Top 10 – Die häufigsten Fehler in den Nebenkosten

Jedem Mieter wird nach dem Ende der Abrechnungsperiode jährlich seine Nebenkostenabrechnung vom Vermieter übermittelt. Des Mieters jährliche Verbräuche bei Warmwasser und Heizung werden abgerechnet sowie sämtliche Kosten des Vermieters, um die Wohnanlage zu bewirtschaften. Bei beiden werden die Beträge mit einem Verteilerschlüssel anteilig auf die Mieter umgelegt. Zumeist wird dort die Wohnfläche als Grundlage angewandt.

Die Abrechnung geschieht jedoch keineswegs fehlerfrei. Trotz jahrelanger Praxis der Vermieter oder augenscheinlich professioneller Abrechnungsfirmen, die der Vermieter nutzt, wird eine Vielzahl von Nebenkostenabrechnungen fehlerbehaftet erstellt. Sei es der Mensch, der bei der Erstellung Berechnungsfehler macht, oder die Unwissenheit mancher Vermieter, welche Nebenkosten letztlich umlagefähig sind. Gründe gibt es viele für den Fehlerteufel in den Nebenkosten, doch meist muss der Mieter in den sauren Apfel der Nachzahlung beißen.

Die meisten Mieter nehmen hohe Beträge oder zweifelhafte Nebenkosten-Nachzahlungen einfach hin, sind unsicher, wie man sich bei Skepsis verhalten soll oder wissen nicht, welche Rechte sie im Falle einer falschen Nebenkostenabrechnung haben. Doch welche Nebenkostenpositionen werden eigentlich am meisten falsch abgerechnet?

TOP 10 - Fehler in den Nebenkosten

Unsere TOP 10 der Abrechnungsfehler:

1. Die Fristen der Nebenkostenabrechnung werden nicht eingehalten.

Der Vermieter hat in diesem Falle die Abrechnungsfrist versäumt.

Nach Ende des Abrechnungszeitraums hat er 12 Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zu übermitteln. Übertritt er diese Frist sind die Nachforderungen nicht mehr rechtswirksam. Der Mieter hat dann keine Verpflichtung mehr, die Forderungen des Vermieters zu zahlen.

Anders verhält es sich bei Guthaben: Das Recht auf eine Rückzahlung bleibt auch nach Verstreichen der Frist gültig. Mieter können auch dann noch Anspruch darauf erheben.

2. Die Zahlung / Positionen der Betriebskosten wurde nicht genau im Mietvertrag vereinbart

Die verschiedenen Positionen, die der Mieter durch die Nebenkostenabrechnung in Rechnung gestellt bekommt, müssen in jedem Fall mietvertraglich vereinbart sein. Dazu gibt es in den meisten Fällen ein paar extra Seiten im Mietvertrag, auf denen die verschiedenen Positionen aufgelistet sind. Beinhaltet die Nebenkostenabrechnung Positionen, die der Vermieter im Mietvertrag vergessen hat im Vorfeld zu vereinbaren, sind diese Forderungen unwirksam.

Mit Unterzeichnung des Mietvertrags stimmt der Mieter den Positionen zu. Im Nachhinein kann er sich dann in den meisten Fällen nicht vor den Kosten drücken, denen er zugestimmt hat, auch wenn diese eigentlich nicht in die durchschnittliche Nebenkostenabrechnung gehören.

3. Reparaturkosten im Haus wurden auf Mieter umgelegt

Die Reparaturkosten zählen, wie die Verwaltungskosten, nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten und sind mit der Miete bereits abgegolten. Oftmals finden aber Mieter diese Nebenkostenposition nach einer eingehenden Prüfung in ihrer Abrechnung wieder oder zahlen bereits jahrelang aufgrund dieses Fehlers zu hohe Nebenkosten. Regelmäßig anfallende Kosten, auch Instandhaltungskosten genannt, dürfen jedoch auf den Mieter umgelegt werden.

Beispiel: Der Zaun des Miethauses wurde durch einen Sturm beschädigt. Hier darf der Vermieter die Kosten nicht auf den Mieter umlegen, da diese nur einmalig anfallen und daher als Reparatur zählen.

Beauftragt der Vermieter jedoch jährlich oder in anderen regelmäßigen Abständen eine Firma, die den Zaun instand hält, sprich von Moos befreit oder ähnliches, kann der Vermieter diese Kosten in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umlegen. Voraussetzung ist, dass die arbeiten wirtschaftlich durchgeführt werden, also nicht zu häufig und nicht von einer zu teuren Firma.

4. Kein Vorwegabzug von Gewerberäumen wurde vorgenommen

In vielen Wohnhäusern befinden sich neben privaten Mietern auch gewerblich genutzte Mietflächen. Diese haben in den meisten Fällen deutlich höhere Verbräuche als die normalen Mieter. Nicht nur die Betriebskosten sind höher, sondern auch Müllaufkommen und Grundsteuer.

Damit bei anteilig umgelegten Nebenkosten die privaten Mieter nicht die übermäßig aufkommenden Kosten des Gewerbes mittragen müssen, hat bei einem deutlich erhöhten Verbrauch des Gewerbes ein Vorwegabzug der Kosten zu erfolgen. Die Quadratmeter etc. des Gewerbes werden aus der Gesamtfläche der Immobilie herausgerechnet und separat veranschlagt. So hat das Gewerbe keinerlei Auswirkungen auf die Umlage der Mieter-Kosten.

Die Gewerbenutzer erhalten anschließend natürlich eine separate Abrechnung. Auch hier erfolgt die Trennung der privaten und gewerblichen Kosten durch den Vorwegabzug bei manchen Abrechnungen nicht und erzeugt somit vielerorts ungerechtfertigt hohe Nebenkostenabrechnungen.

5. Leerstandskosten wurden nicht vor der Abrechnung abgezogen

Auch in diesem Punkt muss der Vermieter die übrigen Mieter vor einer unnötigen Kostenposition bewahren.

Sollte eine Wohnung leer stehen fallen trotzdem laufende Kosten an. Diese hat der Vermieter aber selbst zu tragen und muss diese vor der Umlage aus der Abrechnung herausrechnen. Die Kosten werden so veranschlagt wie als wenn die Wohnung ganz normal genutzt werden würde, jedoch sind die Kosten dafür komplett vom Vermieter zu tragen.

Sollte Ihre Nebenkostenabrechnung also Leerstandskosten enthalten, wäre sie fehlerhaft.

6. Kosten wurden umgelegt, die nicht zu Nebenkosten zählen

Hier fußt oft die Unwissenheit einiger Vermieter auf die unrichtige Umlage einiger Kosten.

Als Kategorie zusammengefasst, werden Aufwendungen für Instandhaltung, Bank- und Kontoführungsgebühren, Neuanlage von Teilen der Wohnanlage (wie Garten oder Teich) und einmalige Dachrinnenreinigung sowie diverse Versicherungsleistungen (beispielsweise Umweltschaden-, Mietausfall-, Rechtsschutzversicherung) nicht selten in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen.

Jedoch sind diese Beträge einzig vom Vermieter zu tragen und nicht durch den Mieter zu leisten. Sollte eine Prüfung die Umlage dieser Positionen aufdecken besteht Grund für einen Widerspruch.

7. Der Abrechnungszeitraum beträgt kein volles Jahr

Bei Mieterwechseln ist der Vermieter verpflichtet, für den Vormieter und den nachfolgenden Mieter jeweils eine separate Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Dies führt zu einem Mehraufwand, möglicherweise zu einer Teilabrechnung, mindestens aber zu einer Zwischenablesung.

Ein Aufwand, den manche Vermieter nicht bereit sind zu leisten und die übrigen Monate des Nachfolge-Mieters in die nächste Abrechnung mit aufnehmen.

Der Abrechnungszeitraum umfasst somit das ganze Folgejahr und die Monate (oder Wochen) des Einzugsjahres.
Das ist formell nicht korrekt und dem kann widersprochen werden.

8. Der Verteilerschlüssel wurde falsch angewendet oder falsch berechnet

Bei den Verteilerschlüsseln besteht ein sehr hohes Fehlerpotential. Zumeist wird die Wohnfläche als Grundlage des Verteilerschlüssels gewählt und dort gibt es viele Feinheiten, auf die der Vermieter achten muss.

Die Wohnflächenverordnung gibt zum Beispiel andere Regelungen an, als die DIN 277, wie mit bestimmten Orten in der Wohnung bei der Wohnflächenanrechnung zu verfahren ist. Werden Fenstersimse, Dachschrägen, Balkone und Wintergärten richtig in die Wohnflächenberechnung mit einbezogen und wird überhaupt die richtige Quadratmeteranzahl der Mietwohnung zu Grunde gelegt?

Nicht nur ein Nachmessen kann zutage bringen, dass der Verteilerschlüssel fehlerhaft ist. Ein weiterer Fehlerteufel kann in der Anwendung des Verteilerschlüssels liegen. Falsche Umrechnung der Anteile und einfache Rechenfehler sind nur einige Punkte, an denen die Korrektheit der Abrechnung scheitern kann.

9. Verwaltungskosten wurden auch auf die Mieter umgelegt

Hier gilt dasselbe, wie bei den Reparaturkosten:

Die Verwaltungskosten, die beispielsweise durch die Beauftragung eines Dritten zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung entstehen, dürfen natürlich nicht auf die Mieter umgelegt werden. Sollten diese in den Nebenkosten auftauchen ist das als klarer Fehler – ein Widerspruchsgrund.

10. Keine einheitliche Abrechnung

In der Nebenkostenabrechnung legt der Vermieter einen Verteilerschlüssel zugrunde, um die anteiligen Kosten für jeden Mieter abzugrenzen. Hierbei kann beispielsweise ein individueller Verbrauchszähler zu Fehlern führen.

Mittels dieses Mietereigenen Verbrauchszählers darf nur verbrauchsabhängig abgerechnet werden, sofern jede Mietpartei einen solchen besitzt. In jedem anderen Falle müssen die Gesamtkosten durch einen Verteilerschlüssel ermittelt werden. Nicht selten vermischen Vermieter verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Kostenermittlung und erhalten somit falsche und nachteilige Werte für manche Mietparteien.

In der Nebenkostenabrechnung muss stets eine Methode durchgängig verwendet werden, eine Mischung von verschiedenen Verteilerschlüsseln oder Abrechnungsgrundlagen ist nicht legitim. Auch hier besteht für den Mieter ein Grund zum Widerspruch.

Oftmals sind jedoch diese komplexen Sachverhalte und genauen Fehlerschlüssel für viele Mieter nicht auszumachen.

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