Achtung: Fehlerquellen, Fristen & Kaution

Nebenkostenabrechnung nach Umzug: fehleranfällig

Zieht ein Mieter aus seiner bisherigen Wohnung aus oder in eine neue ein, muss er bei der Nebenkostenabrechnung besonders aufpassen. Rund ein Fünftel aller Abrechnungen, die bei uns eingehen und wir prüfen, stammen von Mietern, die die Wohnung gewechselt haben. Die Fehlerquote bei Nebenkostenabrechnungen nach Umzügen liegt bei 94 Prozent. Gravierender als die Fehlerhäufigkeit ist jedoch die finanzielle Auswirkung für den Mieter. Deswegen erklären wir hier, worauf Sie nach einem Umzug besonders achten sollten.

Prüfung der Nebenkostenabrechnung nach Umzug ist besonders wichtig.Jetzt Nebenkostenabrechnung prüfen lassen »Umzug

Das Wichtigste in Kürze

  • Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums hat der Vermieter auch bei ausgezogenen Mietern 12 Monate Zeit, seine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.
  • Verpasst der Vermieter seine Abrechnungsfrist, kann der Mieter eine Nachzahlung verweigern. 
  • Teile der Kaution können vom Vermieter bis zur finalen Nebenkostenabrechnung einbehalten werden, um eine Nachzahlung des Mieters auszugleichen.
  • Viele Fehler entstehen, wenn Vermieter nicht die für den Nutzungszeitraum anteiligen Kosten des Mieters richtig berechnen.

Fristen für die Nebenkostenabrechnung nach der Kündigung

Beginnen wir mit dem Ende. Bei der Wohnungsübergabe werden alle Zählerstände gemeinsam von Mieter und Vermieter abgelesen und festgehalten. Dies heißt allerdings keineswegs, dass die so erfassten Kosten auch in den nächsten Tagen abgerechnet werden. 

Denn zwar muss der Mieter die Nebenkosten nur bis zum Auszugstermin bezahlen, doch solange im Mietvertrag keine andere Regelung vereinbart ist, ändert dieser Umstand nichts an der gesetzlich festgelegten Frist für Nebenkostenabrechnungen. Nach § 556 Abs. 3 BGB hat der Vermieter 12 Monate lang Zeit, nach Ende des Abrechnungszeitraums seinen Mietern die Abrechnung zukommen zu lassen.

In der Praxis hat dies zur Folge, dass einige Mieter sehr lange auf ihre letzte Nebenkostenabrechnung warten müssen, wenn die Kündigung zu einem ungünstigen Zeitpunkt erfolgt:

Ein Beispiel: 

  • Der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten entspricht dem Kalenderjahr.
  • Der Mieter kündigt zum 31. Januar 2023 seine Wohnung und zieht aus.
  • Nach dem Ende des Abrechnungszeitraums 01.01.2023-31.12.2023 hat der Vermieter eine Abrechnungsfrist von zwölf Monaten.
  • Das bedeutet: Der Mieter muss im schlimmsten Fall also 23 Monate – im vorliegenden Beispiel bis zum 31.12.2024 – warten, bis seine Abrechnung zugestellt wird.

Fällt dagegen der Auszug zeitlich mit dem Ende der Abrechnungsperiode zusammen – wenn also der Mieter aus unserem Beispiel zum 31. Dezember kündigt – erhält er seine Abrechnung spätestens zwölf Monate später. 

Bei etwa jeder fünften Betriebskostenabrechnung, die wir in den letzten Jahren prüften, wurde allerdings ein anderer Abrechnungszeitraum festgelegt – z.B. 01.07. eines Jahres bis 30.06. des Folgejahres. 

Meist steht der gültige Zeitraum im Mietvertrag bei den Paragraphen zu den Betriebskosten. Ist das nicht der Fall, sollte sich der Mieter danach erkundigen. Nur dann kann er beurteilen, ob bei einem Umzug seiner Nebenkostenabrechnung der richtige Zeitraum zugrunde gelegt wurde. Nutzen Sie auch unseren Mineko Fristenrechner um zu berechnen ob die Abrechnung fristgerecht zugestellt wurde und ob ein Widerspruch noch möglich ist.

Hinweis: Überschreitet der Vermieter die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten, so kann der Mieter eine mögliche Nachzahlung verweigern. Ein mögliches Guthaben verfällt erst nach 3 Jahren.

Nebenkostenabrechnung und Kaution

Der Vermieter hat das Recht, auch nach der Wohnungsübergabe einen Teil der Kaution einzubehalten. Dies trifft auch zu, wenn keine Mietschulden bestehen. Sinn dahinter ist unter anderem, dass noch eine letzte Nebenkostenabrechnung erfolgt. Die Höhe der einbehaltenen Kaution sollte darum der zu erwartenden Nachzahlung entsprechen.

Für den Mieter kann diese Regelung sehr ärgerlich sein, er hat verständlicherweise ein großes Interesse daran, die letzte Nebenkostenabrechnung möglichst zeitnah nach seinem Auszug zu erhalten. 

Dem Vermieter sind jedoch in diesem Fall die Hände gebunden, sogar wenn er den Wunsch des Mieters, zeitnah eine Mietnebenkostenabrechnung zu erhalten, gerne erfüllen würde. 

Doch eine korrekte Nebenkostenabrechnung kann nur erstellt werden, wenn alle Rechnungsbelege für das Mietobjekt vorhanden sind. 

Fehlerquelle Nutzungszeitraum

Statistisch ergeben sich aus Nebenkostenabrechnungen nach einem Umzug Nachzahlungen von 440 Euro. Bei Abrechnungen aus laufenden Verträgen liegt die Nachzahlungsforderung bei 565 Euro, also nur 115 Euro höher. Woran liegt das?

Zunächst muss man zwischen Abrechnungs- und Nutzungszeitraum unterscheiden. Der Abrechnungszeitraum entspricht einem Kalenderjahr, der Nutzungszeitraum der Tagesanzahl, die der Mieter im Abrechnungszeitraum die betreffende Wohnung gemietet hat.

Die monatlichen Vorauszahlungen werden so bemessen, dass sie aufs Jahr hochgerechnet die vermutlichen Betriebskosten decken. Bei den Heizkosten gilt es zu beachten, dass diese nur in den Wintermonaten anfallen. In den Sommermonaten werden aber weiterhin gleich hohe Vorauszahlungen geleistet. Zieht nun jemand im November ein, so kann es sein, dass er für zwei Monate Nutzung (im Falle von im Kalenderjahr gleich Abrechnungsjahr) kräftig nachzahlen muss.

Dies ist leicht erklärbar. Doch viele Nachzahlungen entstehen auch dadurch, dass Vermieter den Nutzungszeitraum nicht korrekt in ihre Berechnungen einfließen lassen. Zum Beispiel ist es sehr beliebt, jedoch nicht rechtens, nach Monaten abzurechnen, also nach einem Durchschnittswert und nicht den exakten Kalendertagen. 

Oder Vermieter lassen den Nutzungszeitraum mit dem Einzug beginnen und nicht dem Beginn des Mietvertrages. Und manche Vermieter berechnen sogar nicht anteilig, sondern wälzen die anteiligen Kosten des gesamten Jahres auf den Mieter ab – entweder unwissentlich oder bewusst.

Und was ebenfalls nicht geht, wir aber oft sehen, ist, dass Vermieter die Kosten des ganzen Abrechnungszeitraums nicht einfließen lassen, sondern die Kosten, die noch entstehen könnten, schätzen. Es sind meistens “kleine” Vermieter einer Eigentumswohnung oder eines Einfamilienhauses, die ausgezogene Mieter schnell abwickeln wollen. Doch es dürfen nur wirklich entstandene Kosten den Mietern angerechnet werden.

So lassen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen!

Wir haben besonders viele Kunden, die aus- oder eingezogen sind. Neben nicht umlagefähigen Betriebskosten sind falsche Berechnungsmethoden des anteiligen Nutzungszeitraums eine große Fehlerquelle. Wenn Sie sichergehen wollen, dass Sie nicht zu viel bezahlen, lassen Sie unsere Experten Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen. Laden Sie dazu einfach Ihre Betriebskostenabrechnung hoch und Sie erhalten zeitnah einen persönlichen Prüfbericht sowie ein individuelles Widerspruchsschreiben für Ihren Vermieter!

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Kundenbewertungen über uns
Lesen Sie, was unsere zufriedenen Kunden über uns sagen und schreiben. Hier erfahren Sie, warum die Kunden ihre Nebenkostenabrechnungen bei uns prüfen lassen und Mineko empfehlen.
Sebastian S.
Sebastian S.
5 Sterne
vor 1 Tag
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Ich verwende MiNeKo bereits seit einigen Jahren standardmäßig zur Überprüfung meiner Betriebskostenabrechnungen. Ich bin jedes Mal überrascht in welcher Ausführlichkeit der Prüfbericht ausgestellt wird und wie alles für die weiteren Schritte vorbereitet ist. Zudem erreicht man immer jemanden und die Antwortgeschwindigkeit ist vorbildlich. Jährlich meine BK-Abrechnung prüfen zu lassen, gibt mir einfach das gute Gefühl, dass alles seine Ordnung hat und berechtigt ist. Danke und im nächsten Jahr dann wieder ;-)
Marina Burkert
Marina Burkert
5 Sterne
vor 3 Monaten
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Betriebskosten prüfen.... für Gewerbe zum Nulltarf wenn man bei der ARAG Rechtsschutz versichert ist !
Florian M.
Florian M.
5 Sterne
vor 1 Monat
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Absolut zufrieden mit dem Umfang des Prüfberichts. Bearbeitung genau innerhalb der angegebenen Frist vom Einreichen der Unterlagen bis zum Prüfergebnis innerhalb von wenigen Tagen. Der Bericht ist umfangreich und wenn man ihn aufmerksam liest, sind kaum offene Fragen übrig. Ich werde nächstes Jahr wieder prüfen lassen.
Yvonne Alsleben
Yvonne Alsleben
5 Sterne
vor 9 Wochen
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Bereits zum zweiten mal habe ich meine Abrechnungen für eine Wohnung und ein Gewerbeobjekt von Mineko prüfen lassen. Wie schon im Vorjahr, bin ich absolut zufrieden mit dem Resultat. Die Ergebnisse habe ich nach einer kurzen Bearbeitungszeit bekommen und die gefundenen Mängel wurden von beiden Vermietern problemlos anerkannt. Dadurch habe ich eine hohe Erstattung zu viel gezahlter Nebenkosten erhalten. Die Investition hat sich definitiv gelohnt. Vielen lieben Dank an das tolle Team von Mineko und bis zum nächsten Jahr :-).
Lara Wunder
Lara Wunder
5 Sterne
vor 2 Wochen
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Top Aufklärung und Beratung. Mir war nicht alles ganz verständlich, daher hat sich ein wirklich netter Mitarbeiter viel Zeit genommen, mir alles zu erklären und die möglichen Schritte durchzugehen. Zahlen muss ich statt gut 200 Euro dieses Jahr nichts, da die Abrechnung sehr fehlerbehaftet war. Vielen Dank und bis nächstes Jahr!