Nebenkostenabrechnung - Vermieter ist zur Nachvollziehbarkeit verpflichtet

Nachvollziehbarkeit einer Nebenkostenabrechnung

Wenn die jährliche Post vom Vermieter kommt, beginnt für viele Mieter ein kleiner Kampf. Natürlich ist zunächst am wichtigsten, ob es sich um eine Nachzahlung handelt. Nach dem ersten Schock, oder auch der Erleichterung, beginnt man mit der Sichtung der Posten. Genau das wird oftmals zu einer Tabellen- und Daten-Odyssee, von der sich die meisten anfangs erschlagen fühlen. Unübersichtlich und nicht nachvollziehbar – so stellt sich die Betriebskostenabrechnung oftmals dar. Dabei ist die Nachvollziehbarkeit ein wesentlicher Faktor für die Gültigkeit der Abrechnung. Es lohnt sich also zu prüfen, ob die Forderung wirklich schlüssig und nachvollziehbar gestellt ist.

Verweigerung der Nachzahlung wegen mangelnder Nachvollziehbarkeit

Die Nachvollziehbarkeit der Nebenkosten gehört laut Betriebskostenverordnung zu den grundlegenden formellen Anforderungen an eine Abrechnung. Neben falschen Abrechnungsfristen und Abrechnungszeiträumen kann eine unverständliche Rechnung ein Grund sein, eine etwaige Nachzahlungsforderung zu verweigern und eine neue, korrigierte Abrechnung vom Vermieter zu verlangen.
Diese Möglichkeit hat der Mieter allein bei formellen Fehlern einer Nebenkostenabrechnung. Bei inhaltlichen Fehlern bleibt ihm bei Zweifeln oft nur eine Zahlung unter Vorbehalt.

Wann ist meine Abrechnung nachvollziehbar?

Gebot der Nachvollziebarkeit in der NebenkostenabrechnungDa Nachvollziehbarkeit oft subjektiv ist, ist natürlich gesetzlich geregelt, welche Kriterien eine Abrechnung erfüllen muss, um als nachvollziehbar zu gelten. Dabei spielen zwar Faktoren wie Klarheit und Übersichtlichkeit eine Rolle, wichtig um eine Rechnung wegen mangelnder Nachvollziehbarkeit anzufechten, ist aber vor allem die gedankliche und rechnerische Komponente. Im Prinzip geht es darum, dass ein Mieter aufgrund der vorhandenen Zahlen und Gegebenheiten rechnerisch auf das gleiche Endergebnis kommen kann wie der Vermieter. Dabei wird per Gesetz vorausgesetzt, dass man dazu weder juristische noch betriebswirtschaftliche Kenntnisse benötigt. Jedoch kann eine Einsichtnahme in die Detailrechnungen, auf denen die Werte in der Abrechnung basieren, von Nöten sein.

Ein Beispiel für Probleme bei der Nachvollziehbarkeit

Konkret ist dies nicht mehr möglich, wenn dem Mieter durch die Abrechnung nur die übergeordneten Kosten genannt werden und nicht, wie diese sich zusammensetzen und welche Teilkosten hier zusammengefasst werden. Als Beispiel kann in der Abrechnung der Punkt „Öffentliche Lasten“ auftauchen. Nimmt der Mieter aber Einsicht in die Nebenkosten, so kann er den Punkt keiner spezifischen Rechnung zuordnen, da sich die öffentlichen Lasten unter anderem aus Grundsteuer oder Verbandszahlung zusammensetzen. Der Vermieter muss demnach unter dem Punkt „Öffentliche Lasten“ schlüssig darlegen, dass sich die Kosten aus den Einzelkosten von „Grundsteuer“, „Verbandszahlung“, etc. zusammensetzen. Erst auf diese Weise wäre es dem Mieter möglich, auf das gleiche rechnerische Ergebnis wie der Vermieter zu kommen.

Ein weiterer verbreiteter Störfaktor sind unterschiedliche Verteilerschlüssel in der Abrechnung. An sich muss sich der Vermieter an den im Mietvertrag festgelegten Schlüssel halten. Sind dort keine Angaben gemacht worden, liegt die Wahl des Verteilerschlüssels oftmals beim Vermieter. Jedoch verpflichtet er sich, sich durch die Wahl keinen finanziellen Vorteil zu verschaffen. Änderungen des Schlüssels sind aber vom Vermieter zu erläutern, damit sie nachvollziehbar berechnet werden können.