Abrechnung mit Geldscheinen, Taschenrechner und Kuli

Formerfordernisse in der Nebenkostenabrechnung

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung haben sich Vermieter an verschiedene Formerfordernisse zu halten. Sind diese nicht erfüllt kann dies unter Umständen zur Ungültigkeit der Nebenkostenabrechnung führen. Die formelle Richtigkeit einer Abrechnung zu überprüfen ist für Mieter in vielen Fällen selbst möglich. So hat sich eine korrekte Abrechnung immer über einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten zu erstrecken und muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums vorgelegt werden. Zieht ein Mieter unterjährig ein oder aus muss ein verkürzter Nutzungszeitraum angegeben werden. Insbesondere kleine Vermieter, die keine Hausverwaltung für die Erstellung einer Abrechnung bestellt haben, vernachlässigen die Formerfordernisse einer Abrechnung oft in mehreren Punkten.

Formfehler können zur Ungültigkeit einer Abrechnung führen

Legt ein Vermieter einem Mieter nicht innerhalb seiner Abrechnungsfrist eine formell richtige Abrechnung vor, kann er keine Nachforderungen an seinen Mieter stellen. Eine Abrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben, welche der Vermieter getätigt hat, enthalten. Außerdem muss ein Vermieter klar zugrunde legen wie der die Verteilerschlüssel gewählt und errechnet hat. Anschließend muss er aufführen wie sich die Anteile für einen Mieter errechnen und daraufhin die von ihm geleisteten Vorauszahlungen davon abziehen. Um hinsichtlich der genannten Angabe Gültigkeit zu erlangen, muss eine Abrechnung laut BGH für einen durchschnittlich juristisch und betriebswirtschaftlich gebildeten Mieter nachvollziehbar sein. Oft ist das nicht der Fall.

Zu weiteren Erläuterungen ist ein Vermieter an sich nicht verpflichtet. Er muss dem Mieter bei Zusendung der Nebenkostenabrechnung noch keine Belege vorlegen. Falls ein Mieter Einsicht in die Belege nehmen möchte, hat ein Vermieter ihm jedoch auch Einsicht zu gewähren. Die Heizkostenabrechnung muss ein Vermieter jedoch mit der Nebenkostenabrechnung an den Mieter schicken.

Weitere Formerfordernisse

Ein Vermieter muss eine Nebenkostenabrechnung nicht selbst unterschreiben. Jedoch muss Sie dem Mieter schriftlich zugehen. Eine mündliche Darstellung der angefallenen Nebenkosten ist nicht zulässig, da der Mieter diese weder nachvollziehen noch kontrollieren kann. Eine Zustellung per E-Mail oder Fax wäre an sich zulässig, jedoch muss der Vermieter den Zugang der Abrechnung im Streitfall nachweisen können, was bei einer Zustellung per E-Mail oder Fax nur schwer möglich ist. Auch ein Aushang im Flur ist nicht ausreichend. Wenn Mieter und Vermieter im Mietvertrag festlegen, dass der Vermieter die Abrechnung selbst unterschreiben muss, hat er dieser Pflicht auch nachzukommen.

Generell sind Vermieter dazu verpflichtet kenntlich zu machen, dass die Abrechnung von Ihnen stammt. Dafür sollte mindestens im Briefkopf die Anschrift des Vermieters stehen. Lässt ein Vermieter die Abrechnung der Nebenkosten durch eine Hausverwaltung oder einen anderen Vertreter durchführen, muss der Nebenkostenabrechnung eine Originalvollmacht beigelegt werden. Ist das nicht der Fall kann der Mieter die Abrechnung zurückweisen. Der Vermieter muss die Abrechnung dann erneut form- und fristgerecht zustellen lassen, anderenfalls ist die Abrechnung ungültig und der Mieter muss keinen Nachzahlungsforderungen nachkommen.