Der Prüfbericht als Ergebnis der Expertenprüfung
Als Ergebnis der Expertenprüfung durch Mineko erhalten Sie den umfangreichen, rund 30 Seiten langen Prüfbericht mit dem Ergebnis der Prüfung.
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Das Prüfergebnis im Überblick zeigt die potentielle Ersparnis als Ergebnis der Prüfung. Jede Teilbereich stellt grafisch dar, ob der Vermieter korrekt abgerechnet hat oder Fehler vorhanden sind.
Die folgenden Bereiche können fehlerhaft oder korrekt abgerechnet worden sein:
Neben den Stammdaten Ihrer Wohnung erfahren Sie, wann die Korrekturfrist Ihres Vermieters oder Ihre Widerspruchsfrist endet. Folgende Daten werden Ihnen an dieser Stelle aufgezeigt.
Dieser gesetzlich vorgeschriebene Zeitraum muss ein Jahr betragen und bildet die Grundlage Ihrer Abrechnung. Nur in diesem Wirtschaftsjahr angefallene Kosten dürfen entsprechend angesetzt werden.
Der Zeitraum kann dabei frei von Ihrem Vermieter gewählt werden und muss nicht zwangsläufig vom 01.01. – 31.12 andauern. Er muss jedoch klar auf Ihrer Abrechnung zu erkennen sein, sodass überprüft werden kann, ob eine Umlage zulässig ist. Fehlen diese Angaben liegt eine formell Fehlerhafte Abrechnung vor. Dies wirkt sich direkt auf Sie aus, da Sie eine geforderte Nachzahlung erst nach einer Klärung bzw. Korrektur leisten müssen.
Das Erstellungsdatum könnte bei der Beurteilung wichtig sein, ob eine rückwirkend umgelegte Betriebskostenart die dafür notwendigen Voraussetzungen erfüllt.
Das Zugangsdatum Ihrer Betriebskostenabrechnung gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob Sie Ihre Abrechnung innerhalb der Frist erhalten haben. Wenn die Abgabe zu spät erfolgt ist, darf Ihr Vermieter keine Nachzahlungsforderung stellen bzw. müssen Sie einer entsprechenden Forderung nicht nachkommen.
Ihr Vermieter hat ein Jahr Zeit Ihnen eine Abrechnung zu erstellen, ausgehend vom letzten Tag des Abrechnungszeitraums muss Ihnen die Betriebs- und Heizkostenabrechnung innerhalb eines Jahres zugegangen sein. Endet der Abrechnungszeitraum z.B. am 31.12.2020 endet die Abrechnungsfrist entsprechend am 31.12.2021. Erhalten Sie die Abrechnung nicht fristgerecht, ist die Nachzahlungsforderung obsolet.
Die Korrekturfrist endet am gleichen Tag wie die Abrechnungsfrist. Muss ein Vermieter seine Abrechnung korrigieren, muss Ihnen die Korrektur innerhalb der Frist zugegangen sein. Sämtliche Veränderungen die Sie nach Ablauf der Korrekturfrist dürfen sich nicht mehr zu Ihren Nachteil auswirken. Somit dürfte sich z.B. eine Nachzahlung nicht mehr erhöhen, während Ihr Guthaben sich nur noch zu Ihren Gunsten verändern darf und Ihnen ausgezahlt werden muss.
Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Ihren Widerspruch erst einzureichen, wenn die Korrekturfrist Ihres Vermieters abgelaufen ist, Ihre Widerspruchsfrist jedoch noch gilt.
Für Mieter beginnt die Widerspruchsfrist mit dem Tag der Zustellung Ihrer Abrechnung. Sollten Sie einen Widerspruch einreichen, beachten Sie bitte, dass auch Sie an das Zustelldatum gebunden sind. Aussagen, dass ein Widerspruch innerhalb von vier Wochen eingelegt werden muss, sind nicht wirksam, wenn es sich um privaten Wohnraum handelt.
Im Kernstück des Prüfbericht werden alle Positionen Ihrer Betriebs- und Heizkostenabrechnung aufgeführt. Die Tabelle zeigt Ihnen dabei alle angefallenen Kosten, deren Verteilung, sowie Ihren Nutzungszeitraum. Jeder Bestandteil enthält dabei eine Spalte mit den verwendeten Werten aus Ihrer Abrechnung und eine weitere Spalte mit den Werten von Mineko, die evtl. durch eine Korrektur von den ursprünglichen Beträgen abweichen.
Abweichungen sind rot markiert. Die grünen Felder stellen eine mögliche Ersparnis dar. Am Anfang jeder Zeile sehen Sie, wie Mineko die Betriebskostenart bewertet haben. Diese Bewertung zu verstehen ist gerade im Hinblick auf Ihr weiteres Vorgehen wichtig, da auch die Reaktion Ihres Vermieters oder eine Korrektur Ihrer Abrechnung in direktem Zusammenhang mit unserer Bewertung erfolgt. Insgesamt verwenden wir fünf Kategorien, deren Bezeichnungen die folgende Bedeutung haben:
Umlegbar werden Positionen bezeichnet, bei denen die Kosten einer Betriebskostenart auf Mieter verteilt werden dürfen. Grundlage in Deutschland bildet dafür die Betriebskostenverordnung oder eine individuelle Vereinbarung in Ihrem Mietrvertrag. Doch nicht jegliche Vereinbarung im Mietvertrag bedeutet automatisch eine mögliche Umlage der Kosten. Rechtsprechung und Gesetze definieren welche Kostenarten eine Umlage erlauben und ob eine Vereinbarung im Mietvertrag gültig ist oder gegen die aktuelles Recht verstößt. In diesem Fall markeiren wir die Position als nicht umlegbar.
Diese Positionen sind nur unter der Voraussetzung umlegbar, wenn eine Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Vermieter im Mietvertrag zu erkennen ist. In der Regel bezieht sich eine Vereinbarung auf Punkt 17 der Betriebskostenverordnung, in der die sogenannten „sonstigen Betriebskosten“ definiert werden. Dass diese im Mietvertrag vereinbart sein müssen, beruht auf einer Entscheidung des Bundesgerichtshof. Somit soll gewährleistet werden, dass ein Mieter Kenntnis über sämtliche anfallenden Betriebskosten hat. Desweiteren wird einem Vermieter dadurch die Möglichkeit genommen wahllos sämtliche Aufwendungen als sonstige Betriebskosten zu deklarieren. Klassische Beispiele für sonstige Betriebskosten sind die Reinigung der Dachrinne oder die Wartungskosten einer Rauchmeldeanlage.
Eine Position bennennen wir unkonkret, wenn sich anhand ihrer Bezeichnung nicht eindeutig bestimmen lässt, zu welcher Betriebskostenart diese gehört. Oftmals sind die Bezeichnungen zu allgemein gehalten oder weichen von den gängigen Bezeichnungen ab, sodass ein weitere Überprüfung nicht möglich ist. Immer häufiger sehen wir, dass verschiedene Betriebskostenarten in einer Position zusammengefasst werden, da hierfür zum Beispiel nur ein Dienstleister verantwortlich ist. Auch das ist nach einer Entscheidung des BGH nicht erlaubt, da somit die nötige Transparenz einer Abrechnung nicht mehr gegeben ist und man einschätzen können muss, welche Kosten im Einzelnen eine Betriebskostenart verursacht.
Beachten Sie bitte bei einer unkonkreten Position, dass diese nicht zwingend falsch oder nicht umlegbar sein muss. Sie ist nur solange unkonkret bis Ihr Vermieter auf den Einwand reagiert und durch eine entsprechende Erklärung deutlich macht, welche Kosten sich dahinger verbergen.
Diese Einstufung ist eher als Hinweis an Sie zu verstehen und fließt nicht in die Berechnung Ihrer potentiellen Ersparnis ein. Eine Belegeinsicht empfehlen wir dann, wenn eine Überprüfung der angesetzten Kosten als sinnvoll erscheint oder die Umlage ohne Verteilerschlüssel „direkt“ erfolgt ist. Eine Direktumlage ist dann möglich, wenn sich die angefallenen Kosten direkt auf Sie oder Ihre Wohnung beziehen. So zum Beispiel die erhobene Grundsteuer, die durch den Abgabenbescheid Ihrer Gemeinde in einem direkten Zusammenhang mit Ihrer Wohnung steht, sodass keine weitere Verteilung der Kosten notwendig sind.
Im Rahmen der Belegeinsicht können Sie dann überprüfen, ob der Abgabenbescheid zum Beispiel die Wohnungsnummer enthält, sodass eine direkte Umlage korrekt erfolgt ist. Gerne geben wir Ihnen im Rahmen des Expertengespräch Hinweise, was Sie bei einer Belegeinsicht beachten müssen und zeigen Ihnen an konkreten Beispielen wo Sie z.B. die notwendigen Inforamtionen auf einem Dokument finden.
Schwer durchsetzbar kennzeichnet Positionen, bei denen ein Widerspruch nur mit erheblichem Aufwand möglich ist. Die Anwendung eines Personenverteiler ist laut BGH zwar erlaubt, bedingt jedoch die Führung eines Personenbuch durch Ihren Vermieter. Dies soll Auskunft darüber geben wieviele Personen sich über einen lägeren Zeitraum im Haus aufhalten und für die Entstehung von Kosten mitverantwortlich sein können. (z.B. längerer Besuch von Familie oder Unterbringungen von Handwerkern) In der Praxis ist diese Regelung jedoch sehr umstritten und bietet potential für einen Rechtsstreit, weswegen wir auf diesen Umstand hinweisen.
Sollte uns im Rahmen der Prüfung auffallen, dass eine Postion zwei mal auf Ihrer Abrechnung auftaucht, weisen wird diese als „doppelt“ aus. Dies geschieht beispielsweise, wenn Ihre Abrechnung die Summe Ihrer Heizkosten im Ganzen enthält und ein zweites mal durch die einzelnen Bestandsteile auf Sie umgelegt wurde.
Auf der Seite der wichtigen Hinweise sind für Ihre Abrechnung spezifisch die wichtigsten Punkte zu Fristen und Fehlern zusammengefasst. Auf dieser Seite finden Sie wichtige Sachverhalte zu Ihrem Mietvertrag und zu unserer Analyse. Diese Hinweise können das gesamte Prüfergebnis beeinflusst haben. Aus diesem Grund ist es unabdingbar die Hinweise entsprechend genau zu lesen.
Sie erfahren hier, welche Bedeutung „billiges Ermessen“ für die Anwendung von Verteilerschlüssel hat, den Unterschied zwischen einer Pauschale und Vorauszahlung oder welches Gesetz die Dauer eines Abrechnungszeitraums von einem Jahr vorschreibt.
Auf diesen Seiten sind die nächsten Schritte als Empfehlung für Ihren konkreten Fall zusammengestellt.
Es kann sein, dass aus einer geforderten Nachzahlung eine geringe Nachzahlung wird, aus einer geforderten Nachzahlung eine Gutschrift oder aus einer Gutschrift eine höhere Gutschrift.
Die empfohlenen Schritte sind auf Ihren spezifischen Fall zugeschnitten.
Generell beträgt die Frist um Widerspruch gegen Ihre Betriebskostenabrechnung einzulegen, ein Jahr nach Zustellung Ihrer Abrechnung. Oft finden sich jedoch Formulierungen auf dem Begleitschreiben einer Abrechnung, dass Sie innerhalb vier Wochen Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einlegen müssen. Solche oder ähnliche Formulierungen sind für Vermietungen des privaten Wohnraum ungültig und können von Ihnen ignoriert werden.
Das Gesetz legt eindeutig fest, dass Mieter 365 Tage Zeit haben, um Widerspruch gegen eine Betriebskostenabrechnung einzulegen, dies auch unabhängig davon ob die Nachzahlung bereits getätigt wurde oder nicht.
Bei einer materiell fehlehaften Abrechnung empfehlen wir die Zahlung unter Vorbehalt, so dass keine weiteren Kosten auf Sie durch Mahngebühren oder Verzugszinsen entstehen können. Im Falle einer kompletten formell fehlerhaften Abrechung müssen Sie eine Nachzahlungsforderung nicht leisten, bis Sie eine ordnungsgemäße Abrechnung erhalten haben. In Ihrem Prüfbericht und in unserem finden Sie dazu weitere Hinweise.
Ihr Vermieter ist verpflichtet alle Belege zu Ihrer Abrechnung offen zu legen. Das Mindeste, was er Ihnen dazu anbieten muss, ist ein Termin vor Ort, wo er Ihnen die Belege in geordneter Form darlegt. Sollte dies nicht möglich sein, muss er Ihnen die Belege zusenden, darf Ihnen jedoch dafür gebühren in Rechnung stellen.
Wichtig ist, dass Sie zwischen Nutzungszeitraum und Abrechnungszeitraum unterscheiden. Der Abrechnungszeitraum beschreibt fast immer eine einjährige Zeitspanne zwischen dem 1.1. und dem 31.12. in dem sämtliche Kosten eines Hauses oder einer Wohnung angefallen sind. Dem gegenüber gestellt wird Ihr Nutzungszeitraum, also die Zeit in der Sie die Wohnung gemietet haben. Sollten Sie ganzjährig die Wohnung gemietet haben, sind Abrechnungszeitraum und Nuzungszeitraum identisch. Die Tage Ihres Nutzungszeitraum fließen dann in die Berechnung Ihrer anteiligen Kosten ein.
Sollten Ihre getätigten Vorauszahlungen durch eine Anpassung von den Vereinbarungen aus Ihrem Mietvertrag abweichen, ist dies ein Umstand den wir nicht überprüfen können. Im Falle nicht korrekt verbuchter Einzahlungen auf Ihrem Mietkonto, kontaktieren Sie bitte die Verwaltung oder Vermieter und weisen über Ihre Kontoauszüge Ihre getätigten Überweisungen nach.
Wichtig ist, dass Sie zwischen Nutzungszeitraum, also dem Zeitraum zu dem Sie die Wohnung im Abrechnungsjahr bewohnt haben und dem Abrechnungszeitraum unterscheiden. Der Abrechnungszeitraum muss immer ein Jahr betrachten und zeigt die Kosten der einer Betriebskostenart für ein Jahr. Über Ihren Nutzungzeitraum werden dann Ihre anteiligen Kosten berechnet.
Hierbei handelt es sich um Gradtage, einer vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Maßeinheit der Betriebskostenart Grundkosten Heizung. Man unterteilt dabei ein Kalenderjahr in 1.000 Gradtage, um so eine gerechte Verteilung der Grundkosten bezüglich der heizintensiven Monate zu erlangen.
Im Jahr des Ein- oder Auszugs entsteht meist eine Nachzahlungsforderung. Dies hängt zusammen mit der Tatsache, dass die Summe der Vorauszahlungen nicht ausreicht, um alle Kosten zu decken. Dadurch, dass die Höhe der monatlichen Vorauszahlungen immer gleich bleibt, bildet sich in den Sommermonaten ein fiktives Guthaben, welches dann in den heizintensiven Monaten wieder aufgebraucht wird. Idealerweise sind die Vorauszahlungen so kalkuliert, dass Sie weder eine Nachzahlungsforderung noch eine Gutschrift über die Betriebskostenabrechnung erhalten. Im Jahr Ihres Einzugs reichen deswegen die Vorauszahlungen oft nicht aus, um alle Kosten auzugleichen, was eine Nachzahlung nach sich zieht.
Wenn ihre Wohnfläche unterschiedliche Größenangaben aufweist, muss dies nicht zwingend falsch sein. Unterschiedliche Quadratmeterangaben zwischen ihrem Mietvertrag und der Abrechnung sind möglich.
Beispielsweise wird bei der Kalkulation Ihrer Heizkosten oft die beheizte Wohnfläche Ihrer Wohung verwendet. Diese ist dann kleiner als die bewohnte Fläche. Ein weiteres Beispiel wäre die Abrechnung einer Liegenschaft, also dem Zusammenschluss mehrerer Häuser, wenn ein Dienstleister mehrere Objekte betreut. Entscheidend ist hier jedoch die tatsächliche Fläche der Wohnung. Sollten Sie gegen die Quadratmetergröße widersprechen wollen, benötigen Sie dafür eine ausreichende Grundlage, deren Gegenteil Ihr Vermieter beweisen muss.
Sie sollten den Prüfbericht gründlich durchlesen und im Anschluss den Entwurf des Widerspruchsschreibens bearbeiten.
Sobald der Widerspruch Ihrerseits bearbeitet wurde, können Sie diesen an Ihren Vermieter senden.
Die Durchsetzung des Widerspruchs liegt tendenziell in Ihren Händen. Mineko ist rein in der Überprüfung aktiv.
Nach der Abrechnungs- und Korrekturfrist, dürfen sich Korrekturen Ihres Vermieters nicht mehr zu Ihrem Nachteil auswirken. Veränderungen zu Ihren Gunsten müssen jedoch berücksichtigt werden.
Der Widerspruch ist ab diesem Zeitpunkt also eine sichere Sache und kann nicht mehr darin resultieren, dass Sie einen Nachteil erleiden. Die Abrechnung darf nur noch in eine für den Mieter positive Richtung korrigiert werden.
Natürlich ist gleichzeitig die Widerspruchsfrist von 12 Monaten ab Erhalt der Nebenkostenabrechnung zu beachten.
Weitere Hilfestellungen zur Abrechnungsfrist und Berechnung selbiger finden Sie hier.
