Abrechnungsfrist: An Silvester kommt die Betriebskostenabrechnung zu spät

  • Ist der 31.12. der letzte Tag der Abrechnungsfrist, dann ist eine Zustellung der Betriebskostenabrechnung am Silvesterabend nicht fristgemäß.
  • Bei der Zusendung an den Anwalt des Mieters am Silvesterabend kann ebenfalls nicht von einer rechtzeitigen Zustellung ausgegangen werden.
  • Kommt die Abrechnung am letzten Tag der Frist, dann muss sie so zugestellt werden, dass der Mieter sie noch zur Kenntnis nehmen kann.

Der Vermieter hat grundsätzlich zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums Zeit, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen und sie dem Mieter zukommen zu lassen. Von wann bis wann der Abrechnungszeitraum geht, kann der Vermieter selbst festlegen. Doch in den meisten Fällen entspricht der Abrechnungszeitraum für die Betriebskostenabrechnung dem Kalenderjahr. Der letzte Tag, an dem der Vermieter die Abrechnung also theoretisch noch zustellen könnte, ist Silvester ein Jahr später. Geht der Abrechnungszeitraum z.B. vom 1.1.2016 bis 31.12.2016, dann hat der Vermieter bis zum 31.12.2017 Zeit, seinen Mietern eine Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen.

Die Gerichte haben sich jedoch immer wieder mit der Frage befassen müssen, ob eine an Silvester am späten Nachmittag oder sogar abends zugegangene Nebenkostenabrechnung noch fristgerecht zugestellt wurde.

Fax und Post am Silvesterabend kommen zu spät

In einem Fall vor dem Amtsgericht Köln wurde verhandelt, ob ein Zugang der Abrechnung noch fristgerecht ist, wenn sie am 31.12. abends beim Anwalt der Mieterin in den Briefkasten geworfen wird. Nein, sagte das Gericht. Es ist an Silvester wohl nicht davon auszugehen, dass eine Anwaltskanzlei zu diesem Zeitpunkt noch besetzt ist. Damit ist die Abrechnung in diesem Fall erst am nächsten Werktag und somit zu spät zugestellt worden.

Selbiges gilt im Übrigen für Faxe. In einem weiteren Fall vor dem Amtsgericht Köln wurde darüber gestritten, ob eine Faxsendung an den Anwalt des Mieters am Abend des 31.12. fristgemäß ist oder nicht. Auch das verneinte das Gericht. Wieder wurde argumentiert, dass nicht davon ausgegangen werden kann, dass eine Anwaltskanzlei am Silvesterabend arbeitet. Auch die Tatsache, dass das Fax auf Empfang gestellt war, reicht nicht aus, um anzunehmen, dass die Abrechnung beim Mieter angekommen ist.

Um Abrechnungsfrist einzuhalten, muss der Mieter die Sendung zur Kenntnis nehmen

Sogar ein Einwurf in den Hausbriefkasten des Mieters durch den Vermieter selbst ist unter Umständen nicht ausreichend. Vor dem Landgericht Waldshut-Tiengen stritten Mieter und Vermieter darum, ob ein Einwerfen der Abrechnung um 17.00 Uhr an Silvester noch rechtzeitig gewesen sei. Auch hier urteilte das Gericht im Sinne des Mieters. Dieser hatte nachmittags um drei das letzte Mal seinen Briefkasten geleert und so die Nebenkostenabrechnung erst am Tag darauf gesehen. Der Vermieter hätte nicht davon ausgehen können, dass der Mieter die Abrechnung noch rechtzeitig erhält, sagte das Gericht. Die Abrechnung war somit außerhalb der Abrechnungsfrist zugegangen.

Grundsätzlich gilt, dass eine Betriebskostenabrechnung erst dann als zugestellt gilt, wenn der Adressat sie noch innerhalb der Abrechnungsfrist zur Kenntnis genommen hat. Der Vermieter kann nicht davon ausgehen, dass das der Fall ist, wenn nicht ausreichend sichergestellt ist, dass der Mieter die Sendung auch tatsächlich am fraglichen Tag abholt oder anderweitig entgegennimmt. So reicht es zum Beispiel auch nicht aus, dass ein Zettel im Briefkasten vorgefunden wird, dass die Sendung auf der Post abzuholen ist. Damit gilt die Sendung nicht als zugestellt. Die Nebenkostenabrechnung gilt außerdem nicht als fristgemäß zugestellt, wenn sie innerhalb der Abrechnungsfrist abgeschickt wurde. Sie muss innerhalb der Frist beim Mieter ankommen. Auch wenn strittig ist, ob eine Zustellung an Silvester vormittags vielleicht doch noch ausreicht, so ist bei einer Zustellung abends zumindest nicht davon auszugehen. Kommt die Abrechnung zu spät, also erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist, dann kann der Vermieter auch keine Nachzahlung mehr verlangen.

Widerspruchsfrist: Ein Jahr Zeit trotz beglichener Nachzahlung

  • Mieter haben 12 Monate nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Zeit, Widerspruch dagegen einzulegen.
  • Diese Frist gilt auch dann, wenn der Mieter eine Nachzahlungsforderung bereits beglichen hat.
  • Der BGH urteilte: Das Leisten der Nachzahlung kommt nicht einem Anerkenntnis der Forderung gleich.

Viele Mieter machen sich Sorgen, dass sie keinen Widerspruch mehr einlegen können, sobald sie eine Nachzahlung geleistet haben. Denn die Nachzahlungsforderung ist meist mit einer Zahlungsfrist des Vermieters verbunden, die sehr viel kürzer ist als die gesetzliche Widerspruchsfrist. Mieter haben oft Angst, dass sie mit einer Zahlung die Forderung anerkennen und dann die Abrechnung nicht mehr anfechten können, wenn sie sich später als fehlerhaft herausstellt.

Widerspruchsfrist gilt: eine Zahlung stellt kein Anerkenntnis dar

Es ist jedoch nicht so, dass das Recht auf Widerspruch verwirkt ist, sobald der Mieter eine Nachzahlungsforderung beglichen hat. Eine Zahlung stellt kein Anerkenntnis der Betriebskostenabrechnung dar. Wer ganz auf Nummer sicher gehen will, der kann unter Vorbehalt zahlen. Dazu reicht es, in der Überweisung „unter Vorbehalt“ anzugeben. Pflicht ist das jedoch nicht. Die Rechtsprechung ist hier klar auf Seiten des Mieters. 2011 entschied der Bundegerichtshof (BGH Urteil VIII ZR 296/09), dass eine „vorbehaltlose Zahlung“ durch den Mieter kein „deklaratorisches Schuldanerkenntnis“ darstellt und einer „späteren Nach- oder Rückforderung“ innerhalb der entsprechenden Fristen nicht „entgegensteht“.

Im Übrigen gilt das auch für Guthaben. Denn der Umstand, dass ein Guthaben ausgezahlt wurde, heißt nicht zwangsläufig, dass die Betriebskostenabrechnung richtig ist. Möglicherweise hätte das Guthaben höher ausfallen müssen. Ist das der Fall, dann kann auch hier noch im Nachhinein eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung verlangt werden.

Der Widerspruch muss die korrekte Form haben

Es ist nicht egal, in welcher Form ein Widerspruch erhoben wird. Einfach nur zu monieren, dass was nicht stimmt, reicht nicht. Der Mieter muss schriftlich darlegen, wieso er die Abrechnung für falsch hält. (MINEKO-Kunden erhalten nach der Prüfung ein Widerspruchsschreiben, in dem die geforderten rechtlichen Begründungen des Widerspruchs bereits vorformuliert sind und das sie nur noch geringfügig anpassen müssen. Hier geht es zur Prüfung.)

Ausschlussfristen gelten für Mieter und Vermieter

Der Vermieter hat grundsätzlich zwölf Monate nach Ablauf der Abrechnungsfrist Zeit, seinen Mietern eine Betriebskostenabrechnung zuzustellen. Für den Mieter beginnt daraufhin – ab Eingang der Abrechnung – eine Widerspruchsfrist von zwölf Monaten zu laufen. Widerspricht der Mieter einer Nebenkostenabrechnung, so hat der Vermieter nur bis zum Ende der Widerspruchsfrist Zeit, die Abrechnung zu korrigieren. Wenn der Vermieter die Abrechnung nicht innerhalb der Frist korrigiert, muss der Mieter die falsch berechnete Nachzahlung erst recht nicht zahlen. Auch wenn die Abrechnung zu spät eintrifft, also nach Ablauf der zwölf Monate, kann er keine Nachzahlungen mehr einfordern.

Doch auch der Mieter kann nach Ablauf der Widerspruchsfrist keine Einwände mehr gegen die Abrechnung geltend machen. Die Fristen sind sogenannte Ausschlussfristen. Der Gesetzgeber wollte damit erreichen, dass sich Mieter und Vermieter in einem angemessenen Zeitraum über Unklarheiten bezüglich der Betriebskostenabrechnung einigen können.

Ausnahmen von der 12-Monatsfrist für Mieter und Vermieter

Doch sogar zu den Ausschlussfristen gibt es Ausnahmen – zum Beispiel dann, wenn jemand es nicht zu verantworten hat, dass er oder sie die Frist nicht einhalten konnte. Wurden dem Vermieter etwa die Rechnungen der Dienstleister nicht rechtzeitig zugestellt, die die Grundlage für die Betriebskostenabrechnung bilden, dann kann er die Abrechnung nicht rechtzeitig anfertigen.

Und auch wenn es dem Mieter nicht möglich war, einen Fehler in der Abrechnung zu erkennen, kann er eine Betriebskostenabrechnung auch noch nach Ablauf der Widerspruchsfrist beanstanden. Das Kammergericht Berlin urteilte, dass Mieter dann trotzdem eine Rückzahlung zu viel gezahlter Nebenkosten verlangen dürften. In dem verhandelten Fall hatte der Energiedienstleister dem Vermieter 60.000 Euro zu viel berechnet. Dieser klagte daraufhin auf Schadensersatz, weil er das Geld seinen Mietern zurückerstatten wollte. Das Gericht entschied, dass die Ausschlussfrist für Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung hier nicht gilt. Denn für die Mieter war nicht ersichtlich, dass die Abrechnung falsch gewesen war. Sie konnten nicht wissen, dass der Gesamtbetrag für Heizung und Warmwasser zu hoch gewesen ist.

Gewerbe im Mietshaus: Auswirkungen auf die Nebenkostenabrechnung?

Wenn in einem Mietshaus auch Gewerbeflächen vermietet werden, dann spricht man von sogenannter Mischnutzung oder gemischt genutzten Objekten. Mancher Mieter fragt sich, ob der Laden, Friseur oder die Arztpraxis im Haus sich irgendwie ungünstig auf die Höhe der Betriebskosten auswirkt – und ob er oder sie durch mögliche Mehrkosten zusätzlich belastet wird. Das kann der Fall sein, muss es jedoch nicht.

Bei der Mischnutzung stellt sich generell folgendes Problem: Gewerbe ist nicht gleich Gewerbe. Büro- und Lagerräume haben zum Beispiel nicht denselben Wasserverbrauch und produzieren nicht dieselbe Müllmenge wie etwa eine Kneipe oder ein Friseursalon. Es kann sogar sein, dass ein Büro wesentlich weniger Wasser verbraucht, als eine Wohnung. Denn die mögliche Benachteiligung durch eine Mischnutzung wirkt sich auch in die andere Richtung aus. Auch ein Gewerbe kann unter Umständen mit höheren Nebenkosten belastet werden, als es selbst verursacht.

Ein Vorwegabzug ist nur bei erheblicher Mehrbelastung nötig

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat in einem Urteil festgestellt, dass es zu einer erheblichen Mehrbelastung der Privatmieter durch das Gewerbe kommen muss, damit der Vermieter einen sogenannten Vorwegabzug vornehmen muss. Ein Vorwegabzug bedeutet, dass die Kosten für das Gewerbe herausgerechnet werden, bevor der Rest dann auf die nichtgewerblichen Mieter verteilt wird. Der BGH hat im Hinblick auf Privatmieter argumentiert, dass es bei der Umlage von Nebenkosten immer zu Ungenauigkeiten kommen kann, auch ohne Gewerbe im Haus. Er sah das Vorhandensein eines Gewerbes also nicht als Faktor, der in jedem Fall auf eine ungerechte Belastung der Mieter hinweist.

Eine Pflicht des Vermieters zu einem Vorwegabzug gibt es demnach nicht. Denn was eine erhebliche Mehrbelastung darstellt, ist nicht genau festgelegt. Es hat sich jedoch eingebürgert, dass Vorwegabzüge bei den Betriebskosten für Aufzüge, den Wasserkosten, den Versicherungs– und Müllkosten sowie der Grundsteuer vorgenommen werden, wenn es ein Gewerbe im Haus gibt.

Die Wasserkosten können bei einem Vorwegabzug durch einen Zwischenzähler erfasst werden. Der BGH hat erklärt, dass der Vorwegabzug in einem solchen Fall nach der Differenzmethode durchgeführt werden kann. Das bedeutet, dass der Verbrauch der Privatmieter und des Gewerbes nicht mit jeweils eigenen Zählern erfasst werden muss, um dann getrennt abgerechnet zu werden. Es reicht, wenn der Verbrauch des Gewerbes durch einen sogenannten Zwischenzähler erfasst wird und dieser Verbrauch dann von dem Gesamtverbrauch abgezogen wird. Der Rest – also die Differenz – wird dann auf die anderen Mieter verteilt.

Der Vorwegabzug muss in der Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar sein

Nimmt der Vermieter einen Vorwegabzug vor, muss er diesen allerdings nachvollziehbar gestalten. Die Nebenkostenabrechnung ist ansonsten formell unwirksam, urteilte das Amtsgericht Köln. Denn wie für alle Betriebskostenpositionen der Abrechnung gilt auch für einen Vorwegabzug, dass der Mieter ihn nachrechnen können muss. Alle Gesamtkosten müssen angegeben sein, auch wenn der Mieter nur einen Anteil davon zu zahlen hat. So müssen auch die Gesamtkosten angegeben werden, die vor dem Vorwegabzug bestanden und dann um die auf das Gewerbe entfallenden Kosten bereinigt wurden. Fehlen sie, kann der Mieter seinen Anteil nicht nachvollziehen und das hat eine formell unwirksame Nebenkostenabrechnung zur Folge.

Wenn der Vermieter allerdings keinen Vorwegabzug vornimmt und ein Mieter der Meinung ist, er werde durch erhöhte Kosten durch ein Gewerbe über Gebühr belastet, dann liegt die Beweislast bei ihm. Der Mieter muss also nachweisen, dass tatsächlich erheblich höhere Betriebskosten durch das Gewerbe entstehen und er diese mittragen muss, obwohl er sie nicht verursacht. Die Rechtsprechung ist der Meinung, dass der Mieter ja Belegeinsicht nehmen und so nachvollziehen kann, ob er vielleicht ungerechtfertigter Weise belastet wird oder nicht. Der Vermieter muss nicht schon von vornherein beweisen, dass es nicht zu einer Mehrbelastung der Privatmieter kommt. Sogar ein erheblicher Anteil an Gewerbe im Haus reicht nicht aus, um als Beweis für eine Mehrbelastung der Privatmieter zu gelten, urteilte der BGH.

Wärmecontracting – die ausgelagerte Wärmeversorgung

Die meisten Mietverträge enthalten eine Verpflichtung des Vermieters, die Wohnung des Mieters mit Wärme zu versorgen. In der Vergangenheit hat das bedeutet, dass der Vermieter eine Heizanlage im Haus betrieb, um die Wohnungen darin zu beheizen. Seit einiger Zeit lagern Vermieter jedoch die Wärmeversorgung immer wieder an Dritte aus. Dazu hat ein Vermieter grundsätzlich das Recht. Er kann seiner Verpflichtung, das Haus zu beheizen, auch dadurch nachkommen, dass er einen Dienstleister damit beauftragt – man spricht dann vom sogenannten Wärmecontracting.

Beim Wärmecontracting gibt es verschiedene Varianten. Zum einen gibt es die Möglichkeit, dass der Dienstleister mit den Mietern direkt einen Wärmeliefervertrag abschließt. Dieser Fall kommt in der Praxis jedoch selten vor, weil es für den Wärmelieferanten einen größeren administrativen Aufwand bedeutet, jeden einzelnen Mieter als Kunden zu verwalten. Bei einem Mieterwechsel müsste z.B. jedes Mal ein neuer Vertrag abgeschlossen werden.

Die andere Möglichkeit ist, dass der Dienstleister einen Vertrag mit dem Vermieter schließt. Das kann ein reiner Betreibervertrag sein, bei dem er die schon vorhandene Heizanlage des Vermieters übernimmt oder einer, bei dem er auch selbst eine neue Heizanlage installiert. Am häufigsten sind reine Betreiberverträge, bei denen der Dienstleister eine vorhandene Anlage betreibt, wartet und so ein oder mehrere Häuser mit Wärme versorgt. Es gibt außerdem die Variante, dass gar keine Anlage installiert wird, sondern der Dienstleister ein reiner Wärmelieferant ist, das heißt, dass er aus einer eigenen Anlage Fernwärme an die Mieter liefert.

Wärmecontracting wurde vom Gesetzgeber befördert, weil sich dieser dadurch Energieeinsparungen und mehr Kostentransparenz erwartet hat. Ein Dienstleister soll, ähnlich wie beim Müllmanagement, mit seinem Knowhow einen effizienteren Betrieb der Wärmeversorgung sicherstellen können. Alternativ sollten Vermieter, die nicht in eine moderne Heizanlage investieren können oder wollen, so die Möglichkeit bekommen, dass von einem Dienstleister erledigen zu lassen. Dabei stellte sich zunächst das Problem, dass im letzteren Fall Mieter nicht nur die reinen Energiekosten zahlen würden, sondern auch den Betrieb und die Wartung der Anlage sowie die Investitionskosten und den Gewinn des Betreibers.

Betriebskostenabrechnung und Heizkostenabrechnung bei Wärmecontracting

Deswegen hat der Gesetzgeber Beschränkungen und Bedingungen für die Einführung des Wärmecontracting benannt, wenn dieses bei laufenden Mietverträgen eingeführt werden soll. Bei Neuvermietungen hingegen ist es dem Vermieter freigestellt, wie und ob er Wärmecontracting nutzt. Bei laufenden Mietverträgen kann jedoch nur auf Wärmecontracting umgestellt werden, wenn erstens die Energieeffizienz erhöht und gleichzeitig sogenannte Kostenneutralität hergestellt wird. Das heißt, die Mieter dürfen nach der Umstellung nicht mehr für Wärme zahlen als sie vorher an Betriebskosten gezahlt haben. Denn grundsätzlich sind alle Kosten, die mit dem Wärmecontracting verbunden sind, als Betriebskosten auf den Mieter umlegbar. Allerdings nur, wenn die Voraussetzungen für eine Umstellung – Energieeffizienz und Kostentransparenz – erfüllt sind. Der Vermieter ist verpflichtet, einen Kostenvergleich anzustellen. Aus diesem muss hervorgehen, dass die Kosten sich nicht wesentlich erhöhen werden.

Ist die Wärme nach der Umstellung auf das Contracting teurer als die Betriebskosten vorher, dann kann der Vermieter nur die fiktiven Betriebskosten umlegen, die der Mieter ohne Wärmecontracting gezahlt hätte. Wärmecontracting muss also so effizient gestaltet werden, dass die Einsparungen bei der Energie die zusätzlich entstehenden Kosten für den Betrieb und die Wartung der Anlage sowie alle anderen Kosten aufwiegen.

Leider ist unklar, ob der Vermieter den Kostenvergleich nur einmal anstellen muss oder immer wieder. Muss er den Vergleich nur bei der Umstellung im ersten Jahr anstellen, dann kann es sein, dass Mieter in späteren Jahren mit Kosten belastet werden, die die fiktiven Betriebskosten übersteigen. Andererseits ist die ständige Anstellung des Kostenvergleichs dem Vermieter nicht zuzumuten. Hier muss die Rechtsprechung noch Entscheidungen treffen.

Für die Heizkostenabrechnung ändert sich durch die Nutzung von Wärmecontracting nicht viel. Der Vermieter ist nach wie vor verpflichtet, eine Abrechnung nach Heizkostenverordnung anzufertigen. Er muss dabei zunächst die Heizkosten auf die Mieter verteilen und sie dann gegen die jeweiligen Vorauszahlungen aufrechnen. Im zweiten Schritt – der eigentlichen Abrechnung – müssen eventuelle Reduzierungen, wie die Beschränkung auf die Höhe der fiktiven Betriebskosten, berücksichtigt werden. Der Vermieter muss allerdings auch den ersten Schritt – den durch die Heizkostenverteilung auf den Mieter entfallenden Anteil aufzeigen, auch wenn der Mieter am Ende weniger zahlen muss. Der Vermieter muss grundsätzlich keine Zustimmung des Mieters einholen, um auf Wärmecontracting umzustellen. Er muss die Umstellung jedoch drei Monate zuvor in Textform ankündigen.

Ungezieferbekämpfung in der Nebenkostenabrechnung

Ist der Befall durch Ungeziefer nicht auf einen Verursacher zurückzuführen, sondern etwa der Lage des Hauses geschuldet, dann können bestimmte regelmäßig durchgeführte Maßnahmen als Betriebskosten angesetzt werden. Sie werden dann vorbeugend durchgeführt. Grundsätzlich zählt die Ungezieferbekämpfung zur Gebäudereinigung. Die Umlagefähigkeit setzt deswegen voraus, dass Teile des Hauses betroffen sind, die von allen Mietern genutzt werden. Wenn der Kammerjäger nur wegen einzelner Wohnungen anrücken muss, dann zahlt das der Vermieter.

Verursacht ein Mieter den Befall, zahlt er die Ungezieferbekämpfung

Für alle anderen Fälle von Ungeziefer und deren Hinterlassenschaften gilt: wer’s verursacht hat, macht’s auch weg. Das heißt, dass immer, wenn Ungezieferbekämpfung ansteht, weil ein Mieter die Tierchen eingeschleppt hat oder anderweitig dafür verantwortlich ist, dass sie sich ansiedeln, dann muss er auch die Kosten für deren Entfernung tragen. In diesem Fall ist der Vermieter in der Pflicht, sich die Beseitigungskosten als Schadensersatz bei dem Mieter wiederzuholen. Das gilt sogar für wiederholte Maßnahmen, die unter anderen Umständen als Betriebskosten umgelegt werden könnten.

Auch gilt nicht für beliebige Ungeziefer, dass deren Bekämpfung in der Betriebskostenabrechnung ansatzfähig ist – auch wenn sie niemand verursacht hat und die Maßnahmen regelmäßig durchgeführt werden. Der Holzbock zum Beispiel schlägt beim Vermieter zu Buche, denn die Bekämpfung dieser Tierchen läuft unter Instandhaltung. Die Bekämpfung von Schwalbenwanzen wiederum kann umgelegt werden, wenn die Schwalbennester unter Naturschutz stehen und deswegen nicht entfernt werden dürfen.
Wegen Taubenzecken gibt es sogar ein Sonderkündigungsrecht

Der Befall mit Taubenzecken wiegt besonders schwer, da er ein schweres gesundheitliches Risiko mit sich bringt. Auch hier hängt die Frage, wer für die Bekämpfung zahlt, jedoch vom Verursacher ab. Breitet sich die Plage etwa vom Balkon eines einzelnen Mieters aus, der diesen nicht sauber gehalten hat, dann zahlt dieser Mieter die Ungezieferbekämpfung. Vernachlässigt jedoch der Vermieter bestimmte Gebäudeteile, in denen sich daraufhin Tauben und deren Parasiten ausbreiten, muss er die Beseitigung zahlen.

In Berlin kam ein Fall vor Gericht, in dem Mietern sogar ein Sonderkündigungsrecht wegen Taubenzeckenbefalls zugesprochen wurde. Es war in diesem Fall offensichtlich, dass der Befall mit Taubenzecken schon bestanden hatte, bevor die Mieter die Wohnung bezogen hatten. Als sich gesundheitliche Schäden bei ihrem 10 Monate alten Sohn bemerkbar machten und der Vermieter keine nachhaltigen Maßnahmen zur Bekämpfung des Ungeziefers unternahm, kündigten sie fristlos. Der Vermieter klagte dagegen, verlor jedoch. Das Gericht urteilte, dass unter diesen Umständen ein sofortiger Auszug der Mieter gerechtfertigt war.

Ameisen und Motten müssen nachhaltig entfernt werden

Ein besonderes Thema stellen Ameisen dar. Hier ist strittig, ob sie überhaupt als Ungeziefer einzuordnen sind. Ihre regelmäßige Bekämpfung gehört trotzdem grundsätzlich zu den Kosten der Ungezieferbekämpfung. Der Vermieter darf es in diesem Fall und auch bei Mottennestern nicht dabei belassen, das Ungeziefer regelmäßig zu entfernen. Er muss auch bauliche Maßnahmen ergreifen, die darauf abzielen, dass sich die Tierchen grundsätzlich nicht wieder ansiedeln können. Werden Ameisen jedoch außerhalb des Hauses auf umliegenden Flächen bekämpft, so sind die Kosten dafür keine Betriebskosten. Im Haus kann ihre Bekämpfung als unwirtschaftlich angesehen werden, wenn sie sich etwa nur im Erdgeschoss bemerkbar machen.

Alle Maßnahmen, die nur einmalig anfallen, sind grundsätzlich nicht als Betriebskosten auf die Mieter umlegbar. Dazu zählt z.B. die Beseitigung von Bienen- oder Wespennestern. Es ist außerdem unzulässig, die Bekämpfung von Ungeziefer im Mietvertrag auf den Mieter abzuwälzen. Sollte eine solche Klausel im Mietvertrag stehen, dann ist sie ungültig.

Wer zahlt für Betriebskostenmanagement

Ein Vermieter ist grundsätzlich dazu verpflichtet, dafür zu sorgen, dass in Sachen Nebenkosten gut gewirtschaftet wird. Alles, was er dafür unternimmt, muss er aus den laufenden Miet-Einnahmen bestreiten. Das besagt das Gebot der Wirtschaftlichkeit. Das bedeutet, dass der Vermieter auf ein „angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis“ achten muss. Die Einhaltung des Gebots der Wirtschaftlichkeit schreibt dem Vermieter § 565 das Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) vor. Da ein vernünftiges Wirtschaften Teil der Verwaltung ist und Verwaltungskosten keine Betriebskosten sind, muss der Vermieter also selbst dafür zahlen, wenn er etwa seine Verwaltung mit den ihm zur Verfügung stehenden Mittels effizienter gestaltet. Auch das sogenannte Betriebskosten-Benchmarking, also etwa das Führen von Statistiken zu Ausgaben, ist nicht umlagefähig. Es liegt zudem im Interesse des Vermieters, dass er die Betriebskosten so gering wie möglich hält, weil das seine Mietobjekte attraktiver macht und er außerdem so die restliche Miete höher ansetzen kann.

Betriebskostenmanagement wird durch Ersparnis gegenfinanziert

Anders verhält es sich jedoch, wenn der Vermieter einen externen Dienstleister damit beauftragt, Betriebskosten zu optimieren – wenn er sich also professionelle Hilfe holt. Eine solche Maßnahme entbindet den Vermieter nicht von der Pflicht, gut zu haushalten. Aber wenn er die Kosten durch professionelle Hilfe von außen optimiert, dann wird davon ausgegangen, dass diese Einsparungen höher ausfallen, als wenn das von der Hausverwaltung selbst gemacht worden wäre. Das heißt, dass der Vermieter, um intern bzw. aus eigener Kraft zu derselben Ersparnis zukommen, zusätzlich Personal hätte einstellen müssen und so ebenfalls Kosten verursacht hätte. Vom Betriebskostenmanagement profitieren zudem beide – Mieter und Vermieter.

Der Vermieter profitiert durch die bereits erwähnte Möglichkeit, seine Objekte besser vermieten zu können und gleichzeitig mehr Spielraum bei der Miete zu haben und der Mieter durch die eingesparten Betriebskosten. Da also das Betriebskostenmanagement noch zusätzliche Einsparpotenziale aufdeckt, sind die Kosten dafür umlagefähig. In der Regel werden die Dienstleister aus der Ersparnis bezahlt, die sie selbst erwirtschaften. Der Vermieter hat dann die Möglichkeit, die Betriebskosten zu reduzieren, aber auch gleichzeitig die Kosten für den Dienstleister umzulegen. Das bedeutet, dass sich die Ersparnis durch das Betriebskostenmanagement jeweils um den Betrag, den der Dienstleister bekommt, verringert.

Müllmanagement als Teil des Betriebskostenmanagements

Eine besonders häufige Art des Betriebskostenmanagements ist das Müllmanagement. Dieses ist seit der Neufassung der Betriebskostenverordnung generell auf die Mieter umlegbar. Denn unter Punkt 8 der BetrKV sind Maßnahmen aufgenommen worden, die nicht nur direkt die Müllbeseitigung betreffen, sondern auch deren Vorbereitung. Wenn also etwa Müllschleusen und Müllkompressoren umlagefähig sind, dann auch das Müllmanagement. Hierbei gestaltet ein Dienstleistungsunternehmen die Standplätze der Mülltonnen, bewirtschaftet diese und kontrolliert auch, ob der richtige Müll in den dafür vorgesehenen Tonnen landet.

Aus dieser Vielfalt der Aufgaben ergibt sich, dass nicht alle Kosten umgelegt werden können. So wird etwa die Einrichtung der Standplätze zu den Baukosten gezählt. Baukosten sind jedoch nicht als Betriebskosten umlagefähig. Auch die Kosten für die anfängliche Planung der Bewirtschaftung sind nur einmalig aus der Ersparnis zu zahlen. Später können sie nicht mehr angesetzt werden, weil sie nicht mehr anfallen. Wenn der Vermieter die erhöhten anfänglichen Kosten nicht im ersten Jahr aus der Ersparnis an den Dienstleister bezahlt, sondern diese stattdessen auf die darauffolgenden Jahre verteilt, ist das problematisch. Denn das würde bedeuten, dass Mieter, die erst später in das Haus ziehen, benachteiligt werden. Sie würden dann Kosten tragen, die lange vor ihrem Einzug entstanden sind und damals auch hätten beglichen werden müssten.

Der Vermieter muss außerdem darauf achten, dass der Dienstleiter jedes Haus einzeln betrachtet. Denn Menge und Regelmäßigkeit der Abfallentsorgung können von Objekt zu Objekt variieren – je nach Mieterstruktur. Bewirtschaftet der Dienstleister also mehrere Objekte, kann er nicht einfach Durchschnittswerte für alle Häuser bilden. Außerdem unterliegt auch der Dienstleister dem Gebot der Wirtschaftlichkeit.

Die Müllschleuse in der Nebenkostenabrechnung

Müllschleusen dienen der verbrauchsabhängigen Abrechnung des Mülls pro Person oder Haushalt. Mit ihrer Hilfe wird die genaue Menge an Müll gemessen, die ein Mieter oder eine Wohnung produziert. Jede Wohnung erhält dafür z.B. eine Chipkarte, die von der Mülltonne eingelesen wird und mit deren Hilfe am Ende des Jahres die eingeworfene Müllmenge genau einem Haushalt zugeordnet werden kann. Die Mieter haben so natürlich einen Anreiz, ihren Müll zu trennen und die Menge an Restmüll möglichst gering zu halten.

Vor einigen Jahren wurde die Müllschleuse explizit in die Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgenommen. Unter Punkt 8 wurden dort verschiedene Arten der Müllbeseitigung konkretisiert, die vorher nicht näher benannt waren. Neben Müllmengenerfassungsanlagen (Müllschleusen) wurden Müllkompressoren, Müllschlucker, Müllabsauganlagen – deren Betrieb und Kosten als umlagefähig benannt.

Die konkrete Ausgestaltung der Umlage auf die Mieter führte hier und da jedoch zu Klärungsbedarf. Der Bundesgerichtshof hat in einem Urteil vom April 2016 (VIII ZR 78/15) nun einige Grundsatzentscheidungen für die Berechnung und Umlage der verbrauchsabhängigen Müllmenge getroffen. Eine Mieterin verklagte ihre Vermieterin, weil diese zwar eine Müllschleuse angeschafft hatte, den Müll jedoch nicht komplett nach Verbrauch abrechnete. Die Vermieterin legte zunächst 30 Prozent nach Wohnfläche und die restlichen 70 Prozent Müll nach Verbrauch um. Sie entschloss sich dann jedoch, beim Verbrauchsanteil noch eine Mindestmenge zu berücksichtigen, die sich an den kommunalen Abfallgebühren orientierte. Die Kommunen geben eine Mindestjahresmenge pro Kopf an, die beim Müllverbrauch angesetzt wird.

Ansatz einer Mindestmenge erlaubt

Das Gericht entschied, dass das zulässig ist. Denn die Umlage und Abrechnung von Müll mittels einer Müllschleuse geschieht nicht nur auf Grundlage von Punkt 8 der Betriebskostenverordnung. Sie geschieht auch nach § 556 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Dort ist allgemein geregelt, nach welchem Schlüssel Betriebskosten umzulegen sind. Ist nichts Anderes vereinbart, geschieht das nach Wohnfläche. Wird jedoch ein konkreter Verbrauch erfasst – wie in diesem Fall die genaue Menge Müll, die ein Haushalt produziert – dann muss zwar nach Verbrauch umgelegt werden. Das Gesetz sagt aber auch, dass der Vermieter auch eine Abrechnung „ganz oder teilweise“ nach dem Verbrauch durchführen kann. Daraus schlussfolgerte der BGH, dass auch das Ansetzen einer Mindestmenge gerechtfertigt ist. Der Vermieter muss also nicht komplett nach Verbrauch abrechnen und hat einen gewissen Gestaltungsspielraum.

Er hat laut BGH außerdem das Recht, die Abrechnungsgrundlage zu ändern – und das nicht nur einmal. Wenn der Vermieter glaubt, die Art der Umlage neuen Gegebenheiten anpassen zu müssen, kann er das tun. Das geht jedoch nicht rückwirkend und der Vermieter muss die Umstellung den Mietern vor der nächsten Abrechnungsperiode schriftlich ankündigen.

Das Problem der Müllnomaden

Durch das Ansetzen einer Mindestmenge wird unter anderem ein zusätzlicher Anreiz für die Mieter geschaffen, ihren Müll nicht irgendwo anders abzuladen. Die Einführung von Müllschleusen hat nämlich zu einer neuen Problematik geführt – den sogenannten Müllnomaden oder dem sogenannten Mülltourismus. Das heißt, dass Mieter versuchen, ihren Müll nicht unter ihrer Chipkarte in der hauseigenen Müllschleuse zu entsorgen, sondern in anderen Objekten, in denen vielleicht der Zugang zu Mülltonnen möglich ist. Damit werden die Mieter anderer Häuser natürlich über Gebühr belastet. Vermieter solcher Objekte können dann im Übrigen nicht einfach die zusätzlichen Kosten auf die Mieter umlegen. Sollte das Problem bekannt sein, muss der Vermieter Maßnahmen ergreifen, dem Mülltourismus vorzubeugen – also etwa die Mülltonnen nur für Mieter des Hauses zugänglich machen.

Nebenkostenabrechnung mit Taschenrechner und Geldscheinen

Nutzergruppen und Vorverteilung in der Heizkostenabrechnung

Für manche Vermieter kann es sinnvoll sein, bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung unterschiedliche Nutzergruppen zu erfassen und eine Vorverteilung der Gesamtkosten vorzunehmen. Dies ist vor allem dann relevant, wenn in einem Wohngebäude verschiedene Messgeräte zum Einsatz kommen. In diesem Fall ist eine Aufteilung nach Nutzergruppen sogar erforderlich, um den Gesamtverbrauch entsprechend dieser Aufteilung zu trennen und so die Nebenkostenabrechnung für den Mieter möglichst nachvollziehbar zu gestalten. Aber was genau sind Nutzergruppen? Wonach werden diese eingeteilt? Und wie erfolgen die Vorerfassung und die Vorverteilung? MINEKO hat die Antworten.

Die Aufteilung der Liegenschaft in Nutzergruppen

Zunächst ist anzumerken, dass die Bildung von Nutzergruppen nur in Verbindung mit der Heizkostenabrechnung erforderlich werden kann. Für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung gilt sie nicht. Nutzergruppen werden im Hinblick auf die Heizkostenabrechnung behandelt wie ein Wohngebäude mit mehreren Parteien. Sie stellen die Zusammenfassung von Wohneinheiten mit gleichen Eigenschaften dar, was die Verbrauchserfassung angeht. Ziel einer Aufteilung nach Nutzergruppen ist die Berücksichtigung von verschiedenen Gegebenheiten innerhalb einer Wohnanlage. Solche unterschiedlichen Bedingungen können bei Mischnutzungen vorliegen (Gebäude mit Wohn- und Gewerbeeinheiten) oder bei Liegenschaften, die aus mehreren Gebäuden bestehen, welche unterschiedlich ausgestattet sind in Bezug auf Ermittlung der Verbrauchswerte. Eine Nutzergruppe muss insofern homogen sein, dass deren Mitglieder das Mietobjekt auf gleiche Weise nutzen und dass die Verbrauchserfassung mit Messgeräten des gleichen Fabrikats vorgenommen wird.

Wann müssen unterschiedliche Nutzergruppen erfasst werden?

Eine Unterteilung auf mehrere Nutzergruppen ist durch die Heizkostenverordnung vorgeschrieben. Dort heißt es in § 5 Absatz 2: „Wird der Verbrauch der von einer Anlage im Sinne des § 1 Abs. 1 versorgten Nutzer nicht mit gleichen Ausstattungen erfasst, so sind zunächst durch Vorerfassung vom Gesamtverbrauch die Anteile der Gruppen von Nutzern zu erfassen, deren Verbrauch mit gleichen Ausstattungen erfasst wird.“ Wenn somit in einem Gebäude der Verbrauch an Heizenergie mit unterschiedlichen Messgeräten (z. B. Wärmezähler, elektronische Heizkostenverteiler, Verdunstungsmesser oder Funkmessgeräte) ermittelt wird, so muss der Vermieter den Verbrauch der jeweiligen Nutzergruppen in der Abrechnung aufführen. Ebenso ist diese Regelung anzuwenden, wenn die Nutzer einer Liegenschaft sich in wesentlichen Punkten unterscheiden wie beispielsweise einer Anlage mit Mietwohnungen und einem Frisörladen.

Vorerfassung und Vorverteilung

Werden in einer Heizkostenabrechnung mehrere Nutzergruppen aufgeführt, muss in diesem Zusammenhang ebenfalls eine Vorerfassung erfolgen. Das bedeutet, für jede Nutzergruppe muss der Gesamtverbrauch gemessen werden. Dies hat zur Folge, dass für jede Gruppe ein eigener geeichter Zähler installiert sein muss. Diese Messungen werden für die Vorverteilung genutzt. Bei diesem Schritt werden die Gesamtkosten des Hauses auf die jeweiligen Nutzergruppen verteilt. Dazu legt der Vermieter einen entsprechenden Schlüssel fest. Ziel dieser Rechnung ist die Ermittlung der Gesamtkosten für jede Nutzergruppe. Die weitere Aufteilung der Heiz- und Warmwasserkosten innerhalb einer Nutzergruppe erfolgt entsprechend der Heizkostenverordnung, wonach mindestens 50 % und maximal 70 % der Kosten nach Verbrauch zu verteilen sind, während für die übrigen Grundkosten die Wohnfläche als Umlageschlüssel gilt.

Heizkessel

Öltankreinigung in der Nebenkostenabrechnung

In Bezug auf die Heizkostenabrechnung ist es oftmals fraglich, welche Kostenpositionen genau abgerechnet werden, wenn in der Nebenkostenabrechnung eine Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten erfolgt. So zählen zu den Heiznebenkosten unter anderem die Kosten für den Brennstoff, die Öllieferung oder die Erfassung des Verbrauchs. In der Vergangenheit gab es immer wieder Streit darüber, ob ebenso die Ausgaben für die Reinigung des Öltanks unter die umlagefähigen Nebenkosten fallen. MINEKO klärt, welche Voraussetzungen hierfür gegeben sein müssen, und ob diese bei der Öltankreinigung zutreffen.

Bewertung der Umlagefähigkeit

Damit die Öltankreinigung vom Mieter zu tragen ist, muss sie gemäß den Bestimmungen der Betriebskostenverordnung fortlaufend anfallen und dem Vermieter im Rahmen des bestimmungsmäßigen Gebrauchs der Heizungsanlage entstehen. Dies trifft auf die Öltankreinigung zu. Des Weiteren ist ihre Umlagefähigkeit in § 2 Nr. 4a der Betriebskostenverordnung festgehalten: „Betriebskosten … sind: die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage, hierzu gehören die Kosten … der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums,“. Auch der Bundesgerichtshof bestätigte in einem Urteil diese Annahme. Demnach ist die Reinigung nicht als Instandhaltungsmaßnahme zu betrachten, da deren Notwendigkeit nicht erst dann gegeben ist, wenn bereits eine Fehlfunktion oder ein Defekt in der Heizungsanlage vorliegt. Vielmehr dient Öltankreinigung der Aufrechterhaltung der Funktionstüchtigkeit, da diese beeinträchtigt ist, wenn die Maßnahme ausbleibt. So wird dadurch unter anderem die Verschlammung der Rohre vermieden. Daher handelt es sich eher um Wartung als um eine Instandhaltungsmaßnahme.

Ausnahmen

Es können jedoch Situationen auftreten, in denen die Öltankreinigung nicht als umlagefähige Betriebskosten über den Mieter abgerechnet werden können. Dies ist dann der Fall, wenn zum Beispiel die Innenwände neu beschichtet werden oder wenn der Tank mit Rostschutzfarbe gestrichen wird. Sollte eine Reinigung unbedingt notwendig werden, weil der Öltank so verschmutzt und verstopft ist, dass die Heizung ausfällt, dann handelt es sich wie bei den anderen Fällen um Instandhaltung, also Maßnahmen, welche einmalig anfallen und der Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit dienen. Diese Kosten hat allein der Vermieter zu tragen.

Turnus beträgt mehr als ein Jahr

Ein entscheidender und daher besonders strittiger Punkt ist die Frage, ob man von einem Kostenpunkt sprechen kann, der regelmäßig anfällt, auch wenn dies im Abstand von mehreren Jahren geschieht. So wird eine Öltankreinigung nur alle fünf bis sieben Jahre fällig. Eine Nebenkostenabrechnung wird dagegen im Jahresrhythmus erstellt. Dennoch erkennt der BGH auch diese großen Intervalle als regelmäßig an und knüpft damit an seine Rechtsprechung bezüglich der Reinigung von Dachrinnen und der Prüfung der Elektroanlage an. Der Vermieter muss die Kosten bei der Anfertigung der Betriebskostenabrechnung nicht zwangsläufig auf die entsprechenden Jahre verteilen. Es genügt, die Ausgaben für die Öltankreinigung in dem Jahr abzurechnen, in dem diese auch tatsächlich entstanden sind.

Haus aus Geldscheinen und Münzen

Nebenkostenabrechnung nach Soll- oder Ist-Vorauszahlungen?

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung nach Ablauf des Abrechnungszeitraums muss der Vermieter die für die unterschiedlichen Positionen wie Grundsteuer, Müll oder den Hausmeister angefallenen Kosten aufführen und anhand der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen berechnen, ob die Abschläge die tatsächlich entstandenen Kosten decken. Wenn der Mieter mehr Vorauszahlungen geleistet hat als der Vermieter an Nebenkosten ausgegeben hat, so steht dem Mieter eine Gutschrift des Differenzbetrags zu. Reichen die Abschlagszahlungen nicht aus, so muss der Mieter den Unterschied als Nachzahlung begleichen. In der Vergangenheit kam es oftmals zu Rechtsstreitigkeiten darüber, ob in der Betriebskostenabrechnung Soll- oder Ist-Vorauszahlungen anzugeben sind. Was das ist, worin sich diese Formen unterscheiden und welche Regelungen die Vermieter beachten müssen, erläutert MINEKO im Folgenden.

Unterscheidung Soll- und Ist-Vorauszahlungen

Die Begriffe Soll-Vorauszahlungen und Ist-Vorauszahlungen sind danach zu differenzieren, ob die Bezahlung bereits erfolgt ist. Das bedeutet, bei Ist-Vorauszahlungen handelt es sich um die Beträge, welche der Vermieter bereits vom Mieter mit der monatlichen Warmmiete erhalten hat. Dagegen werden unter Soll-Vorauszahlungen diejenigen Abschläge gefasst, die zwar zwischen Mieter und Vermieter vereinbart sind, aber noch ausstehen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Mieter in Zahlungsverzug mit der Miete gerät und der Vermieter zum Ende der Abrechnungsperiode nicht alle Abschlagszahlungen verzeichnen kann. In der Nebenkostenabrechnung sollten jedoch die Ist-Vorauszahlungen aufgeführt werden, damit es für den Mieter nachvollziehbar ist, welche Zahlungen der Vermieter zugrunde legt.

Was passiert, wenn der Vermieter nach Soll-Vorauszahlungen abrechnet?

Laut der früheren Rechtsprechung war Angabe von Soll-Vorauszahlungen in der Betriebskosten- abrechnung nur zulässig, wenn der Vermieter für den betreffenden Abrechnungszeitraum keine Vorauszahlungen erhalten hat und diese einklagen musste. Lange trieb die Gerichte außerdem die Frage um, ob dieses Vorgehen einen formellen oder einen materiellen Fehler darstellt. Vor einigen Jahren entschied der Bundesgerichtshof, dass eine Abrechnung formell weiterhin ordnungsgemäß ist, wenn sie statt der geforderten Ist-Vorauszahlungen Soll-Vorauszahlungen enthält. Das heißt, ein etwaiger Nachzahlungsanspruch kann seitens des Vermieters weiterhin gefordert werden. Zudem kann der Mieter dann nicht von seinem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen. Allerdings ist dies als materieller Fehler einzustufen, den es zu berichtigen gilt. Die formelle Ordnungsgemäßheit bleibt durch diese fehlerhafte Angabe unberührt, unabhängig davon, ob der Mieter die Vorauszahlungen ganz, nur zum Teil oder überhaupt nicht geleistet hat.

Wartung der Heizungsanlage

Sind Wartungskosten umlagefähig?

Die Frage nach der Umlagefähigkeit bestimmter Kostenpositionen stellt sich nicht nur bei der Nutzwechselgebühr, der Gartenpflege oder den Kosten für den Hausmeister. Als ebenso umstritten werden die Kosten für die Wartung technischer Anlagen und Einrichtungen betrachtet. Hierbei ist die Begriffsbestimmung ein wesentlicher Aspekt sowie die Abgrenzung zwischen Wartungs- und Reparaturarbeiten. MINEKO erläutert im Folgenden, ob Maßnahmen zur Wartung auf den Mieter umgelegt werden können.

Was sind Wartungskosten?

In der Betriebskostenverordnung werden Wartungskosten als die „Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der Geräte sowie die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft“ definiert. Demnach umfassen Wartungsarbeiten häufig auch Reinigungsmaßnahmen sowie die Kontrolle in Bezug auf die Funktionstüchtigkeit der jeweiligen Anlagen. Derartige Kostenpositionen sind grundsätzlich umlagefähig. Die Wartung folgender Einrichtungen und Anlagen kann in der Nebenkostenabrechnung relevant werden:

  • Gasgeräte
  • Blitzableiter
  • Alarmanlage
  • Feuerlöscher
  • Fahrstuhl
  • Brandmelde- bzw. Sprinkleranlage
  • Notstromaggregate
  • Heizungsanlage

Wartungsarbeiten oder Reparaturarbeiten?

Für die Umlagefähigkeit von Wartungskosten ist zu differenzieren, wann es sich um Wartungsarbeiten handelt, die in regelmäßigen Abständen anfallen, und wann vielmehr Reparaturkosten abgerechnet werden. Wenn Vermieter nämlich Vollwartungsverträge mit dem entsprechenden Dienstleister abgeschlossen haben, besteht die Möglichkeit, dass in den Arbeiten nicht nur die Pflege und Überprüfung der Funktionsfähigkeit enthalten sind, sondern auch Maßnahmen zur Wiederherstellung, also Reparaturarbeiten. Reparaturen zählen zur Instandsetzung und gehören somit zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten. Diese Arbeiten werden nur in Einzelfällen zur Behebung eines Mangels vorgenommen und stellen damit keine Betriebskosten dar, welche durch Regelmäßigkeit gekennzeichnet sind. Wartungsarbeiten werden zudem unabhängig von einem bestimmten Anlass wie beispielsweise dem Ausfall des Fahrstuhls durchgeführt, während für Reparaturen ein gewisser Defekt auftreten muss.

Was kann der Vermieter tun?

Der Vermieter ist im Fall der gleichzeitigen Erledigung von Arbeiten, deren Kosten umlagefähig sind, und solchen, deren Kosten allein vom Vermieter zu tragen sind, angehalten, dass dies in der Rechnungsstellung genau berücksichtigt wird. Die Handwerker müssen also bei der Erstellung der Rechnung für die Wartung genau auflisten, welche Maßnahmen unter welchem Material- und Arbeitsaufwand durchgeführt wurden, damit der Vermieter bei der Abrechnung der Nebenkosten einen Überblick über die umlagefähigen Kosten hat. Ein Praxistipp: Liegen in der Betriebskostenabrechnung die Wartungskosten der Heizungsanlage mehr als fünf Prozent über den Brennstoffkosten, so lohnt sich für Mieter mitunter ein Blick in die Belege, um festzustellen, ob neben der Wartung auch Reparaturkosten verrechnet wurden.

Mieterin mit Sparschwein

Nebenkostenzahlungen Teil 3: Zurückbehaltungsrecht

Nachdem wir diese Woche bereits über die angemessene Höhe der Betriebskosten und den Unterschied zwischen einer Nebenkostenpauschale und der Vorauszahlung berichtet haben, stellt sich im Folgenden die Frage nach dem Zurückbehaltungsrecht bzw. der Rückforderung. Wir zeigen auf, welche Situation und welche Umstände gegeben sein müssen, damit Mieter die Vorauszahlungen einbehalten. Denn die alleinige Fehlerhaftigkeit einer Nebenkostenabrechnung begründet noch nicht das Ausbleiben der Vorauszahlungen. Mieter dürfen nicht einfach aus Willkür die Vorauszahlungen nicht leisten.

Zurückbehaltungsrecht oder Rückforderung?

Zunächst ist zwischen den Begriffen Zurückbehaltungsrecht und Rückforderung der Nebenkostenvorauszahlungen zu unterscheiden. Ein Mieter kann die Vorauszahlungen nur einbehalten, wenn bestimmte untenstehende Voraussetzungen erfüllt sind, und wenn das Mietverhältnis zwischen ihm und dem Vermieter noch besteht. Das Recht auf Zurückbehaltung der Nebenkosten dient Mietern als Druckmittel für die Vermieter, um gewisse Missstände zu korrigieren. Etwas anders verhält es sich, wenn das Mietverhältnis bereits beendet ist. Da der ehemalige Mieter nach der Kündigung des Mietvertrags keine Vorauszahlungen mehr leistet, kann er diese auch nicht einbehalten. Für diese Situation steht ihm jedoch das Recht auf Rückforderung der Vorauszahlungen zu. Dieses kann der Mieter jedoch nur geltend machen, wenn ihm zuvor die Möglichkeit verwehrt blieb, mithilfe des Zurückbehaltungsrechts seine Forderungen beim Vermieter durchzusetzen.

Wann können Mieter vom Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen?

Grundsätzlich können Mieter die Vorauszahlungen einbehalten, wenn die Nebenkostenabrechnung formell nicht ordnungsgemäß ist. Bei formellen Fehlern in der Betriebskostenabrechnung ist zudem eine etwaige Nachzahlungsforderung hinfällig. Der Mieter kann also bei einer formell falschen Abrechnung sowohl die Nachzahlung als auch die Vorauszahlungen verweigern. Dies gilt jedoch nur solange, bis der Vermieter die Abrechnung korrigiert hat, wobei hier die Korrekturfrist zu beachten ist. Bei materiellen Fehlern, also Fehlern, welche den Rechenweg betreffen, kann der Mieter kein Zurückhaltungsrecht geltend machen. Des Weiteren dürfen Mieter die Vorauszahlungen einbehalten, wenn der Vermieter gar keine Nebenkostenabrechnung erstellt oder diese dem Mieter zu spät zukommen lässt. Schließlich steht dem Mieter ein Zurückbehaltungsrecht zu, wenn der Vermieter auf Anfrage weder Einsicht in die Belege gewährt noch die Möglichkeit besteht, sich von diesen Kopien zu machen. Allerdings ist es immer eine Frage des Einzelfalls, wann Mieter von dem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen können. Schließlich gilt es zu beachten, dass sich die Einbehaltung der Zahlungen nur auf die Nebenkostenvorauszahlungen bezieht. Der Mieter bleibt weiterhin verpflichtet, die Kaltmiete zu leisten.

Unterzeichnung des Mietvertrags

Nebenkostenzahlungen Teil 1: Vorauszahlungen und Pauschale

Bei den Vereinbarungen zur Warmmiete existieren verschiedene Möglichkeiten, die Nebenkosten zu behandeln. Zunächst gilt der Grundsatz, dass der Vermieter für die Kosten aufkommen muss, die für die Bewirtschaftung des Hauses anfallen. Er kann aber über eine entsprechende Regelung diese Kostenpositionen, sofern sie regelmäßig und dauerhaft auftreten, auf die Mieter umlegen. Eine solche Vereinbarung wird meist im Mietvertrag getroffen. Der Mieter leistet demensprechend zusätzlich zur Grundmiete einen Betrag, mit dem die Nebenkosten abgedeckt werden. Dies betrifft allerdings nur umlagefähige Positionen. Reparaturarbeiten oder Kosten, die im Rahmen eines Nutzerwechsels entstehen, sind weiterhin vom Vermieter zu tragen. Ist zwischen den Vertragsparteien eine Umlage der Betriebskosten auf den Mieter festgelegt, stellt sich die Frage, wie die Zahlung dieser erfolgt. Dies kann zum einen über eine Pauschale und zum anderen mit der gängigeren Variante der Nebenkostenvorauszahlungen abgewickelt werden. Im Folgenden erläutert MINEKO den Unterschied zwischen diesen beiden Zahlungsformen der Nebenkosten.

Nebenkostenpauschale

Wie der Name es vermuten lässt, zahlt man als Mieter im Falle einer vereinbarten Umlage der Nebenkosten einen pauschalen Betrag, der in der Regel monatlich zu entrichten ist. Ob dieser festgelegte Satz die tatsächlich anfallenden Betriebskosten abdeckt, ist in diesem Fall unerheblich, da mit dieser Zahlung die Nebenkosten als abgegolten betrachtet werden. Die jährliche Erstellung einer Nebenkostenabrechnung entfällt, wenn eine Nebenkostenpauschale vereinbart wurde. Insofern hat der Mieter keine Nachzahlungen zu befürchten, ihm wird aber ebenso wenig ein Guthaben erstattet. Daher geht der Vermieter bei einer pauschalen Zahlung das Risiko ein, dass er die Nebenkosten bei steigendem Bewirtschaftungsaufwand nicht anheben kann, während der Mieter in Kauf nehmen muss, einen höheren Betrag zu zahlen für den Fall, dass die Bewirtschaftungskosten künftig sinken.

Nebenkostenvorauszahlungen

Vereinbaren Mieter und Vermieter statt einer Pauschale, dass die Betriebskosten über Vorauszahlungen entrichtet werden, zahlt der Mieter die tatsächlich anfallenden, umlagefähigen Nebenkosten vorab. Gleichzeitig verpflichtet eine derartige Regelung den Vermieter, jedes Jahr eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Dabei wird ermittelt, ob die geleisteten Zahlungen die Kosten abdecken oder ob sich eine Differenz ergibt, wodurch der Vermieter entweder eine Rückzahlung erstatten muss oder eine Nachzahlung fordern kann.

Mischformen

Schließlich besteht die Möglichkeit, diese beiden Zahlungsvarianten miteinander zu kombinieren. Wenn dies im Mietvertrag geregelt wurde, wird zumeist eine Trennung nach verschiedenen Nebenkostenpositionen dahingehend vorgenommen, dass für manche Kostenpunkte eine Vorauszahlung geleistet werden muss, während andere pauschal abgerechnet werden. So bietet sich eine Vorauszahlung bei verbrauchsabhängigen Kostenpositionen wie Heizung oder Wasser an, da der Vermieter hierbei nicht im Vorfeld absehen kann, wie hoch die Kosten ausfallen. Bei den verbrauchsunabhängigen Positionen ist dagegen eine Pauschale denkbar, da es z.B. bei einer Gemeinschaftsantenne um einen festen Kostensatz handelt.

Hände mit Taschenrechner, Geld und Brille und Geld

Vorwegabzug in der Nebenkostenabrechnung

In manchen Nebenkostenabrechnungen wird ein sogenannter Vorwegabzug vorgenommen. Dieser wird unter Umständen notwendig, wenn ein Mietshaus gemischt genutzt wird. Unter Mischnutzung ist das Vorhandensein von Wohn- und Gewerbeeinheiten zu verstehen. Aber was genau ist ein Vorwegabzug? Wie wird dieser vorgenommen? Sind Vermieter verpflichtet, bei Gewerbeeinheiten in ihrem Mietobjekt stets einen solchen Vorwegabzug auszuweisen? Wie wirkt es sich auf die Nebenkostenabrechnung aus, wenn ein Vorwegabzug ausbleibt, obwohl er erforderlich ist?

Was bedeutet Vorwegabzug und wie erfolgt dieser?

Bei einem Vorwegabzug werden die Gesamtkosten von verschiedenen Mieter- bzw. Nutzergruppen ermittelt und in der Betriebskostenabrechnung getrennt aufgeführt. Das bedeutet, die Kosten, welche für den Gewerbeanteil des Hauses anfallen, werden von den Kosten für die Wohneinheiten abgezogen. Somit werden nur die Gesamtkosten des Wohnanteils auf die Mieter, welche das Haus bewohnen, umgelegt. Dadurch soll eine enorme Mehrbelastung dieser Mieter verhindert werden.

Allerdings darf der Vermieter nicht einfach die Kosten für das Gewerbe im Haus abziehen und in der Nebenkostenabrechnung nur die Gesamtkosten der Wohnräume aufführen. Aus der Betriebskostenabrechnung muss deutlich hervorgehen, dass ein Vorwegabzug erfolgt ist. Demnach muss der Vermieter die gesamten Kosten sowohl für die Gewerbe- als auch für die Wohnräume in der Nebenkostenabrechnung darlegen. Zudem sind die jeweiligen Verteilerschlüssel zu erläutern, damit die Mieter nachvollziehen können, ob und in welcher Höhe ein Vorwegabzug vorgenommen wurde. Es besteht außerdem die Möglichkeit, dass der Vermieter die Erläuterung zum Vorwegabzug nicht in Nebenkostenabrechnung selbst aufführt. Dies ist ebenso zulässig über den Mietvertrag oder in mündlicher Form. Es gilt jedoch zu beachten, dass diese Erklärung innerhalb der Abrechnungsfrist gegeben wird.

Wann muss ein Vorwegabzug erfolgen?

Ein häufiger Streitpunkt zwischen Mietern und Vermietern betrifft die Notwendigkeit und somit die Frage, wann ein Vorwegabzug in Gebäuden mit Mischnutzung erforderlich ist. Der Vermieter kann sich nämlich den rechnerischen Aufwand sparen, wenn durch das Gewerbe die Nebenkosten nicht übermäßig hoch ausfallen im Vergleich mit den Nebenkosten der Wohneinheiten. Ist dies jedoch der Fall und die Mieter werden durch die Umlage der Gesamtkosten aller Parteien in einem hohen Ausmaß stärker belastet, so ist eine Trennung der Kosten für Gewerbe und Wohnraum des Gebäudes verpflichtend.

Kein Vorwegabzug = Fehler in der Nebenkostenabrechnung?

Wird trotz Mischnutzung kein Vorwegabzug bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung durchgeführt, so liegt die Beweispflicht beim Mieter. Er muss darlegen, dass er durch das Gewerbe eine enorme Mehrbelastung tragen muss. Dies kann er zum einen mithilfe der Belege, welche er beim Vermieter einsehen kann, vornehmen, und zum anderen kann er mithilfe des Betriebskostenspiegels und der Durchschnittskosten argumentieren. Ein weiterer Streitpunkt besteht in der Frage nach der Art des Fehlers, wenn ein Vorwegabzug fälschlicherweise unterlassen wurde. Der Bundesgerichtshof widersprach in einem Urteil den Entscheidungen anderer Gerichte, wonach ein fehlender Vorwegabzug einen formellen Fehler darstellte, da so nicht die Gesamtkosten ersichtlich sind. Laut Entscheidung des BGH wird ein nicht vorgenommener Vorwegabzug, sofern er hätte erfolgen müssen, als materieller Fehler eingestuft, welcher durch den Vermieter korrigiert werden kann, selbst wenn die Abrechnungsfrist bereits verstrichen ist.



Gartenpflege in der Nebenkostenabrechnung

Welche Gartenpflegekosten kann der Vermieter umlegen?

Eine oftmals strittige Position in der Nebenkostenabrechnung sind die Kosten für die Gartenpflege. Ein Streitpunkt hierbei besteht in der Frage, welche Arbeiten der Vermieter auf die Mieter umlegen darf. Müssen die Mieter beispielsweise für die Fällung eines morschen Baumes aufkommen? Was gilt für die Anschaffung neuer Gartengeräte? MINEKO zeigt im Folgenden einige Kostenarten auf und erläutert deren Umlagefähigkeit.

Wann sind Kostenpositionen umlagefähig?

Grundsätzlich kann der Vermieter bei einer entsprechenden Vereinbarung im Mietvertrag die anfallenden Kosten für die Bewirtschaftung eines Gartens auf die jeweiligen Mieter verteilen. Die Charakteristik der umlagefähigen Nebenkosten besteht darin, dass diese regelmäßig und fortlaufend anfallen. Aber besonders in Bezug auf die Gartenpflege ist die Einteilung einmalige Kosten/regelmäßige Kosten bzw. periodisch/nicht periodisch ein mitunter nicht eindeutig zu klärender Streitpunkt, weshalb es hier zu widersprechenden Gerichtsurteilen kommen kann.

Baumschnitt, Sturmschäden, Erneuerung

Geht es um Schnittarbeiten bei Bäumen oder Hecken, so fallen diese zwar nicht jedes Jahr, so aber doch in regelmäßigen Abständen an. Dementsprechend sind diese Arbeiten typisch für die Gartenpflege müssen nicht vom Vermieter allein getragen werden. Wird dagegen ein Baum gefällt, stellt dies einen einmaligen Akt dar. Baumfällung dient außerdem der Instandhaltung der Anlage dient, sollte der Baum morsch und demnach nicht verkehrssicher sein. Instandhaltungskosten zählen nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Es sei denn, der Baum wird ersetzt. Diesbezüglich ist in der Betriebskostenverordnung festgelegt, dass Kosten für die Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen auf die Mieter umgelegt werden können. Darunter ist die Entfernung von Pflanzen und Sträuchern zu verstehen, welche im Anschluss durch neue Pflanzen ersetzt werden. Der neue Gartenzaun wird dagegen als Instandsetzungsmaßnahme eingestuft. Erneuerung umfasst aber nicht die Anlage eines komplett neuen Gartens. Wird überhaupt erstmals ein Garten in einem Mietobjekt angelegt, so dient dies der Ermöglichung eines vertragsmäßigen Gebrauchs der Mietsache. Als einmalige Maßnahme ist also die Erstausstattung eines Gartens nicht umlagefähig. Bei der Anschaffung von Gartengeräten gilt dies ebenso, auch wenn es sich um die Besorgung von Ersatzgeräten handelt. Nur in Ausnahmefällen kann eine Ersetzung defekter Geräte von den Mietern mitgetragen werden. Etwas komplizierter gestaltet sich die Situation, wenn der Garten aufgrund eines Sturms verwüstet wurde und neu hergerichtet werden muss. Bei der Erneuerung von Pflanzen ist es nicht von Belang, weshalb diese ersetzt werden müssen. Zudem ist zu klären, inwiefern Sturmschäden regelmäßig auftreten. Hier gibt es je nach Region Unterschiede.

 

Betriebskostenabrechnung mit Kuli

Umlage nach Personenmonaten

Wenn es um die Wahl des Verteilerschlüssels geht, nach dem der Vermieter die anfallenden Nebenkosten auf die einzelnen Mieter umlegt, stehen ihm verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Als Verteilerschlüssel können beispielsweise die Wohnfläche, die Personenanzahl, Mieteigentumsanteile oder auch Wohneinheiten dienen. Welcher Verteilerschlüssel bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung angewandt wird, ist im Mietvertrag festgelegt. Wenn nichts vereinbart ist, gilt automatisch die Wohnfläche. Im Folgenden stellen wir eine weitere Option vor, die Nebenkosten verteilen: die Personenmonate bzw. Personentage.

Was sind Personenmonate?

Wenn als Verteilerschlüssel Personenmonate verwendet werden, dann wird die Anzahl der Personen, die eine Wohnung bewohnen ins Verhältnis zu den restlichen Hausbewohnern gesetzt. Hinzu kommt der Zeitaspekt, da bei Personenmonaten auch berücksichtigt wird, wie lange die Mieter das Mietobjekt bewohnen. Die Anzahl der Bewohner wird mit der Anzahl der Monate multipliziert. Bei Personentagen erfolgt die Rechnung dementsprechend mit der Anzahl der Tage, während derer die Mieter sich in der Wohnung aufhalten. So gelten für einen Mieter, der während des gesamten Abrechnungszeitraums allein wohnt, 12 Personenmonate oder 365 Personentage. Bei zwei Mietern verdoppeln sich die Angaben entsprechend. In der Nebenkostenabrechnung werden dann die gesamten Personenmonate aufgeführt. Wenn jedoch unterjährig Ein- oder Auszüge stattfinden, muss das in der Rechnung berücksichtigt werden. Zieht der Lebensgefährte beim Mieter zum 01.04. ein (für den Fall, dass der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr entspricht), so sind in der Abrechnung schließlich 21 Personenmonate anzugeben.

Welche Vor- und Nachteile hat die Umlegung nach Personenmonaten

Der Sinn hinter der Verteilung der Kosten nach Personentagen bzw. -monaten liegt darin, dass der Fakt, dass mehr Personen einen höheren Verbrauch verursachen, Berücksichtigung findet. Über den Zeitaspekt der Nutzungstage sollen die verschiedenen Verbräuche der einzelnen Bewohner Beachtung finden. Es wird betont, dass für die Ermittlung der Monate bzw. Tage nicht die Registrierung beim Einwohnermeldeamt maßgeblich ist, sondern die tatsächliche Nutzung durch den Mieter, wobei Besuch nicht mitgerechnet wird, selbst bei längerem Aufenthalt. Da dieser Umstand für Vermieter oft einen hohen Aufwand verursacht, kann er mit den Mietern vereinbaren, dass die Registrierung als Orientierungspunkt gewählt wird. Doch nicht nur dieser Aspekt stellt für Vermieter einen Nachteil dar, wenn sie sich für eine Umlegung nach Personenmonaten entscheiden. So ist dieser Verteilerschlüssel per se mit großem Aufwand für den Vermieter verb unden, da dieser stets kontrollieren muss, wie viele Personen sich wie lang im Mietobjekt aufgehalten haben, da jeder Ein- bzw. Auszug neue Zahlen verursacht. Eine Umlage nach Personenmonaten muss zudem ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart worden sein. Um den formellen Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung zu genügen, reicht es aus, dass der Vermieter in der Abrechnung den Verteilerschlüssel Personenmonate oder Personentage benennt. Es ist nicht erforderlich, mitzuteilen, mit wie vielen Personen und welchem Zeitraum gerechnet wurde.

Mehrparteienhaus

Verteilerschlüssel Teil 3: Wohneinheiten

Vermieter müssen in einer Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar angeben, wie die Rechnung vorgenommen wurde. Dies geschieht über die Verwendung von Verteilerschlüsseln. Welcher Verteilerschlüssel gewählt wird, hängt von den Bestimmungen des Mietvertrags ab. Möglich ist zum Beispiel die Umlage nach Wohneinheiten. Wie diese Berechnung funktioniert und ob sie zu empfehlen ist, erfahren Sie im Folgenden.

Voraussetzungen und Berechnung

Grundsätzlich gilt, dass der Vermieter die Nebenkosten nur dann nach Wohneinheiten verteilen kann, wenn dies im Mietvertrag entsprechend geregelt ist. Voraussetzung dafür ist, dass überhaupt vereinbart wurde, dass der Mieter für regelmäßig anfallende Nebenkosten aufkommt. Erst wenn eine solche Umlagevereinbarung besteht, können Vermieter und Mieter sich auf einen Verteilerschlüssel wie die Umlage nach Wohneinheiten einigen. Hierbei ist die Angabe, um wie viele Wohneinheiten es sich handelt, unentbehrlich, damit die Klausel wirksam ist. Bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung erfolgt die Berechnung folgendermaßen: Die Gesamtkosten werden durch die Anzahl der Wohneinheiten geteilt. Dabei muss klar erkennbar sein, dass nach Wohneinheiten umgelegt wurde. Des Weiteren muss die Anzahl der Wohnungen in der Abrechnung genau angegeben werden. Jedoch ist zu beachten, dass der Verteilerschlüssel nur für verbrauchsunabhängige Kostenpositionen vereinbart werden kann, da laut den Bestimmungen der Heizkostenverordnung die Kosten für Heizung und Warmwasser zum Teil nach der Wohnfläche und zum Teil nach Verbrauch umgelegt werden müssen.

Wann lohnt sich eine Verteilung nach Wohneinheiten?

Für Vermieter ist der Umlageschlüssel Wohneinheit mit wenig Aufwand aufgrund der unkomplizierten Berechnung verbunden. Er birgt allerdings auch einige Risiken. So kann die Abrechnung nach Wohneinheiten mitunter einige Mieter benachteiligen. Dies liegt dann vor, wenn sich die Wohnungen sowohl in der Größe als auch in der Belegung stark unterscheiden. Dementsprechend zahlt ein Singlehaushalt in einem Ein-Zimmer-Apartment genauso viele Nebenkosten wie eine Familie, die vier oder mehr Zimmer bewohnt. Insofern ist es plausibel, dass die Verteilung nach Wohneinheiten nur bei den verbrauchsunabhängigen Kosten anwendbar ist. Um nicht den Unmut der einzelnen Mieter auf sich zu ziehen, ist eine Umlage nach Mietparteien nur dann für Vermieter empfehlenswert, wenn die Wohnungen vergleichbar sind. Das betrifft zum einen die Wohnfläche der jeweiligen Mietobjekte als auch die durchschnittliche Belegung sowie die Ausstattung der Wohneinheiten. Zudem eignet sich dieser Verteilerschlüssel für Häuser, die aus wenigen Wohnungen bestehen.

Bewohner einer Wohngemeinschaft

Verteilerschlüssel Teil 2: Personenanzahl

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter stets angeben, wie er die Gesamtkosten auf die einzelnen Mieter verteilt. Diesbezüglich kann er aus mehreren Optionen  den sogenannten Umlage- oder Verteilerschlüssel wählen. Grundsätzlich sind die Nebenkosten nach der Wohnfläche umzulegen, es sei denn, Mieter und Vermieter haben etwas anderes vereinbart. Eine andere Variante besteht in der Rechnung mit der Personenzahl. Wir zeigen im Folgenden, was es bei diesem Verteilerschlüssel zu beachten gilt und welche Vor- und Nachteile er birgt.

Verteilung nach Personen muss vereinbart sein

Die Umlage der Nebenkosten nach der Anzahl der Personen pro Wohnung ist nur zulässig, wenn diese im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurde. Ein Grund für die Wahl dieses Verteilerschlüssels kann darin bestehen, dass dieser mitunter gerechter sein kann, da mehr Personen zwangsweise für einen höheren Verbrauch sorgen und beispielsweise mehr Müll verursachen. Dies kann mithilfe der Wohnfläche nur bedingt erfasst werden. Andererseits gibt es Kostenpositionen in den Nebenkosten, die unabhängig von der Anzahl der Personen anfallen. Dazu zählen zum Beispiel die Versicherungen oder die Grundsteuer. Als Gesamtverteiler wird die Personenzahl des gesamten Hauses verwendet, durch die Gesamtkosten dividiert werden. Anschließend wird der errechnete Betrag mit der Anzahl der Personen der betreffenden Mietwohnung multipliziert, sodass der jeweilige Anteil pro Wohnung ermittelt werden kann. Aus der Nebenkostenabrechnung muss genau hervorgehen, mit wie vielen Personen er gerechnet hat. Ist das nicht der Fall, kann dies einen formellen Fehler in der Nebenkostenabrechnung darstellen und zur Unwirksamkeit einer etwaigen Nachforderung führen.

Ermittlung der Personenanzahl

Die große Hürde für Vermieter bei der Verteilung der Nebenkosten nach Personen besteht in der zuverlässigen Ermittlung der Personen, die das Mietobjekt bewohnen. Dabei ist es mitunter nicht leicht, zu bestimmten, wer als Bewohner zu zählen ist. Selbstverständlich sind zunächst alle Mieter, Untermieter und Bewohner, die nicht im Mietvertrag stehen, in der Rechnung zu berücksichtigen. Auch kleine Kinder und Säuglinge zählen als ganze Personen. Besucher sind auszulassen, selbst wenn diese sich für längere Zeit in der Wohnung aufhalten.
Im Hinblick auf die Personenzahl müssen ebenso vorübergehende Bewohner gezählt werden oder Personen, die während des Abrechnungszeitraums ein- bzw. ausgezogen sind. Das kann der Fall sein, wenn ein Mieter seinen Lebenspartner in die Wohnung mitaufnimmt. Hieraus ergibt sich ein großer Nachteil für Vermieter. Wenden diese den Verteilerschlüssel an, müssen sie ständig die genaue Anzahl der Bewohner des Hauses bzw. der jeweiligen Wohnungen im Auge behalten, was mehr Aufwand verursacht als beispielsweise die Berechnung nach der Wohnfläche. Zudem ist die Fehlerwahrscheinlichkeit ungleich höher. Zudem ist der Vermieter in der Beweispflicht, sollte der Mieter bestreiten, dass der verwendete Personenschlüssel der tatsächlichen Anzahl der Bewohner entspricht.

Grundriss

Verteilerschlüssel Teil 1: Wohnfläche

In den meisten Nebenkostenabrechnungen werden die Gesamtkosten mithilfe der Wohnfläche auf die jeweiligen Mieter verteilt. Dass dieser Verteilerschlüssel der Regelfall ist, kann einerseits darin begründet sein, dass er mitunter als gerecht angesehen wird, da eine größere Wohnung auch höhere Kosten in der Nutzung verursacht. Andererseits kommt die Umlage nach der Wohnfläche immer dann zum Tragen, wenn im Mietvertrag keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde. Erfahren Sie im Folgenden, wie die Verteilung nach der Wohnfläche funktioniert und was dabei beachtet werden muss.

Wie wird die Wohnfläche ermittelt?

Welche Wohnfläche vom Vermieter bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung zugrunde gelegt wird, ist zunächst davon abhängig, was im Mietvertrag festgehalten worden ist. Die Wohnfläche, die hier angegeben ist, muss vom Vermieter angewendet werden bei der Berechnung der Kosten je Mieter. Das gilt auch dann, wenn die tatsächliche Fläche von der vereinbarten abweicht. Wie die Wohnfläche ermittelt wird, ist in der Wohnflächenverordnung geregelt. Demnach gehören zur Wohnfläche die Grundflächen alle Räume, die ausschließlich der betreffenden Wohnung zugeordnet werden. Besonderheiten sind jedoch bei Balkonen, Terrassen und Dachschrägen zu beachten.

Die Wohnfläche in der Nebenkostenabrechnung

Wird die Wohnfläche als Verteilerschlüssel angewendet, so muss die Gesamtwohnfläche ins Verhältnis zu der Wohnfläche der betreffenden Wohnung gesetzt werden. Die angefallenen Nebenkosten werden dazu zunächst durch die Wohnfläche des gesamten Hauses geteilt. Im nächsten Schritt wird das Ergebnis mit der Fläche der jeweiligen Wohnung multipliziert, um so den entsprechenden Anteil des Mieters zu ermitteln. Für Vermieter gilt es zu beachten, dass beide Flächen in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt werden müssen. Diese Angaben sind von Belang, um die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung zu gewährleisten. Fehlen diese Informationen, kann dies einen formellen Fehler darstellen, wodurch der Vermieter keine Nachforderung geltend machen kann. Dies ist dann der Fall, wenn die Verteilung der Kosten und somit der Rechenweg nicht mehr nachvollzogen werden können seitens des Mieters.

Besonderheiten der Umlage nach Wohnfläche

Die Berechnung der Nebenkosten anhand der Quadratmeterzahl wird als gerecht betrachtet, da für Mieter einer größeren Wohnung höhere Nebenkosten anfallen als für Mieter einer vergleichsweise kleinen Wohnung. Diese Aussage trifft jedoch unter der Voraussetzung zu, dass die Anzahl der Personen in dem Mietobjekt annähernd vergleichbar ist. Der Vergleich hinkt zum Beispiel, wenn ein Mehrpersonenhaushalt eine kleinere Wohnung bewohnt als ein Single-Haushalt. Dabei ist der Vermieter nicht verpflichtet, die Kosten möglichst gerecht zu verteilen. Er kann aus verschiedenen Umlageschlüsseln wählen, wobei auch Kombinationen denkbar sind.

Nebenkostenabrechnung mit Kuli und PC

Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aufgebaut sein?

In einer Vielzahl von Prüfungen konnten die Experten von MINEKO feststellen, dass Vermietern und Abrechnungsfirmen bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen immer wieder gravierende Fehler unterlaufen, welche sowohl formeller als auch materieller Natur sein können. In einigen Fällen sind die Abrechnungen unvollständig und enthalten somit nicht alle Bestandteile, die eine Betriebskostenabrechnung aufweisen muss. Daher informieren wir im Folgenden über den grundsätzlichen Aufbau und die Elemente, die in einer Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden sollten.

Das Anschreiben

Für Mieter ist vor allem von Interesse, ob ihnen nach Abrechnung der Nebenkosten ein Guthaben zusteht oder ob sie eine Nachzahlung leisten müssen. Diese Information findet sich üblicherweise bereits zu Beginn einer Betriebskostenabrechnung im Anschreiben des Vermieters, mit welchem er die Mieter über die erfolgte Abrechnung informiert und das Gesamtergebnis für den jeweiligen Mieter ausweist. Des Weiteren müssen folgende Punkte in einem solchen Anschreiben vermerkt sein:

  • Abrechnungsdatum
  • Mietvertragsnummer
  • Abrechnungszeitraum
  • Mietobjektnummer
  • Adresse des Mietobjekts inklusive Wohngeschoss

Abrechnung der kalten Betriebskosten

Unter die sogenannten kalten Betriebskosten fallen all diejenigen Kostenpositionen, welche nicht die Heizkosten inklusive Warmwasser betreffen. Eine Aufstellung dieser Positionen ist ein essenzieller Bestandteil einer Nebenkostenabrechnung. Hierbei müssen die jeweiligen Gesamtkosten für die einzelnen Positionen aufgelistet werden. Im Anschluss müssen die Kosten auf den einzelnen Mieter verteilt und so dessen Anteil an den Gesamtkosten ermittelt werden. Dies geschieht über die Verwendung von Verteilerschlüsseln. Hierbei muss sowohl der Gesamtverteiler (z.B. Wohnfläche des gesamten Hauses) als auch der Einzelverteiler (z.B. Wohnfläche des jeweiligen Mieters) angegeben werden. Die Aufstellung der kalten Betriebskosten kann tabellarisch erfolgen, um dem Mieter einen besseren Überblick über den Rechenweg zu verschaffen.

Heizkostenabrechnung

Alle Positionen, die den warmen Betriebskosten zugeordnet werden, erscheinen mitunter in einer separaten Heizkostenabrechnung, welche häufig von externen Abrechnungsfirmen erstellt wird. In dieser werden ebenso wie bei den kalten Betriebskosten die Gesamtkosten für jede Position aufgeführt und die Errechnung des Kostenanteils des betreffenden Mieters mithilfe der Verteilerschlüssel. Hierbei gilt es jedoch, zu beachten, dass bei den Heiz- und Warmwasserkosten eine Aufteilung nach Grund- und Verbrauchskosten erfolgt. Nach welchen Maßstäben diese Verteilung vorgenommen werden muss, ist in der Heizkostenverordnung geregelt. Sind alle genannten Bestandteile in einer Nebenkostenabrechnung enthalten, so ist dies noch keine Garantie dafür, dass diese fehlerfrei ist. Wenn Sie sich unsicher darüber sind, ob Ihre Betriebskostenabrechnung korrekt ist, so können Sie diese bei MINEKO prüfen lassen.

Abrechnung mit Geldscheinen, Taschenrechner und Kuli

Wann kann der Abrechnungszeitraum geändert werden?

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung gilt für Vermieter grundsätzlich: Die Nebenkosten müssen einmal pro Jahr abgerechnet werden. Demnach muss sich die Betriebskostenabrechnung auf einen Zeitraum von zwölf Monaten beziehen. Das beudetet nicht, dass der Abrechnungszeitraum einem Kalenderjahr entsprechen muss. Er kann z.B. auch von Juni eines Jahres bis Juli des nächsten gehen, wichtig sind die zwölf Monate. Weicht der in der Nebenkostenabrechnung angegebene Abrechnungszeitraum von dieser Vorgabe ab, ist also länger oder kürzer als zwölf Monate, so stellt dies einen formellen Fehler in einer Abrechnung dar. Ein falsch gewählter Abrechnungszeitraum gehört sogar zu den häufigsten Fehlern, die MINEKO bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung ausweist. Dennoch ist es in seltenen Fällen möglich, Änderungen an der Abrechnungsperiode vorzunehmen. Wir zeigen im Folgenden, unter welchen Umständen der Abrechnungszeitraum verändert – also verkürzt bzw. verlängert werden kann – und was Vermieter und Mieter in solchen Situation beachten sollten.

Voraussetzungen für eine zulässige Änderung

Zunächst gilt es, in Bezug auf den Abrechnungszeitraum zwischen Länge und Lage zu unterscheiden. Die Länge betrifft die Dauer und diese beträgt laut gesetzlichen Vorgaben stets ein Jahr. Die Lage des Abrechnungszeitraums kann dem Kalenderjahr entsprechen, dies ist jedoch, wie schon erläutert, nicht zwingend. Beginn und Ende können im Mietvertrag vereinbart werden. Zudem ist es möglich, für verschiedene Positionen eine jeweils andere Lage zu bestimmen. So kann der Abrechnungszeitraum beispielsweise für die kalten Betriebskosten zu einem anderen Zeitpunkt beginnen als für die Heizkosten.

Vermieter können unter bestimmten Bedingungen die Lage verändern. Dazu muss das Einverständnis aller Mieter eingeholt werden. Wenn die Veränderung des Abrechnungszeitraums für die Nebenkosten jedoch einseitig vom Vermieter vorgenommen wird, müssen sogenannte sachliche Gründe vorliegen, damit die Umstellung der Lage rechtens ist. Ein solcher Grund kann in der zeitlich einheitlichen Abrechnung verschiedener Nebenkostenpositionen liegen. Des Weiteren zählt der Einbau von Messgeräten als sachlicher Grund. Außerdem besteht die Möglichkeit, über eine Veränderung den Abrechnungszeitraum an den Zeiträumen auszurichten, die die Dienstleister für ihre Abrechnungen ansetzen. Für den Vermieter kann ein weiterer Grund darin bestehen, den Abrechnungszeitraum für alle Mieter zu vereinheitlichen. Was jedoch nicht als vernünftiger Grund für eine Änderung der Lage akzeptiert wird, ist zum Beispiel ein Vermieterwechsel. Ebenso unzulässig ist eine Änderung aufgrund von Willkür. Wenn eine zulässige Änderung der Lage des Abrechnungszeitraums aus sachlichen Gründen erfolgt, so muss dies den Mietern mitgeteilt werden. Dabei haben die Mieter das Recht auf Auskunft über die Veränderung selbst, wann diese stattfinden wird, aus welchem Grund und wie in der Übergangszeit während des sogenannten Rumpfzeitraums abgerechnet wird.

Verlängerung oder Verkürzung?

Wird die Lage des Abrechnungszeitraums verändert, so ist der Zeitraum, der davor lag oder danach kommt naturgemäß länger oder kürzer als zwölf Monate. Eine dauerhafte Verlängerung des Abrechnungszeitraums ist grundsätzlich sehr schwer durchzusetzen, da diese nachteilig für den Mieter ist und eine solche Absprache ungültig sein kann. Laut Rechtsprechung kann eine Verlängerung des Abrechnungszeitraums nur dann einmalig wirksam werden, wenn dessen Lage auf das Kalenderjahr umgestellt wird und dies mit der Zustimmung des Mieters geschieht. Eine Verkürzung der Länge kann gegebenenfalls auch ohne Erlaubnis des Mieters vorgenommen werden, wenn hierfür sachliche Gründe vorliegen, wie oben beschrieben. Allerdings hat ein verkürzter Abrechnungszeitraum eine mehrmalige Abrechnung der Nebenkosten zur Folge, was für Vermieter oftmals einen unerwünschten Mehraufwand darstellt.

Heizung Ablesung

Heizkosten: Ablesung der Zählerstände

Die Heizkosten tragen einen erheblichen Anteil an den Nebenkosten. Ein Grund dafür sind die steigenden Preise für Öl und Gas. Immer wieder ist die Heizkostenabrechnung Anlass für Konflikte zwischen Mietern und Vermietern. Dabei wird zirka jeder fünfte Streit vor Gericht ausgetragen. Ein Streitpunkt betrifft den Verbrauch, der Mietern häufig zu hoch erscheint. Ermittelt wird dieser über die Ablesung der Zählerstände. Im Folgenden zeigt MINEKO auf, was bei der Ablesung der Heizung zu beachten ist.

Wie wird gemessen?

In der Heizkostenverordnung ist vorgeschrieben, dass die Heiz- und Warmwasserkosten zumindest teilweise nach Verbrauch abgerechnet werden müssen. Um dies vornehmen zu können, ist eine Ermittlung des Verbrauchs über entsprechende Messgeräte notwendig. Diese können verschiedenster Art sein. Eine Möglichkeit stellen die sogenannten Verdunstungsmesser dar. Diese bestehen aus einem Glasröhrchen, welches Methylbenzoat enthält. Diese Flüssigkeit verdunstet bei Erwärmung der Heizkörper. Je mehr geheizt wird, umso stärker verdunstet die Flüssigkeit. Bei der Ablesung wird schließlich mithilfe einer Skala die Menge der verdunsteten Flüssigkeit und somit der Verbrauch an Heizenergie ermittelt.

Daneben können die Verbräuche in Bezug auf die Heizung mithilfe elektronischer Heizkostenverteiler erfasst werden, die eine genauere Messung ermöglichen. Unter diesen bieten die Funkmessgeräte den Vorteil, dass kein Ablesetermin mehr vereinbart werden muss. Der Funksender überträgt hierbei die gemessenen Daten an eine Zentrale im Haus. Der Ableser kann somit den Wert abfragen, ohne die Wohnungen der Mieter betreten zu müssen. In Bezug auf den Warmwasserverbrauch müssen zudem seit 2014 in jedem Haushalt Wärmemengenzähler vorhanden sein. Diese Pflicht besteht bei zentralen Warmwasserversorgungsanlagen. Mieter müssen im Übrigen die Installation von Messgeräten akzeptieren und ggf. Zutritt zu ihrer Wohnung gewähren.

Wann wird gemessen?

Einmal im Jahr steht er den meisten Mietern bevor: der Ablesetermin. Mieter sollten diesen ernst nehmen, denn der Ablesetermin zählt zu den vertraglichen Pflichten und ein Versäumnis kann teure Konsequenzen haben. In der Regel wird der Besuch des Ablesers zwei Wochen im Voraus angekündigt. Lässt der Mieter diesen Termin ohne eine Rückmeldung oder die Vereinbarung eines neuen Termins verstreichen, so ist der Vermieter berechtigt, einen zweiten oder ggf. dritten Folgetermin festzusetzen, dessen Kosten der Mieter tragen muss. Kann auch beim dritten Termin keine Ablesung stattfinden, so darf der Vermieter den Verbrauch anhand der Verfahren, welche laut Heizkostenverordnung zulässig sind, schätzen lassen.

Geldscheine, Heizungsregler und Grundriss

Die Bestimmungen der Heizkostenverordnung

Zu einer Nebenkostenabrechnung gehört neben den sogenannten kalten Betriebskosten ebenfalls die Abrechnung der Heizkosten. Wie diese zu erfolgen hat, ist in der Heizkostenverordnung festgehalten, welche bei den Prüfungen der Nebenkostenabrechnungen durch MINEKO stets als Grundlage dient. Die Verordnung existiert seit 1981, seit 2009 gilt eine erneuerte Fassung. Doch was beinhaltet die Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten, wie sie offiziell bezeichnet wird? Für wen gilt sie? MINEKO hat im Folgenden die wichtigsten Regelungen zusammengefasst.

Abrechnung der Heizkosten laut Heizkostenverordnung

Die Heizkostenverordnung stellt zwingendes Recht dar und steht über den Regelungen in Mietverträgen. Das bedeutet, dass mietvertragliche Paragraphen nicht von den Vorschriften der Verordnung abweichen dürfen. Diese ist somit vor allem für Vermieter bindend. Im Wesentlichen gibt die Heizkostenverordnung vor, wie die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten zu erfolgen hat. So müssen mindestens 50 Prozent und maximal 70 Prozent nach Verbrauch berechnet werden. Die übrigen 30 bis 50 Prozent können nach einem anderen Verteilerschlüssel wie der Wohnfläche umgelegt werden. Denkbar ist ebenso eine Verteilung des verbrauchsunabhängigen Anteils nach beheizter Wohnfläche. Demnach werden nur die Räume berücksichtigt, in denen sich Heizkörper befinden.

Ermittlung des Verbrauchs

Um verbrauchsabhängig abzurechnen, muss der individuelle Verbrauch der Mieter über entsprechende Messgeräte erfasst werden. Mögliche Geräte sind elektrische Heizkostenverteiler, Wärmezähler oder Verdunstungsgeräte. Von den Heizkosten getrennt erfasst wird der Energieanteil, der zur Warmwasseraufbereitung verwendet wird. Hierzu lautet eine entsprechende Vorschrift, dass seit 2014 Wärmemengenzähler installiert sein müssen, um die Energie für Warmwasser separat erfassen zu können.

In manchen Fällen kann der Energieverbrauch nicht erfasst werden. Ursachen hierfür können nicht eingehaltene Ablesetermine seitens des Mieters oder technische Defekte an den Messgeräten sein. Liegen derartige Sonderfälle vor, ist es zulässig, dass der Vermieter den Verbrauch schätzen lässt. Dazu muss er sich jedoch an eine Auswahl von Verfahren halten, die in der Heizkostenverordnung festgelegt sind. So kann er für die Verbrauchsermittlung beispielsweise vergangene Abrechnungsperioden heranziehen, in denen ähnliche Witterungsbedingungen vorlagen. Weiterhin ist eine Orientierung anhand des Durchschnittsverbrauchs des gesamten Wohnhauses möglich. Ebenso ist ein Abgleich mit ähnlichen Räumen von Nachbarn zulässig. Es gilt bei der Schätzung zu beachten, dass für diese nicht die ortsüblichen Durchschnittskosten zurate gezogen werden dürfen. Des Weiteren darf der geschätzte Anteil nicht mehr als 25 Prozent des gesamten Verbrauchs betragen, der restliche Anteil muss nach einem anderen Umlageschlüssel abgerechnet werden.

Nachbarn sitzen über ihrer Nebenkostenabrachnung

Einsicht in die Nebenkostenabrechnung der Nachbarn

Wenn Mieter vermuten, dass ihre Nebenkostenabrechnung Fehler enthält, können sie diese unter anderem durch MINEKO auf ihre kalkulatorische Richtigkeit prüfen lassen und so beispielsweise feststellen lassen, ob alle aufgeführten Kostenpositionen wirklich umlagefähig sind oder ob der richtige Verteilerschlüssel angewendet wurde. Darüber hinaus haben die Mieter selbst die Möglichkeit, ihre Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Schließlich ist der Vermieter verpflichtet, die Abrechnung so zu erstellen, dass ein Laie diese verstehen und auch die Rechnungen nachvollziehen kann. Ein möglicher Weg führt über die Abrechnung der Nachbarn.

Belegeinsicht und Verbrauch der Nachbarn

Jeder Mieter hat das Recht, bei seinem Vermieter Einsicht in die Originalbelege zu nehmen, um selbst die Nebenkostenabrechnung prüfen zu können. Allerdings ist der Vermieter nicht verpflichtet, von sich aus Belegeinsicht zu gewähren. Dennoch muss er einer entsprechenden Aufforderung durch den Mieter nachkommen. Unklarheiten bestehen häufig in Bezug auf die Heizkosten und den Verbrauch. Wenn mehrere Parteien in einem Haus wohnen, gibt der Vermieter in der Regel den gesamten Verbrauch an Energie für die Heizung an und den Einzelverbrauch des betreffenden Mieters. Dieser kann somit aber noch nicht prüfen, ob sein Anteil korrekt, da er keinen Zugriff auf den Verbrauch der anderen Mieter hat. Um diesen zu ermitteln, kann er zunächst die Nachbarn befragen und so in Erfahrung bringen, welchen Anteil diese an den Verbrauchskosten haben. Zusätzlich kann er vom Vermieter verlangen, dass dieser ihm Einsicht in die Verbräuche der Nachbarn gewährt. Dies ist allerdings nur auf Nachfrage seitens des Mieters möglich. So kann dieser überprüfen, ob sein angegebener Anteil korrekt ist. Verweigert der Vermieter dem Mieter den Zugang zu den entsprechenden Informationen, so kann dies dazu führen, dass der Mieter unter bestimmten Umständen keine Nachzahlungsforderung oder nur einen Teil dieser leisten muss.

Datenschutz

Für den Fall, dass ein Mieter zur Überprüfung seiner Nebenkostenabrechnung die Verbrauchswerte zum Beispiel für die Heizung von seinen Nachbarn heranzieht, muss auf die jeweiligen Bestimmungen zum Datenschutz Rücksicht genommen werden. Zwar muss der Mieter nachvollziehen können, welcher Mieter in welcher Wohnung wie viel verbraucht hat. Dennoch ist es dem Vermieter im Zweifel erlaubt, bestimmte Stellen zu schwärzen. Dabei handelt es sich vor allem um personenbezogenen Daten und Angaben, die dem Datenschutz unterliegen.

Abrechnungsfrist versäumt? – Wann Vermieter keine Schuld trifft

Wenn es um die pünktliche Zustellung der Nebenkostenabrechnung geht, gibt es klare Vorschriften. Zum einen ist der Abrechnungszeitraum zu beachten, also die Zeitspanne, für welche die Nebenkosten berechnet werden. Diese beträgt 12 Monate, danach beginnt die Abrechnungsfrist. Innerhalb dieser Frist von ebenfalls zwölf Monaten muss der Vermieter dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zustellen. Erhält der Mieter diese nicht rechtzeitig, kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr geltend machen. Doch es gibt Ausnahmen. Erfahren Sie, in welchen Fällen der Vermieter eine verspätete Zustellung der Nebenkostenabrechnung nicht verantworten muss.

Vermieter verschuldet Verspätung nicht

Grundsätzlich gilt: Der Vermieter kann bei einer verspäteten Zusendung der Nebenkostenabrechnung weiterhin etwaige Nachzahlungen einfordern, wenn die Abrechnungsfrist nicht durch eigenes Verschulden versäumt wurde. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn dem Vermieter der Grundsteuerbescheid erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist zugestellt wird. Es besteht ebenso die Möglichkeit, dass das Energieversorgungsunternehmen seine Abrechnung erst verspätet übersendet. Weiterhin kann der Vermieter eine Nachzahlung verlangen, wenn die Zustellung nicht rechtzeitig erfolgt, weil der Mieter umgezogen ist, ohne eine neue Adresse anzugeben. Unter Umständen muss der Vermieter das Verstreichen der Abrechnungsfrist auch dann nicht verantworten, wenn es zu Problemen oder Ausfällen mit der elektronischen Datenverarbeitung kommt. Diese müssen allerdings unvorhersehbar geschehen und mit zumutbaren Maßnahmen nicht behebbar sein.

Wird die Abrechnungsfrist durch Verschulden sogenannter Erfüllungsgehilfen versäumt, trägt dennoch der Vermieter die Verantwortung. Erfüllungsgehilfen sind dritte Personen, die der Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beauftragt. Dazu gehören zum Beispiel Messdienstfirmen oder Wohnungsverwalter. Handelt es sich jedoch um WEG-Hausverwalter und der Vermieter besitzt eine Eigentumswohnung, die er vermietet, so muss er in diesem Fall eine versäumte Abrechnungsfrist nicht verantworten, da WEG-Hausverwalter nicht zu den Erfüllungsgehilfen zählen.

Postzugang und Nachberechnungsfrist

Die Abrechnungsfrist ist dann eingehalten, wenn die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach dem entsprechenden Abrechnungszeitraum beim Mieter eingeht. Entscheidend ist hierbei der Tag, an dem die Abrechnung bei Mieter vorliegt, nicht der Tag, an dem der Vermieter die Übersendung bei der Post in Auftrag gibt. Dass es zu Verzögerungen auf dem Postweg kommen kann, muss der Vermieter mit einberechnen. Nur in Ausnahmefällen, die nicht vorhersehbar sind, hat er die verspätete Zustellung nicht zu verantworten. Für den Fall, dass das Verstreichen der Abrechnungsfrist nicht durch Verschulden des Vermieters erfolgt ist, gibt es eine Nachberechnungsfrist von drei Monaten. In dieser Zeit kann der Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellen und gegebenenfalls Nachzahlungen verlangen. In jedem Fall aber gilt: Der Vermieter muss nachweisen, dass die verspätete Zustellung nicht durch ihn verursacht wurde.