Wer zahlt für Betriebskostenmanagement

Ein Vermieter ist grundsätzlich dazu verpflichtet, dafür zu sorgen, dass in Sachen Nebenkosten gut gewirtschaftet wird. Alles, was er dafür unternimmt, muss er aus den laufenden Miet-Einnahmen bestreiten. Das besagt das Gebot der Wirtschaftlichkeit. Das bedeutet, dass der Vermieter auf ein „angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis“ achten muss. Die Einhaltung des Gebots der Wirtschaftlichkeit schreibt dem Vermieter § 565 das Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) vor. Da ein vernünftiges Wirtschaften Teil der Verwaltung ist und Verwaltungskosten keine Betriebskosten sind, muss der Vermieter also selbst dafür zahlen, wenn er etwa seine Verwaltung mit den ihm zur Verfügung stehenden Mittels effizienter gestaltet. Auch das sogenannte Betriebskosten-Benchmarking, also etwa das Führen von Statistiken zu Ausgaben, ist nicht umlagefähig. Es liegt zudem im Interesse des Vermieters, dass er die Betriebskosten so gering wie möglich hält, weil das seine Mietobjekte attraktiver macht und er außerdem so die restliche Miete höher ansetzen kann.

Betriebskostenmanagement wird durch Ersparnis gegenfinanziert

Anders verhält es sich jedoch, wenn der Vermieter einen externen Dienstleister damit beauftragt, Betriebskosten zu optimieren – wenn er sich also professionelle Hilfe holt. Eine solche Maßnahme entbindet den Vermieter nicht von der Pflicht, gut zu haushalten. Aber wenn er die Kosten durch professionelle Hilfe von außen optimiert, dann wird davon ausgegangen, dass diese Einsparungen höher ausfallen, als wenn das von der Hausverwaltung selbst gemacht worden wäre. Das heißt, dass der Vermieter, um intern bzw. aus eigener Kraft zu derselben Ersparnis zukommen, zusätzlich Personal hätte einstellen müssen und so ebenfalls Kosten verursacht hätte. Vom Betriebskostenmanagement profitieren zudem beide – Mieter und Vermieter.

Der Vermieter profitiert durch die bereits erwähnte Möglichkeit, seine Objekte besser vermieten zu können und gleichzeitig mehr Spielraum bei der Miete zu haben und der Mieter durch die eingesparten Betriebskosten. Da also das Betriebskostenmanagement noch zusätzliche Einsparpotenziale aufdeckt, sind die Kosten dafür umlagefähig. In der Regel werden die Dienstleister aus der Ersparnis bezahlt, die sie selbst erwirtschaften. Der Vermieter hat dann die Möglichkeit, die Betriebskosten zu reduzieren, aber auch gleichzeitig die Kosten für den Dienstleister umzulegen. Das bedeutet, dass sich die Ersparnis durch das Betriebskostenmanagement jeweils um den Betrag, den der Dienstleister bekommt, verringert.

Müllmanagement als Teil des Betriebskostenmanagements

Eine besonders häufige Art des Betriebskostenmanagements ist das Müllmanagement. Dieses ist seit der Neufassung der Betriebskostenverordnung generell auf die Mieter umlegbar. Denn unter Punkt 8 der BetrKV sind Maßnahmen aufgenommen worden, die nicht nur direkt die Müllbeseitigung betreffen, sondern auch deren Vorbereitung. Wenn also etwa Müllschleusen und Müllkompressoren umlagefähig sind, dann auch das Müllmanagement. Hierbei gestaltet ein Dienstleistungsunternehmen die Standplätze der Mülltonnen, bewirtschaftet diese und kontrolliert auch, ob der richtige Müll in den dafür vorgesehenen Tonnen landet.

Aus dieser Vielfalt der Aufgaben ergibt sich, dass nicht alle Kosten umgelegt werden können. So wird etwa die Einrichtung der Standplätze zu den Baukosten gezählt. Baukosten sind jedoch nicht als Betriebskosten umlagefähig. Auch die Kosten für die anfängliche Planung der Bewirtschaftung sind nur einmalig aus der Ersparnis zu zahlen. Später können sie nicht mehr angesetzt werden, weil sie nicht mehr anfallen. Wenn der Vermieter die erhöhten anfänglichen Kosten nicht im ersten Jahr aus der Ersparnis an den Dienstleister bezahlt, sondern diese stattdessen auf die darauffolgenden Jahre verteilt, ist das problematisch. Denn das würde bedeuten, dass Mieter, die erst später in das Haus ziehen, benachteiligt werden. Sie würden dann Kosten tragen, die lange vor ihrem Einzug entstanden sind und damals auch hätten beglichen werden müssten.

Der Vermieter muss außerdem darauf achten, dass der Dienstleiter jedes Haus einzeln betrachtet. Denn Menge und Regelmäßigkeit der Abfallentsorgung können von Objekt zu Objekt variieren – je nach Mieterstruktur. Bewirtschaftet der Dienstleister also mehrere Objekte, kann er nicht einfach Durchschnittswerte für alle Häuser bilden. Außerdem unterliegt auch der Dienstleister dem Gebot der Wirtschaftlichkeit.