Heizkostenabrechnung mit Hundert-Euro-Scheinen und Taschenrechner

Formelle und inhaltliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Durch eine Vielzahl von Prüfungen konnten MINEKO feststellen, dass ein Großteil der Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft ist. Jedoch ist es für Mieter und Vermieter von Belang, welche Fehler vorliegen. Je nach Art hat dies Konsequenzen für die Fälligkeit von etwaigen Nachzahlungen. Allgemein unterscheidet man zwischen formellen und materiellen Fehlern, wenn eine Nebenkostenabrechnung nicht die vorgegebenen Anforderungen erfüllt. Aber was ist darunter zu verstehen? Wie unterscheidet man diese Fehlerart voneinander? Welche Folgen hat das für die Nachzahlungsforderung?

Formelle Fehler

Eine Betriebskostenabrechnung muss für den Mieter verständlich und nachvollziehbar sein. Wenn ein Laie die Kosten nicht selbst nachrechnen kann, ohne Veränderungen am Aufbau der Abrechnung vorzunehmen, liegt ein formeller Fehler vor. Ein typischer Mangel in Nebenkostenabrechnungen ist ein falscher Abrechnungszeitraum. Dieser muss sich immer auf genau zwölf Kalendermonate beziehen. Ein weiterer möglicher Mangel in der Form ist das Versäumen der Abrechnungsfrist. Dies tritt ein, wenn dem Mieter nicht spätestens ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums die Nebenkostenabrechnung zukommt. Ebenso kann das Fehlen bestimmter Elemente in der Abrechnung einen formellen Mangel begründen. So muss der Vermieter die einzelnen Positionen vollständig und ihre Kosten übersichtlich darstellen, damit der Mieter diese ggf. nachrechnen kann. Weiterhin muss der Verteilerschlüssel genannt und erläutert werden, sodass anhand dessen die Kosten kontrolliert werden können. Fehlt dieser, stellt dies einen formellen Fehler dar.

Materielle Fehler

Wie aus der Bezeichnung bereits hervorgeht, berühren materielle Fehler nicht die äußere Form der Abrechnung, sondern sie beziehen sich auf die inhaltlich Seite. Das umfasst unter anderem Fehler bei der Anwendung der Verteilerschlüssel, die Darstellung einer falschen Wohnfläche, nicht umlagefähige Positionen sowie Rechenfehler. Handelt es sich jedoch um offensichtliche und vom Mieter leicht zu korrigierende Ungenauigkeiten wie Rechtschreibfehler, so liegt kein inhaltlicher Fehler vor.

Folgen von formellen und materiellen Fehlern

Wenn eine Nebenkostenabrechnung formell fehlerhaft ist, so wird diese behandelt, als wäre sie nicht erstellt worden. Da man als Mieter Anspruch auf eine ordnungsgemäß erstellte Abrechnung hat, muss man die Nachforderung aus einer formell fehlerhaften Abrechnung nicht begleichen, bis diese korrigiert wurde und die formellen Anforderungen erfüllt. Wenn allerdings die Abrechnungsfrist bereits abgelaufen ist, kann der Vermieter keine nachträglichen Korrekturen mehr vornehmen und somit keine Nachzahlungen mehr fordern. Wenn lediglich materielle Mängel vorliegen, hat der Mieter zwar kein Zurückbehaltungsrecht in Bezug auf die Nachzahlung. Seit der geänderten Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs 2012 ist jedoch eine Erhöhung der Vorauszahlungen solange nicht wirksam, bis dem Mieter eine inhaltlich korrekte Nebenkostenabrechnung vorliegt. Demnach kann er die Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlungen zurückbehalten, wenn seine Nebenkostenabrechnung materielle Fehler aufweist. Allerdings ist es mitunter nicht leicht zu unterscheiden, ob es sich um materielle oder formelle Fehler handelt. Daher urteilen die Gerichte oft uneinheitlich und entscheiden je nach Einzelfall.