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Viele unserer Kunden wundern sich, wenn sie aus- oder einziehen, dass der Abrechnungszeitraum ihrer letzten Betriebskostenabrechnung sich auf ein ganzes Jahr bezieht, obwohl sie die Wohnung nur einige Monate bewohnten. Viele Vermieter berechnen den Nutzungszeitraum falsch oder beachten ihn schlicht nicht. Doch was genau ist der Abrechnungszeitraum und der Nutzungszeitraum? Wir von Mineko wollen es Ihnen erklären.
Prüfung des Abrechnungs- und Nutzungszeitraumes ist Bestandteil der Nebenkostenprüfung.Jetzt Nebenkostenabrechnung prüfen lassen »
In Deutschland ist für den Vermieter Pflicht, bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung einen Zeitraum von einem Jahr, sprich 12 Monaten zu berücksichtigen. Eine normale Nebenkostenabrechnung darf sich deshalb auch nicht auf einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten beziehen.
Der Abrechnungszeitraum muss jedoch nicht zwangsläufig dem Kalenderjahr entsprechen und kann vom Vermieter im Regelfall frei gewählt werden. Allerdings bietet ein Abrechnungszeitraum auf die Zeitspanne von Januar bis Dezember Vorteile aufgrund der üblichen Rechnungszyklen.
Falls der Vermieter gegen diese Vorschriften verstößt, ist der Mieter nicht dazu angewiesen, eventuelle Nachforderungen zu begleichen, solange ihm keine gültige Abrechnung übermittelt wurde.
Zudem darf der Vermieter in einer Nebenkostenabrechnung nur jene Kosten berücksichtigen, die in der abgelaufenen Rechnungsperiode angefallen sind. Kosten aus vergangenen oder zukünftigen Abrechnungsperioden dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.
Ein Vermieter hat nach Ablauf einer solchen Abrechnungsperiode in der Regel 12 Monate Zeit, um eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und diese gegebenenfalls zu korrigieren. Nach Ablauf dieser Abrechnungsfrist kann der Wohnungsvermieter keine Nachforderungen mehr an den Mieter stellen und somit keine Korrekturen mehr an der Abrechnung vornehmen.
Um dem Rahmen der 12 Monate gerecht zu werden, kann eine Abrechnung zum Beispiel vom 01.01. bis zum 31.12. eines Jahres oder vom 01.11. eines Jahres bis zum 31.10. des darauffolgenden Jahres erstellt werden.
Allerdings muss ein Vermieter bei einer unterjährigen An- oder Abmeldung eines Mieters die verkürzte Zeit der Nutzung in der Abrechnung berücksichtigen. Außerdem darf ein Vermieter nur jene Kosten geltend machen, die sich auf die abgelaufene Periode beziehen.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Abrechnungszeitraum und die Abrechnungsfrist zwei unterschiedliche Dinge sind. Während die Abrechnungsperiode sich auf den Zeitraum bezieht, für den die Nebenkostenabrechnung erstellt wird, bezieht sich die Abrechnungsfrist allein auf den Zeitraum, den der Vermieter zur Erstellung der Abrechnung zur Verfügung hat. Die Abrechnungsfrist beginnt nach Ablauf des Abrechnungszeitraums und endet nach einem Jahr.
Als Nutzungszeitraum wird hingegen jener Zeitabschnitt bezeichnet, in dem ein Mieter in seiner Wohnung wohnt. Die Bezeichnung meint demnach die gesamte Zeitspanne, wo eine Wohnung von einer oder mehreren Personen offiziell verwendet wird.
Inwieweit der Mietende seine Zeit in der jeweiligen Mietwohnung zugebracht hat, ist in diesem Fall nicht relevant. Es wird allein der Beginn des Mietverhältnisses gezählt und somit der Zeitraum, ab dem der Vertrag seine Gültigkeit hat und der Mieter seine Wohnung beziehen kann.
Der Zeitraum der Nutzung endet entsprechend dann, sobald das Mietverhältnis beendet wird, die Wohnungsschlüssel zurückgegeben werden und – ganz wichtig – der Mietvertrag offiziell ausgelaufen ist, meist durch eine Kündigung seitens des Mieters oder auch Vermieters.
Hinweis: Immer wieder sehen wir von Mineko bei Abrechnungen, dass bei neuen Mietern der Nutzungszeitraum vor Mietvertragsbeginn gesetzt wird, weil der Mieter schon zuvor die Schlüssel ausgehändigt bekam. Doch dies ist nicht rechtens, denn entscheidend ist allein der Mietvertragsbeginn – es sei, es gab eine Absprache mit dem Vermieter, am besten schriftlich fixiert.
Die Nebenkostenabrechnung spielt für Mieter und Vermieter eine wichtige Rolle, da sie eine transparente Aufstellung der Betriebskosten darstellt. Gerade wenn Mieter während des laufenden Jahres ausziehen oder in eine neue Wohnung einziehen, stellt sich die Frage, wie sich dies auf die Nebenkostenabrechnung auswirkt.
Wenn es um Kosten geht, die vom Verbrauch abhängig sind, kann der Vermieter eine Zwischenablesung vornehmen. Damit stellt er sicher, den Verbrauch während des Nutzungszeitraums zu ermitteln. Bei den Heizkosten sollten die anteiligen Grundkosten nach der Gradtagsmethode verwendet werden. Damit wird der geringere Verbrauch aufgrund des nicht vollständig genutzten Zeitraums am besten berücksichtigt.
Bei verbrauchsunabhängigen Kosten muss der Vermieter die Gesamtkosten ausweisen und den verkürzten Zeitraum der Nutzung bei der Errechnung des Anteils beachten.
Beispielrechnung
Vorausgesetzt, der Abrechnungszeitraum bezieht sich auf das Kalenderjahr und der Mieter ist zum 31. März aus der Wohnung ausgezogen, ergibt sich ein Nutzungszeitraum von 90 Tagen. Angewendet auf eine Position wie Versicherungen und den Verteilerschlüssel Wohnfläche ergibt sich folgende Beispielrechnung:
(Gesamtkosten) : (Gesamtverteiler) x (Einzelverteiler) : (Abrechnungszeitraum) x (Nutzungszeitraum)
1.000 € : 400 m2 x 60 m2 : 365 Tage x 90 Tage = Kostenanteil
Sowohl der Abrechnungszeitraum als auch der ggf. abweichende Nutzungszeitraum müssen in der Nebenkostenabrechnung erkennbar aufgeführt werden. Des Weiteren müssen neben dem Verteilerschlüssel die Anzahl der Tage in der Errechnung des jeweiligen Mieteranteils auftauchen.
Wichtig ist, dass ein von der Abrechnungsperiode abweichender Zeitraum der Nutzung keinen Einfluss auf die Frist der Abrechnung hat. Der Vermieter hat stets zwölf Monate Zeit, um die Abrechnung zu erstellen und mögliche Korrekturen vorzunehmen. Der Mieter kann nicht verlangen, dass ihm die Nebenkostenabrechnung bei einem vorzeitigen Auszug früher übergeben wird.
Zunächst gilt es, in Bezug auf den Abrechnungszeitraum zwischen Länge und Lage zu unterscheiden. Die Länge betrifft die Dauer und diese beträgt laut gesetzlichen Vorgaben stets ein Jahr. Die Lage des Abrechnungszeitraums kann dem Kalenderjahr entsprechen, dies ist jedoch, wie schon erläutert, nicht zwingend.
Vermieter können unter bestimmten Bedingungen die Lage verändern. Dazu muss das Einverständnis aller Mieter eingeholt werden. Wenn die Veränderung des Abrechnungszeitraums für die Nebenkosten jedoch einseitig vom Vermieter vorgenommen wird, müssen sogenannte sachliche Gründe vorliegen, damit die Umstellung der Lage rechtens ist.
Ein solcher Grund kann in der zeitlich einheitlichen Abrechnung verschiedener Nebenkostenpositionen liegen. Des Weiteren zählt der Einbau von Messgeräten als sachlicher Grund. Außerdem besteht die Möglichkeit, über eine Veränderung den Abrechnungszeitraum an den Zeiträumen auszurichten, die die Dienstleister für ihre Abrechnungen ansetzen.
Für den Vermieter kann ein weiterer Grund darin bestehen, den Abrechnungszeitraum für alle Mieter zu vereinheitlichen. Was jedoch nicht als vernünftiger Grund für eine Änderung der Lage akzeptiert wird, ist zum Beispiel ein Vermieterwechsel. Ebenso unzulässig ist eine Änderung aufgrund von Willkür.
Wenn eine zulässige Änderung der Lage des Abrechnungszeitraums aus sachlichen Gründen erfolgt, so muss dies den Mietern mitgeteilt werden. Dabei haben die Mieter das Recht auf Auskunft über die Veränderung selbst, wann diese stattfinden wird, aus welchem Grund und wie in der Übergangszeit während des sogenannten Rumpfzeitraums abgerechnet wird.
Wird die Lage des Abrechnungszeitraums verändert, so ist der Zeitraum, der davor lag oder danach kommt naturgemäß länger oder kürzer als zwölf Monate. Eine dauerhafte Verlängerung des Abrechnungszeitraums ist grundsätzlich sehr schwer durchzusetzen, da diese nachteilig für den Mieter ist und eine solche Absprache ungültig sein kann.
Laut Rechtsprechung kann eine Verlängerung des Abrechnungszeitraums nur dann einmalig wirksam werden, wenn dessen Lage auf das Kalenderjahr umgestellt wird und dies mit der Zustimmung des Mieters geschieht.
Eine Verkürzung der Länge kann gegebenenfalls auch ohne Erlaubnis des Mieters vorgenommen werden, wenn hierfür sachliche Gründe vorliegen, wie oben beschrieben. Eine der häufigsten Gründe ist ein Neubau, der erst mitten im Kalenderjahr bezugsfertig ist.
Gerade bei den Nutzungszeiträumen werden oftmals Fehler gemacht. Manche Vermieter rechnen nicht nach Tagen, sondern Monaten ab, was aber rechnerisch erst nachvollzogen werden muss und zudem nicht legitim ist. Wir von Mineko kennen alle Tricks von Vermietern. Wenn Sie uns bei uns Ihre Betriebskostenabrechnung überprüfen lassen, erhalten Sie Gewissheit, was rechtens ist und was nicht. Sie brauchen dazu nur in wenigen Schritten Ihre Abrechnung hochladen.
