Nicht nur Mieter und Mieterinnen von Wohnflächen sind von fehlerhaften Nebenkostenabrechnungen betroffen, sondern insbesondere auch diejenigen, die gewerbliche Flächen mieten. Hierbei handelt es sich dann auch um weitaus größere Beträge. Während sich beim Wohnen die durchschnittlichen jährlichen Betriebskosten auf 3.049 Euro belaufen, dürfen sich gewerbliche Mieter auf rund 93.053 Euro einstellen.
Fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen im Gewerbemietbereich sind kein Einzelfall, sondern ein strukturelles Problem.
Damit wird deutlich: Während Nebenkosten im Wohnbereich bereits als Streitpunkt etabliert sind, bleibt das Risiko im Gewerbebereich vielfach unterschätzt – trotz deutlich höherer Summen. Betroffen sind dabei vor allem die Assetklassen Hotel, Gastronomie, Fitness, Ärzte, Apotheken, Retail sowie Lager und Logistik. Im Vergleich zum Wohnen verwirkt das Recht auf eine Nachzahlung nicht nach zwölf Monaten, sondern bleibt bestehen. Zudem ist diese weitaus komplexer, da der Mietvertrag umfangreicher und individueller vereinbart ist.
Gravierende Erkenntnis 2026: 84 Prozent aller gewerblichen Nebenkostenabrechnungen sind falsch – Verantwortliche einer Gewerbefläche sollten nicht mehr zögern und ihre Abrechnungen prüfen lassen. Vermieter fordern im Schnitt 25.922 Euro Nachzahlung für das Jahr 2025. Außerdem existiert ein durchschnittliches Einsparungspotenzial von 30.350 Euro je Prüfung. Heruntergebrochen auf 500 Quadratmeter konnte für das Jahr 2024 ein durchschnittlicher Fehler von 5.667 Euro festgestellt werden, während dieser 2026 bei 6.961 Euro liegt. Von 2024 auf 2025 ist der Fehler um ca. 16 Prozent gestiegen und von 2025 auf 2026 um ca. sechs Prozent. Zusammenfassend ist zu sagen, dass die Nachzahlung sowie die Fehlerhöhe jährlich steigen und mithilfe einer professionellen Prüfung die finanziell negativen Auswirkungen verhindert werden können.
Die Fehlerart „unkonkret“ ist der meist begangene Fehler mit 62 Prozent. Das kann unterschiedliche Bedeutungen bzw. Gründe haben. Beispielsweise, dass aus der Positionsbezeichnung nicht eindeutig hervorgeht, welche genaue Betriebskostenart diese betrifft und ob sie überhaupt umlegbar ist. Ein weiterer Grund könnte sein, dass die Position sowohl vereinbarte als auch nicht vereinbarte Sonstige Betriebskosten (Betriebskosten im Sinne des § 2 der BetrKV.) in einer Position enthält. Sonstige Betriebskosten dürfen ausnahmsweise in einer Position zusammen abgerechnet werden, müssen allerdings einzeln benannt werden. Diese müssen unter Nr. 17 aufgeführt und dann im Mietvertrag näher spezifiziert und vereinbart werden. Auch als „unkonkret“ wird eine Position ausgewiesen, wenn die Kostenposition schon in einer anderen Position abgerechnet wird. Als „unkonkret“ weisen wir also Positionen aus, die Klärungsbedarf haben, zu denen sich der Vermieter zu äußern hat, ob diese Position letztendlich umlegbar ist oder nicht. Der Vermieter hat unbegrenzt Zeit, dies zu korrigieren.
Vermieter führen zu 43 Prozent nicht vereinbarte Kosten in der Nebenkostenabrechnung auf. Hierbei handelt es sich rein um Sonstige Betriebskosten. Diese müssen explizit im Mietvertrag vereinbart sein, um diese umlegen zu dürfen. Wenn beispielsweise die Kosten für Anlagen nicht genannt sind oder für die Sachwartung einer Brandmeldeanlage, dann wird diese von Mineko als „nicht vereinbart“ ausgewiesen. Dann müssen gewerbliche Mieter oder Mieterinnen diese nicht tragen. Weiterhin kann es vorkommen, dass im Mietvertrag nur vereinzelte Betriebskostenarten aufgeführt sind, jedoch weitere nicht aufgeführte in Rechnung gestellt werden. Dies ist unzulässig, weshalb Mineko dies als nicht vereinbart ausweist, aufgrund einer fehlenden Vereinbarung im Mietvertrag.
Bei 41 Prozent konnten, dank Belegeinsicht, zusätzliche Fehler aufgedeckt werden. Bei folgenden Positionen empfiehlt Mineko grundsätzlich immer, den Vermieter um die betreffenden Belege zu bitten: Wartung von Aufzügen, Ungeziefer, Kosten für den Hausmeister, sollten hier ungewöhnlich hohe Kosten aufgeführt sein, Allgemeinstrom, wenn vereinbart, Versicherungen, da man nicht weiß, welche sich dahinter verbergen und ob diese umlegbar sind sowie Direktumlagen.
Zu 31 Prozent sind Positionen nicht umlegbar. Einige Kosten bleiben ausschließlich beim Vermieter. Im gewerblichen Bereich sind es solche, die rein im Vermieterinteresse liegen. Dazu zählen beispielsweise alle Kosten, die über reine Verwaltungskosten hinausgehen, wie das Management. Auch wenn diese Kosten im Mietvertrag vereinbart sind, müssen sie nicht vom Mieter getragen werden.
Zu 24 Prozent finden sich Fehler in den Nebenkostenabrechnungen beim Thema Kappungsgrenzen. Kappungsgrenzen sind individuell vereinbarte Kostenbeteiligungen der Mieter an etwaigen Kosten. Dies kann die Instandhaltung und Instandsetzung betreffen. Hierbei muss es beispielsweise eine Kappungsgrenze geben, ansonsten ist diese Position nicht umlegbar. Verwaltungs- und Wartungskosten können eine solche Grenze haben, müssen aber nicht. Sollten solche in der Abrechnung aufgelistet sein, muss dies vorher im Mietvertrag vereinbart worden sein, ansonsten weist Mineko dies als unzulässig aus.
Zu 18 Prozent haben Vermieter den Strafabzug in der Nebenkostenabrechnung nicht aufgeführt. Teilt der Vermieter die Heizkosten nicht unter Grund- und Verbrauchskosten auf, dann muss er dem Mieter oder der Mieterin einen Strafabzug von 15 Prozent gewähren. Unabhängig muss seit 2023 ein Abzug von drei Prozent der anteiligen Heizkosten vorgenommen werden, wenn keine CO2-Steuer abgerechnet wurde.
Der Verteilerschlüssel ist in der Regel im Mietvertrag vereinbart. Er legt fest, dass alle oder bestimmte Positionen entweder nach Fläche, Anzahl der Mieteinheiten, oder Verbrauch umgelegt werden. An diesen Verteilerschlüssel ist der Vermieter gebunden. Ist im Mietvertrag „Billiges Ermessen“ vereinbart, hat der Vermieter freie Wahl. Fehlt grundsätzlich eine Vereinbarung im Mietvertrag, kann dieser ebenso nach „Billigem Ermessen“ umlegen. Bei 9 Prozent haben sich hier Fehler eingeschlichen, da es entweder anders vereinbart war oder der falsche Verteilerschlüssel gewählt wurde.
Eine Abrechnung mit 30 bis 50 Positionen ist im Gewerbe nicht ungewöhnlich, da die Mietverträge sehr komplex sowie individuell vereinbart sind. Ein großer Anteil an diesen Positionen liegt bei den sonstigen Betriebskosten, welche mietvertraglich vereinbart sein müssen, um eine Umlage zu rechtfertigen. Die häufigsten Positionen sind folgende:
Die Widerspruchsfrist bei gewerblichen Nebenkostenabrechnungen kann im Mietvertrag vereinbart werden. Diese muss immer mindestens drei Monate betragen. Wird die Vereinbarungen nicht identisch in der Betriebskostenabrechnung wiedergegeben, dann weist Mineko das als Fehler aus und der Mieter oder die Mieterin hat dann drei Jahre Zeit für einen Widerspruch.
Schon im Bereich Wohnen haben horrende und fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen einen starken finanziellen Einfluss auf Mieter und Mieterinnen. Bei Gewerbeflächen finden Geschäftsführer, CFOs, oder andere Verantwortliche aber weitaus höhere Beträge auf ihren Nebenkostenabrechnungen, die Auswirkungen auf die Liquidität des Unternehmens haben können. Während wir bei Wohnflächen von einer durchschnittlichen geforderten Nachzahlung von 907 Euro sprechen, beträgt sie für Gewerbeflächen 25.922 Euro für 2025. Mietverträge im gewerblichen Bereich sind weitaus komplexer und individueller vereinbart und weisen daher auch ein höheres Fehlerpotential auf. Vor diesem Hintergrund kann es sinnvoll sein, Betriebskostenabrechnungen durch eine fachkundige Stelle professionell prüfen zu lassen.
Mineko bietet zuerst eine kostenlose Ersteinschätzung an, um persönlich sowie im Detail die Nebenkostenabrechnung durchzugehen. Im Anschluss wird ein individuelles Angebot vereinbart. Unabhängig von der Größe der Fläche oder der Anzahl der Standorte prüft Mineko die gesamte Bandbreite gewerblicher Betriebskostenabrechnungen. Sollten Unternehmen zusätzlich Unterstützung bei der Aufrechterhaltung, also bei der anschließenden Kommunikation mit dem Vermieter, benötigen, bleibt der persönliche Ansprechpartner an ihrer Seite. Gewerbe mit mehreren Standorten können auf Wunsch aus verschiedenen Paketen wählen und so zu einem monatlichen Aufpreis mehrere Nebenkostenabrechnungen im Jahr prüfen lassen.
Die Auswertung der Nebenkostenabrechnungen von 2025 hat Mineko auf Basis von allen geprüften gewerblichen Betriebskostenabrechnungen aus den letzten zwölf Monaten berechnet.
