Abrechnungsfrist: An Silvester kommt die Betriebskostenabrechnung zu spät

  • Ist der 31.12. der letzte Tag der Abrechnungsfrist, dann ist eine Zustellung der Betriebskostenabrechnung am Silvesterabend nicht fristgemäß.
  • Bei der Zusendung an den Anwalt des Mieters am Silvesterabend kann ebenfalls nicht von einer rechtzeitigen Zustellung ausgegangen werden.
  • Kommt die Abrechnung am letzten Tag der Frist, dann muss sie so zugestellt werden, dass der Mieter sie noch zur Kenntnis nehmen kann.

Der Vermieter hat grundsätzlich zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums Zeit, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen und sie dem Mieter zukommen zu lassen. Von wann bis wann der Abrechnungszeitraum geht, kann der Vermieter selbst festlegen. Doch in den meisten Fällen entspricht der Abrechnungszeitraum für die Betriebskostenabrechnung dem Kalenderjahr. Der letzte Tag, an dem der Vermieter die Abrechnung also theoretisch noch zustellen könnte, ist Silvester ein Jahr später. Geht der Abrechnungszeitraum z.B. vom 1.1.2016 bis 31.12.2016, dann hat der Vermieter bis zum 31.12.2017 Zeit, seinen Mietern eine Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen.

Die Gerichte haben sich jedoch immer wieder mit der Frage befassen müssen, ob eine an Silvester am späten Nachmittag oder sogar abends zugegangene Nebenkostenabrechnung noch fristgerecht zugestellt wurde.

Fax und Post am Silvesterabend kommen zu spät

In einem Fall vor dem Amtsgericht Köln wurde verhandelt, ob ein Zugang der Abrechnung noch fristgerecht ist, wenn sie am 31.12. abends beim Anwalt der Mieterin in den Briefkasten geworfen wird. Nein, sagte das Gericht. Es ist an Silvester wohl nicht davon auszugehen, dass eine Anwaltskanzlei zu diesem Zeitpunkt noch besetzt ist. Damit ist die Abrechnung in diesem Fall erst am nächsten Werktag und somit zu spät zugestellt worden.

Selbiges gilt im Übrigen für Faxe. In einem weiteren Fall vor dem Amtsgericht Köln wurde darüber gestritten, ob eine Faxsendung an den Anwalt des Mieters am Abend des 31.12. fristgemäß ist oder nicht. Auch das verneinte das Gericht. Wieder wurde argumentiert, dass nicht davon ausgegangen werden kann, dass eine Anwaltskanzlei am Silvesterabend arbeitet. Auch die Tatsache, dass das Fax auf Empfang gestellt war, reicht nicht aus, um anzunehmen, dass die Abrechnung beim Mieter angekommen ist.

Um Abrechnungsfrist einzuhalten, muss der Mieter die Sendung zur Kenntnis nehmen

Sogar ein Einwurf in den Hausbriefkasten des Mieters durch den Vermieter selbst ist unter Umständen nicht ausreichend. Vor dem Landgericht Waldshut-Tiengen stritten Mieter und Vermieter darum, ob ein Einwerfen der Abrechnung um 17.00 Uhr an Silvester noch rechtzeitig gewesen sei. Auch hier urteilte das Gericht im Sinne des Mieters. Dieser hatte nachmittags um drei das letzte Mal seinen Briefkasten geleert und so die Nebenkostenabrechnung erst am Tag darauf gesehen. Der Vermieter hätte nicht davon ausgehen können, dass der Mieter die Abrechnung noch rechtzeitig erhält, sagte das Gericht. Die Abrechnung war somit außerhalb der Abrechnungsfrist zugegangen.

Grundsätzlich gilt, dass eine Betriebskostenabrechnung erst dann als zugestellt gilt, wenn der Adressat sie noch innerhalb der Abrechnungsfrist zur Kenntnis genommen hat. Der Vermieter kann nicht davon ausgehen, dass das der Fall ist, wenn nicht ausreichend sichergestellt ist, dass der Mieter die Sendung auch tatsächlich am fraglichen Tag abholt oder anderweitig entgegennimmt. So reicht es zum Beispiel auch nicht aus, dass ein Zettel im Briefkasten vorgefunden wird, dass die Sendung auf der Post abzuholen ist. Damit gilt die Sendung nicht als zugestellt. Die Nebenkostenabrechnung gilt außerdem nicht als fristgemäß zugestellt, wenn sie innerhalb der Abrechnungsfrist abgeschickt wurde. Sie muss innerhalb der Frist beim Mieter ankommen. Auch wenn strittig ist, ob eine Zustellung an Silvester vormittags vielleicht doch noch ausreicht, so ist bei einer Zustellung abends zumindest nicht davon auszugehen. Kommt die Abrechnung zu spät, also erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist, dann kann der Vermieter auch keine Nachzahlung mehr verlangen.

Widerspruchsfrist: Ein Jahr Zeit trotz beglichener Nachzahlung

  • Mieter haben 12 Monate nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Zeit, Widerspruch dagegen einzulegen.
  • Diese Frist gilt auch dann, wenn der Mieter eine Nachzahlungsforderung bereits beglichen hat.
  • Der BGH urteilte: Das Leisten der Nachzahlung kommt nicht einem Anerkenntnis der Forderung gleich.

Viele Mieter machen sich Sorgen, dass sie keinen Widerspruch mehr einlegen können, sobald sie eine Nachzahlung geleistet haben. Denn die Nachzahlungsforderung ist meist mit einer Zahlungsfrist des Vermieters verbunden, die sehr viel kürzer ist als die gesetzliche Widerspruchsfrist. Mieter haben oft Angst, dass sie mit einer Zahlung die Forderung anerkennen und dann die Abrechnung nicht mehr anfechten können, wenn sie sich später als fehlerhaft herausstellt.

Widerspruchsfrist gilt: eine Zahlung stellt kein Anerkenntnis dar

Es ist jedoch nicht so, dass das Recht auf Widerspruch verwirkt ist, sobald der Mieter eine Nachzahlungsforderung beglichen hat. Eine Zahlung stellt kein Anerkenntnis der Betriebskostenabrechnung dar. Wer ganz auf Nummer sicher gehen will, der kann unter Vorbehalt zahlen. Dazu reicht es, in der Überweisung „unter Vorbehalt“ anzugeben. Pflicht ist das jedoch nicht. Die Rechtsprechung ist hier klar auf Seiten des Mieters. 2011 entschied der Bundegerichtshof (BGH Urteil VIII ZR 296/09), dass eine „vorbehaltlose Zahlung“ durch den Mieter kein „deklaratorisches Schuldanerkenntnis“ darstellt und einer „späteren Nach- oder Rückforderung“ innerhalb der entsprechenden Fristen nicht „entgegensteht“.

Im Übrigen gilt das auch für Guthaben. Denn der Umstand, dass ein Guthaben ausgezahlt wurde, heißt nicht zwangsläufig, dass die Betriebskostenabrechnung richtig ist. Möglicherweise hätte das Guthaben höher ausfallen müssen. Ist das der Fall, dann kann auch hier noch im Nachhinein eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung verlangt werden.

Der Widerspruch muss die korrekte Form haben

Es ist nicht egal, in welcher Form ein Widerspruch erhoben wird. Einfach nur zu monieren, dass was nicht stimmt, reicht nicht. Der Mieter muss schriftlich darlegen, wieso er die Abrechnung für falsch hält. (MINEKO-Kunden erhalten nach der Prüfung ein Widerspruchsschreiben, in dem die geforderten rechtlichen Begründungen des Widerspruchs bereits vorformuliert sind und das sie nur noch geringfügig anpassen müssen. Hier geht es zur Prüfung.)

Ausschlussfristen gelten für Mieter und Vermieter

Der Vermieter hat grundsätzlich zwölf Monate nach Ablauf der Abrechnungsfrist Zeit, seinen Mietern eine Betriebskostenabrechnung zuzustellen. Für den Mieter beginnt daraufhin – ab Eingang der Abrechnung – eine Widerspruchsfrist von zwölf Monaten zu laufen. Widerspricht der Mieter einer Nebenkostenabrechnung, so hat der Vermieter nur bis zum Ende der Widerspruchsfrist Zeit, die Abrechnung zu korrigieren. Wenn der Vermieter die Abrechnung nicht innerhalb der Frist korrigiert, muss der Mieter die falsch berechnete Nachzahlung erst recht nicht zahlen. Auch wenn die Abrechnung zu spät eintrifft, also nach Ablauf der zwölf Monate, kann er keine Nachzahlungen mehr einfordern.

Doch auch der Mieter kann nach Ablauf der Widerspruchsfrist keine Einwände mehr gegen die Abrechnung geltend machen. Die Fristen sind sogenannte Ausschlussfristen. Der Gesetzgeber wollte damit erreichen, dass sich Mieter und Vermieter in einem angemessenen Zeitraum über Unklarheiten bezüglich der Betriebskostenabrechnung einigen können.

Ausnahmen von der 12-Monatsfrist für Mieter und Vermieter

Doch sogar zu den Ausschlussfristen gibt es Ausnahmen – zum Beispiel dann, wenn jemand es nicht zu verantworten hat, dass er oder sie die Frist nicht einhalten konnte. Wurden dem Vermieter etwa die Rechnungen der Dienstleister nicht rechtzeitig zugestellt, die die Grundlage für die Betriebskostenabrechnung bilden, dann kann er die Abrechnung nicht rechtzeitig anfertigen.

Und auch wenn es dem Mieter nicht möglich war, einen Fehler in der Abrechnung zu erkennen, kann er eine Betriebskostenabrechnung auch noch nach Ablauf der Widerspruchsfrist beanstanden. Das Kammergericht Berlin urteilte, dass Mieter dann trotzdem eine Rückzahlung zu viel gezahlter Nebenkosten verlangen dürften. In dem verhandelten Fall hatte der Energiedienstleister dem Vermieter 60.000 Euro zu viel berechnet. Dieser klagte daraufhin auf Schadensersatz, weil er das Geld seinen Mietern zurückerstatten wollte. Das Gericht entschied, dass die Ausschlussfrist für Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung hier nicht gilt. Denn für die Mieter war nicht ersichtlich, dass die Abrechnung falsch gewesen war. Sie konnten nicht wissen, dass der Gesamtbetrag für Heizung und Warmwasser zu hoch gewesen ist.

Abrechnungsfrist versäumt? – Wann Vermieter keine Schuld trifft

Wenn es um die pünktliche Zustellung der Nebenkostenabrechnung geht, gibt es klare Vorschriften. Zum einen ist der Abrechnungszeitraum zu beachten, also die Zeitspanne, für welche die Nebenkosten berechnet werden. Diese beträgt 12 Monate, danach beginnt die Abrechnungsfrist. Innerhalb dieser Frist von ebenfalls zwölf Monaten muss der Vermieter dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zustellen. Erhält der Mieter diese nicht rechtzeitig, kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr geltend machen. Doch es gibt Ausnahmen. Erfahren Sie, in welchen Fällen der Vermieter eine verspätete Zustellung der Nebenkostenabrechnung nicht verantworten muss.

Vermieter verschuldet Verspätung nicht

Grundsätzlich gilt: Der Vermieter kann bei einer verspäteten Zusendung der Nebenkostenabrechnung weiterhin etwaige Nachzahlungen einfordern, wenn die Abrechnungsfrist nicht durch eigenes Verschulden versäumt wurde. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn dem Vermieter der Grundsteuerbescheid erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist zugestellt wird. Es besteht ebenso die Möglichkeit, dass das Energieversorgungsunternehmen seine Abrechnung erst verspätet übersendet. Weiterhin kann der Vermieter eine Nachzahlung verlangen, wenn die Zustellung nicht rechtzeitig erfolgt, weil der Mieter umgezogen ist, ohne eine neue Adresse anzugeben. Unter Umständen muss der Vermieter das Verstreichen der Abrechnungsfrist auch dann nicht verantworten, wenn es zu Problemen oder Ausfällen mit der elektronischen Datenverarbeitung kommt. Diese müssen allerdings unvorhersehbar geschehen und mit zumutbaren Maßnahmen nicht behebbar sein.

Wird die Abrechnungsfrist durch Verschulden sogenannter Erfüllungsgehilfen versäumt, trägt dennoch der Vermieter die Verantwortung. Erfüllungsgehilfen sind dritte Personen, die der Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beauftragt. Dazu gehören zum Beispiel Messdienstfirmen oder Wohnungsverwalter. Handelt es sich jedoch um WEG-Hausverwalter und der Vermieter besitzt eine Eigentumswohnung, die er vermietet, so muss er in diesem Fall eine versäumte Abrechnungsfrist nicht verantworten, da WEG-Hausverwalter nicht zu den Erfüllungsgehilfen zählen.

Postzugang und Nachberechnungsfrist

Die Abrechnungsfrist ist dann eingehalten, wenn die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach dem entsprechenden Abrechnungszeitraum beim Mieter eingeht. Entscheidend ist hierbei der Tag, an dem die Abrechnung bei Mieter vorliegt, nicht der Tag, an dem der Vermieter die Übersendung bei der Post in Auftrag gibt. Dass es zu Verzögerungen auf dem Postweg kommen kann, muss der Vermieter mit einberechnen. Nur in Ausnahmefällen, die nicht vorhersehbar sind, hat er die verspätete Zustellung nicht zu verantworten. Für den Fall, dass das Verstreichen der Abrechnungsfrist nicht durch Verschulden des Vermieters erfolgt ist, gibt es eine Nachberechnungsfrist von drei Monaten. In dieser Zeit kann der Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellen und gegebenenfalls Nachzahlungen verlangen. In jedem Fall aber gilt: Der Vermieter muss nachweisen, dass die verspätete Zustellung nicht durch ihn verursacht wurde.

Verwirkung und Verjährung bei der Nebenkostenabrechnung

Verwirkung und Verjährung – Was ist da der Unterschied

Im Zusammenhang mit Fristabläufen stellt sich oft die Frage, ob ein Nachzahlungsanspruch bereits verjährt ist. Außerdem fragt man sich, wie es mit der Widerspruchsfrist steht. Ist alles eingehalten worden oder sind die Ansprüche bereits verwirkt? Häufig werden in Foren und unter Laien die Begriffe von „Verjährung“ und „Verwirkung“ durcheinander gebracht und es besteht große Unklarheit […]

Fehler in den Nebenkosten - Top 10

Top 10 – Die häufigsten Fehler in den Nebenkosten

Jedem Mieter wird nach dem Ende der Abrechnungsperiode jährlich seine Nebenkostenabrechnung vom Vermieter übermittelt.

Des Mieters jährliche Verbräuche bei Warmwasser und Heizung werden abgerechnet sowie sämtliche Kosten des Vermieters, um die Wohnanlage zu bewirtschaften.

Bei beiden werden die Beträge mit einem Verteilerschlüssel anteilig auf die Mieter umgelegt. Zumeist wird dort die Wohnfläche als Grundlage angewandt.

Die Abrechnung geschieht jedoch keineswegs fehlerfrei.

Trotz jahrelanger Praxis der Vermieter oder augenscheinlich professioneller Abrechnungsfirmen, die der Vermieter nutzt, wird eine Vielzahl von Nebenkostenabrechnungen fehlerbehaftet erstellt.

Sei es der Mensch, der bei der Erstellung Berechnungsfehler macht, oder die Unwissenheit mancher Vermieter, welche Nebenkosten letztlich umlagefähig sind. Gründe gibt es viele für den Fehlerteufel in den Nebenkosten, doch meist muss der Mieter in den sauren Apfel der Nachzahlung beißen.

Die meisten Mieter nehmen hohe Beträge oder zweifelhafte Nebenkosten-Nachzahlungen einfach hin, sind unsicher, wie man sich bei Skepsis verhalten soll oder wissen nicht, welche Rechte sie im Falle einer falschen Nebenkostenabrechnung haben.

Doch welche Nebenkostenpositionen werden eigentlich am meisten falsch abgerechnet?

Unsere TOP 10 der Abrechnungsfehler

TOP 10 - Fehler in den Nebenkosten1. Die Fristen der Nebenkostenabrechnung werden nicht eingehalten.

Der Vermieter hat in diesem Falle die Abrechnungsfrist versäumt.

Nach Ende des Abrechnungszeitraums hat er 12 Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zu übermitteln.

Übertritt er diese Frist sind die Nachforderungen nicht mehr rechtswirksam.

2. Die Zahlung / Positionen der Betriebskosten wurde nicht genau im Mietvertrag vereinbart

Vor allem muss die Zahlung der Nebenkosten im Mietvertrag vereinbart sein.

Zudem müssen im Mietvertrag die einzelnen Kostenpositionen aufgeführt sein. Beinhaltet die Nebenkostenabrechnung Positionen, die der Vermieter im Mietvertrag vergessen hat im Vorfeld zu vereinbaren, sind diese Forderungen unwirksam.

3. Reparaturkosten im Haus wurden auf Mieter umgelegt

Die Reparaturkosten zählen, wie die Verwaltungskosten, nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten und sind mit der Miete bereits abgegolten.

Oftmals finden aber Mieter diese Nebenkostenposition nach einer eingehenden Prüfung in ihrer Abrechnung wieder oder zahlen bereits jahrelang aufgrund dieses Fehlers zu hohe Nebenkosten.

4. Kein Vorwegabzug von Gewerberäumen wurde vorgenommen

In vielen Wohnhäusern befinden sich neben privaten Mietern auch gewerblich genutzte Mietflächen. Diese haben in den meisten Fällen deutlich höhere Verbräuche als die normalen Mieter.

Nicht nur die Betriebskosten sind höher, sondern auch Müllaufkommen und Grundsteuer.

Damit bei anteilig umgelegten Nebenkosten die privaten Mieter nicht die übermäßig aufkommenden Kosten des Gewerbes mittragen müssen, hat bei einem deutlich erhöhten Verbrauch des Gewerbes ein Vorwegabzug der Kosten zu erfolgen.

Die Gewerbenutzer erhalten eine separate Abrechnung. Auch hier erfolgt die Trennung der privaten und gewerblichen Kosten durch den Vorwegabzug bei manchen Abrechnungen nicht und erzeugt somit vielerorts ungerechtfertigt hohe Nebenkostenabrechnungen.

5. Leerstandskosten wurden nicht vor der Abrechnung abgezogen

Auch in diesem Punkt muss der Vermieter die übrigen Mieter vor einer unnötigen Kostenposition bewahren.

Sollte eine Wohnung leer stehen fallen trotzdem laufende Kosten an. Diese hat der Vermieter aber selbst zu tragen und muss diese vor der Umlage aus der Abrechnung herausrechnen.
Sollten die Nebenkosten also Leerstandskosten enthalten wären sie fehlerhaft.

6. Kosten wurden umgelegt, die nicht zu Nebenkosten zählen

Hier fußt oft die Unwissenheit einiger Vermieter auf die unrichtige Umlage einiger Kosten.

Als Kategorie zusammengefasst, werden Aufwendungen für Instandhaltung, Bank- und Kontoführungsgebühren, Neuanlage von Teilen der Wohnanlage (wie Garten oder Teich) und einmalige Dachrinnenreinigung sowie diverse Versicherungsleistungen (beispielsweise Umweltschaden-, Mietausfall-, Rechtsschutzversicherung) nicht selten in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen.

Jedoch sind diese Beträge einzig vom Vermieter zu tragen und nicht durch den Mieter zu leisten. Sollte eine Prüfung die Umlage dieser Positionen aufdecken besteht Grund für einen Widerspruch.

7. Der Abrechnungszeitraum beträgt kein volles Jahr

Bei Mieterwechseln ist der Vermieter angehalten für den Vormieter und den nachfolgenden Mieter jeweils eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Dies führt zu einem Mehraufwand, möglicherweise zu einer Teilabrechnung, mindestens aber zu einer Zwischenablesung.

Ein Aufwand, den manche Vermieter nicht bereit sind zu leisten und die übrigen Monate des Nachfolge-Mieters in seine nächste Abrechnung mit aufnehmen.

Der Abrechnungszeitraum umfasst somit das ganze Folgejahr und die Monate (oder Wochen) des Einzugsjahres.
Das ist formell nicht korrekt und dem kann widersprochen werden.

8. Der Verteilerschlüssel wurde falsch angewendet oder falsch berechnet

Hier besteht ein sehr hohes Fehlerpotential. Zumeist wird die Wohnfläche als Grundlage des Verteilerschlüssels gewählt und dort gibt es viele Feinheiten, auf die der Vermieter achten muss.

Die Wohnflächenverordnung gibt zum Beispiel andere Regelungen an, als die DIN 277, wie mit bestimmten Orten in der Wohnung bei der Wohnflächenanrechnung zu verfahren ist.

Werden Fenstersimse, Dachschrägen, Balkone und Wintergärten richtig in die Wohnflächenberechnung miteinbezogen und wird überhaupt die richtige Quadratmeteranzahl der Mietwohnung zu Grunde gelegt?

Nicht nur ein Nachmessen kann zutage bringen, dass der Verteilerschlüssel fehlerhaft ist. Ein weiterer Fehlerteufel kann in der Anwendung des Verteilerschlüssels liegen.

Falsche Umrechnung der Anteile und einfache Rechenfehler sind nur einige Punkte, an denen die Korrektheit der Abrechnung scheitern kann.

9. Verwaltungskosten wurden auch auf die Mieter umgelegt

Hier gilt das Gleiche, wie bei den Reparaturkosten:

Die Verwaltungskosten dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden und sollten diese in den Nebenkosten auftauchen ist das als klarer Fehler – ein Widerspruchsgrund.

10. Keine einheitliche Abrechnung

In der Nebenkostenabrechnung legt der Vermieter einen Verteilerschlüssel zugrunde, um die anteiligen Kosten für jeden Mieter abzugrenzen.

Hierbei kann beispielsweise ein individueller Verbrauchszähler zu Fehlern führen.

Mittels dieses Mieter-eigenen Verbrauchszählers darf nur verbrauchsabhängig abgerechnet werden, sofern jede Mietpartei einen solchen besitzt. In jedem anderen Falle müssen die Gesamtkosten durch einen Verteilerschlüssel ermittelt werden.

Nicht selten vermischen Vermieter verbrauchsabhängige und verbrauchunabhängige Kostenermittlung und erhalten somit falsche und nachteilige Werte für manche Mietparteien.

In der Nebenkostenabrechnung muss stets eine Methode durchgängig verwendet werden, eine Mischung von verschiedenen Verteilerschlüsseln oder Abrechnungsgrundlagen ist nicht legitim.
Auch hier besteht für den Mieter ein Grund zum Widerspruch.

Oftmals sind jedoch diese komplexen Sachverhalte und genauen Fehlerschlüssel für viele Mieter nicht auszumachen.

Hier kann eine Prüfung weiterhelfen und mögliche Fehler in den Nebenkosten offenbaren.

Zustellung des Kündigungsschreibens

Zustellung der Nebenkostenabrechnung

Nach der Erstellung der Nebenkostenabrechnung hat der Vermieter dafür Sorge zu tragen, dass jene dem Mieter auch wirklich zugeht. Hierfür stehen ihm viele Möglichkeiten zur Verfügung. In den meisten Fällen sollte der Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter kein Problem darstellen.

Zugang beim Mieter ist entscheidend

Erst mit Zugang beim Mieter ist eine Nebenkostenabrechnung und eine damit eventuelle einhergehende Aufforderung zur Nachzahlung als wirksam anzusehen.  Im Streitfall ist es Aufgabe des Vermieters nachzuweisen, dass ein Mieter jene auch ordnungsgemäß erhalten hat. Welchen Weg der Vermieter für die Zustellung wählt, steht ihm zunächst völlig frei. In jedem Fall ist es dem Vermieter zu empfehlen sich um eine frühzeitige Zustellung der Nebenkostenabrechnung zu bemühen da ihm so, wenn es zu Problemen kommen sollte, immer noch Zeit bleibt die Zustellung auf anderem Wege zu organisieren.

Persönliche Übergabe oder Bote

Am einfachsten und sichersten ist die persönliche Übergabe der Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter selbst und in Begleitung eines neutralen Zeugen. Bestenfalls lässt er sich dann den Zugang der Abrechnung vom Mieter quittieren.

Sollte der Mieter den Zugang der Abrechnung abstreiten und eine damit verbundene Nachzahlung aus diesem Grund nicht leisten, kann der Vermieter die Zustellung so einfach nachweisen.

Ähnlich verhält es sich, wenn der Vermieter die Nebenkostenabrechnungen mittels Boten einwerfen lässt. Dieser gilt als neutraler Zeuge und kann den Zugang beim Mieter somit unter Umständen auch attestieren.

Zustellung per Einschreiben oder auf dem Postweg

Neben der persönlichen Übergabe bzw. einem Boten eignen sie auch eine Zustellung per Einschreiben oder auf dem Postweg.  Bei einer Zustellung per Einschreiben ist zwischen einem Einwurfeinschreiben und einem Einschreiben mit Rückschein zu unterscheiden. Bei einem Einwurfeinschreiben dokumentiert der Postbote bei Einwurf des Briefes mit der Abrechnung den Zugang beim Mieter. Mit Hilfe der Einlieferungsnummer kann der Vermieter den Zugang somit leicht nachweisen.

Beim einem Einschreiben mit Rückschein muss der Mieter bei der Übergabe des Briefes durch den Postboten, den Zugang quittieren. Falls der Mieter bei der Zustellung nicht Zuhause anzutreffen ist oder den Empfang verweigert wird ihm eine Benachrichtigung in den Briefkasten geworfen, in welcher er darüber informiert wird, dass er sich das Einschreiben bei der nächsten Postfiliale abholen kann. Kommt er dieser Aufforderung nicht nach, verhält er sich zwar treuwidrig, jedoch ist der Zugang somit auch nicht erfolgt und der Vermieter muss weiterhin dafür sorgen dass die Nebenkostenabrechnung den Weg zum Mieter findet.

Bei einer einfachen Zustellung per Post ist zwar davon auszugehen dass der Brief den Mieter erreicht, jedoch ist der Zugang im Streitfall nur sehr schwer nachweisbar. Reagiert ein Mieter auf eine ihm zugeschickte Nebenkostenabrechnung nicht, ist es Aufgabe des Vermieters in Erfahrung zu bringen woran das liegen könnte. Für den Fall, dass ein Mieter behauptet er habe seine Nebenkostenabrechnung nicht erhalten, hat der Vermieter mit dem Zugang der Nebenkostenabrechnung bei allen anderen Mieter im Haus aber bereits einen Beweis dafür, dass er die Versendung der Abrechnungen ordnungsgemäß angewiesen hat. Vor Gericht wäre die Behauptung eines Mieters, dass allein er seine Nebenkostenabrechnung nicht erhalten habe daher eher haltlos.

Zustellung per E-Mail noch immer schwierig

In der heutigen Zeit könnte man meinen, es würde auch ausreichen wenn der Vermieter dem Mieter einen Nebenkostenabrechnung per E-Mail zusendet. An sich ist das auch möglich und zulässig, jedoch kann der Vermieter eine Zustellung per Mail praktisch nicht nachweisen. Somit wird Vermietern von einer Zustellung per E-Mail generell eher abgeraten.