Abrechnung mit Geldscheinen, Taschenrechner und Kuli

Wann kann der Abrechnungszeitraum geändert werden?

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung gilt für Vermieter grundsätzlich: Die Nebenkosten müssen einmal pro Jahr abgerechnet werden. Demnach muss sich die Betriebskostenabrechnung auf einen Zeitraum von zwölf Monaten beziehen. Das beudetet nicht, dass der Abrechnungszeitraum einem Kalenderjahr entsprechen muss. Er kann z.B. auch von Juni eines Jahres bis Juli des nächsten gehen, wichtig sind die zwölf Monate. Weicht der in der Nebenkostenabrechnung angegebene Abrechnungszeitraum von dieser Vorgabe ab, ist also länger oder kürzer als zwölf Monate, so stellt dies einen formellen Fehler in einer Abrechnung dar. Ein falsch gewählter Abrechnungszeitraum gehört sogar zu den häufigsten Fehlern, die MINEKO bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung ausweist. Dennoch ist es in seltenen Fällen möglich, Änderungen an der Abrechnungsperiode vorzunehmen. Wir zeigen im Folgenden, unter welchen Umständen der Abrechnungszeitraum verändert – also verkürzt bzw. verlängert werden kann – und was Vermieter und Mieter in solchen Situation beachten sollten.

Voraussetzungen für eine zulässige Änderung

Zunächst gilt es, in Bezug auf den Abrechnungszeitraum zwischen Länge und Lage zu unterscheiden. Die Länge betrifft die Dauer und diese beträgt laut gesetzlichen Vorgaben stets ein Jahr. Die Lage des Abrechnungszeitraums kann dem Kalenderjahr entsprechen, dies ist jedoch, wie schon erläutert, nicht zwingend. Beginn und Ende können im Mietvertrag vereinbart werden. Zudem ist es möglich, für verschiedene Positionen eine jeweils andere Lage zu bestimmen. So kann der Abrechnungszeitraum beispielsweise für die kalten Betriebskosten zu einem anderen Zeitpunkt beginnen als für die Heizkosten.

Vermieter können unter bestimmten Bedingungen die Lage verändern. Dazu muss das Einverständnis aller Mieter eingeholt werden. Wenn die Veränderung des Abrechnungszeitraums für die Nebenkosten jedoch einseitig vom Vermieter vorgenommen wird, müssen sogenannte sachliche Gründe vorliegen, damit die Umstellung der Lage rechtens ist. Ein solcher Grund kann in der zeitlich einheitlichen Abrechnung verschiedener Nebenkostenpositionen liegen. Des Weiteren zählt der Einbau von Messgeräten als sachlicher Grund. Außerdem besteht die Möglichkeit, über eine Veränderung den Abrechnungszeitraum an den Zeiträumen auszurichten, die die Dienstleister für ihre Abrechnungen ansetzen. Für den Vermieter kann ein weiterer Grund darin bestehen, den Abrechnungszeitraum für alle Mieter zu vereinheitlichen. Was jedoch nicht als vernünftiger Grund für eine Änderung der Lage akzeptiert wird, ist zum Beispiel ein Vermieterwechsel. Ebenso unzulässig ist eine Änderung aufgrund von Willkür. Wenn eine zulässige Änderung der Lage des Abrechnungszeitraums aus sachlichen Gründen erfolgt, so muss dies den Mietern mitgeteilt werden. Dabei haben die Mieter das Recht auf Auskunft über die Veränderung selbst, wann diese stattfinden wird, aus welchem Grund und wie in der Übergangszeit während des sogenannten Rumpfzeitraums abgerechnet wird.

Verlängerung oder Verkürzung?

Wird die Lage des Abrechnungszeitraums verändert, so ist der Zeitraum, der davor lag oder danach kommt naturgemäß länger oder kürzer als zwölf Monate. Eine dauerhafte Verlängerung des Abrechnungszeitraums ist grundsätzlich sehr schwer durchzusetzen, da diese nachteilig für den Mieter ist und eine solche Absprache ungültig sein kann. Laut Rechtsprechung kann eine Verlängerung des Abrechnungszeitraums nur dann einmalig wirksam werden, wenn dessen Lage auf das Kalenderjahr umgestellt wird und dies mit der Zustimmung des Mieters geschieht. Eine Verkürzung der Länge kann gegebenenfalls auch ohne Erlaubnis des Mieters vorgenommen werden, wenn hierfür sachliche Gründe vorliegen, wie oben beschrieben. Allerdings hat ein verkürzter Abrechnungszeitraum eine mehrmalige Abrechnung der Nebenkosten zur Folge, was für Vermieter oftmals einen unerwünschten Mehraufwand darstellt.