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Wie die Betriebskostenvorauszahlung funktioniert und wann der Vermieter sie anpassen darf.
Ja, wenn die Jahresabrechnung regelmäßig ein hohes Guthaben ergibt, haben Sie das Recht, eine Anpassung der Vorauszahlungen nach unten zu verlangen. Sprechen Sie den Vermieter schriftlich an und belegen Sie die Überzahlung anhand der letzten Abrechnungen. Reagiert er nicht, können Sie unter Umständen die überhöhten Beträge verweigern – das ist juristisch aber ein schmaler Grat, weshalb professionelle Beratung empfohlen wird.
Als Orientierung gilt: Die Vorauszahlung sollte so bemessen sein, dass am Ende des Abrechnungsjahres weder eine hohe Nachzahlung noch ein großes Guthaben entsteht. Durchschnittlich werden in Deutschland 2,17 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche monatlich an Nebenkosten fällig (ohne Heizkosten). Mit Heizung und Warmwasser liegt der Wert bei etwa 2,88 Euro/m². Regionale Unterschiede und Gebäudetyp beeinflussen den tatsächlichen Wert erheblich.
Erstellt der Vermieter trotz Ablauf des Abrechnungszeitraums keine Abrechnung, haben Sie als Mieter mehrere Rechte: Sie können die Erstellung einfordern, für den Zeitraum ohne Abrechnung die Vorauszahlungen zurückhalten sowie Schadensersatz für entstandene Nachteile geltend machen. Nach 12 Monaten ohne Abrechnung verliert der Vermieter zudem seinen Anspruch auf Nachzahlung.
Ja, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Nach einer Jahresabrechnung, die eine Nachzahlung ergeben hat, darf der Vermieter die Vorauszahlungen in angemessener Höhe erhöhen. Die Erhöhung muss schriftlich und mit einer Begründung erfolgen. Eigenmächtige Erhöhungen ohne Abrechnung oder ohne sachlichen Grund sind unwirksam. Überhöhte Vorauszahlungen können Sie ebenfalls anfechten.
Die Betriebskostenvorauszahlung ist der monatliche Betrag, den Sie als Mieter neben der Kaltmiete für anfallende Nebenkosten zahlen. Am Ende des Abrechnungszeitraums (meist das Kalenderjahr) wird abgerechnet: Waren die Vorauszahlungen zu hoch, erhalten Sie ein Guthaben; waren sie zu niedrig, müssen Sie nachzahlen. Die Höhe der Vorauszahlung muss im Mietvertrag vereinbart sein.
Wird ein Mietvertrag abgeschlossen, wird meistens schriftlich fixiert, dass neben der Grundmiete Betriebskosten zu zahlen sind. Die gängigste Methode, diese Kosten, die dem Vermieter durch die Betreibung der Wohnung oder des Gebäudes entstehen, vom Mieter zu begleichen, sind sogenannte Vorauszahlungen für Betriebskosten. Doch was für Konsequenzen hat das und was wird in diesem Zuge von Vermietern häufig falsch gemacht? Das Grundlegende fassen wir hier zusammen.
Zunächst müssen zwei Begriffe unterschieden werden, die oftmals in einem Atemzug genannt werden: Betriebskosten und Nebenkosten.
Als Betriebskosten werden jene Kosten bezeichnet, die laufend entstehen und dem bestimmungsgemäßen Gebrauch der Mietsache dienen. Nebenkosten hingegen umfassen alle Kosten, die dem Vermieter im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen.
Die Betriebskostenvorauszahlung bzw. den Abschlag leisten Mieter jeden Monat als Vorleistung auf die Nebenkostenabrechnung, welche Vermieter am Ende jeder Abrechnungsperiode ihren Mietern ausstellen. Eine Abrechnungsperiode muss dabei einen Zeitraum von 12 Monaten umfassen.
Wird eine Betriebskostenvorauszahlung im Mietvertrag vereinbart, hat der Mieter jeden Monat einen festgelegten Abschlag zur Deckung der Betriebskosten, die dem Vermieter entstehen, zu zahlen.
Die gängigsten Betriebskosten sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt.
Es sind z.B. : Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Heizung und Warmwasser, Versicherungen, Hauswart, Gartenpflege, Abfallbeseitigung, Gebäudereinigung. Es sind insgesamt 16 an der Zahl, hinzu kommen sogenannte sonstige Betriebskosten, die gesondert vereinbart werden müssen.
Allerdings lassen sich nicht alle – jetzt kommt der Unterschied, den wir eingangs erwähnten – Nebenkosten auf Wohnraummieter umlegen. Folgende Kostenpunkte muss z.B. der Vermieter vollständig selbst bezahlen:
Vorauszahlungen dienen daher nur umlagefähigen Betriebskosten. Allerdings können auch einige Nebenkosten umlagefähig sein, wenn die Rechtsprechung dies gestattet und diese Nebenkosten im Mietvertrag vereinbart sind. Ein solcher Sonderfall ist zum Beispiel: Zwischenablesung und Nutzerwechselgebühr bei Mieterwechsel.
Nach Ende einer Abrechnungsperiode hat ein Vermieter 12 Monate Zeit, seinen Mietern eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung vorzulegen. Die tatsächlich entstandenen Kosten – denn die Kosten wurden zuvor ja nur prognostiziert – werden dabei anteilig für die Mieter berechnet und mit den jeweiligen Vorauszahlungen abgerechnet.
Entsteht ein Plus für den Mieter, wird ein Guthaben ausgezahlt. Entsteht ein Minus, muss der Mieter nachzahlen.
Rechenbeispiel
Kommt der Vermieter einer Erstellung einer Betriebskostenabrechnung nicht fristgerecht nach, ist er nicht dazu berechtigt, jedwede Nachforderung an seine Mieter zu stellen!
Sollte sich für den Mieter aus einer Abrechnung, welche ihm erst 12 Monate nach Ende eines Abrechnungszeitraums zugeht, ein Guthaben ergeben, so verliert dieses erst 3 Jahre nach Ende des besagten Abrechnungszeitraums seine Gültigkeit.
Des Weiteren ist ein Mieter dazu berechtigt, bei fehlerhaften Abrechnungen die Abschlagszahlungen auf die laufenden Nebenkosten solange einzubehalten, bis ihm der Vermieter eine gültige Abrechnung vorgelegt hat.
Für den Fall, dass ein Mieter unterjährig auszieht, muss dieser Umstand anhand eines verkürzten Nutzungszeitraums in der Abrechnung kenntlich gemacht werden.
Unabhängig vom Nutzungszeitraum muss ein Vermieter in einer Betriebskostenabrechnung immer die Gesamtkosten, die ihm für den Abrechnungszeitraum angefallen sind, den gesamten Vorauszahlungen gegenüberstellen.
Wird dieser Vorschrift nicht entsprochen, gilt die Abrechnung als nicht ordnungsgemäß. Ist das der Fall, muss der Mieter eine mögliche Nachzahlung solange nicht leisten, bis sein Vermieter ihm eine ordnungsgemäße Abrechnung vorgelegt hat.
Sobald ein Vermieter jedoch seinen Mietern eine gültige Abrechnung vorgelegt hat, hat der Vermieter auch Anspruch auf die zurückgehaltenen Vorauszahlungen und Mieter müssen diese nachleisten.
Sollte ein Mieter für einen abgelaufenen Abrechnungszeitraum noch Vorauszahlungen auf die Nebenkosten schuldig sein, so ist er in jedem Fall zur Bezahlung dieser verpflichtet.
Sollte sich durch eine Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung für den Mieter ergeben, steht es dem Vermieter frei die Höhe des monatlichen Vorauszahlungsbetrags so anzupassen, dass sie der Höhe der aktuell entstandenen Nebenkostenlast des Mieters entspricht.
Kommt es für einen Mieter zu einem Guthaben, ist es dem Vermieter auch gestattet, den zu leistenden Vorauszahlungssatz zu kürzen.
Hinweis: Alternativ zur Bezahlung von Abschlägen auf die Nebenkostenabrechnung, kann im Mietvertrag auch eine Betriebskostenpauschale bzw. eine Inklusivmiete vereinbart sein. In diesem Fall kann der Vermieter keinerlei Nachforderungen an den Mieter stellen.
Eine zulässige Erhöhung der Nebenkosten darf nur den Betrag umfassen, der aus der letzten Nachzahlung resultierte. In aller Regel erfolgt die Betriebskostenvorauszahlung monatlich, weshalb der Gesamtbetrag also durch 12 geteilt werden muss.
Rechenbeispiel
Die Anpassung ist jedoch nur für die Zukunft zulässig und ist gültig für die auf den Zugang der Erklärung folgende nächste Vorauszahlung, vgl. § 271 BGB. Die Möglichkeit einer rückwirkenden Anpassung, insbesondere einer rückwirkenden Erhöhung der Vorauszahlungen, sieht das Gesetz – anders als bei der Erhöhung der Pauschale – nicht vor.
Eine Rückwirkung ist daher unzulässig. Im Übrigen bedarf es einer rückwirkenden Geltendmachung auch deshalb nicht, weil die erhöhten Betriebskosten im Rahmen der Abrechnung ohnehin vom Mieter zu tragen sind bzw. Guthaben durch den Vermieter erstattet werden müssen.
Wer eine Wohnung neu anmietet, wird erst bei der ersten Nebenkostenabrechnung feststellen können, ob die Vorauszahlungen den anteiligen Kosten entsprechen.
Grundsätzlich hat der Vermieter beim Ansetzen der Vorauszahlung einen Spielraum. Auch wenn § 556 BGB, der Paragraph zu den „Vereinbarungen über Betriebskosten“, festlegt, dass Vorauszahlungen „in angemessener Höhe vereinbart werden“ müssen.
Doch handelt es sich dabei um eine Prognose. Was am Ende in der Betriebskostenabrechnung steht, hängt von vielen Faktoren ab und nicht zuletzt auch vom individuellen Verbrauch für Heizung, Warmwasser und Kaltwasser des Mieters.
Die Gerichte beschäftigt jedoch immer wieder die Frage, ob es sich bei einer stark zu niedrig angesetzten Betriebskostenvorauszahlung im Falle einer Neuvermietung um Täuschung handelt. Denn immer wieder klagen Mieter, die in der ersten Betriebskostenabrechnung für eine neue Wohnung eine hohe Nachzahlung begleichen müssen.
Dazu drei Fälle, die vor Gericht verhandelt wurden:
Das Landgericht Arnsberg verhandelte einen Fall, in dem die abgerechneten Heizkosten die Vorauszahlung um stolze 260 Prozent überstiegen. Dabei hatte der Vermieter Kenntnis von der Höhe der Nebenkosten des vorherigen Mieters. Diese überstiegen bei weitem den Betrag, den er dem neuen Mieter genannt hatte. Das Gericht ging also davon aus, dass der Vermieter bewusst falsche Angaben gemacht hat und urteilte zugunsten des Mieters. Dieser konnte seine bereits gezahlte Nachzahlung zurückverlangen.
Ähnlich argumentierte das Amtsgericht Rendsburg. Hier überstiegen die Betriebskosten die Vorauszahlung um 80 Prozent und es erwies sich, dass der Vermieter diese bewusst zu niedrig angesetzt hatte. Auch er hätte aus vergangenen Abrechnungen ableiten können, welche Höhe für die Vorauszahlung angemessen gewesen wäre. Das Gericht sprach dem Mieter zu, dass er die Nachzahlung, die sich aufgrund der zu niedrig angesetzten Betriebskostenvorauszahlung ergeben hatte, nicht zahlen musste.
Vor dem Oberlandesgericht Rostock ging ein solcher Fall wiederum zu Ungunsten des Mieters aus, weil eben nicht nachgewiesen konnte, dass der Vermieter den Mieter bewusst getäuscht hatte. Das Gericht sagte, dass es sich anders verhalten würde, wenn der Mieter beim Vermieter explizit wegen der Höhe der Vorauszahlung nachgefragt hätte und dieser ihm „die Angemessenheit der Zuschüsse zugesichert hätte“.
Hinweis: In einigen Fällen wurde Mietern auch ein Sonderkündigungsrecht zugesprochen, wenn sich herausstellte, dass der Vermieter bewusst falsche Angaben über die Betriebskosten gemacht hat.
Was den Urteilen gemein ist, ist der Umstand, dass es bei den Argumentationen nicht so sehr um die Höhe der Abweichung geht, sondern zumeist um die Intention des Vermieters. Und genau so argumentiert auch ein Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH). Es besagt, dass der Vermieter seine Pflicht nur verletzt, wenn besondere Umstände vorliegen.
Die Tatsache, dass die tatsächlichen Nebenkosten die Vorauszahlung deutlich übersteigen, reicht allein nicht aus, sagte das Gericht. Besondere Umstände lägen jedoch vor, wenn der Vermieter „die Angemessenheit der Nebenkosten ausdrücklich zugesichert oder diese bewusst zu niedrig bemessen hat, um den Mieter […] zu täuschen“. Die Beweislast hierfür liegt jedoch beim Mieter.
9 von 10 Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft. Vorauszahlungen stellen dabei eine Fehlerquelle von vielen dar. Wenn Sie sich unsicher sind, ob alles bei Ihnen richtig abgerechnet wird, lassen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung von unseren Experten überprüfen. Der Upload der Abrechnung mitsamt Ihres Mietvertrages geschieht in wenigen Schritten und Sie erhalten zeitnah einen Prüfbericht sowie ein für Sie verfasstes Widerspruchsschreiben.
