Wärmecontracting – die ausgelagerte Wärmeversorgung

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Die meisten Mietverträge enthalten eine Verpflichtung des Vermieters, die Wohnung des Mieters mit Wärme zu versorgen. In der Vergangenheit hat das bedeutet, dass der Vermieter eine Heizanlage im Haus betrieb, um die Wohnungen darin zu beheizen. Seit einiger Zeit lagern Vermieter jedoch die Wärmeversorgung immer wieder an Dritte aus. Dazu hat ein Vermieter grundsätzlich das Recht. Er kann seiner Verpflichtung, das Haus zu beheizen, auch dadurch nachkommen, dass er einen Dienstleister damit beauftragt – man spricht dann vom sogenannten Wärmecontracting.

Beim Wärmecontracting gibt es verschiedene Varianten. Zum einen gibt es die Möglichkeit, dass der Dienstleister mit den Mietern direkt einen Wärmeliefervertrag abschließt. Dieser Fall kommt in der Praxis jedoch selten vor, weil es für den Wärmelieferanten einen größeren administrativen Aufwand bedeutet, jeden einzelnen Mieter als Kunden zu verwalten. Bei einem Mieterwechsel müsste z.B. jedes Mal ein neuer Vertrag abgeschlossen werden.

Die andere Möglichkeit ist, dass der Dienstleister einen Vertrag mit dem Vermieter schließt. Das kann ein reiner Betreibervertrag sein, bei dem er die schon vorhandene Heizanlage des Vermieters übernimmt oder einer, bei dem er auch selbst eine neue Heizanlage installiert. Am häufigsten sind reine Betreiberverträge, bei denen der Dienstleister eine vorhandene Anlage betreibt, wartet und so ein oder mehrere Häuser mit Wärme versorgt. Es gibt außerdem die Variante, dass gar keine Anlage installiert wird, sondern der Dienstleister ein reiner Wärmelieferant ist, das heißt, dass er aus einer eigenen Anlage Fernwärme an die Mieter liefert.

Wärmecontracting wurde vom Gesetzgeber befördert, weil sich dieser dadurch Energieeinsparungen und mehr Kostentransparenz erwartet hat. Ein Dienstleister soll, ähnlich wie beim Müllmanagement, mit seinem Knowhow einen effizienteren Betrieb der Wärmeversorgung sicherstellen können. Alternativ sollten Vermieter, die nicht in eine moderne Heizanlage investieren können oder wollen, so die Möglichkeit bekommen, dass von einem Dienstleister erledigen zu lassen. Dabei stellte sich zunächst das Problem, dass im letzteren Fall Mieter nicht nur die reinen Energiekosten zahlen würden, sondern auch den Betrieb und die Wartung der Anlage sowie die Investitionskosten und den Gewinn des Betreibers.

Betriebskostenabrechnung und Heizkostenabrechnung bei Wärmecontracting

Deswegen hat der Gesetzgeber Beschränkungen und Bedingungen für die Einführung des Wärmecontracting benannt, wenn dieses bei laufenden Mietverträgen eingeführt werden soll. Bei Neuvermietungen hingegen ist es dem Vermieter freigestellt, wie und ob er Wärmecontracting nutzt. Bei laufenden Mietverträgen kann jedoch nur auf Wärmecontracting umgestellt werden, wenn erstens die Energieeffizienz erhöht und gleichzeitig sogenannte Kostenneutralität hergestellt wird. Das heißt, die Mieter dürfen nach der Umstellung nicht mehr für Wärme zahlen als sie vorher an Betriebskosten gezahlt haben. Denn grundsätzlich sind alle Kosten, die mit dem Wärmecontracting verbunden sind, als Betriebskosten auf den Mieter umlegbar. Allerdings nur, wenn die Voraussetzungen für eine Umstellung – Energieeffizienz und Kostentransparenz – erfüllt sind. Der Vermieter ist verpflichtet, einen Kostenvergleich anzustellen. Aus diesem muss hervorgehen, dass die Kosten sich nicht wesentlich erhöhen werden.

Ist die Wärme nach der Umstellung auf das Contracting teurer als die Betriebskosten vorher, dann kann der Vermieter nur die fiktiven Betriebskosten umlegen, die der Mieter ohne Wärmecontracting gezahlt hätte. Wärmecontracting muss also so effizient gestaltet werden, dass die Einsparungen bei der Energie die zusätzlich entstehenden Kosten für den Betrieb und die Wartung der Anlage sowie alle anderen Kosten aufwiegen.

Leider ist unklar, ob der Vermieter den Kostenvergleich nur einmal anstellen muss oder immer wieder. Muss er den Vergleich nur bei der Umstellung im ersten Jahr anstellen, dann kann es sein, dass Mieter in späteren Jahren mit Kosten belastet werden, die die fiktiven Betriebskosten übersteigen. Andererseits ist die ständige Anstellung des Kostenvergleichs dem Vermieter nicht zuzumuten. Hier muss die Rechtsprechung noch Entscheidungen treffen.

Für die Heizkostenabrechnung ändert sich durch die Nutzung von Wärmecontracting nicht viel. Der Vermieter ist nach wie vor verpflichtet, eine Abrechnung nach Heizkostenverordnung anzufertigen. Er muss dabei zunächst die Heizkosten auf die Mieter verteilen und sie dann gegen die jeweiligen Vorauszahlungen aufrechnen. Im zweiten Schritt – der eigentlichen Abrechnung – müssen eventuelle Reduzierungen, wie die Beschränkung auf die Höhe der fiktiven Betriebskosten, berücksichtigt werden. Der Vermieter muss allerdings auch den ersten Schritt – den durch die Heizkostenverteilung auf den Mieter entfallenden Anteil aufzeigen, auch wenn der Mieter am Ende weniger zahlen muss. Der Vermieter muss grundsätzlich keine Zustimmung des Mieters einholen, um auf Wärmecontracting umzustellen. Er muss die Umstellung jedoch drei Monate zuvor in Textform ankündigen.

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Nutzergruppen und Vorverteilung in der Heizkostenabrechnung

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Für manche Vermieter kann es sinnvoll sein, bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung unterschiedliche Nutzergruppen zu erfassen und eine Vorverteilung der Gesamtkosten vorzunehmen. Dies ist vor allem dann relevant, wenn in einem Wohngebäude verschiedene Messgeräte zum Einsatz kommen. In diesem Fall ist eine Aufteilung nach Nutzergruppen sogar erforderlich, um den Gesamtverbrauch entsprechend dieser Aufteilung zu trennen und so die Nebenkostenabrechnung für den Mieter möglichst nachvollziehbar zu gestalten. Aber was genau sind Nutzergruppen? Wonach werden diese eingeteilt? Und wie erfolgen die Vorerfassung und die Vorverteilung? MINEKO hat die Antworten.

Die Aufteilung der Liegenschaft in Nutzergruppen

Zunächst ist anzumerken, dass die Bildung von Nutzergruppen nur in Verbindung mit der Heizkostenabrechnung erforderlich werden kann. Für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung gilt sie nicht. Nutzergruppen werden im Hinblick auf die Heizkostenabrechnung behandelt wie ein Wohngebäude mit mehreren Parteien. Sie stellen die Zusammenfassung von Wohneinheiten mit gleichen Eigenschaften dar, was die Verbrauchserfassung angeht. Ziel einer Aufteilung nach Nutzergruppen ist die Berücksichtigung von verschiedenen Gegebenheiten innerhalb einer Wohnanlage. Solche unterschiedlichen Bedingungen können bei Mischnutzungen vorliegen (Gebäude mit Wohn- und Gewerbeeinheiten) oder bei Liegenschaften, die aus mehreren Gebäuden bestehen, welche unterschiedlich ausgestattet sind in Bezug auf Ermittlung der Verbrauchswerte. Eine Nutzergruppe muss insofern homogen sein, dass deren Mitglieder das Mietobjekt auf gleiche Weise nutzen und dass die Verbrauchserfassung mit Messgeräten des gleichen Fabrikats vorgenommen wird.

Wann müssen unterschiedliche Nutzergruppen erfasst werden?

Eine Unterteilung auf mehrere Nutzergruppen ist durch die Heizkostenverordnung vorgeschrieben. Dort heißt es in § 5 Absatz 2: „Wird der Verbrauch der von einer Anlage im Sinne des § 1 Abs. 1 versorgten Nutzer nicht mit gleichen Ausstattungen erfasst, so sind zunächst durch Vorerfassung vom Gesamtverbrauch die Anteile der Gruppen von Nutzern zu erfassen, deren Verbrauch mit gleichen Ausstattungen erfasst wird.“ Wenn somit in einem Gebäude der Verbrauch an Heizenergie mit unterschiedlichen Messgeräten (z. B. Wärmezähler, elektronische Heizkostenverteiler, Verdunstungsmesser oder Funkmessgeräte) ermittelt wird, so muss der Vermieter den Verbrauch der jeweiligen Nutzergruppen in der Abrechnung aufführen. Ebenso ist diese Regelung anzuwenden, wenn die Nutzer einer Liegenschaft sich in wesentlichen Punkten unterscheiden wie beispielsweise einer Anlage mit Mietwohnungen und einem Frisörladen.

Vorerfassung und Vorverteilung

Werden in einer Heizkostenabrechnung mehrere Nutzergruppen aufgeführt, muss in diesem Zusammenhang ebenfalls eine Vorerfassung erfolgen. Das bedeutet, für jede Nutzergruppe muss der Gesamtverbrauch gemessen werden. Dies hat zur Folge, dass für jede Gruppe ein eigener geeichter Zähler installiert sein muss. Diese Messungen werden für die Vorverteilung genutzt. Bei diesem Schritt werden die Gesamtkosten des Hauses auf die jeweiligen Nutzergruppen verteilt. Dazu legt der Vermieter einen entsprechenden Schlüssel fest. Ziel dieser Rechnung ist die Ermittlung der Gesamtkosten für jede Nutzergruppe. Die weitere Aufteilung der Heiz- und Warmwasserkosten innerhalb einer Nutzergruppe erfolgt entsprechend der Heizkostenverordnung, wonach mindestens 50 % und maximal 70 % der Kosten nach Verbrauch zu verteilen sind, während für die übrigen Grundkosten die Wohnfläche als Umlageschlüssel gilt.

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Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aufgebaut sein?

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In einer Vielzahl von Prüfungen konnten die Experten von MINEKO feststellen, dass Vermietern und Abrechnungsfirmen bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen immer wieder gravierende Fehler unterlaufen, welche sowohl formeller als auch materieller Natur sein können. In einigen Fällen sind die Abrechnungen unvollständig und enthalten somit nicht alle Bestandteile, die eine Betriebskostenabrechnung aufweisen muss. Daher informieren wir im Folgenden über den grundsätzlichen Aufbau und die Elemente, die in einer Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden sollten.

Das Anschreiben

Für Mieter ist vor allem von Interesse, ob ihnen nach Abrechnung der Nebenkosten ein Guthaben zusteht oder ob sie eine Nachzahlung leisten müssen. Diese Information findet sich üblicherweise bereits zu Beginn einer Betriebskostenabrechnung im Anschreiben des Vermieters, mit welchem er die Mieter über die erfolgte Abrechnung informiert und das Gesamtergebnis für den jeweiligen Mieter ausweist. Des Weiteren müssen folgende Punkte in einem solchen Anschreiben vermerkt sein:

  • Abrechnungsdatum
  • Mietvertragsnummer
  • Abrechnungszeitraum
  • Mietobjektnummer
  • Adresse des Mietobjekts inklusive Wohngeschoss

Abrechnung der kalten Betriebskosten

Unter die sogenannten kalten Betriebskosten fallen all diejenigen Kostenpositionen, welche nicht die Heizkosten inklusive Warmwasser betreffen. Eine Aufstellung dieser Positionen ist ein essenzieller Bestandteil einer Nebenkostenabrechnung. Hierbei müssen die jeweiligen Gesamtkosten für die einzelnen Positionen aufgelistet werden. Im Anschluss müssen die Kosten auf den einzelnen Mieter verteilt und so dessen Anteil an den Gesamtkosten ermittelt werden. Dies geschieht über die Verwendung von Verteilerschlüsseln. Hierbei muss sowohl der Gesamtverteiler (z.B. Wohnfläche des gesamten Hauses) als auch der Einzelverteiler (z.B. Wohnfläche des jeweiligen Mieters) angegeben werden. Die Aufstellung der kalten Betriebskosten kann tabellarisch erfolgen, um dem Mieter einen besseren Überblick über den Rechenweg zu verschaffen.

Heizkostenabrechnung

Alle Positionen, die den warmen Betriebskosten zugeordnet werden, erscheinen mitunter in einer separaten Heizkostenabrechnung, welche häufig von externen Abrechnungsfirmen erstellt wird. In dieser werden ebenso wie bei den kalten Betriebskosten die Gesamtkosten für jede Position aufgeführt und die Errechnung des Kostenanteils des betreffenden Mieters mithilfe der Verteilerschlüssel. Hierbei gilt es jedoch, zu beachten, dass bei den Heiz- und Warmwasserkosten eine Aufteilung nach Grund- und Verbrauchskosten erfolgt. Nach welchen Maßstäben diese Verteilung vorgenommen werden muss, ist in der Heizkostenverordnung geregelt. Sind alle genannten Bestandteile in einer Nebenkostenabrechnung enthalten, so ist dies noch keine Garantie dafür, dass diese fehlerfrei ist. Wenn Sie sich unsicher darüber sind, ob Ihre Betriebskostenabrechnung korrekt ist, so können Sie diese bei MINEKO prüfen lassen.

Heizung Ablesung

Heizkosten: Ablesung der Zählerstände

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Die Heizkosten tragen einen erheblichen Anteil an den Nebenkosten. Ein Grund dafür sind die steigenden Preise für Öl und Gas. Immer wieder ist die Heizkostenabrechnung Anlass für Konflikte zwischen Mietern und Vermietern. Dabei wird zirka jeder fünfte Streit vor Gericht ausgetragen. Ein Streitpunkt betrifft den Verbrauch, der Mietern häufig zu hoch erscheint. Ermittelt wird dieser über die Ablesung der Zählerstände. Im Folgenden zeigt MINEKO auf, was bei der Ablesung der Heizung zu beachten ist.

Wie wird gemessen?

In der Heizkostenverordnung ist vorgeschrieben, dass die Heiz- und Warmwasserkosten zumindest teilweise nach Verbrauch abgerechnet werden müssen. Um dies vornehmen zu können, ist eine Ermittlung des Verbrauchs über entsprechende Messgeräte notwendig. Diese können verschiedenster Art sein. Eine Möglichkeit stellen die sogenannten Verdunstungsmesser dar. Diese bestehen aus einem Glasröhrchen, welches Methylbenzoat enthält. Diese Flüssigkeit verdunstet bei Erwärmung der Heizkörper. Je mehr geheizt wird, umso stärker verdunstet die Flüssigkeit. Bei der Ablesung wird schließlich mithilfe einer Skala die Menge der verdunsteten Flüssigkeit und somit der Verbrauch an Heizenergie ermittelt.

Daneben können die Verbräuche in Bezug auf die Heizung mithilfe elektronischer Heizkostenverteiler erfasst werden, die eine genauere Messung ermöglichen. Unter diesen bieten die Funkmessgeräte den Vorteil, dass kein Ablesetermin mehr vereinbart werden muss. Der Funksender überträgt hierbei die gemessenen Daten an eine Zentrale im Haus. Der Ableser kann somit den Wert abfragen, ohne die Wohnungen der Mieter betreten zu müssen. In Bezug auf den Warmwasserverbrauch müssen zudem seit 2014 in jedem Haushalt Wärmemengenzähler vorhanden sein. Diese Pflicht besteht bei zentralen Warmwasserversorgungsanlagen. Mieter müssen im Übrigen die Installation von Messgeräten akzeptieren und ggf. Zutritt zu ihrer Wohnung gewähren.

Wann wird gemessen?

Einmal im Jahr steht er den meisten Mietern bevor: der Ablesetermin. Mieter sollten diesen ernst nehmen, denn der Ablesetermin zählt zu den vertraglichen Pflichten und ein Versäumnis kann teure Konsequenzen haben. In der Regel wird der Besuch des Ablesers zwei Wochen im Voraus angekündigt. Lässt der Mieter diesen Termin ohne eine Rückmeldung oder die Vereinbarung eines neuen Termins verstreichen, so ist der Vermieter berechtigt, einen zweiten oder ggf. dritten Folgetermin festzusetzen, dessen Kosten der Mieter tragen muss. Kann auch beim dritten Termin keine Ablesung stattfinden, so darf der Vermieter den Verbrauch anhand der Verfahren, welche laut Heizkostenverordnung zulässig sind, schätzen lassen.

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Die Bestimmungen der Heizkostenverordnung

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Zu einer Nebenkostenabrechnung gehört neben den sogenannten kalten Betriebskosten ebenfalls die Abrechnung der Heizkosten. Wie diese zu erfolgen hat, ist in der Heizkostenverordnung festgehalten, welche bei den Prüfungen der Nebenkostenabrechnungen durch MINEKO stets als Grundlage dient. Die Verordnung existiert seit 1981, seit 2009 gilt eine erneuerte Fassung. Doch was beinhaltet die Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten, wie sie offiziell bezeichnet wird? Für wen gilt sie? MINEKO hat im Folgenden die wichtigsten Regelungen zusammengefasst.

Abrechnung der Heizkosten laut Heizkostenverordnung

Die Heizkostenverordnung stellt zwingendes Recht dar und steht über den Regelungen in Mietverträgen. Das bedeutet, dass mietvertragliche Paragraphen nicht von den Vorschriften der Verordnung abweichen dürfen. Diese ist somit vor allem für Vermieter bindend. Im Wesentlichen gibt die Heizkostenverordnung vor, wie die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten zu erfolgen hat. So müssen mindestens 50 Prozent und maximal 70 Prozent nach Verbrauch berechnet werden. Die übrigen 30 bis 50 Prozent können nach einem anderen Verteilerschlüssel wie der Wohnfläche umgelegt werden. Denkbar ist ebenso eine Verteilung des verbrauchsunabhängigen Anteils nach beheizter Wohnfläche. Demnach werden nur die Räume berücksichtigt, in denen sich Heizkörper befinden.

Ermittlung des Verbrauchs

Um verbrauchsabhängig abzurechnen, muss der individuelle Verbrauch der Mieter über entsprechende Messgeräte erfasst werden. Mögliche Geräte sind elektrische Heizkostenverteiler, Wärmezähler oder Verdunstungsgeräte. Von den Heizkosten getrennt erfasst wird der Energieanteil, der zur Warmwasseraufbereitung verwendet wird. Hierzu lautet eine entsprechende Vorschrift, dass seit 2014 Wärmemengenzähler installiert sein müssen, um die Energie für Warmwasser separat erfassen zu können.

In manchen Fällen kann der Energieverbrauch nicht erfasst werden. Ursachen hierfür können nicht eingehaltene Ablesetermine seitens des Mieters oder technische Defekte an den Messgeräten sein. Liegen derartige Sonderfälle vor, ist es zulässig, dass der Vermieter den Verbrauch schätzen lässt. Dazu muss er sich jedoch an eine Auswahl von Verfahren halten, die in der Heizkostenverordnung festgelegt sind. So kann er für die Verbrauchsermittlung beispielsweise vergangene Abrechnungsperioden heranziehen, in denen ähnliche Witterungsbedingungen vorlagen. Weiterhin ist eine Orientierung anhand des Durchschnittsverbrauchs des gesamten Wohnhauses möglich. Ebenso ist ein Abgleich mit ähnlichen Räumen von Nachbarn zulässig. Es gilt bei der Schätzung zu beachten, dass für diese nicht die ortsüblichen Durchschnittskosten zurate gezogen werden dürfen. Des Weiteren darf der geschätzte Anteil nicht mehr als 25 Prozent des gesamten Verbrauchs betragen, der restliche Anteil muss nach einem anderen Umlageschlüssel abgerechnet werden.

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Formerfordernisse in der Nebenkostenabrechnung

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Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung haben sich Vermieter an verschiedene Formerfordernisse zu halten. Sind diese nicht erfüllt kann dies unter Umständen zur Ungültigkeit der Nebenkostenabrechnung führen. Die formelle Richtigkeit einer Abrechnung zu überprüfen ist für Mieter in vielen Fällen selbst möglich. So hat sich eine korrekte Abrechnung immer über einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten zu erstrecken und muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums vorgelegt werden. Zieht ein Mieter unterjährig ein oder aus muss ein verkürzter Nutzungszeitraum angegeben werden. Insbesondere kleine Vermieter, die keine Hausverwaltung für die Erstellung einer Abrechnung bestellt haben, vernachlässigen die Formerfordernisse einer Abrechnung oft in mehreren Punkten.

Formfehler können zur Ungültigkeit einer Abrechnung führen

Legt ein Vermieter einem Mieter nicht innerhalb seiner Abrechnungsfrist eine formell richtige Abrechnung vor, kann er keine Nachforderungen an seinen Mieter stellen. Eine Abrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben, welche der Vermieter getätigt hat, enthalten. Außerdem muss ein Vermieter klar zugrunde legen wie der die Verteilerschlüssel gewählt und errechnet hat. Anschließend muss er aufführen wie sich die Anteile für einen Mieter errechnen und daraufhin die von ihm geleisteten Vorauszahlungen davon abziehen. Um hinsichtlich der genannten Angabe Gültigkeit zu erlangen, muss eine Abrechnung laut BGH für einen durchschnittlich juristisch und betriebswirtschaftlich gebildeten Mieter nachvollziehbar sein. Oft ist das nicht der Fall.

Zu weiteren Erläuterungen ist ein Vermieter an sich nicht verpflichtet. Er muss dem Mieter bei Zusendung der Nebenkostenabrechnung noch keine Belege vorlegen. Falls ein Mieter Einsicht in die Belege nehmen möchte, hat ein Vermieter ihm jedoch auch Einsicht zu gewähren. Die Heizkostenabrechnung muss ein Vermieter jedoch mit der Nebenkostenabrechnung an den Mieter schicken.

Weitere Formerfordernisse

Ein Vermieter muss eine Nebenkostenabrechnung nicht selbst unterschreiben. Jedoch muss Sie dem Mieter schriftlich zugehen. Eine mündliche Darstellung der angefallenen Nebenkosten ist nicht zulässig, da der Mieter diese weder nachvollziehen noch kontrollieren kann. Eine Zustellung per E-Mail oder Fax wäre an sich zulässig, jedoch muss der Vermieter den Zugang der Abrechnung im Streitfall nachweisen können, was bei einer Zustellung per E-Mail oder Fax nur schwer möglich ist. Auch ein Aushang im Flur ist nicht ausreichend. Wenn Mieter und Vermieter im Mietvertrag festlegen, dass der Vermieter die Abrechnung selbst unterschreiben muss, hat er dieser Pflicht auch nachzukommen.

Generell sind Vermieter dazu verpflichtet kenntlich zu machen, dass die Abrechnung von Ihnen stammt. Dafür sollte mindestens im Briefkopf die Anschrift des Vermieters stehen. Lässt ein Vermieter die Abrechnung der Nebenkosten durch eine Hausverwaltung oder einen anderen Vertreter durchführen, muss der Nebenkostenabrechnung eine Originalvollmacht beigelegt werden. Ist das nicht der Fall kann der Mieter die Abrechnung zurückweisen. Der Vermieter muss die Abrechnung dann erneut form- und fristgerecht zustellen lassen, anderenfalls ist die Abrechnung ungültig und der Mieter muss keinen Nachzahlungsforderungen nachkommen.