Mietnebenkostenabrechnungen sind ein leidiges Thema für alle Beteiligten. Egal ob Mieter, Vermieter oder Verwalter, keinem machen Verteilerschlüssel & Co. wirklich großen Spaß. Schwierig zu erstellen, noch schwieriger nachzuvollziehen. Als Konsequenz sind die seitenlangen Tabellen oftmals falsch. Sie sind sogar in der Regel falsch. Welche Ursachen das hat und welche regionalen Unterschiede es gibt, haben wir in unseren Großen Mietnebenkosten-Check 2018 ausgewertet.
- Zusammenfassung des Mietnebenkosten-Checks 2018
- Die grundsätzliche Problematik von Mietnebenkostenabrechnungen
- Hausverwalter vs. private Vermieter
- Städte im Mietnebenkosten-Vergleich
- Häufigste Fehlerquellen in Mietnebenkostenabrechnungen
- Möglichkeiten die eigene Mietnebenkostenabrechnung zu überprüfen
1. Zusammenfassung des Mietnebenkosten-Checks 2018
Deutschlandweit leiden Mieter unter einer großen Anzahl falscher Mietnebenkostenabrechnungen. In einer Stichprobe aus 8.724 zufällig gewählten Abrechnungen unserer Kunden konnten wir in 73% aller Fälle Fehler aufspüren. Die falschen Abrechnungen waren im Durchschnitt 248 € zu Lasten des Mieters zu hoch.
“In 73% aller Fälle konnten wir Fehler in den Mietnebenkostenabrechnungen finden. Im Durchschnitt waren die falschen Abrechnungen 248 € zu hoch.”
Dabei macht es einen großen Unterschied, wer die Abrechnung erstellt. Sowohl Fehlerquote, als auch Fehlbetrag hängen stark davon ab, ob eine professionelle Hausverwaltung oder aber ein privater Vermieter für die Abrechnung verantwortlich ist. In beiden Kategorien schneiden die Hausverwalter deutlich besser ab (siehe Hausverwalter vs. private Vermieter).
Auch regional tun sich große Unterschiede auf. Der Vergleich zwischen Berlin, Hamburg, Köln, Leipzig und München hat Fehlerquoten von 54 bis 79% aufgedeckt. Die Fehlbeträge schwanken zwischen 105 € und 253 € (siehe Städte im Mietnebenkosten-Vergleich).
Der mit Abstand häufigste Grund für falsche Abrechnungen in unserer Analyse waren falsche Verteilerschlüssel. Sowohl Hausverwalter (58%), als auch private Vermieter (72%) haben in mehr als jeder zweiten Abrechnung mit falschen Verteilerschlüsseln gerechnet. Die gesetzlichen Fristen hingegen wurden von beiden Vermieter-Typen in nur 7% aller Fälle verpasst (siehe Häufigste Fehlerquellen bei Nebenkostenabrechnungen).
Aufgrund unserer Analyse können wir keine klaren Abhängigkeiten zwischen Wohnsituation und Fehleranfälligkeit finden. Weder besonders große, noch kleine Wohnungen sind über- oder unterdurchschnittlich falsch. Auch Alt- oder Neubau spielt bei der Fehlerhaftigkeit keine Rolle. Vielmehr sind die Fehler über alle Gebäudetypen verteilt. Mieter sollten also unabhängig von Ihrer Wohnsituation einen genauen Blick auf die Abrechnung werfen (siehe Möglichkeiten die eigene Mietnebenkostenabrechnung zu überprüfen).
2. Die grundsätzliche Problematik der Mietnebenkostenabrechnungen
Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung stellt für viele Vermieter und Hausverwalter eine Herausforderung dar. Es ist schwierig die rechtliche Komplexität im ganzen Umfang zu überblicken. Es gibt kein rechtliches Handbuch, kein einheitliches Gesetz, wo genau festgelegt wird, wie eine Nebenkostenabrechnung auszusehen hat, was unter welchen Umständen wie umlegbar ist und wie die Kostenverteilung zu erfolgen hat. Vermieter müssen vielmehr das Zusammenspiel der Rechtsnormen aus verschiedenen Gesetzen (Bürgerliches Gesetzbuch, Betriebskostenverordnung, Heizkostenverordnung, landesrechtliche Bauordnungen etc.), der aktuellen Rechtsprechung sowie den mietvertraglichen Vereinbarungen verstehen und richtig anwenden. Dies fällt auch bereits einem voll-ausgebildeten Juristen schwer, wenn dieser nicht gerade Experte für Mietrecht ist und die aktuelle Rechtsprechung genau verfolgt.
Bereits bei der Aufbereitung der Abrechnung besteht für den Vermieter die Gefahr, diese nicht rechtskonform zu erstellen. Es gibt Mindestangaben, die jede Abrechnung enthalten muss. Anders als zum Beispiel bei der Steuererklärung, fehlt ein allgemein-gültiges Formular, welches der Vermieter mit den richtigen Daten einfach nur ausfüllen muss.
“Jede Nebenkostenabrechnung ist also ein Stück Maßanfertigung. Strg+C, Strg+V über alle Mieter funktioniert nicht.”
Jede Nebenkostenabrechnung ist also ein Stück Maßanfertigung. Strg+C, Strg+V über alle Mieter funktioniert nicht. Einfach nur die Jahreszahl auf der Abrechnung aus dem letzten Jahr eben auch nicht.
Daher empfehlen wir beiden Parteien – Mieter, als auch Vermieter – sich mit den Nebenkosten kritisch, aber offen auseinanderzusetzen. Vermieter sollten Widersprüche offen annehmen, da die Fehlerwahrscheinlichkeit hoch ist. Mieter sollten verstehen, dass im Regelfall kein Betrugsversuch vorliegt, sondern schlichtweg eine Mischung aus Unwissenheit und enormer Komplexität in der Erstellung der Abrechnung der Grund für Fehler ist.
Was glauben Sie?
Darf Ihr Vermieter Baumfällarbeiten nach einem Unwetter auf Sie umlegen?
Nein, da es sich hier um eine anlassbezogene Einzelmaßnahme handelt. Betriebskosten zeichnen sich aber gemäß § 1 abs. 1 BetrKV dadurch aus, dass diese laufend entstehen. Und in Deutschland haben wir Gott sei Dank weder laufend Unwetter, noch permanente Baumrodung 😉
Die Problematik falscher Nebenkostenabrechnungen bahnt sich jedoch oftmals schon lange vor der Erstellung der ersten Abrechnung an. Wir sehen in unserer Analyse, dass oftmals bereits bei Abschluss des Mietvertrages die Wichtigkeit der nebenkostenbezogenen Klauseln verkannt wird. Viele Vermieter bedienen sich an allgemeinen Musterverträgen, ohne diese hinreichend auf den Einzelfall anzupassen. Diese Mustermietverträge sind nur Richtwerte und können die Vielfalt der orts-, gebäude- und vertragsparteibezogenen Faktoren nicht abbilden. Wenn der Vermieter dann die Abrechnung erstellt, macht er dies nach seinen Vorstellungen einer angemessenen und sachgerechten Kostenverteilung, ohne die rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Der Mieter überprüft die Abrechnung und es kommt zum Streit. Da mietvertraglich einige Punkte abweichend zum Gesetz vereinbart werden dürfen, könnten solche Streitigkeiten bereits bei Vertragsschluss im Keim erstickt werden. Aber wer achtet schon darauf, wenn man voller Freude die Zusage zur neuen Wohnung erhalten hat.
“Gerade bei Mustermietverträgen sollten Vermieter und Mieter aufpassen. Diese Vorlagen bilden oft nicht die Komplexität ab, die für die jeweilige Wohnsituation im Hinblick auf die Nebenkosten notwendig ist.”
Schließlich sind auch die rechtlichen Unterschiede zwischen Gewerbe- und Wohnräume zu beachten. Insbesondere bei Gewerberäumen sind mehr individuelle Vereinbarungen rechtlich zulässig. Wenn es sich dann um ein gemischt-genutztes Gebäude handelt, sind die Fehler bereits vorprogrammiert. Das Misstrauen des Wohnraum-Mieters hinsichtlich der Richtigkeit der Abrechnung ist dann berechtigterweise umso größer.
3. Hausverwalter vs. private Vermieter
Der größte Treiber für Unterschiede bei den Fehlerquoten und Fehlbeträgen ist tatsächlich der Ersteller der Abrechnung. Hausverwalter (67%) machen seltener Fehler als private Vermieter (78%). Auch der Unterschied beim Fehlbetrag ist deutlich. Die falschen Abrechnungen von Hausverwaltungen sind im Schnitt 189 € zu hoch, wohingegen private Vermieter satte 294 € zu viel abrechnen.
| Analysierte Abrechnungen | Fehlerquote | Ø Fehlbetrag | |
|---|---|---|---|
| Hausverwaltungen | 4.146 | 67% | 189 € |
| private Vermieter | 4.578 | 78% | 294 € |
| Gesamt | 8.724 | 73% | 248 € |
Grundsätzlich sollte das Ergebnis nicht verwundern. Schließlich erwartet man von seinem Steuerberater auch, dass er die Steuererklärung richtiger macht, als der freundliche Nachbar von nebenan.
“Aus unserer Analyse geht hervor, dass vor allem kleine Hausverwaltungen öfter und schwerwiegender Fehler machen.”
Dennoch überrascht die hohe Fehlerquote auch bei den Hausverwaltungen mit über 2/3 falscher Abrechnungen. Unsere Analyse lässt dabei den Schluss zu, dass vor allem kleinere Hausverwaltungen anfälliger für Fehler sind. Große Hausverwaltungen wie z.B. Vonovia, Deutsches Wohnen oder BUWOG haben allesamt Fehlerquoten zwischen 40 und 50%. Das mag zunächst aufgrund der aktuellen Berichterstattung in der Tagespresse überraschen (siehe dazu: Bereichert sich Vonovia an seinen Mietern?). Daher gilt es nochmal hervorzuheben, dass auch bei den großen Verwaltern knapp jede zweite Abrechnung falsch ist.
Dieses Ergebnis ist in allen analysierten Städten dasselbe. Das lässt wiederum den Schluss zu, dass vor allem der Professionalisierungsgrad der Verwalter entscheidend dafür ist, wie oft und wie schwerwiegend Fehler in den Abrechnungen gemacht werden.
4. Städte im Mietnebenkosten-Vergleich
Im regionalen Vergleich zeichnen sich große Unterschiede ab. Zwischen Leipzig und München klaffen satte 148 € Differenz im Fehlbetrag. Während in Leipzig “nur” 54% der Nebenkostenabrechnungen falsch sind, sind es in Köln schon 79%.
Ob das vermeintliche Ost-West-Gefälle tatsächlich besteht, können wir anhand unserer Analyse jedoch nicht sagen. Zwar hat auch die in diesem Ranking nicht abgebildete (ostdeutsche) Stadt Dresden eine Fehlerquote von unter 60%, allerdings finden wir das auch vereinzelt in westdeutschen Städten wieder.
Was glauben Sie?
Wie lange dürfen Sie als Mieter gegen eine Nebenkostenabrechnung widersprechen?
Mieter von Privatwohnungen haben in Deutschland grundsätzlich eine Frist von einem Jahr ab Erhalt der Nebenkostenabrechnung. Hierbei ist relevant, wann die Abrechnung zugegangen ist – nicht wann sie erstellt wurde. Daher lohnt es sich den Briefumschlag mit Poststempel aufzuheben. Zugang nach oder vor dem Silvestersekt kann entscheidend sein, ob die Nachzahlung geleistet werden muss oder eben nicht 😉
Bei gewerblichen Mietverhältnissen ist das wesentlich komplexer. Da hängt es davon ab, was im Mietvertrag vereinbart wurde.
Vielmehr drängt sich ein grundsätzlicher Zusammenhang zwischen Mietpreis und Nebenkosten-Fehlbetrag auf. Der Vergleich unserer Daten mit einer Analyse der Mietpreise von empirica zeigt, dass in Städten mit höheren Mietpreisen auch höhere Fehlbeträge in den Nebenkostenabrechnungen enthalten sind.
5. Häufigste Fehlerquellen in Mietnebenkostenabrechnungen
Wir haben in unserer Analyse 6 generelle Fehlerquellen identifiziert:
- Wurden die formellen Anforderungen gewahrt?
- Wurden die gesetzlichen Fristen gewahrt?
- Wurde der Nutzungszeitraum korrekt ermittelt und berücksichtigt?
- Wurden nur umlagefähige Kosten abgerechnet?
- Wurden die korrekten Verteilerschlüssel angewandt?
- Wurden die Vorauszahlungen korrekt ermittelt und berücksichtigt?
Das Ergebnis ist eindeutig: der mit Abstand häufigste Fehler ist die Verwendung falscher Verteilerschlüssel. In 66% aller Nebenkostenabrechnungen tritt dieser Fehler auf. Das kann unterschiedliche Gründe haben:
- Es wurden andere Verteilerschlüssel verwendet, als im Mietvertrag vereinbart.
- Es wurden Verteilerschlüssel verwendet, die gesetzlich unzulässig sind.
- Es wurden falsche Flächen, Verbräuche oder Personenanzahlen bei der Berechnung verwendet.
Beachtenswert ist, dass bei den umlagefähigen Kosten die Hausverwalter mehr Fehler machen, als die privaten Vermieter. Hier handelt es sich um teilweise kleine Beträge, wie zum Beispiel das Porto der Zustellung der Nebenkostenabrechnung, aber auch um große Beträge, wie zum Beispiel die Instandhaltung des Gebäudes.
Immerhin: die Nebenkostenabrechnungen sind zwar falsch, kommen aber zum Großteil pünktlich. Lediglich 7% aller Abrechnungen werden zu spät zugestellt. Zumindest dort greift eine deutsche Tugend 😉
Spannend zu beobachten ist, dass wir in unserer Analyse mit Hinblick auf die Fehlerquellen keine regionalen Unterschiede identifizieren konnten. Das lässt die Schlussfolgerung zu, dass deutschlandweit die Abrechner vor den gleichen Problemen stehen.
6. Möglichkeiten die eigene Mietnebenkostenabrechnung zu überprüfen
Hand auf’s Herz, als rechtlicher Laie haben Sie keine Chance die Fehler vollumfänglich in Ihrer Nebenkostenabrechnung zu finden. Die Mathematik dahinter ist zu komplex (wissen Sie was Gradtage sind?) und die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern sich zu häufig. Dennoch sind Sie nicht auf sich allein gestellt. Grundsätzlich können Sie sich an folgende Anlaufstellen wenden:
| Anwalt | Mieterbund | MINEKO | |
|---|---|---|---|
| Kosten | 180 – 340 € (Hängt von Höhe der Abrechnung ab) | 216 € (Berlin = 9 € x 24 Monate Mindestlaufzeit) | 49 € (Fixpreis ohne Abo) |
| Aufwand | Gering – Hoch (Hängt davon ab, ob Sie einen kennen) | Hoch (Anlaufstelle finden, Mitglied werden, dann erst prüfen lassen) | Gering (Prüfung in 2min online beauftragen) |
| Dauer | 1-4 Wochen | 2-4 Wochen | 2 Tage |
| Leistung | Umfangreich (Hilft auch bei anderen Mietrechtsfragen) | Umfangreich (Hilft auch bei anderen Mietrechtsfragen) | Fokussiert (Wir prüfen ausschließlich Nebenkostenabrechnungen) |
| Empfehlung | Für komplexe Sachverhalte mit hohem Streitwert | Für langjährige Beratung in vielen Bereichen des Mietrechts | Für schnelle und günstige Hilfe bei Nebenkosten |
| Link | www.google.de | www.dmb.de | www.mineko.de |
Sie haben also von komplexer, kostenintensiver Beratung bis fokussierter und günstiger Analyse alles am Markt geboten. Welches Vorgehen sich für Sie persönlich am besten eignet, hängt stark also von Ihrer persönlichen Situation ab.
Um ein erstes Gefühl zu bekommen, ob Ihre Nebenkostenabrechnung zu hoch ist, lohnt sich auf jeden Fall unser kostenloser Schnell-Check. Hier finden Sie in nur 2 Minuten heraus, ob sich womöglich Einsparpotenzial in Ihrer Nebenkostenabrechnung verbirgt. Probieren Sie es unverbindlich und komplett anonym aus:
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