Nebenkostenabrechnung mit Kuli und PC

Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aufgebaut sein?

In einer Vielzahl von Prüfungen konnten die Experten von MINEKO feststellen, dass Vermietern und Abrechnungsfirmen bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen immer wieder gravierende Fehler unterlaufen, welche sowohl formeller als auch materieller Natur sein können. In einigen Fällen sind die Abrechnungen unvollständig und enthalten somit nicht alle Bestandteile, die eine Betriebskostenabrechnung aufweisen muss. Daher informieren wir im Folgenden über den grundsätzlichen Aufbau und die Elemente, die in einer Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden sollten.

Das Anschreiben

Für Mieter ist vor allem von Interesse, ob ihnen nach Abrechnung der Nebenkosten ein Guthaben zusteht oder ob sie eine Nachzahlung leisten müssen. Diese Information findet sich üblicherweise bereits zu Beginn einer Betriebskostenabrechnung im Anschreiben des Vermieters, mit welchem er die Mieter über die erfolgte Abrechnung informiert und das Gesamtergebnis für den jeweiligen Mieter ausweist. Des Weiteren müssen folgende Punkte in einem solchen Anschreiben vermerkt sein:

  • Abrechnungsdatum
  • Mietvertragsnummer
  • Abrechnungszeitraum
  • Mietobjektnummer
  • Adresse des Mietobjekts inklusive Wohngeschoss

Abrechnung der kalten Betriebskosten

Unter die sogenannten kalten Betriebskosten fallen all diejenigen Kostenpositionen, welche nicht die Heizkosten inklusive Warmwasser betreffen. Eine Aufstellung dieser Positionen ist ein essenzieller Bestandteil einer Nebenkostenabrechnung. Hierbei müssen die jeweiligen Gesamtkosten für die einzelnen Positionen aufgelistet werden. Im Anschluss müssen die Kosten auf den einzelnen Mieter verteilt und so dessen Anteil an den Gesamtkosten ermittelt werden. Dies geschieht über die Verwendung von Verteilerschlüsseln. Hierbei muss sowohl der Gesamtverteiler (z.B. Wohnfläche des gesamten Hauses) als auch der Einzelverteiler (z.B. Wohnfläche des jeweiligen Mieters) angegeben werden. Die Aufstellung der kalten Betriebskosten kann tabellarisch erfolgen, um dem Mieter einen besseren Überblick über den Rechenweg zu verschaffen.

Heizkostenabrechnung

Alle Positionen, die den warmen Betriebskosten zugeordnet werden, erscheinen mitunter in einer separaten Heizkostenabrechnung, welche häufig von externen Abrechnungsfirmen erstellt wird. In dieser werden ebenso wie bei den kalten Betriebskosten die Gesamtkosten für jede Position aufgeführt und die Errechnung des Kostenanteils des betreffenden Mieters mithilfe der Verteilerschlüssel. Hierbei gilt es jedoch, zu beachten, dass bei den Heiz- und Warmwasserkosten eine Aufteilung nach Grund- und Verbrauchskosten erfolgt. Nach welchen Maßstäben diese Verteilung vorgenommen werden muss, ist in der Heizkostenverordnung geregelt. Sind alle genannten Bestandteile in einer Nebenkostenabrechnung enthalten, so ist dies noch keine Garantie dafür, dass diese fehlerfrei ist. Wenn Sie sich unsicher darüber sind, ob Ihre Betriebskostenabrechnung korrekt ist, so können Sie diese bei MINEKO prüfen lassen.