Nebenkostenabrechnung – worauf Sie achten müssen!

Sieben hilfreiche Tipps für Vermieter

Als Vermieter wissen Sie: Die Nebenkostenabrechnung für den Mieter gehört zu Ihren jährlichen Pflichten. Besonders für Vermieter, die ihre Immobilien selbst verwalten, kann es eine Herausforderung sein, die Betriebskostenabrechnung rechtssicher und ordnungsgemäß zu erstellen. Weil es immer wieder zu Unstimmigkeiten und Streit über die Abrechnungen kommt, geben wir Ihnen einige Tipps, worauf Sie als Vermieter achten sollten.

Mieter leisten zusammen mit der Miete monatliche Nebenkostenvorauszahlungen. Gemäß § 556 BGB sind Vermieter von Wohnraum deshalb verpflichtet, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Weil die Übernahme der Betriebskosten vom Gesetzgeber nicht festgelegt wurde, vereinbart der Vermieter diese Regelung mit dem Mieter im Mietvertrag. Fehlt eine entsprechende Klausel im Mietvertrag, muss der Mieter nur die Kaltmiete zahlen.

Achten Sie bei der Nebenkostenabrechnung auf Vollständigkeit

In der Abrechnung muss der Vermieter für den Mieter nachvollziehbar alle umlagefähigen Nebenkosten auflisten. Zunächst werden die beteiligten Parteien und das betreffende Objekt benannt. Halten Sie sich dabei an die Daten, die auch im Mietvertrag stehen und verwenden Sie keine Abkürzungen – das kann zur Unwirksamkeit der Abrechnung führen.

Um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, muss die Abrechnung außerdem formal korrekt sein und bestimmte Angaben zwingend enthalten, nämlich den Abrechnungszeitraum, eine Auflistung der Gesamtkosten, den Umlageschlüssel inklusive Erläuterungen, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Nur die Schriftform sichert Ihre rechtliche Position ab. Erstellen Sie die jährliche Nebenkostenabrechnung deshalb unbedingt schriftlich und versenden Sie sie nicht einfach per Fax oder E-Mail, sondern per Post. Denken Sie an Ihre persönliche Unterschrift. Falls ein Dritter in Ihrem Auftrag die Abrechnung erstellt, fügen Sie Ihre Originalvollmacht bei, sonst darf der Mieter die Nebenkostenabrechnung zurückweisen.

Schlüsseln Sie die Betriebskosten korrekt auf

Vermieter sind verpflichtet, die Betriebskosten genau zu benennen und die Berechnung aufzuschlüsseln und zu erklären. Dabei müssen sämtliche abgerechneten Positionen aufgeführt sein, um die Abrechnung für den Mieter nachvollziehbar und prüffähig zu machen.

Positionen dürfen nicht ohne genauere Erklärung als „sonstige Betriebskosten“ abgerechnet werden. Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, schlüsseln Sie die Betriebskosten am besten nach den Ziffern des Betriebskostenkatalogs in § 2 der Betriebskostenverordnung auf. So sind Sie auf der sicheren Seite.

Wählen Sie den richtigen Verteilerschlüssel

Ein häufiger Streitpunkt zwischen Mieter und Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung ist der Verteiler- oder Umlageschlüssel. Er bestimmt, wie die angefallenen Betriebskosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Sie haben vier Möglichkeiten, die Nebenkosten auf die Mieter umzulegen: Die Kosten können nach Wohnfläche, Verbrauch, Wohneinheit oder Personenzahl abgerechnet werden.

Entscheiden Sie sich zu Beginn des Mietverhältnisses für eine Variante. Manchmal bestimmt allerdings die Betriebskostenart, welcher Verteilerschlüssel verwendet werden muss. Der Umlageschlüssel für die Nebenkosten richtet sich nach den Vereinbarungen im Mietvertrag. Er muss leicht verständlich und für den Mieter nachvollziehbar sein. Wenn nichts anderes vereinbart wurde, sind die Nebenkosten nach Wohnfläche aufzuteilen.

Von den Heizkosten verteilt man zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch. Die restlichen 30 bis 50 Prozent der Heizkosten werden meistens nach Quadratmetern umgelegt. Die anderen sogenannten „kalten“ Betriebskosten wie zum Beispiel Grundsteuer oder Hausmeister können entweder nach Quadratmetern oder nach Personenzahl aufgeteilt werden.

Bei einer Regelung nach Verbrauch oder Verursachung muss ein Umlageschlüssel gewählt werden, der sich auf den Verbrauch bezieht. Diese Kosten werden zum Beispiel an den Wasseruhren abgelesen. Wasser- und Abwasserkosten lassen sich aber natürlich nur dann verbrauchsabhängig verteilen, wenn alle Wohnungen über Wasseruhren verfügen.

Diese Umlagen gehören in die Nebenkostenabrechnung:

Als Vermieter müssen Sie beachten, dass ausschließlich wiederkehrende Kosten auf den Mieter umgelegt werden können, die von ihm verursacht wurden oder dem Katalog der Betriebskostenverordnung (BetrKV) entsprechen. Welche Nebenkosten umlagefähig sind, ist in § 2 BetrKV geregelt.
Hier eine Übersicht über alle Nebenkosten, die nach den Bestimmungen der Betriebskostenverordnung abgerechnet werden dürfen:

Grundsteuer
Wasser und Abwasser
• Fahrstuhlkosten
Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Gebäudereinigung und Gartenpflege
• Beleuchtung
Schornsteinreinigung
Versicherungen
Hausmeister
• Gemeinschaftseinrichtungen
• Weitere Nebenkosten (wie Rauchmelderwartung, Kabelanschluss etc.)

Diese Kosten sind nicht umlagefähig:

Als Vermieter können Sie viele Kosten auf Ihre Mieter umlegen, allerdings gibt es auch Kosten, die der Eigentümer tragen muss. Grundsätzlich können Sie nur Betriebskosten auf die Mieter umlegen, die im Mietvertrag festgehalten wurden.

Dabei müssen Sie im Mietvertrag nicht alle Posten einzeln benennen. Betriebskosten sind alle gängigen umlagefähigen Betriebskosten nach dem Katalog der Betriebskostenverordnung. Mit dieser allgemeinen Formulierung können Sie sich als Vermieter für zukünftige Ausgaben absichern.
Wenn Kosten durch einmalige Maßnahmen anfallen oder durch Reparaturen, die nicht vom Mieter verursacht wurden, werden sie vom Vermieter getragen. Nicht umlagefähig sind zum

Beispiel:

• Kosten für Leerstand
Verwaltungskosten
• außerordentliche Kosten für Rechtsschutz
Instandhaltung und Instandsetzung (Reparaturkosten)

Reparaturen, die vom Hausmeister erledigt werden, müssen ebenfalls von den Kosten für den Hausmeister abgezogen werden, weil sie nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

Steht in Ihrem Mehrfamilienhaus eine Wohnung leer, dürfen Sie die Nebenkosten dieser Wohnung nicht den anderen Mietern in Rechnung stellen. Ob Sie die Wohnung vermieten können oder nicht ist allein Ihr finanzielles Risiko. Bilden Sie für solche Fälle am besten eine Rücklage.

Wenn in Ihrer Immobilie Schäden entstehen oder keine Miete mehr gezahlt wird zahlen in der Regel Sie als Eigentümer für das Fehlverhalten Ihrer Mieter. Mit einer Mietausfallversicherung können sich gegen Mietausfälle absichern.

Halten Sie die Fristen für die Nebenkostenabrechnung ein!

Für die Zustellung der Nebenkostenabrechnung haben Sie ein Jahr Zeit – gerechnet vom Ende des Abrechnungszeitraums an. Die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2019 muss also bis zum 31.12.2020 erstellt werden. Die Ein-Jahres-Frist für Vermieter gilt auch, wenn der Mieter in der Zwischenzeit ausgezogen ist. Der Mieter hat keinen Anspruch darauf, die Abrechnung vom Vermieter früher zu erhalten.

Halten Sie diese Frist für die Nebenkostenabrechnung nicht ein, haben Sie keinen Anspruch auf mögliche Nachzahlungen. Umgekehrt gilt das allerdings nicht: Bei einer verspäteten Abrechnung muss ein vorhandenes Nebenkostenguthaben immer an den Mieter ausbezahlt werden.

Inhaltliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung bedeuten kein Auslaufen der Abrechnungsfrist. Es können auch noch nachträglich Korrekturen vorgenommen werden – solange sie nicht zu Lasten des Mieters gehen. Haben Sie als Vermieter etwas vergessen oder zu Ihrem Nachteil falsch berechnet, dürfen Sie keine Nachzahlung vom Mieter verlangen.

Beachten Sie die Zeiten für einen Widerspruch!

Hat der Mieter die Abrechnung der Nebenkosten geprüft und Fehler entdeckt, hat er ein Jahr Zeit, um Widerspruch einzulegen. Versäumt er diese Frist, kann er keine Einwendungen mehr gegen die Nebenkostenabrechnung geltend machen.

Der Anspruch des Mieters auf die Erteilung der Abrechnung und der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlungen aus der Abrechnung verjährt nach drei Jahren. Für Mieter gilt diese Frist ab einem Jahr nach dem Zeitraum, für den die Nebenkostenabrechnung gilt. Die Abrechnungsfrist für die Nebenkostenabrechnung 2019 endet also am 31.12.2020 und der Anspruch des Mieters verjährt am 31.12.2023.

Für den Vermieter beginnt die Frist mit Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch auf die Nachzahlung entstand, also im Jahr der erteilten Nebenkostenabrechnung. Hält der Vermieter die Fristen nicht ein, verjährt der Anspruch des Mieters auf Erteilung einer Nebenkostenabrechnung.
Der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlungen aus einer Nebenkostenabrechnung verjährt ebenfalls innerhalb von drei Jahren, wobei die Frist mit Ablauf des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist.

Checkliste für Vermieter:

Haben Sie an alles gedacht?

• vollständige Benennung der Parteien und des Mietobjekts
• genaue Angabe des Bewilligungszeitraums
• detaillierte Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Angabe und Erklärung des verwendeten Verteilerschlüssels
• Kostenanteil des Mieters
• Abzug der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen

Fazit:

Nebenkostenabrechnungen sind rechtlich komplex und bergen viele Fehlerquellen. Nur wenn Sie es mit Ihrem Mieter vertraglich vereinbart haben, dürfen Sie die Nebenkosten auf ihn umlegen. Dafür müssen Sie allerdings nicht sämtliche Kosten aufzählen: Mit dem Begriff „Betriebskosten“ sind die gängigen umlagefähigen Nebenkosten ausreichend genannt (BGH VIII ZR 137/15).

Sie haben noch offene Fragen?

Sollten Sie noch immer offene Fragen zum Thema Mietnebenkostenabrechnung haben, helfen Ihnen die Mietnebenkosten-Experten von MINEKO gern weiter.

Weitere hilfreiche Tipps für Vermieter finden Sie unter:

https://vermietsicher.de/vermietertipps/.

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