Nebenkostenabrechnung prüfen lassen

Einmal im Jahr bekommt jeder Mieter in Deutschland eine Nebenkostenabrechnung. In den meisten Fällen wird die Abrechnung kurz vor Jahreswechsel zugestellt. Das liegt in der Regel daran, dass zum Jahreswechsel die Abrechnungsfrist abläuft. Die Abrechnung wird also kurz vor Fristablauf – und quasi zwischen Weihnachtsgans und Neujahrssekt erstellt. Kann das in der saisonalen Eile überhaupt gut gehen?

Nebenkosten prüfen lassen - MINEKO

Sind wirklich so viele Nebenkostenabrechnung fehlerhaft?

Unser Team von MINEKO hat bisher über 12.000 Nebenkostenabrechnung im Detail überprüft und dabei erstaunliches festgestellt. Tatsächlich sind 8 von 10 Abrechnung fehlerhaft. Rechnet man das auf Deutschland hoch, kommt man zu schier unglaublichen Zahlen.

€ 9 Mrd.
bezahlte Nebenkosten pro Jahr in Deutschland

36,1 Mio.
Mietwohnungen in Deutschland, alle erhalten Nebenkostenabrechnungen

€ 221,-
holt MINEKO im Schnitt für den Mieter zurück

23.219
unterschiedliche Hausverwaltungen erstellen Abrechnungen

82%
der von MINEKO geprüften Abrechnungen sind falsch

€ 8 Mrd.
zu viel bezahlte Nebenkosten pro Jahr

Doch warum sind so viele Nebenkosten falsch?

Komplexer Erstellungsprozess

Die Fachpresse deckt gern skandalös auf, dass Vermieter, Verwalter und Genossenschaften Ihre Mieter bewusst abzocken. Widerlegen können wir das nicht. Jedoch haben wir bei der intensiver Auseinandersetzung mit mehreren hundert Vermietern und Hausverwaltern etwas anderes festgestellt. Weniger ist bewusste Manipulation im Spiel, sondern viel mehr ist der komplizierte Sachverhalt schuld an den Fehlern in den Nebenkostenabrechnungen.

Sicher gibt es auch mal einen Hausverwalter, der versucht fälschlicherweise Portokosten auf Mieter umzulegen. Doch das ist nach unserer Analyse die absolute Ausnahme. Und scheint es bei objektiver Betrachtung kein nachhaltiges Geschäftsmodell zu sein.

Egal ob Absicht oder nicht, jeder Mieter hat ein Recht auf eine richtige Abrechnung. Beim Blick auf Ihr eigenes Zahlenwirrwarr sollten Sie daher genau hinschauen.

Typische Fehlerquellen

Die Fehlerquellen sind so vielfältig wie die Wohnungen für die sie erstellt werden. Dennoch gibt es ein paar Fehler, die uns in der Überprüfung der Nebenkostenabrechnungen immer wieder auffallen.

Abrechnungsfrist verpasst

Der häufigste Fehler und einer, der relativ einfach zu überprüfen ist, ist die verstrichene Abrechnungsfrist. Nach dem Abrechnungszeitraum, der meist 12 Monate umfasst, hat der Vermieter weitere 12 Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. In dieser Frist muss die Abrechnung auf zugestellt werden. Auch wenn dem Vermieter bis zum Stichtag noch nicht alle Rechnungen der tatsächlich angefallenen Kosten vorliegen, muss er die Abrechnung in dieser Zeit zustellen. Nur dann hat er erneut Zeit eine Korrektur zu schicken. Andernfalls verfallen seine Ansprüche auf eine Nachzahlung. Eine eventuelle Rückzahlung an den Mieter der zuviel gezahlten Nebenkosten verfällt jedoch nicht.

Falsche Vorauszahlungen und Kalkulation

Eine fehlerhafte Kalkulation der Umlagen geschieht besonders häufig wenn Mieter unterjährig ein- oder ausziehen. Hier können sich schnell Rechenfehler einschleichen.

Zu beachten ist aber auch die geleistete Vorauszahlung des Mieters. Stimmt diese mit der tatsächlich geleisteten Zahlung überein? Der Vermieter hat nach Abschluss seiner einjährigen Korrekturfrist in der Regel kein Recht mehr auf Nachbesserung. Selbst dann nicht, wenn ihm eine Nachzahlung zustehen würde.

Falsche Verteilerschlüssel angewandt

Je nach Kostenposition und vertraglicher Vereinbarung können Kosten nach Fläche, Personen, Verbrauch oder Zeit umgelegt werden. In der Regel richtet sich der Umlageschlüssel aber nach der Größe der Wohnung. Hierbei ist zu beachten, dass Dachschrägen, Balkone oder Wintergärten korrekt in die Berechnung einfließen. Besonders bei sehr alter Bausubstanz stimmen die vom Vermieter angegebene Quadratmeter manchmal nicht. Selbst nachmessen kann hier Aufschluss geben.
Aber auch bei der Anwendung des Verteilerschlüssels entstehen immer wieder reine Rechenfehler.

Nicht-umlagefähige Betriebskosten umgelegt

Jeder Vermieter muss sich an die Betriebskostenverordnung, den Mietvertrag und die aktuelle Rechtsprechung halten. Es ist gesetzlich festgelegt, welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

Dazu zählen zum Beispiel:

  • Grundsteuer
  • Abwassergebühr
  • Heiz- und Warmwasserkosten
  • Straßenreinigung
  • Gartenpflege
  • Hausmeisterkosten
  • Sonstige Betriebskosten

Unter “Sonstige Betriebskosten” fallen diese Kosten, die zuvor im Mietvertrag festgelegt wurden. Diese müssen dort zwingend genannt werden.

Darüber hinaus gilt, dass Ihr Vermieter verpflichtet ist wirtschaftlich zu handeln. Dieser Fehler ist nicht einfach nachzuweisen, doch auch hier hat der Gesetzgeber entschieden, wie oft der Mieter z.B. Kosten der Reinigung des Treppenhauses zu tragen hat.

Lohnt es sich, die Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen?

Ja! Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ist ein sehr komplexer, fehleranfälliger Prozess. Ob es sich für Sie lohnt, können Sie aber auch selbst in unserem kostenlosen Schnell-Check in nur 2 Minuten herausfinden.

Fehler stecken tief im Detail

Vermieter müssen Belege über ein Jahr sammeln, zusammenrechnen und richtig auf die Mieter umlegen. Dabei dürfen Sie die gesetzlichen Fristen nicht verpassen. Und Sie müssen jede Vereinbarung Ihres Mietvertrags beachten.

Mietrecht ändert sich jedes Jahr

Hinzu kommt, dass sich Gesetzeslage ständig ändert. Viele Vermieter sind keine Mietrechtsexperten und daher werden Fehler in der Nebenkostenabrechnung gemacht, ohne dass es böse Absicht ist.

Jede Nebenkostenabrechnung ist einzigartig

Im Laufe der letzten Jahre haben wir über 10.000 Nebenkostenabrechnungen aus dem ganzen Bundesgebiet geprüft. Mit dabei waren alle erdenklichen Wohnungsgrößen, Gebäudetypen und Baujahre. Über alle Kategorien hinweg, war die Fehlerquote enorm: 81% aller Nebenkostenabrechnungen waren falsch! Und dabei geht es um signifikante Beträge. Im Durchschnitt konnten wir eine Ersparnis von 221 € durch die Prüfung der Nebenkosten unserer Kunden erzielen.

Zu Bedenken dabei ist, dass falsche Nebenkostenabrechnungen nicht nur einmalig hohe Nachzahlungen zur Folge haben. Oftmals wird auf Basis einer falschen Abrechnung auch eine Erhöhung der Vorauszahlungen festgesetzt. Das belastet dann dauerhaft den Geldbeutel. Deshalb lohnt es sich für Mieter die Nebenkostenabrechnung von Experten prüfen zu lassen, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Wie können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen lassen?

Nebenkosten sind rechtlich komplex und rechnerisch kompliziert. Die beste Möglichkeit ist daher, die Abrechnung von einem Experten prüfen zu lassen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten!

Nebenkostenabrechnung selber prüfen

Ein paar der häufigsten Fehlerquellen kann der Mieter selbst prüfen. Dazu gehören vor allem die recht leicht zu überprüfenden Angaben, wie Anschrift, Abrechnungszeitraum oder die Einhaltung der Frist. Auch die korrekte Angabe der getätigten Vorauszahlung kann mit einem Blick auf das Konto einfach überprüft werden. Komplizierter wird bei der Kontrolle der umlagefähigen Kosten oder dem Verteilerschlüssel. Die Kosten der Vorjahre sollten im Zweifel ebenso überprüft werden, wenn einzelne Positionen plötzlich sehr hoch erscheinen. Das alles dauert sehr lange und ist aufgrund der wechselnden Rechtslage in den meisten Fällen nicht ohne Weiteres durchführbar.

Nebenkostenabrechnung beim Mieterbund prüfen lassen

Beim Mieterbund erhalten Sie viele Informationen rund ums Thema Nebenkosten. Auch die Prüfung ihrer Nebenkostenabrechnung kann der Mieterbund übernehmen. Voraussetzung ist, dass sie Mitglied werden und einen entsprechenden monatlichen Beitrag zahlen. Dieser Beitrag auf das Jahr hochgerechnet kann bis zu ca. 100€ sein. Ob die Kontrolle der Abrechnung durch den Mieterbund tatsäch fachgerecht durchgeführt wird ist allerdings fraglich.

Den Anwalt prüfen lassen

Fachanwälte kennen sich mit der aktuellen Rechtslage bestens aus und können eine Nebenkostenabrechnung inhaltlich und formell prüfen. Dieses Fachwissen ist allerdings nicht günstig. Wird ein Fachanwalt mit entsprechenden Tagessätzen konsultiert, entstehen schnell Kosten in Höhe von ein paar hundert Euro. Die Prüfung kann außerdem recht lange dauern und die Ergebnisse sind für den Laien teilweise genauso schwer nachzuvollziehen, wie die Abrechnung selbst.

Wie sag ich es meinem Vermieter

Dieser Teil ist wohl der Schwierigste. Natürlich ein gutes Verhältnis zu seinem Vermieter wichtig und trotzdem ist es Ihr Recht eine Nebenkostenabrechnung ohne inhaltliche Fehler und innerhalb der gesetzlichen Frist zu bekommen. Hier ist es wichtig den “richtigen Ton” zu treffen und sachlich zu kommunizieren. Von MINEKO erhalten Sie nicht nur einen Prüfbericht, sondern auf Wunsch ein Anschreiben an Ihren Vermieter inklusive der bei Ihnen gefundenen Mängel in der Abrechnung.

Widerspruchsfrist unbedingt beachten

Der Mieter hat grundsätzlich ein Jahr lang nach Erhalt der Abrechnung Zeit, Widerspruch einzulegen. Hierbei gilt auch wirklich der Erhalt – also im Regelfall die postalische Zustellung – und nicht das Datum der Erstellung. Es lohnt sich also den Briefumschlag mit Poststempel aufzubewahren.

Mineko prüft Ihre Nebenkostenabrechnung

Was prüft Mineko bei jeder hochgeladenen Nebenkostenabrechnung

MINEKO prüft die Nebenkostenabrechnung zunächste auf Formfehler. Sind die Abrechnungsfristen eingehalten und ist die Abrechnung für den Mieter übersichtlich und verständlich, wie vom Gesetzgeber vorgesehen.

Als nächstes werden die Umlagepositionen betrachtet, damit nur Kosten umgelegt werden, die nach Betriebskostenverordnung (BetrKV) umgelegt werden dürfen. Dann stehen die Versicherungen auf dem Prüfstand. Sind die aufgeführten Versicherungen notwendig und die Beiträge gerechtfertigt? Auch die Grundsteuer wird überprüft, da es hier meist zu Fehlern kommt, insbesondere wenn Gewerbe mit im Haus ist.

Besonders geprüft werden dann die Heizkosten. Unter anderem werden die Wartungs- und Serviceverträge und die Kosten für leer stehende Wohnungen betrachtet. Generell darf ein Vermieter den Umlagemaßstab der Heizkosten nicht frei wählen. Um dem Mieter einen Anreiz zu geben Heizkosten zu sparen, muss ein Teil der Kosten verbrauchsabhängig berechnet werden. Gemäß der Heizkostenverordnung müssen mindestens 50 Prozent der Kosten als Verbrauchskosten abgerechnet werden. Der Rest wird meist nach Wohnfläche berechnet.

Besonders bei Hausverwaltungen mit mehreren Objekten erscheinen immer wieder Positionen in der Abrechnung, die nicht das eigene Haus betreffen. Zum Teil weisen diese Gebäuden einen unterschiedlichen Standard auf und müssen auch so in der Abrechnung behandelt werden.

So funktioniert die Beauftragung

Sie haben die Vermutung, dass Ihre Nebenkosten falsch sind? Dann lassen Sie sie in nur wenigen Schritten von uns prüfen. Laden Sie einfach Fotos Ihrer Abrechnung und Ihres Mietvertrages mit Hilfe der Handykamera hoch und unsere Experten erstellen einen ausführlichen Prüfbericht.

Was kostet die Expertenprüfung

Die Prüfung, inklusive des mehrseitigen Prüfberichts kostet Sie nur 49,-€ und damit wesentlich günstiger als einen Anwalt zu beauftragen. Diese Kosten fallen einmalig an. Sie schließen kein Abo ab.

Wie lange dauert die Prüfung

Ihren Prüfbericht erhalten Sie innerhalb von 5 Werktagen. Gegen einen kleinen Aufpreis von 15,-€ können Sie den Prüfbericht bereits nach 48h erhalten. Voraussetzung ist, dass alle nötigen Unterlagen vorliegen. Dazu gehört die Nebenkostenabrechnung inklusive der Heizkostenabrechnung, Ihr Mietvertrag und eventuell vorhandene Zusatzvereinbarungen.

Was unsere Kunden über das Prüfen sagen

Ich habe das erste Mal mit Ihrer Firma zusammen gearbeitet und bin sehr zufrieden. Schnelle Abwicklung meiner Probleme und stets kompetente Antworte, Ich werden mich jederzeit wieder an sie wenden.
Mfg Elke Weber

Elke WeberMärz 2018

Also super freundlicher Service, Dankeschön und alles ser ersichtlich und korrekt super das es so Leute wie euch gibt ! Danke Danke

MonikaMärz 2018

Ich bin mit dem Service rundum zufrieden und würde es jeder Zeit wieder nutzen und weiterempfehlen! Vielen Dank für die tolle Arbeit.

Jenny DyckFebruar 2018

Wir sind sehr zufrieden mit den Leistungen und dem Service von Mineko, immer wieder gern. Haben über 1.300,-€ bei der Nebenkostenabrechnung einsparen können. Mineko ist von uns nur immer weiter zu empfehlen.

AnonymFebruar 2018

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