Die Betriebskostenverordnung – gesetzliche Grundlage für die Nebenkostenabrechnung

In Deutschland gelten die Nebenkosten eines Mietverhältnisses längst als 2. Miete – doch während der Mietpreis meist fest vereinbart wird, wird der Betriebsaufwand in der tatsächlich angefallenen Höhe auf alle Mieter verteilt. Verschiedene Umlageschlüssel und unterschiedliche Abrechnungszeiträume machen die Abrechnung jedoch kompliziert. So beschäftigen diese Endberechnungen der Nebenkosten immer wieder die deutschen Gerichte. Dabei gibt es für Vermieter eine klare Vorgabe, was sie wie abrechnen dürfen: die Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten, kurz: Betriebskostenkostenverordnung (BetrKV).

Die Betriebskostenverordnung - gesetzliche Grundlage für die Nebenkostenabrechnung

Inhalt:

Die gesetzliche Grundlage für die Abrechnung von Mietverträgen

Die Nutzung von Wohnungen oder Häusern für Wohnzwecke wird in der Regel vertraglich geregelt. Allgemein unterliegen solche Mietverhältnisse zuerst dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), hier ist das gesamte Kapitel 2 den Mietverträgen gewidmet. Der Paragraph 556 BGB räumt Vermietern dann das Recht ein, die Nebenkosten der Vermietung an den Mieter weiterzugeben.

Ergänzend dazu wurde im November 2003 die Betriebskostenverordnung erlassen, zum 01. Januar 2014 trat sie in Kraft. Aktualisiert wurde sie noch einmal im Jahr 2012. Die Verordnung gilt für alle Mietverträge, die nach dem 1. Januar 2004 gesschlossen worden sind. Für alle Verträge mit einem früheren Vertragsabschluss können abweichende Regelungen gültig sein, daher müssen die einzelnen Vereinbarungen der Mietverträge genau geprüft werden.

Der Begriff Betriebsaufwand oder -kosten

Die BetrKV beginnt mit der Definition des Begriffs:
Zu den Nebenkosten der Vermietung zählen alle Aufwendungen, die dem Eigentümer der Wohnung oder des Hauses durch deren bestimmungsgemäßen Gebrauch laufend entstehen. Dem Eigentümer gleichgestellt ist ein Erbbauberechtigter. Solche ein Aufwand entsteht in der Regel durch Leistungen fremder Unternehmer. Die eigenen Leistungen des Eigentümers dürfen jedoch mit dem Betrag angerechnet werden, der auch durch einen fremden Dritten berechnet worden wäre.

Zwei wichtige Kostenarten zählen jedoch nicht zu den Nebenkosten der Miete, der Vermieter darf sie in seiner Abrechnung nicht berücksichtigen:

  • die Kosten der Verwaltung des Gebäudes (weder Arbeitslohn noch genutzte Einrichtungen), die Kosten für die Prüfung des Jahresabschlusses und die Kosten der Geschäftsführung
  • alle Aufwendungen, die für den Unterhalt des Gebäudes aufgebracht werden müssen und dazu dienen, durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinflüsse entstandene bauliche oder sonstige Mängel zu beseitigen.

Die Möglichkeiten der Abrechnung von Nebenkosten

Bereits das BGB führt aus, dass die Kosten für den laufenden Betrieb entweder pauschal oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden dürfen. Dabei würden Abschläge im Voraus nur in einer angemessenen Höhe erhoben werden. Nach Ablauf eines Jahres müssen die schon geleisteten Zahlungen mit den tatsächlichen Kosten verglichen und abgerechnet werden. Dafür hat der Vermieter zwölf Monate Zeit, bis Ende Dezember des Folgejahres muss er die Kosten offenlegen. Er darf noch fehlende Beträge einfordern und muss zu viel eingenommenes Geld erstatten. Mieter haben das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und auch die Einsicht in die Kostenbelege zu verlangen.

Der Betriebskostenkatalog

Im zweiten Paragraph zählt die BetrKV insgesamt 17 verschiedene Arten von Nebenkosten auf, die auftreten und abgerechnet werden können. Oft sind es hier kleine Details, die zu Streit zwischen Mietern und Vermietern führen. Entscheidend sind drei Fragen:

  • Gehört der genannte Aufwand zu den Nebenkosten und darf damit auf alle Nutzer umgelegt werden?
  • Ist der gewählte Abrechnungsschlüssel korrekt?
  • Stimmt der gewählte Abrechnungszeitraum?

Im Folgenden zählen wir die Arten des Betriebsaufwandes auf, die der Vermieter auf alle Mieter umlegen darf:

1. Öffentliche Abgaben

Öffentliche Lasten, die auf ein Grundstück entfallen, werden von verschiedenen Stellen verlangt. Zuerst ist hier die Grundsteuer zu nennen, die von den Kommunen erhoben wird. Zu diesen Abgaben können aber auch Beiträge (etwa Beiträge zum Boden- und Wasserverband) und Gebühren (zum Beispiel Straßenreinigungsgebühren) zählen.

2. Wasser- und Abwasserkosten

Die Verordnung zu den Nebenkosten der Miete unterscheidet zwischen der Wasser- und der Warmwasserversorgung. Wird die Wasserversorgung sowie die Erwärmung des Wassers zentral geregelt, sind diese Kosten umlagefähig:

  • der tatsächliche Wasserverbrauch
  • die Kosten für die Wassererwärmung
  • die Grundgebühr für die Zähler
  • ein eventueller Aufwand für Zählertausch oder -ablesung
  • die Entgelte für eine Wasseraufbereitung
  • die Kosten für die Wartung und Reinigung von Warmwassergeräten
  • der Aufwand für die Bewässerung von Außenflächen, die von allen Mietern genutzt werden
  • die Gebühren für die Abwasserentsorgung.

Zahlt der Mieter dagegen das Entgelt für den eigenen Wasserverbrauch oder andere Aufwendungen selbst, so entfallen diese Poste natürlich. Die Verteilung der Kosten auf die Mietparteien erfolgt entweder nach tatsächlichem Verbrauch (dann müssen jedoch Zähler vorhanden sein), nach der Wohnfläche nach der Anzahl der Wohnungen. Dieser Verteilschlüssel muss bereits im Mietvertrag festgelegt sein.

3. Heizkosten

In der Nebenkostenabrechnung dürfen alle Mieter an den Kosten beteiligt werden, sofern sie von einer zentralen Heizungsanlage (und auch Abgasanlage) profitieren und diese auch tatsächlich anfallen:

  • der Einkaufspreis sowie die Anlieferungskosten der Brennstoffe (Kohle, Erdgas, Öl, Strom)
  • die Kosten für den laufenden Strombezug der Heizgeräte (z.B. bei einer Wärmepumpe)
  • der Aufwand für die laufende Wartung, die Bedienung und Pflege bzw. Reinigung der Heiz- und Abgasanlage (auch die Reinigung von Öltanks)
  • die Aufwendungen für Messeinrichtungen wie Wärmemengenzähler, ihre Eichung oder ihren Austausch
  • die Entgelte für sicherheitstechnische Prüfungen
  • die Kosten für die Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz.

Für die Abrechnung von Heizkosten gilt im Übrigen nicht nur die Betriebskostenverordnung, sondern auch die Heizkostenverordnung. Sie regelt im Detail, welche Umlageschlüssel anzuwenden sind.

4. Aufwendungen für Lifte bzw. Aufzüge

Auch hier dürfen Kosten nur dann umgelegt werden, wenn Mieter den Fahrstuhl auch nutzen können. Zu den Nebenkosten zählen dann die regelmäßigen Wartungen, die Reinigung der Kabine sowie des Schachtes. Auch die Kosten der Versicherung, des Überwachungssystems und des Notrufes dürfen umgelegt werden. In der Betriebskostenabrechnung nicht berücksichtigt werden dürfen dagegen Reparaturen.

5. Gebühren für die Müllentsorgung und die Straßenreinigung

Müllvermeidung und Mülltrennung – beides lässt sich besser durchsetzen, wenn Mieter ihren eigenen Abfallbehälter füllen können. Doch wenn die Entsorgung des Abfalls zentral geregelt wird, dann wird der entstandene Aufwand umgelegt. Zu den Mietnebenkosten zählen sowohl die Müllgebühren der Entsorger als auch die Reinigung von Stellflächen. Neben den Entgelten für die Straßenreinigung, die die Städte und Gemeinden erheben, kann auch der Aufwand für den Winterdienst als Betriebsaufwand geltend gemacht werden, wenn ein Fremdunternehmen beauftragt wird.

Erledigt der Hausmeister diese Tätigkeiten, so sind die Anschaffungskosten für die bereitgestellten (einfachen) Geräte umlagefähig. Wird jedoch technisches Geräte erworben, wie etwa eine Schneefräse, so dürfen nur die laufenden Betriebszahlungen berücksichtigt werden. Die geleisteten Arbeitsstunden des Hauswartes sind jedoch in einer gesonderten Position bereits abgerechnet, eine doppelte Erfassung dieses Aufwandes hat zu unterbleiben.

6. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

Gemeinsam genutzte Räume wie Eingangsbereiche, Treppenhäuser und Flure, Unterstellmöglichkeiten für Fahrräder oder Kinderspielzeug sowie Waschküchen oder Trockenräume kann der Vermieter auf Kosten aller reinigen lassen. Die entstehenden Aufwendungen sind als Nebenkosten umlagefähig. Das gilt sowohl dann, wenn er selbst diese Arbeiten ausführt oder wenn er damit ein Drittunternehmen beauftragt. Übernimmt der Hausmeister die Arbeiten, dann ist das bereits mit seinem Lohn abgegolten.

In der Nebenkostenabrechnung dürfen auch die verbrauchten Reinigungsmittel und die verwendeten Geräte (Besen, Tücher, Wischeimer – jedoch keine preisintensiven technischen Geräte) aufgeführt werden. Wichtig ist hier, dass solche Reinigungsarbeiten nur dann zu den Nebenkosten der Miete zählen, wenn sie regelmäßig ausgeführt werden. Die Graffiti-Entfernung etwa oder die Fassadenreinigung zählen zum Instandhaltungsaufwand und sind keine Betriebsaufwendungen. Auch die Zahlungen für einen Schädlingsbekämpfer dürfen nur dann als Nebenkosten umgelegt werden, wenn sie regelmäßig sind – etwa bei vorbeugenden Maßnahmen. Die Rechnung für die Beseitigung eines einmaligen Befalls mit Schädlingen zählt nicht dazu.

7. Pflege von Außenanlagen

Damit sind Gärten, Grünflächen und Spielplätze, aber auch Wege, Zufahrten und andere Außenflächen, die den Mietern zur Nutzung zur Verfügung stehen, gemeint. Nicht als Mietnebenkosten berücksichtigt werden dürfen die Kosten für das Anlegen oder das erstmalige Ausstatten solcher Flächen – doch später gehören alle Aufwendungen für ihre Pflege sowie deren Erhalt dazu:

  • Beseitigung von Unkraut und Abfall, Düngen, Rasenmahd, Heckenschnitt – auch durch einen Gärtner
  • Ersetzen von Pflanzen oder Spielsand
  • Pflege der Spielgeräte, Säubern der Flächen
  • Betriebskosten technischer Geräte.

8. Stromkosten für die Beleuchtung und andere Verbraucher

Umlagefähig als Mietbetriebskosten sind die Stromkosten, die für die Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Räume entstehen. Hier sind vor allem Treppen und Flure, aber auch Gemeinschaftskeller oder Dachböden und Waschküchen zu nennen. Dazu zählt auch der Strom für die Außenbeleuchtung. Andere Stromverbraucher sind zum Beispiel die Alarmsystem und angebrachte Bewegungsmelder, das Klingelanlage, die Gemeinschaftsantenne oder die Satellitenanlage.

9. Gebühren des Schornsteinfegers

Der vom Schornsteinfeger berechnete Kehraufwand gilt als Betriebsaufwand des Gebäudes und ist umlagefähig. Das gilt auch dann, wenn keine zentrale Heizungsanlage genutzt wird. Moderne Heizanlagen prüft der Schornsteinfeger regelmäßig auf die Einhaltung der Abgaswerte, auch diese Gebühren zählen zu den Nebenkosten der Vermietung.

10. Versicherungen

Als Mietnebenkosten gemäß Verordnung gilt die Haftpflichtversicherung des Vermieters ebenso wie die Gebäudeversicherung (gegen Feuer, Sturm, Wasser und andere Elementarschäden).

11. Kosten für den Hauswart

Hauswarte oder Hausmeister kümmern sich vor Ort und gelten als verlängerter Arm des Vermieters. Ihre Vergütungen, aber auch die Kosten der Sozialversicherung und andere geldwerten Leistungen, die sie erhalten, sind Nebenkosten der Mietverhältnisse. Mieter sollten im Rahmen der Betriebskostenabrechnung ein Tätigkeitsprofil des Hausmeisters anfordern, denn sowohl Instandsetzungsarbeiten und Reparaturen als auch Verwaltungstätigkeiten dürfen nicht berücksichtigt werden. Hier sind entsprechende Kürzungen des Aufwandes vorzunehmen.

12. Antennen- und Kabelsysteme, Breitbandversorgung

Die Anschaffungskosten solcher Medien gehören nicht zu den umlagefähigen Mietnebenkosten, ihr laufender Aufwand (wie Wartungen, Stromkosten, regelmäßige Nutzungsentgelte) dagegen schon.

13. Geräte zur Wäschepflege

Die laufenden Kosten von Waschmaschinen, Trocknern oder auch Bügelautomaten, die der Vermieter zur Nutzung zur Verfügung stellt, können umgelegt werden (nicht jedoch ihre Anschaffungskosten).

14. Sonstige Kosten

Hier definiert die Verordnung auch andere Aufwendungen als Mietbetriebskosten, die bisher noch nicht genannt worden sind, aber bei einem Mietverhältnis entstehen können. Diese müssen im Mietvertrag einzeln aufgelistet werden, damit sie aufgeteilt werden können.
Einige Beispiele:

  • die Kosten für einen Wachmann oder einen Concierge
  • die laufenden Betriebskosten für eine Alarmanlage oder für andere Einbauten (wie Müllschlucker)
  • Kosten für die Dachrinnenreinigung.

Die Verordnung über die Aufstellung der Nebenkosten ist für Vermieter bindend, sie gibt den rechtlichen Rahmen für die jährliche Betriebskostenabrechnung vor. Für Mieter bietet sie einen Schutz vor ungerechtfertigten Forderungen. Die jährlichen Abrechnungen sollten daher genau geprüft werden. Met einem fristgerecht eingereichten Widerspruch gegen die Berechnung dann der Vermieter aufgefordert werden, eine unrichtige Ermittlung der Nebenkosten zu korrigieren.

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