Betriebskosten gesetzeskonform und widerspruchsfrei abrechnen

Die jährlich abzurechnenden Nebenkosten stellen rechtlich diffizile Anforderungen an die Vermieter. Potenzielle Fehler schon im Vorfeld zu vermeiden, gelingt mit geschulten Mitarbeitern. Aber auch die Einbeziehung neuer Akteure aus dem Bereich der Proptechs und Legaltechs kann eine fehlerfreie Abrechnung garantieren.

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Für professionelle Vermieter ist das nichts Neues: Wer einen Wohnungsmietvertrag abgeschlossen hat, zahlt für die entgelt­liche Gebrauchsüberlassung eine verein­barte sogenannte Kaltmiete. Das ist aber nicht alles. Hinzu treten die monatlichen Vorauszahlungen für die laufenden Betriebskosten – die sogenannte „zweite Miete“. Welche Kosten vom Vermieter auf den Mieter umlegbar sind, regelt seit 2004 die Be­triebskostenverordnung (BetrKV).

Prof. em. Dr. iur. Klaus Slapnicar

Prof. em. Dr. iur. Klaus Slapnicar, Freier Autor mit Schwerpunkt Wohnungsmietrecht

Beim Zusammenrechnen aller denkbaren Betriebskostenarten addieren sich schnell circa 3€/m2. Allgemeines Kennzeichen der allein in der Verordnung aufgezählten Umlagetat­bestände ist ihre stete Wiederholbarkeit, die sich nicht auf den Einjahresrhythmus beschränken muss. Nur einmalig anfallen­de Kosten für das Objekt scheiden dabei aus. § 2 BetrKV nennt dezidiert 17 unter­schiedliche Fallgruppen mit über 150 Kon­kretisierungen, die 2020 modernisierend angepasst wurden. Die präzisierende Auslegung von Urteilen kommt hinzu.

Da das Wohnungsmietrecht durch erstinstanzliche Entscheidungen der Amtsgerichte gestaltet wird, existieren zur Umlagefähigkeit von Betriebskosten circa 60.000 lediglich lokal gültige Urteile. Gleichwohl gilt es, höchstrichterliche Ent­scheidungen zusätzlich zu beachten. Diese äuße­ren Umstände generieren ein erhebliches Fehler­potenzial.

Mannigfaltige Gründe für Fehler

Daraus ergeben sich vielfältige und spezifische Schwierigkeiten, eine stimmige und den korrekten Anforderungen an die BetrKV ausgerichtete Neben­kostenabrechnung zu erstellen. Von den rund 42Mio. Wohnungen in Deutschland sind mehr als 24Mio. Einheiten vermietet und dokumentieren die Dimen­sion. Gründe, weswegen sich bei einer konkreten Überprüfung einer Abrechnung Fehler herausstellen können, sind so mannigfaltig wie die Umstände, die eine Abrechnung beeinflussen. Sie erwachsen bei­spielsweise aus:

  • verschiedenen Regelungen in Mietverträgen aus weit zurückliegender oder aktueller Zeit
  • der Fluktuation von Mitarbeitern,
  • Fehlern bei der Bedienung, Dateneingabe, Verarbei­tung und konkreten Abrechnung
  • unterschiedlicher verwendeter Software,
  • der Zusammenarbeit mit den spezifischen Ver­brauchskosten ablesenden Dienstleistern für Hei­zung, Warm­ und Kaltwasser,
  • dem Austausch und der Modernisierung von Mess­geräten,
  • dem Wechsel von Dienstleistern
  • unterjährigen Aus­ und/oder Einzügen von Mietern,
  • dem Zukauf von Bestandsgebäuden mit anderen, die Betriebskosten betreffenden vertraglichen Be­gebenheiten, et cetera.

Deutlich wird, dass ein breites Fehlerkaleidoskop für die Nebenkostenabrechnung besteht. Und kurz­um: Fehler passieren.

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Die Mineko 360 Grad Prüfung

Verlässliche Überprüfung

Betriebskostenabrechnungen sind abhängig von der individuellen Vertragssituation, der Größe der Woh­nung, deren Flächenberechnung, den Verbräuchen und vermieterseits getätigten jährlichen Ausgaben sowie unterschiedlichen Umlagemaßstäben. Über­prüfungen gab es in der Vergangenheit lediglich ver­einzelt und eine systematische Kontrollmöglichkeit war lange Zeit nicht ansatzweise vorhanden. Das 2014 gegründete Start­up Mineko GmbH – kurz für Mietnebenkosten – hat sich dieser Aufgabe ange­nommen. Es prüft sowohl für Mieter mit Zweifeln an der Richtigkeit die Betriebskostenabrechnung, als auch für Vermieter vor dem Versand, ob die Abrech­nungen mit den Voraussetzungen der BetrKV und der Rechtsprechung übereinstimmen. Das Berliner Unternehmen stellte bei jeder zweiten geprüften Abrechnung Defizite fest. Damit es erst gar nicht zu Rechtsstreitigkeiten kommt, gehören auch Rechts­schutzversicherungen zu den Auftraggebern der Ab­rechnungsprüfung. Partner ist ferner Immoscout24.

Für die Prüfung werden Mietverträge, Neben­kosten­ und Heizkostenabrechnungen benötigt. Eine korrekte Nebenkostenabrechnung wird systematisch nachgestellt. Das Prüfen von Abrechnungen wird hierbei sowohl technisch skalierbar als auch per­sönlich von Fachexperten begleitet. Dabei stützt man sich auf KI und regelbasierte Systeme, die sowohl re­gionale als auch höchstrichterliche Rechtsprechung berücksichtigen. Die Systematik des Regelwerks wird mit jeder einzelnen Prüfung weiter geschärft. Am Ende steht in der Regel ein 25­seitiger Prüfbericht sowie gegebenenfalls ein Anschreiben und Zertifkat für den Mieter.

Intermediär bei Einwänden – oder: die richtige Kommunikation

Als neutraler Dritter unterstützt Mineko die Mietver­tragsparteien im gegenseitigen Bedürfnis nach einer zutreffenden Nebenkostenabrechnung und einer transparenten Kommunikation. Diese Möglichkeit nutzen Unternehmen gern. „Für uns ist eine erstell­te Nebenkostenabrechnung wie eine Visitenkarte nach außen“, erläutert Jan Knoop, CFO der Indus­tria Wohnen GmbH aus Frankfurt am Main. „Der Mieter sollte so verständlich wie möglich seine Ne­benkosten nachvollziehen können. Ein faires Mitein­ander ist uns hier wichtig.“ Denn zu einem positiven Vermieter­Mieter­Verhältnis kann auch eine erhöhte Transparenz der Abrechnungen beitragen.

Der Mieter profitiert nicht nur durch Erhalt einer gesetzeskonformen Abrechnung. Akzeptanzerhöhend wirkt sich auch aus, dass die Verteidigung vermie­tereigener Abrechnungen bei Rückfragen nicht durch das Vermietungsunternehmen selbst oder die Person erfolgt, die die Abrechnung auch erstellt hat. Dies hilft, eine direkte Konfrontation zwischen Mieter und Mitarbeiter des Vermieters zu vermeiden. Mineko gibt auf Wunsch im Rahmen einer Einwandbehand­lung auch Erläuterungen. Bei den Prüfungen werden zudem auch Fehler zu Ungunsten des Vermieters gefunden. So werden häufig zu Gunsten von Mietern Verteilerschlüssel ohne vertragliche Grundlage ange­wendet, die dem Vermieter einen Nachteil bescheren. Da dies entsprechend ausgewiesen werden kann, erfährt davon auch der Mieter.

Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung erfolgen digital, sodass sich die Kommunikation meist unproblematisch gestaltet: Abrechnungen und Mietvertragsdokumente können abfotografiert und auf der Homepage des Prop­ und Legaltech ­Un­ternehmens zur Überprüfung hochgeladen werden. Auf Wunsch (und je nach bestelltem Leistungspa­ket) werden Prüfergebnisse bereits nach 48 Stunden übermittelt, was für Wohnungsunternehmen ohne externe digitale Partner oft schwer realisierbar ist.

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Eines der Objekte, bei der Industria Wohnen eine externe Betriebskostenprüfung vornehmen lässt, steht in Mönchengladbach, an der Lingenmühle

Benchmarks und Beratung

In der Funktion als Intermediär gelangen Feedback des Start­ups und Erfahrungen aus den unabhängi­gen Überprüfungen der Abrechnungen von außen in das Wohnungsunternehmen. Dieser Input kann zu einer ständigen Optimierung beitragen. „Mit den Experten von Mineko haben wir einen Partner auf Augenhöhe an unserer Seite, der uns bei dieser Aufga­be unterstützt. Es ist positiv, diese Zusammenarbeit zu vertiefen und uns gegenseitig zu verbessern“, sagt Sebastian Gawron, Leiter der Betriebskostenabtei­lung bei Industria Wohnen. Die eingesetzten digitalen Tools führen quasi durch ein enthaltenes Coaching von Mitarbeitern zu einem Zusatznutzen.

„Das Thema Datenerhebung und Datenerfassung und vor allem die Verfügbarkeit und Nutzbarkeit sicherzustellen, ist noch eine große Herausforderung für die Wohnungswirtschaft“, erklärt Joachim Blätz, Vorstand der Braunschweiger Baugenossenschaft Wiederaufbau eG. „Mineko kann mit seinem Ansatz den Vermieter schnell und unkompliziert mit Bench­marks in den unterschiedlichen Kostenpositionen versorgen, für Transparenz zwischen Mieter und Vermieter sorgen und dazu noch ein zusätzliches Qualitätssiegel liefern.

”Die Wohnungswirtschaft kann durch eine Ko­operation mit Proptechs und Legaltechs, die noch häufig anzutreffende Trennung von Vermietungsab­teilung und den sich mit Digitalthemen befassenden Einheiten überwinden. Das kann zu einer stimmige­ren Produkterstellung bei Nebenkosten führen. „Ich bin überzeugt davon, dass die Wohnungswirtschaft durch die Zusammenarbeit mit Prop­ und Legaltechs deutlich effizienter und transparenter werden kann“, erklärt auch Stefan Storz, Geschäftsführer der Volks­wohnung GmbH aus Karlsruhe. „Wer sich jetzt noch der Digitalisierung entzieht, gerät ins Hintertreffen. Zudem geht es der Wohnungswirtschaft im Kernge­schäft sehr gut: Genau das ist der richtige Zeitpunkt, in Innovation zu investieren und die Zusammenarbeit mit Start­ups zu vertiefen. Es gibt viele interessante Ansatzpunkte in den Teilprozessen, die mit moder­ner Technologie und Vernetzung effizienter gestaltet werden können. Mineko deckt mit seiner Dienstleis­tung einen fehlerbehafteten Bereich ab und trägt dazu bei, dass Abrechnungen sicherer und gerechter werden – das ist für Wohnungsunternehmen genau­so spannend wie für Mieter.“

Fazit: Prüfen – Vergleichen – Optimieren

Ein kostensparender Rückgang von Widersprüchen gegen Betriebskostenabrechnungen ist das Ziel der Nutzung der Mineko­Lizenz. Derzeit entsteht aus der ursprünglichen Mieterfokussierung von Mineko kontinuierlich eine bedeutende vermieterbezoge­ne Schwerpunktsetzung. Mittlerweile ist ein allseits lernendes System zur Optimierung entstanden, das den hohen Ansprüchen der BetrKV und der Recht­sprechung verlässlich entspricht und ein Ausbau­ und Entwicklungspotenzial birgt. Das Qualitätssiegel von Mineko trägt zudem zur Marktberuhigung bei und hilft, Fehler zu reduzieren.

Mit dem Konzept einer 360­Grad­Prüfung, wie es Mineko bietet, können Betriebskosten optimiert wer­den. Dazu ist letztlich die komplette Erfassung und Prüfung aller Betriebskosten und Betriebskostenab­rechnungen sinnvoll. Ferner ist für Immobilienun­ternehmen mit digitaler Unterstützung und in enger Kooperation mit Prop­ und Legaltech­Unternehmen eine Ausdehnung auf die Abrechnungserfordernisse im Wohnungseigentumsrecht sowie auf Geschäfts­raummietverhältnisse möglich. Denn ein gemein­sames Ziel dürfte alle immobilienwirtschaftlichen Akteure einen: die konforme und widerspruchsfreie Nebenkostenabrechnung.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

Als Unternehmen der Wohnungwirtschaft stehen Sie vor der Herausforderung Nebenkostenabrechnungen korrekt zu erstellen. Das Thema ist komplex.

Lernen Sie die Lösungen von Mineko kennen wie wir Ihre Widerspruchsquote senken können und wie Sie als Vermieter Nebenkosten optimieren können und parallel die Mieterzufriedenheit steigern.

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