülltonnen.
Nicht umlagefähig sind hingegen die Kosten für die Anschaffung der Abfallbehältnisse oder eines Sammelmüllbehälters. Für den Fall, dass ein Mieter nach seinem Auszug Müll in seiner Wohnung zurücklässt, darf der Vermieter die Kosten, welche ihm durch die Beseitigung dieses Mülls entstehen, nicht auf die restlichen Mieter umlegen.
Zur Kostenart „Müllabfuhr“ zählen nicht die Gartenabfälle. Diese finden sich unter dem Punkt der Gartenpflege wieder. Kosten für die Reinigung des Müllplatzes werden unter dem Punkt Hausmeisterkosten verrechnet.

Kosten von Sperrmüll in der Nebenkostenabrechnung

Beim Sperrmüll ist zu unterscheiden, ob dieser auf der Gemeinschaftsfläche von unbekannten Personen oder von Mietern verursacht wurde.
Ist zwischen dem Vermieter und den Mietern im Mietvertrag die anteilige Übernahme der Sperrmüllkosten vereinbart, so können alle Sperrmüllkosten auf die Mieter umgelegt werden, unabhängig davon, wer der Verursacher des Sperrmülls ist. Wurde diese Regelung nicht getroffen, muss der Vermieter die Kosten für den Sperrmüll von unbekannten Personen selbst tragen. Bei der anteiligen Übernahme der Kosten für Sperrmüllbeseitigung, entstehen diese zwar nicht jährlich für die Mieter, aber sie können laufend anfallen.
Wird Sperrmüll nachweißlich durch einen Mieter aus der Immobilie verursacht, muss dieser für die Kosten der Entsorgung selbst aufkommen. Auch wenn der Vermieter mit seinen Mietern die anteilige Umlegung von Sperrmüllkosten beschlossen hat, gilt dies nur wenn der Sperrmüll von unbekannten Personen verursacht wurde.

 

Nebenkosten für Sozialwohnungen

Nebenkostenabrechnung bei sozialem Wohnen

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Bezieht ein Mieter Arbeitslosengeld II von der Bundesagentur für Arbeit, so werden die Nebenkosten nach der angemessenen Quadratmeteranzahl der Wohnung berechnet. Gesetzlich sind für eine Person eine Fläche von 45 bis 50 m2 und für jede weiter Person 10 bis 15 m2 vorgesehen.

Die Nebenkostenabrechnung wird von der Bundesagentur für Arbeit nur dann übernommen, wenn der Mieter zu dem Zeitpunkt des Erhalts der Abrechnung Arbeitslosengeld II bezogen hat und das Eigenbemühen zur Senkung der Heizkosten nicht verweigert wurde.

Auch werden die Heizkosten sowie die Kalten Betriebskosten (Müll, Schornsteinfeger, Grundsteuer usw.) von der Bundesagentur für Arbeit bezahlt, sofern sich diese in einem „angemessenen“ Rahmen halten. Warmwasser, Gas und Strom müssen dagegen durch die vom Mieter erhaltene Regelleistung beglichen werden.

Hat der Mieter die „angemessenen“ Rahmen für die Heizkosten überschritten, so werden die Mehrkosten zunächst von der Bundesagentur für Arbeit bezahlt. Allerdings werden diese Mehrkosten dem Mieter dann in Form eines Darlehns an die Bundesagentur in Rechnung gestellt.

Ein Problem bei der Abrechnung entsteht, wenn die Warmwasseraufbereitung mittels der Heizungsanlage vorgenommen oder eine Heizung mit Gas betrieben wird. In diesem Fall werden die Gas bzw. Warmwasserkosten gemäß den örtlichen Gegebenheiten von den Heizkosten abgezogen. Diese muss der Mieter von seiner Regelleistung bezahlen und den Rest übernimmt die Bundesagentur für Arbeit.

Wird Warmwasser elektrisch erzeugt, zum Beispiel durch einen Elektroboiler oder Haushaltsstrom, greifen keine besonderen Vorschriften, da die Stromkosten in der Regelleistung enthalten sind.

Nebenkosten bei Wohneigentum

Bei Wohneigentum sind pauschal bis zu 130 m2 zugelassen. Nur wenn das Wohneigentum nicht als Vermögen angerechnet werden kann, übernimmt die Bundesagentur für Arbeit die Nebenkostenabrechnung für Heizkosten, Grundsteuer, Versicherungen und andere Betriebskosten mit Ausnahme von Warmwasser, Gas, Strom und Kabelfernsehen.

Instandhaltungskosten werden pauschal nicht übernommen, sondern nur auf Einzelantrag bei der Bundesagentur für Arbeit.

Nachzahlung und Guthaben der Nebenkostenabrechnung

Wenn der Vermieter im Rahmen der Nebenkostenabrechnung vom Mieter eine Nachzahlung fordert, muss diese bei der Bundesagentur für Arbeit eingereicht werden. Ist die Nebenkostennachzahlung unangemessen hoch, wird sie von der Bundesagentur für Arbeit dahingehend untersucht, ob verschwenderisch gelebt wurde oder ob die einzelnen Nebenkosten gestiegen sind. Bei einer angemessenen Nachzahlung werden die Kosten in voller Höhe übernommen.

Falls sich für den Mieter ein Guthaben ergibt, werden die Kosten im Monat des Zuflusses als Einkommen angerechnet oder die Bundesagentur für Arbeit fordert eine Rückerstattung in Höhe des Guthabens.

 

Nicht umlagefähige Nebenkosten - MINEKO

Eigenleistung eines Vermieters in der Nebenkostenabrechnung

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In der Nebenkostenabrechnung, welche Vermieter Ihren Mietern, jedes Jahr vorlegen müssen können Vermieter alle Nebenkosten, die im Mietvertrag von beiden Parteien vereinbart wurden auf Mieter umlegen. Haben Mieter und Vermieter im Mietvertrag eine Nebenkostenpauschale oder eine Inklusivmiete Miete vereinbart, kann der Vermieter keinerlei weitere Nebenkosten von Mietern nachfordern. Speziell private Vermieter die nur über ein Mehrfamilienhaus verfügen, erledigen einfache Hausmeistertätigkeiten wie die Gartenpflege oder die Flurreinigung oft selbst. Für diese Dienstleistungen rechnen Vermieter ihren Mietern dann fiktive Kosten ab. Viele Mieter fühlen sich daraufhin benachteiligt, da sie das Gefühl haben der Vermieter rechne ihnen für seine Eigenleistungen zu hohe Kosten ab.

Kann der Vermieter Eigenleistung umlegen

An sich dürfen Vermieter laut Gesetz keine fiktiven Kosten auf Ihre Mieter umlegen. Bei Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers macht das Gesetz jedoch eine Ausnahme. Führt ein Eigentümer Arbeiten, die er sonst an einen Dritten weitergeben würde, selbst aus darf er diese mit den Kosten, welche ein Dritter dafür in Rechnung stellen würde auf seine Mieter umlegen.

Da ein Vermieter sich in den meisten Fällen um sein Eigentum besser und in der Regel auch effektiver kümmert als Dritte, kann sich die Eigenleistung des Vermieters auch positiv für Mieter auswirken. Da alle Kosten die in der Nebenkostenabrechnung abgerechnet werden immer belegbar sein müssen, sollte ein Vermieter immer festhalten, welche Arbeiten ausgeführt wurden und was er seinen Mieter dafür berechnet. Die Kosten die er für seine Leistungen ansetzt, sollten nicht über den marktüblichen Preise liegen, welche Dritte für die Gleiche Leistung verlangen würden. Die Umsatzsteuer darf der Vermieter seinen Mieter jedoch nicht in Rechnung stellen.

Auch Leistungen von Angestellten sind umlagefähig

Ist der Vermieter eine GmbH oder eine AG, können umlagefähige Dienstleistungen die von Angestellten der Gesellschaft ausgeführt werden auch auf Mieter umgelegt werden. Die hier erbrachten Leistungen sollten jedoch auch klar dokumentiert werden.

Des Weiteren können auch Wohnungseigentümer, welche ihre Eigentumswohnung vermieten Eigenleistung auf den Mieter umlegen. Dass Eigenleistung als Ersatz der Dienstleistung von Dritten umgelegt werden kann, muss dabei nicht im Mietvertrag festgehalten werden. Sollte ein Dritter für einen Vermieter Leistungen unentgeltlich erledigen, kann der Vermieter auch dafür vergleichbar hohe Kosten ansetzten, welche ein Dienstleister dafür verlangen würde.

 

 

Abrechnung mit Geldscheinen, Taschenrechner und Kuli

Formerfordernisse in der Nebenkostenabrechnung

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Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung haben sich Vermieter an verschiedene Formerfordernisse zu halten. Sind diese nicht erfüllt kann dies unter Umständen zur Ungültigkeit der Nebenkostenabrechnung führen. Die formelle Richtigkeit einer Abrechnung zu überprüfen ist für Mieter in vielen Fällen selbst möglich. So hat sich eine korrekte Abrechnung immer über einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten zu erstrecken und muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums vorgelegt werden. Zieht ein Mieter unterjährig ein oder aus muss ein verkürzter Nutzungszeitraum angegeben werden. Insbesondere kleine Vermieter, die keine Hausverwaltung für die Erstellung einer Abrechnung bestellt haben, vernachlässigen die Formerfordernisse einer Abrechnung oft in mehreren Punkten.

Formfehler können zur Ungültigkeit einer Abrechnung führen

Legt ein Vermieter einem Mieter nicht innerhalb seiner Abrechnungsfrist eine formell richtige Abrechnung vor, kann er keine Nachforderungen an seinen Mieter stellen. Eine Abrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben, welche der Vermieter getätigt hat, enthalten. Außerdem muss ein Vermieter klar zugrunde legen wie der die Verteilerschlüssel gewählt und errechnet hat. Anschließend muss er aufführen wie sich die Anteile für einen Mieter errechnen und daraufhin die von ihm geleisteten Vorauszahlungen davon abziehen. Um hinsichtlich der genannten Angabe Gültigkeit zu erlangen, muss eine Abrechnung laut BGH für einen durchschnittlich juristisch und betriebswirtschaftlich gebildeten Mieter nachvollziehbar sein. Oft ist das nicht der Fall.

Zu weiteren Erläuterungen ist ein Vermieter an sich nicht verpflichtet. Er muss dem Mieter bei Zusendung der Nebenkostenabrechnung noch keine Belege vorlegen. Falls ein Mieter Einsicht in die Belege nehmen möchte, hat ein Vermieter ihm jedoch auch Einsicht zu gewähren. Die Heizkostenabrechnung muss ein Vermieter jedoch mit der Nebenkostenabrechnung an den Mieter schicken.

Weitere Formerfordernisse

Ein Vermieter muss eine Nebenkostenabrechnung nicht selbst unterschreiben. Jedoch muss Sie dem Mieter schriftlich zugehen. Eine mündliche Darstellung der angefallenen Nebenkosten ist nicht zulässig, da der Mieter diese weder nachvollziehen noch kontrollieren kann. Eine Zustellung per E-Mail oder Fax wäre an sich zulässig, jedoch muss der Vermieter den Zugang der Abrechnung im Streitfall nachweisen können, was bei einer Zustellung per E-Mail oder Fax nur schwer möglich ist. Auch ein Aushang im Flur ist nicht ausreichend. Wenn Mieter und Vermieter im Mietvertrag festlegen, dass der Vermieter die Abrechnung selbst unterschreiben muss, hat er dieser Pflicht auch nachzukommen.

Generell sind Vermieter dazu verpflichtet kenntlich zu machen, dass die Abrechnung von Ihnen stammt. Dafür sollte mindestens im Briefkopf die Anschrift des Vermieters stehen. Lässt ein Vermieter die Abrechnung der Nebenkosten durch eine Hausverwaltung oder einen anderen Vertreter durchführen, muss der Nebenkostenabrechnung eine Originalvollmacht beigelegt werden. Ist das nicht der Fall kann der Mieter die Abrechnung zurückweisen. Der Vermieter muss die Abrechnung dann erneut form- und fristgerecht zustellen lassen, anderenfalls ist die Abrechnung ungültig und der Mieter muss keinen Nachzahlungsforderungen nachkommen.

 

Seniorenpaar mit Kündigungsschreiben

Ratenzahlung bei der Nebenkostennachzahlung

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Im Zuge der Nebenkostenabrechnung erhalten Mieter von ihren Vermietern oft Aufforderungen Nachzahlungen zu leisten. Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung sind Mieter verpflichtet daraus entstehende Nachzahlungen innerhalb von 30 Tagen zu begleichen. Kommen sie dem nicht nach handeln sie pflichtwidrig und der Vermieter kann sie auf die Bezahlung verklagen. Kann der Mieter eine Nachzahlung nicht sofort leisten hat er rechtlich keinen Anspruch auf eine Ratenzahlung. Aber es sollte im Interesse beider Parteien sein eine einvernehmliche Lösung zu finden, daher sollten Mieter für diesen Fall offen auf Ihre Vermieter zu gehen.

Mieter und Vermieter sollten aufeinander zugehen

Kann ein Mieter die vom Vermieter erstellte Nebenkostenabrechnung nicht nachvollziehen oder will bestimmte Zweifel ausräumen, hat er dass Recht Einsicht in die Belege der Abrechnung des Vermieters zu nehmen. Fordert der Mieter den Vermieter bereits kurz nach Erhalt der Abrechnung zur Einsicht in die Belege ein, ist er nicht zur Zahlung verpflichtet bis ihm der Vermieter Einsicht gewährt. Dieses Recht sollte der Mieter jedoch nicht missbrauchen. Bietet der Vermieter ihm ausreichend Termine an und der Mieter nimmt diese nur nicht wahr, ist er nicht berechtigt seine Nachzahlung aufzuschieben.

Kann der Mieter die Nachzahlung nicht sofort begleichen sollte er das offene Gespräch mit dem Vermieter suchen. Dieser ging für alle Posten der Nebenkostennachzahlung bereits in Vorleistung und ist an einer schnellen und vor allem unkomplizierten Lösung sehr interessiert. Viele Vermieter sind verhandlungsbereit was eine mögliche Ratenzahlung angeht. Wie viele Raten und in welchen Beträgen ist natürlich reine Verhandlungssache. Eine zeitnahe Ratenzahlung der fälligen Nachzahlung ist für jeden Vermieter immer noch einem Gang vor Gericht vorzuziehen. Daher ist die Offenheit des Mieters einem langfristigen und teuren Streit vor Gericht vorzuziehen.

Stimmt der Vermieter einer Ratenzahlung zu, sollte der Mieter jedoch tunlichst darauf achten die Raten pünktlich zu bezahlen. Man sollte als Mieter bedenken, dass dies sonst zu weiterem Aufwand für den Vermieter führt. Außerdem würde ein Zahlungsverzug der Raten zur sofortigen Fälligkeit des kompletten Zahlungsbetrag führen.

Anpassung der Vorauszahlungen

Um den großen Schock mit Erhalt der Nebenkostenabrechnung zukünftig zu vermeiden, sollten Vermieter die Vorauszahlungen bzw. den Abschlag im Zuge einer Nachzahlung anpassen. Das kommt nicht nur dem Mieter zu gute. Der Vermieter muss dann auch nicht mehr so stark in Vorleistung gehen.

Ist die Nebenkostenabrechnung jedoch nicht korrekt oder ist aufgrund von Form und Aufmachung für den Mieter nicht verständlich, ist dieser bis zur Korrektur durch den Vermieter nicht zur Zahlung verpflichtet.

 

Versicherungen in der NKA

Umlagefähige Nebenkosten

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Voraussetzung dafür dass ein Vermieter Nebenkosten auf seine Mieter umlegen kann ist, dass beide dies im Mietvertrag auch klar festgelegt haben. Ist dies nicht der Fall und beide haben sich auf eine Inklusivmiete oder eine Nebenkostenpauschale geeinigt, kann der Vermieter Nebenkosten nicht über den festgelegten Wert hinaus auf die Mieter umlegen.

Haben sich Mieter und Vermieter auf die Zahlung von Nebenkosten durch den Mieter verständigt, muss der Vermieter jene für einen Zeitraum von 12 Monaten abrechnen und sie dann dem Mieter innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten zukommen lassen.

Welche Kosten sind auf den Mieter umlegbar?

Generell gilt der Grundsatz dass der Vermieter nur regelmäßig anfallende Kosten auf Mieter umlegen kann. Einmalig anfallende Kosten sowie Kosten für Reparaturen, Instandhaltung oder die Verwaltung der Immobilie sind nicht umlagefähig.

Eine Kostenstelle die vom Vermieter generell auf seine Mieter umgelegt werden kann, sind Kosten für die Grundsteuer und öffentliche Lasten. Die Grundsteuer wird auf alle Arten von Grundbesitz erhoben. Mit Hilfe eines Verteilungsschlüssels kann der Vermieter die gesamten Kosten der Grundsteuer, anteilig auf die Mieterschaft verteilen.

Der meist größte Posten einer Nebenkostenabrechnung, bezieht sich auf die Heizkosten einer Immobilie. Alle Kosten, welche dem Vermieter regelmäßig für den Betrieb der Heizung sowie ihre Wartung entstehen, sind voll auf die Mieter umlagefähig. Falls die Heizung jedoch kaputt ist oder der Vermieter alte Heizungsrohre austauscht kann er diese Kosten nicht auf die Mieter umlegen. Zu den Heizkosten gehören meist auch die Kosten für die Warmwassererwärmung. Die Kosten für das Wasser selbst werden im Normalfall getrennt abgerechnet.

Alle Kosten welche in Verbindung mit der Wasserversorgung stehen, meist Wasser und Abwasser, sind auch voll umlagefähig. Auch Kosten für Niederschlagswasser können von Vermieter erhoben werden.

Falls sich im Haus ein Personen- oder Lastaufzug befinden sollte sind die Kosten, welche dem Vermieter hierfür entstehen auf alle Mieter umlegbar. Auch Mieter, die im Erdgeschoss wohnen haben die Kosten für den Aufzug mit zu tragen. Ausnahme sind einzig und allein Mieter, welche keinen direkten Zugang zum Aufzug haben.

Kosten für Straßen- und Hausreinigung sind auch Teil der umlagefähigen Kosten. Zu ihnen gehören auch eventuell anfallende Kosten für den Winterdienst. Kosten für Sperr- oder Sondermüll sind nicht auf die Mieter umlegbar. Falls im Haus Mülltrennung betrieben wird haben sich alle Mieter an jene zu halten. Sollten sich einzelne Mieter nicht daran halten, können dadurch entstehende Mehrkosten nicht auf alle Mieter umgelegt werden. Sie müssen von den betroffenen Mietern selbst bezahlt werden. Bezüglich der Hausreinigung muss vom Vermieter der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachtet werden.

Aufwendungen welche dem Vermieter für einen Hausmeister, Schornsteinfeger oder die Gartenpflege entstehen sind voll umlagefähig, solange sie regelmäßig entstehen. So können Kosten welche für einen Hausmeister entstehen voll umgelegt werden, solange er nur für seinen normalen Dienst bezahlt wird. Sollte er größere Reparaturen oder Instandhaltungsabreiten verrichten und dafür mehr Gehalt beziehen, kann der Vermieter diese Kosten nicht umlegen.

Haftpflicht- und Gebäudeversicherungen können vom Vermieter voll umgelegt werden. Falls der Vermieter jedoch Versicherungen gegen Mietausfall, Vandalismus oder Rechtsschutz abschließen sollte, kann er jene nicht auf alle Mieter umlegen.

Auch Kosten für Hausstrom können vom Vermieter auf alle Mietparteien verteilt werden.

Vorsicht bei „Sonstigen Betriebskosten“

Mieter sollten kontrollieren welche Posten sich hinter dem Abrechnungspunkt „Sonstige Betriebskosten“ verbergen. Vermieter sind berechtigt manche regelmäßig anfallenden Kosten auf Mieter umzulegen. Oft führen sie diese jedoch nicht näher aus. Sollte dies der Fall sein sollten Mieter unter Umständen Einsicht in die Belege fordern, um zu überprüfen um welche Kosten es sich handelt. Um herauszufinden ob die Kosten regelmäßig entstehen, hilft oft ein Vergleich mit der vorherigen Nebenkostenabrechnung.

 

Zahlung unter Vorbehalt

Bezahlung einer Nebenkostenabrechnung unter Vorbehalt

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Viele Mieter erhalten in jährlichen Mietnebenkostenabrechnung eine Aufforderung zur Nachzahlung, die oftmals zu hoch erscheinen und wenig nachvollziehbar sind. Ist man als Mieter der Meinung, die Nachzahlung sei unberechtigt oder falsch, empfiehlt sich eine Zahlung unter Vorbehalt um sich Zeit zu verschaffen.

Wie hat eine Zahlung unter Vorbehalt zu erfolgen?

Ist die Nebenkostennachzahlung dem Mieter formell ordnungsgemäß zugegangen, ist jener an sich verpflichtet, sie innerhalb von 30 Tagen zu bezahlen. Ist dies jedoch nicht der Fall und der Mieter glaubt Fehler hinsichtlich der Abrechnungsperiode, der Abrechnungsfrist oder der Nachvollziehbarkeit (formelle Fehler) zu erkennen, liegt es an ihm, die Bezahlung zu verweigern und sich an den Vermieter zu wenden, um eine ordnungsgemäße Abrechnung einzufordern. In diesem Fall ist es erst einmal nicht notwendig, dass der Mieter die Abrechnung bezahlt.

Bei einer inhaltlich fehlerhaften Abrechnung der Mietnebenkosten hingegen, ist der Mieter zunächst verpflichtet jene zu bezahlen. Inhaltliche Fehler könnten sich beispielsweise auf falsche Angabe des Verteilerschlüssels oder der Vorauszahlungsbeträge beziehen, unter Umständen auch auf die Berechnung von Instandhaltungskosten. Fehler wie diese muss der Mieter gerichtlich prüfen und nachweisen lassen. In diesem Fall sollte der Mieter ohne Zweifel eine Zahlung unter Vorbehalt veranlassen. Diese kann er dann im Falle des Nachweises der Fehlerhaftigkeit der Abrechnung zurück verlangen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Vermieter über eine Zahlung unter Vorbehalt zu informieren. Die Einfachste ist wohl, in die zweite Betreffzeile der Überweisung „Zahlung unter Vorbehalt“ einzutragen. Das ist im Nachhinein mit einem Überweisungsbeleg sehr einfach nachzuweisen. Weitere Möglichkeiten wären, den Vermieter schriftlich (vor der Bezahlung) über eine Zahlung unter Vorbehalt zu informieren oder bei Barzahlung als Vermerk auf der Quittung. Von einer mündlichen Benachrichtigung ist abzuraten, da diese im Streitfall nur schwer bis überhaupt nicht nachweisbar ist.

Verzichtet der Mieter auf eine Zahlung unter Vorbehalt, akzeptiert er damit auch stillschweigend die Abrechnung und ist danach nicht mehr in der Lage, Widerspruch einzulegen und auch die Überprüfung der Nebenkostenabrechnung wird damit hinfällig.

Umgang mit der Nebenkostenabrechnung

Hat der Mieter die Zahlung also unter Vorbehalt veranlasst und es stellt sich bei der Überprüfung heraus, dass die Abrechnung falsch war, kann der Mieter den von ihm zu viel bezahlten Betrag zurückfordern oder ihn mit seiner nächsten Vorauszahlung verrechnen lassen. Die Zahlung unter Vorbehalt muss vom Mieter nicht begründet werden. Nach dem Erhalt der Abrechnung (und einer anschließenden Zahlung unter Vorbehalt) ist der Mieter jedoch nur 12 Monate berechtigt, seine Beanstandung der Abrechnung beim Mieter einzureichen.

Bringt er seine Einwendung gegen die Abrechnung schon bei der Mitteilung über seine Zahlung unter Vorbehalt vor, offenbart er schon damit seinen Wiederspruch gegen die Nebenkostenabrechnung. Es steht dem Mieter jedoch auch frei, ohne Angabe von Gründen formal seinen Wiederspruch einzulegen.