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Die jährliche Nebenkostenabrechnung betrachten viele unserer Kunden mit Sorge. Die Angst, etwas bezahlen zu müssen, was für die gemietete Wohnung nicht sein muss, ist teils berechtigt. Gerade Verwaltungskosten sollten Sie darum nicht außer Acht lassen. Denn Verwaltungsausgaben sind nur in speziellen Fällen umlagefähig.
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In diesem Artikel erklären wir, welche Kosten zu den Verwaltungsausgaben zählen und welche nicht, was passiert, wenn der Hauswart Verwaltungsaufgaben übernimmt, und welche Auswirkungen Verwaltungsausgaben auf die Nebenkostenabrechnung haben können. Außerdem zeigen wir auf, welche Kosten Mieter nicht tragen müssen und wie man die Nebenkostenabrechnung prüfen lassen kann, um sicherzustellen, dass sie rechtmäßig ist.
Grundsätzlich gilt, dass Verwaltungsausgaben nicht auf den Mieter umgelegt werden können. Dies ergibt sich aus §556a Abs. 1 BGB. Hier heißt es: "Zu den Betriebskosten gehören nicht die Kosten der Verwaltung des Gebäudes." Damit sind alle Kosten gemeint, die im Zusammenhang mit der Verwaltung des Hauses oder der Wohnung anfallen.
Besonders wenn Sie Mieter einer Eigentumswohnung sind, was in Deutschland immer häufiger vorkommt, kommt es dabei zu Problemen. Denn Wohnungseigentümer, die ihr Wohnungseigentum zum Beispiel als Altersvorsorge oder als Quelle ihres Lebensunterhalts vermieten, kennen oftmals nicht die genaue Gesetzeslage und bauen unwissentlich Fehler in den eigenen Abrechnungen an ihre Mieter ein!
Hinweis: Wenn Sie Mieter einer Eigentumswohnung sind, erhalten Sie Ihre Betriebskostenabrechnung von einem Vermieter, der Wohnungseigentümer ist. Ihre Abrechnung darf nur umlagefähige Betriebskosten enthalten, die in der Wohngeldabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft klar ersichtlich getrennt von den nicht umlagefähigen Kosten sind. Erhalten Sie nur eine Aufstellung Ihrer Kosten und nicht die betreffende Wohngeldabrechnung, haben Sie Anrecht auf alle der Abrechnung zugrunde liegenden Unterlagen. In einem von uns für Sie verfassten Widerspruchsschreiben, integrieren wir für Sie das Anrecht auf diese Belegeinsicht!
Aber auch die großen Wohnungsgesellschaften arbeiten nicht immer korrekt. Oder intransparent. Ein beliebtes Problemfeld stellt dabei die Kostenposition des Hauswarts dar. Denn häufig kommt es vor, dass der Hauswart auch Verwaltungsaufgaben übernimmt, beispielsweise die Abwicklung von Reparaturen oder die Koordination von Handwerkern.
Grundsätzlich gilt: Wenn der Hauswart ausschließlich als Hausmeister tätig ist und keine Verwaltungsaufgaben übernimmt, können dessen Kosten als Betriebskosten umgelegt werden. Sobald jedoch Verwaltungsaufgaben hinzukommen, dürfen diese nicht auf den Mieter umgelegt werden.
Besonders hellhörig sollte Sie als Mieter darum bei dem Wort Facility Management werden, welcher der DIN EN 15221-1 zum Facility Management unterliegt, zu der unter anderem „Konzeption, Planung, Vermarktung, Betrieb/Nutzung, Umbau/Sanierung, Leerstand und Verwertung der Immobilie“ gehören. Dies übersteigt eindeutig den Umfang eines Hauswarts, der laut Betriebskostenverordnung auf Wohnraummieter umlagefähig ist.
Viele Mieter, deren Betriebskostenabrechnungen wir prüfen, haben Fragen zu der Gesamtfläche des Wohnobjekts, in der sie eine Wohnung gemietet haben. Die Fragen sind berechtigt, wenn sich die Gesamtfläche von einer Abrechnung zur nächsten verändert oder innerhalb einer Abrechnung verschiedene Gesamtflächen angesetzt werden, ohne dass es einen erkennbaren Grund gibt.
Etwaiger Leerstand berechtigt dabei nicht zu einer Reduzierung der Gesamtflächen, da der Vermieter die auf den Leerstand entfallenden Kosten zu tragen hat. Hierzu befand der Bundesgerichtshof in seinem Urteil vom 31.05.2006 (AZ.: VIII ZR 159/05), dass dem Grundgedanken des Vermietungsrisiko zu folgen ist. Der Vermieter trägt somit die Verantwortung des Leerstandes, insbesondere, da nicht gesagt werden kann, ob die Vermietung der leer stehenden Wohnfläche überhaupt gewünscht ist.
Somit dürfen Betriebskosten nicht durch eine Verkleinerung der Wohnfläche zu Ungunsten der verbleibenden Mieter reduziert werden. Der Vermieter hat die Kosten für den Leerstand zu tragen. Wir empfehlen unseren Kunden in solchen Fällen entweder die Flächen im Rahmen einer Belegeinsicht über die Berechnungs-/Ermittlungsgrundlagen des Vermieters zu prüfen oder über Schriftverkehr beim Vermieter zu erfragen, weshalb unterschiedliche Gesamtflächen oder abweichende Flächen im Vergleich zu Ihrer Vorjahresabrechnung angesetzt wurden.
Die Zwischenablesung bei Mieterwechsel und die Nutzerwechselgebühr stellen Verwaltungskosten dar, die aber legitim sein können, wenn Sie in einem Mietvertrag vereinbart wurden. Oftmals finden sich entsprechende Vereinbarungen bei den mietvertraglichen Paragraphen zu den Heizkosten, zur Beendigung des Mietverhältnisses oder bei der Definition der umlagefähigen sonstigen Betriebskosten.
Jedoch gibt es Feinheiten in den Formulierungen, da sie entweder den ausziehenden, einziehenden oder auch beide Mieter betreffen können. Werden die Zwischenablesung bei Mieterwechsel und die Nutzerwechselgebühr abgerechnet, tauchen sie meistens in der Heizkostenabrechnung auf. Hier dürfen auch eine Art von Verwaltungskosten gemäß § 2 BetrKV auf Mieter einer Wohnung umgelegt werden, ohne dass es im Mietvertrag fixiert sein muss: Die Kosten für die Erstellung der Kaltwasser-, Heiz- und Warmwasserabrechnung.
Verwaltungsausgaben sind ein wichtiger, aber oft missverstandener Bestandteil der Abrechnung der Nebenkosten. Sie als Mieter einer Wohnung sollten sich bewusst sein, dass diese Kosten nicht auf sie umgelegt werden dürfen, es sei denn, sie haben einer entsprechenden Vereinbarung im Mietvertrag zugestimmt. Falls es Unklarheiten oder Zweifel gibt, beauftragen Sie uns, um sicherzustellen, dass alle Kosten rechtmäßig umgelegt wurden.
Verwaltungskosten sind Kosten, die durch die Verwaltung eines Gebäudes entstehen. Genannt seien z.B. Kosten für Büromaterial, Buchhaltung, Mieterbetreuung und -verwaltung, Kontogebühren, Zinsen für Kredite oder Erbbauzinsen, Instandhaltungsrücklagen oder auch Reparaturkosten.
Grundsätzlich gilt, dass Verwaltungsausgaben nicht auf Wohnraum-Mieter umgelegt werden können. Dies ergibt sich aus §556a Abs. 1 BGB. Damit sind alle Kosten gemeint, die im Zusammenhang mit der Verwaltung des Hauses oder der Wohnung anfallen. Bei Gewerbemietern können hingegen Verwaltungskosten vereinbart sein.
Zwei Arten der Verwaltungskosten, die auf Wohnraummieter umgelegt werden können, sind z.B. die Zwischenablesung und Nutzerwechselgebühr, wenn diese Kostenarten im Mietvertrag vereinbart sind. Die Erstellung der Kaltwasser-, Heiz- und Warmwasserabrechnung ist sogar ohne Vereinbarung gemäß § 2 BetrKV umlegbar.
Es gibt auch versteckte Verwaltungskosten, die der Mieter erst entdecken muss. Besonders sei hier der Hausmeister genannt, bei dem dies geschehen kann. Nicht umlagefähig für Wohnraummieter sind hier z.B. ausgeführte Reparaturen, Malerarbeiten und Schönheitsreparaturen oder auch Wohnungsbesichtigungen und -übergaben.
Die Umlage von Verwaltungskosten ist bei Gewerbemietern legitim, auch wenn die Umlageklausel im Mietvertrag keine Bezifferung oder höhenmäßige Begrenzung enthält. Meist wird jedoch ein Prozentsatz festgelegt, der zwischen 2% und 10% der jeweiligen Jahresnettokaltmiete liegt.
