Verwaltungskosten

Unter Verwaltungskosten versteht man all jene Kosten, die dem Vermieter im Rahmen der Verwaltung der Mietsache entstehen. Darunter fallen unter anderem die Geschäftsführungskosten, die eigene Verwaltungstätigkeit des Vermieters und Aufwendungen für Personal und Einrichtungen in Zusammenhang mit der Verwaltung.

Im Gegensatz zu den Betriebskosten dürfen die Verwaltungskosten nicht in die jährliche Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden, da diese nicht umlagefähig sind. Dass die Verwaltungskosten nicht als Betriebskosten zu werten sind, ist rechtlich in der Betriebskostenverordnung festgelegt . Eine Klausel zur Übernahme der Verwaltungskosten z.B. als sonstige Betriebskosten im Mietvertrag ist unwirksam, es ist lediglich möglich eine kleine Pauschale in der Grundmiete zu vereinbaren. Der Vermieter kann außerdem keine Mieterhöhung durch steigende Verwaltungskosten rechtfertigen.

Damit hat der Mieter z.B. folgende Kosten nicht zu tragen:

  • Kosten für die durch den Eigentümer beauftrage Hausverwaltung
  • Zinsen für Kredite oder Erbbauzinsen
  • Anteilige Kosten der Verwaltungs- und Instandhaltungstätigkeit des Hausmeisters
  • Erstellungskosten für Abrechnung, auch die der Betriebskostenabrechnung
  • Anwaltskosten, Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung
  • Gebühren der Bank
  • Portokosten
  • Aufwendungen für Büromaterial und Einrichtung
  • Durchführung der Zwischenablesungen bei Mieterwechsel, auch Nutzerwechselgebühr genannt

Vermieter können diese Kosten zwar nicht auf den Mieter umlegen, aber haben die Möglichkeit Verwaltungskosten als Werbungskosten in der Steuererklärung zu deklarieren. So kann der Gewinn geschmälert und die Steuerlast gesenkt werden.