Vorbehaltszahlung bei der Nebenkostenabrechnung

Bei der Prüfung der jährlichen Nebenkostenabrechnung erscheinen einige Posten oft fehlerhaft oder zumindest nicht nachvollziehbar. Steht am Ende dann auch noch eine Nachzahlung, stellt man sich schnell die Frage: Ist der Betrag überhaupt gerechtfertigt? Oftmals empfiehlt sich hier dann eine Vorbehaltszahlung, um Streitigkeiten mit dem Vermieter zu vermeiden und genügend Zeit für die Prüfung der Abrechnung zu erhalten.

Vorbehaltszahlung nur bei inhaltlichen Fehlern nötig

Ergibt sich aus der Nebenkostenabrechnung für den Mieter eine Nachzahlungsforderung, ist dieser im Prinzip erstmal zu einer Zahlung binnen 30 Tagen verpflichtet. Tauchen in der Abrechnung aus Sicht des Mieters Fehler auf, ist es entscheidend, ob diese formeller oder inhaltlicher Art sind.

Bei formellen Fehlern kann man die Nachzahlung einfach verweigern und eine neue ordnungsgemäße Abrechnung vom Vermieter fordern. Der Mieter ist demnach zu keiner Zahlung verpflichtet. Solche formellen Fehler wären:

  • Abrechnungsfrist oder Abrechnungsperiode sind nicht korrekt
  • Abrechnung scheint nicht nachvollziehbar

Anders verhält es sich bei inhaltlichen Unstimmigkeiten wie:

  • Vorauszahlungsbeiträge sind falsch aufgeführt
  • Verteilerschlüssel ist nicht vertragsgemäß
  • Einzelne aufgeführte Posten sind nicht umlagefähig

Hier muss der Mieter trotz Bedenken die Nachzahlungsforderung zunächst entrichten. Genau hier lohnt sich eine Vorbehaltszahlung. Denn begleicht der Mieter einfach die Forderung, gilt das als Schuldanerkenntnis und die Abrechnung muss als korrekt gewertet werden. Eine Vorbehaltszahlung drückt aber eben keine Anerkenntnis der Schuld aus und gibt dem Mieter somit die Möglichkeit, trotz Zahlung noch Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einzulegen. Stellt sich die Abrechnung dann am Ende tatsächlich als inhaltlich fehlerhaft heraus, kann der bereits gezahlte Betrag zurückgefordert oder mit weiteren Vorauszahlung verrechnet werden.

Vorbehaltszahlung – wie geht das?

Wenn sich eine Vorbehaltszahlung anbietet, ist es wichtig, diese auch von einer normalen Zahlung unterscheidbar zu machen. Besonders für etwaige Streitfälle sollte hier ganz klar ersichtlich sein, dass es sich um eine Zahlung unter Vorbehalt handelt. Dazu kann der Mieter jede Zahlungsart nutzen. Bei einer Überweisung, egal ob online oder traditionell, sollte im Betreff explizit „Zahlung unter Vorbehalt“ oder „Vorbehaltszahlung“ vermerkt werden. Außerdem empfiehlt es sich, eine Kopie der Überweisung den Akten hinzuzufügen. Sollte die Forderung per Barzahlung beglichen werden, bietet sich ein Vermerk auf der Quittung an. Die weniger streitsichere Variante ist der einfache Hinweis an den Vermieter. Dieser sollte auf jeden Fall schriftlich vor der Zahlung eingehen. Ein einfacher mündlicher Hinweis ist kaum beweisbar und sollte daher vermieden werden.