Fehler in den Nebenkosten - Top 10

Top 10 – Die häufigsten Fehler in den Nebenkosten

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Jedem Mieter wird nach dem Ende der Abrechnungsperiode jährlich seine Nebenkostenabrechnung vom Vermieter übermittelt.

Des Mieters jährliche Verbräuche bei Warmwasser und Heizung werden abgerechnet sowie sämtliche Kosten des Vermieters, um die Wohnanlage zu bewirtschaften.

Bei beiden werden die Beträge mit einem Verteilerschlüssel anteilig auf die Mieter umgelegt. Zumeist wird dort die Wohnfläche als Grundlage angewandt.

Die Abrechnung geschieht jedoch keineswegs fehlerfrei.

Trotz jahrelanger Praxis der Vermieter oder augenscheinlich professioneller Abrechnungsfirmen, die der Vermieter nutzt, wird eine Vielzahl von Nebenkostenabrechnungen fehlerbehaftet erstellt.

Sei es der Mensch, der bei der Erstellung Berechnungsfehler macht, oder die Unwissenheit mancher Vermieter, welche Nebenkosten letztlich umlagefähig sind. Gründe gibt es viele für den Fehlerteufel in den Nebenkosten, doch meist muss der Mieter in den sauren Apfel der Nachzahlung beißen.

Die meisten Mieter nehmen hohe Beträge oder zweifelhafte Nebenkosten-Nachzahlungen einfach hin, sind unsicher, wie man sich bei Skepsis verhalten soll oder wissen nicht, welche Rechte sie im Falle einer falschen Nebenkostenabrechnung haben.

Doch welche Nebenkostenpositionen werden eigentlich am meisten falsch abgerechnet?

Unsere TOP 10 der Abrechnungsfehler

TOP 10 - Fehler in den Nebenkosten1. Die Fristen der Nebenkostenabrechnung werden nicht eingehalten.

Der Vermieter hat in diesem Falle die Abrechnungsfrist versäumt.

Nach Ende des Abrechnungszeitraums hat er 12 Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zu übermitteln.

Übertritt er diese Frist sind die Nachforderungen nicht mehr rechtswirksam.

2. Die Zahlung / Positionen der Betriebskosten wurde nicht genau im Mietvertrag vereinbart

Vor allem muss die Zahlung der Nebenkosten im Mietvertrag vereinbart sein.

Zudem müssen im Mietvertrag die einzelnen Kostenpositionen aufgeführt sein. Beinhaltet die Nebenkostenabrechnung Positionen, die der Vermieter im Mietvertrag vergessen hat im Vorfeld zu vereinbaren, sind diese Forderungen unwirksam.

3. Reparaturkosten im Haus wurden auf Mieter umgelegt

Die Reparaturkosten zählen, wie die Verwaltungskosten, nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten und sind mit der Miete bereits abgegolten.

Oftmals finden aber Mieter diese Nebenkostenposition nach einer eingehenden Prüfung in ihrer Abrechnung wieder oder zahlen bereits jahrelang aufgrund dieses Fehlers zu hohe Nebenkosten.

4. Kein Vorwegabzug von Gewerberäumen wurde vorgenommen

In vielen Wohnhäusern befinden sich neben privaten Mietern auch gewerblich genutzte Mietflächen. Diese haben in den meisten Fällen deutlich höhere Verbräuche als die normalen Mieter.

Nicht nur die Betriebskosten sind höher, sondern auch Müllaufkommen und Grundsteuer.

Damit bei anteilig umgelegten Nebenkosten die privaten Mieter nicht die übermäßig aufkommenden Kosten des Gewerbes mittragen müssen, hat bei einem deutlich erhöhten Verbrauch des Gewerbes ein Vorwegabzug der Kosten zu erfolgen.

Die Gewerbenutzer erhalten eine separate Abrechnung. Auch hier erfolgt die Trennung der privaten und gewerblichen Kosten durch den Vorwegabzug bei manchen Abrechnungen nicht und erzeugt somit vielerorts ungerechtfertigt hohe Nebenkostenabrechnungen.

5. Leerstandskosten wurden nicht vor der Abrechnung abgezogen

Auch in diesem Punkt muss der Vermieter die übrigen Mieter vor einer unnötigen Kostenposition bewahren.

Sollte eine Wohnung leer stehen fallen trotzdem laufende Kosten an. Diese hat der Vermieter aber selbst zu tragen und muss diese vor der Umlage aus der Abrechnung herausrechnen.
Sollten die Nebenkosten also Leerstandskosten enthalten wären sie fehlerhaft.

6. Kosten wurden umgelegt, die nicht zu Nebenkosten zählen

Hier fußt oft die Unwissenheit einiger Vermieter auf die unrichtige Umlage einiger Kosten.

Als Kategorie zusammengefasst, werden Aufwendungen für Instandhaltung, Bank- und Kontoführungsgebühren, Neuanlage von Teilen der Wohnanlage (wie Garten oder Teich) und einmalige Dachrinnenreinigung sowie diverse Versicherungsleistungen (beispielsweise Umweltschaden-, Mietausfall-, Rechtsschutzversicherung) nicht selten in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen.

Jedoch sind diese Beträge einzig vom Vermieter zu tragen und nicht durch den Mieter zu leisten. Sollte eine Prüfung die Umlage dieser Positionen aufdecken besteht Grund für einen Widerspruch.

7. Der Abrechnungszeitraum beträgt kein volles Jahr

Bei Mieterwechseln ist der Vermieter angehalten für den Vormieter und den nachfolgenden Mieter jeweils eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Dies führt zu einem Mehraufwand, möglicherweise zu einer Teilabrechnung, mindestens aber zu einer Zwischenablesung.

Ein Aufwand, den manche Vermieter nicht bereit sind zu leisten und die übrigen Monate des Nachfolge-Mieters in seine nächste Abrechnung mit aufnehmen.

Der Abrechnungszeitraum umfasst somit das ganze Folgejahr und die Monate (oder Wochen) des Einzugsjahres.
Das ist formell nicht korrekt und dem kann widersprochen werden.

8. Der Verteilerschlüssel wurde falsch angewendet oder falsch berechnet

Hier besteht ein sehr hohes Fehlerpotential. Zumeist wird die Wohnfläche als Grundlage des Verteilerschlüssels gewählt und dort gibt es viele Feinheiten, auf die der Vermieter achten muss.

Die Wohnflächenverordnung gibt zum Beispiel andere Regelungen an, als die DIN 277, wie mit bestimmten Orten in der Wohnung bei der Wohnflächenanrechnung zu verfahren ist.

Werden Fenstersimse, Dachschrägen, Balkone und Wintergärten richtig in die Wohnflächenberechnung miteinbezogen und wird überhaupt die richtige Quadratmeteranzahl der Mietwohnung zu Grunde gelegt?

Nicht nur ein Nachmessen kann zutage bringen, dass der Verteilerschlüssel fehlerhaft ist. Ein weiterer Fehlerteufel kann in der Anwendung des Verteilerschlüssels liegen.

Falsche Umrechnung der Anteile und einfache Rechenfehler sind nur einige Punkte, an denen die Korrektheit der Abrechnung scheitern kann.

9. Verwaltungskosten wurden auch auf die Mieter umgelegt

Hier gilt das Gleiche, wie bei den Reparaturkosten:

Die Verwaltungskosten dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden und sollten diese in den Nebenkosten auftauchen ist das als klarer Fehler – ein Widerspruchsgrund.

10. Keine einheitliche Abrechnung

In der Nebenkostenabrechnung legt der Vermieter einen Verteilerschlüssel zugrunde, um die anteiligen Kosten für jeden Mieter abzugrenzen.

Hierbei kann beispielsweise ein individueller Verbrauchszähler zu Fehlern führen.

Mittels dieses Mieter-eigenen Verbrauchszählers darf nur verbrauchsabhängig abgerechnet werden, sofern jede Mietpartei einen solchen besitzt. In jedem anderen Falle müssen die Gesamtkosten durch einen Verteilerschlüssel ermittelt werden.

Nicht selten vermischen Vermieter verbrauchsabhängige und verbrauchunabhängige Kostenermittlung und erhalten somit falsche und nachteilige Werte für manche Mietparteien.

In der Nebenkostenabrechnung muss stets eine Methode durchgängig verwendet werden, eine Mischung von verschiedenen Verteilerschlüsseln oder Abrechnungsgrundlagen ist nicht legitim.
Auch hier besteht für den Mieter ein Grund zum Widerspruch.

Oftmals sind jedoch diese komplexen Sachverhalte und genauen Fehlerschlüssel für viele Mieter nicht auszumachen.

Hier kann eine Prüfung weiterhelfen und mögliche Fehler in den Nebenkosten offenbaren.

Ungültige Mietvertragsklauseln im Mietvertrag

Unzulässige Mietvertragsklauseln zur Nebenkostenabrechnung

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Ist ein Mietvertrag erst einmal unterschrieben, gehen Mieter meist davon aus, dass der Inhalt dieses Vertrages und Vereinbarungen über die Nebenkosten auch rechtlich bindend sind. Dies ist jedoch nicht immer der Fall und so kann auch die Nebenkostenabrechnung stark von der Gültigkeit oder Ungültigkeit einzelner Klauseln beeinflusst werden. Die Gültigkeit bzw. Ungültigkeit verschiedener Klauseln bestimmt im Zweifelsfall der Gesetzgeber und kann so, gerade bei Formularmietverträgen, durch diverse Gesetze Klauseln als unwirksam festlegen. Hierbei ist besonders der Schutz des Mieters vor unangemessener Benachteiligung im Blickfeld des Gesetzgebers. Aber selbst Vermieter nehmen unwirksame Klauseln nicht immer bewusst in den Mietvertrag mit auf, denn im Dschungel der Gesetze kann man schnell den Überblick verlieren und unwissentlich eine ungültige Formulierung oder die unmögliche Konstellation mancher Klauseln vertraglich versuchen zu vereinbaren. Welche möglichen unwirksamen Formulieren bezüglich der Nebenkosten und deren Abrechnung häufig auftreten, möchten wir in diesem Beitrag ein mal beleuchten.

Fehlerhafte Umlagevereinbarung

Generell muss die Übernahme der Nebenkosten durch den Mieter im Mietvertrag festgelegt sein, da andernfalls die Nebenkosten anteilig mit dem Mietzins als abgegolten anzusehen sind und tatsächliche Erhöhungen der Betriebskosten nicht mehr über die jährliche Betriebskostenabrechnung nachgefordert werden können.

Möchte der Vermieter die Nebenkosten auf den Mieter umlegen und beruft sich dabei auf den Paragraphen 27 der II. BV (Berechnungsverordnung), so ist die Klausel zur Umlage der Betriebskosten unwirksam. Denn im Januar 2004 wurde die BV durch die Betriebskostenverordnung (kurz BetrKV) abgelöst. Korrekt wäre also der Hinweis auf die BetrKV im Mietvertrag. Betriebskostennachforderungen sind daher nicht möglich, jedoch bleibt der im Mietvertrag festgelegte Betrag als Betriebskostenpauschale erhalten und muss gezahlt werden. Betriebskosten die nicht in der BetrKV aufgeführt, aber umgelegt werden sollen, müssen zusätzlich explizit im Mietvertrag als sonstige Betriebskosten aufgeführt werden.

Auch Formulierungen wie „der Mieter trägt die Nebenkosten“ oder „Nebenkosten für Fahrstuhl, Treppenreinigung, Hausmeister usw.“, sind ungültig, da der Mieter nicht klar darüber aufgeklärt, welche Kosten genau er zu tragen hat. Unwirksame Klauseln kann der Vermieter nachträglich nicht mehr abändern, um doch noch eine Umlagefähigkeit zu erwirken.

Nur umlegbare Betriebskosten sind auf den Mieter übertragbar

Unrechtmäßig ist auch die Übertragung von nicht umlagefähigen Nebenkosten auf den Mieter per Vertragsklausel , hierunter fallen z.B. Verwaltungskosten, Instandhaltungskosten, die Nutzerwechselgebühr oder Betriebskosten für leerstehende Wohnungen.

Auch eine Veränderung der gesetzlichen Fristen zur Anfertigung oder Zahlung der Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostennachforderungen via Vereinbarungen im Mietvertrag sind unwirksam.

Konkludentes Handeln bzw. konkludente Vertragsänderung

Gibt es eine ungültige Vertragsklausel in Hinsicht auf die Nebenkostenabrechnung im Mietvertrag, aber keine der beiden Vertragsparteien bemängelt bzw. bemerkt dies, kann es sich, wenn man über einen langen Zeitraum trotzdem seine Nebenkostenvorauszahlung leistet oder Nebenkostennachforderungen bezahlt, um eine konkludente Vertragsänderung handeln. Hierbei geht es nicht zwingend darum, den Mieter zu schädigen, sondern auch darum, dass der Vermieter seine Ansprüche, besonders aus älteren Mietverträgen, noch sichern kann.

Jedoch wird, um konkludentes Handeln zu beweisen, meist der Nachweis des Rechtsgeschäftswillens gefordert. Einige Gerichte sehen dies nicht gegeben, wenn dem Mieter die Unrechtmäßigkeit der Klausel nicht bewusst war. Hier empfiehlt es sich rechtlichen Rat einzuholen.

 

 

Mietvertrag mit Kuli und Schlüssel

Nebenkostenabrechnung im Untermietverhältnis

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Vermietet ein Mieter einen Teil seiner Wohnung unter, besteht zwischen dem Untervermieter und dem Untermieter keine Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Dies ergibt sich neben dem Gesetzt auch aus den Umständen eines Untermietverhältnisses. Die Nebenkosten, welche sich aus der Nutzung der Wohnung ergeben, müssen dem eigentlichen Vermieter immer vom Mieter und nicht vom Untermieter entrichtet werden, da der Vermieter gegen einen Untermieter keinen rechtlichen Anspruch auf Zahlung von Nebenkosten hat.

Vertrag nur zwischen Hauptmieter und Untermieter

Welche Nebenkosten im Mietverhältnis entstehen, muss der Untervermieter im Vertrag mit dem Untermieter klar festlegen und beziffern. Inwiefern der Hauptmieter mit seinem Untermieter die Zahlung der Miete bzw. der Nebenkosten regelt, hängt einzig allein vom Vertragsverhältnis, welches beide miteinander schließen ab. Hierbei wird in der Regel eine Warmmiete bzw. Inklusivmiete vereinbart da für eine genaue Abrechnung an sich der Einbau zusätzlicher Zähler notwendig wäre. Außerdem ist es gerade bei Untermietverhältnissen mit der Laufzeit von unter einem Jahr meist sehr mühselig, die Nebenkosten welche jeder zu tragen hat anteilig und gleichzeitig korrekt zu berechnen.

Bei längeren Untermietverhältnissen ist der einfachste Weg für die Aufteilung der Nebenkosten meist eine Umlage nach der bewohnten Quadratmeterzahl. Hierbei wird zwar der genaue Verbrauch der gemeinsam genutzten Räume wie Küche und Bad nicht berücksichtigt, jedoch werden bei diesem Verfahren speziell die Heizkosten, welche meist einen groß Teil der Nebenkosten ausmachen, möglichst fair verteilt.

Sollte der Einfachheit halber eine Pauschalmiete bestimmt worden sein, sollte der Untervermieter den Nebenkostenanteil welchen er pauschal auf den Untermieter umlegt einem fairen Anteil seiner eigentlichen Nebenkostenvorauszahlung an den Hauptvermieter entsprechen. Sollten die Nebenkosten trotzdem über den vorausgeleisteten Zahlungen liegen, muss der Hauptmieter in diesem Fall für jene selbst aufkommen. Aus diesem Grund ergibt sich für einen Untermieter meist nur wenig Motivation energiesparend zu leben, was sich für den Hauptmieter wiederum negativ auswirken kann.

Hauptmieter sollte sich absichern

Für den Fall dass genau dieses Szenario eintritt, können Hauptmieter und Untermieter in ihren Untermietvertrag eine Klausel einbeziehen, welche besagt dass bei steigenden Nebenkosten der Untermieter einen Teil dieser mitzutragen hat. Hierfür sollte in jedem fall ein feste Bezugsgröße gewählt werden, so dass es wenn es dazu kommt nicht zu Diskussionen kommt. Als feste Bezugsgrößen bieten sich neben der bewohnten Quadratmeterfläche auch der personenbezogene Verbrauch von Kalt- bzw. Warmwasser an.

Sollte der Vermieter, aufgrund eines Untermieters die Miete für den Hauptmieter erhöhen wollen, ist jener nur dazu berechtigt wenn es sich beim Untermieter wirklich um einen Außenstehenden und nicht um einen Ehe- oder Lebenspartner handelt. Bei Ehe- oder Lebenspartner ist eine Erhöhung der Miete nicht zulässig, da es sich hierbei nicht um ein Untermietverhältnis handelt.

 

Prüfung auf Legionellen im Trinkwasser

Legionellenprüfung in der Nebenkostenabrechnung

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Sie sind klein, geruchslos, geschmackslos und in den heimischen Duschen oft und gern zuhause. Jährlich erkranken in Deutschland schätzungsweise 20.000 bis 30.000 Menschen an Legionellen.

Legionellen in den heimischen Wasserleitungen

Legionellen (Legionella) sind eine Gattung stäbchenförmiger Bakterien, die sich im Süßwasser heimisch fühlen. Die Legionärskrankheit bzw. die Legionellose kann bei Menschen zu einer Lungenentzündung und anderen Erkrankungen der Atemwege führen. Übertragen werden Legionellen meist durch Tröpfcheninfektion.
Im Ausland und auf Reisen sind sich die meisten Menschen bewusst, dass das Trinkwasser mit Legionellen oder anderen gesundheitsgefährdenden Bakterien belastet sein kann. Hingegen kommt der Gedanke bei den heimischen Wasserleitungen deutlich seltener. Gerade in Altbauten mit älteren Wasserversorgungssystemen gibt es ein erhöhtes Vorkommen jener Bakterien. Aber auch Neubauten sind vor Legionellen nicht gefeit. Die Wohlfühl- und Vermehrungstemperatur liegt bei 25 bis 55 Gradcelsius. Wobei nicht das Wasser an sich die Gefahr birgt, sondern vielmehr der Wasserdampf. Denn hier ist das Bakterium übertragbar. Das Trinken von Legionellen kontaminiertem Wasser ist recht unbedenklich.

Legionellen unterliegen der gesetzliche Prüfpflicht

Seit dem 01.11.2011 sind Vermieter verpflichtet, die Wassersysteme regelmäßig zu prüfen, um das Risiko einer Kontaminierung durch Legionellen zu senken. Nach der aktuellen Trinkwasserverordnung ist der Vermieter außerdem verpflichtet, alle 3 Jahre eine Prüfung des Wassers durchzuführen. Das beinhaltet durchaus auch die Wassersysteme. Die Prüfergebnisse haben nach spätestens 2 Wochen beim hiesigen Gesundheitsamt vorzuliegen, wo sie für 10 Jahre archiviert werden müssen.

Wer muss was wann prüfen?

Legionellenprüfung durch WasserentnahmeIn der Prüfpflicht stehen Vermieter und öffentliche Einrichtungen, in denen geduscht werden kann oder muss. Außerdem muss immer dann kontrolliert werden, wenn eine Trinkwasserentnahme möglich ist und das Risiko einer Vernebelung des Trinkwassers besteht, das ist z.B. in Krankenhäusern, Kindergärten und Schulen der Fall.
Für Toilettenräume von Restaurants hingegen ist keine Prüfung vorgeschrieben, denn hier handelt es sich nämlich nicht um Trinkwasser, das zur Entnahme gedacht ist.
Großanlagen zur Trinkwassererwärmung unterliegen natürlich generell einer Prüfpflicht. Es handelt sich hierbei um Anlagen die einen Inhalt von mehr als 400 Liter speichern oder aber zwischen dem Abgang und der Entnahmestelle mehr als drei Liter in mindestens einer Rohrleitung führen.

Alles Trinkwasser, welches der Öffentlichkeit zur Verfügung steht muss einmal pro Jahr geprüft werden (z.B. Schulen, Krankenhäuser, Kindergärten, Altenheime etc.). Hingegen wie schon einmal erwähnt, muss in Mietshäusern nur alle drei Jahre geprüft werden, wobei die erste Prüfung bis zum 31.12.2013 abgeschlossen sein musste. Nur ein akkreditiertes und vom Land gelistetes Labor darf die Untersuchung durchführen.

Ausnahmen bestätigen die Regel

Ein- und Zweifamilienhäuser mit Trinkwasseranlagen entsprechen nicht den Großanlagen der Trinkwassererwärmung und müssen daher keine Routineuntersuchung auf Legionellen durchführen. Ebenso sind Vermieter von dieser Vorschrift entbunden, wenn deren Trinkwasseranlage weniger als 400 Liter umfasst oder deren Haus nicht über eine zentrale Warmwasserbereitungsanlage verfügt. Mehrfamilienhäuser, die einzig und allein von dem Eigentümer bewohnt werden, bilden ebenfalls eine Ausnahme.
Eine Prüfung auf Legionellen empfiehlt sich aber auch in den Ausnahmefällen, ist jedoch wie aufgeführt nicht vorgeschrieben.

Legionellenprüfung positiv – Was kann man jetzt machen?

Geprüft wird in der Regel immer am Ende des längsten Leitungsstranges (z.B. im obersten Stockwerk eines Mietshauses). Ist das Untersuchungsergebnis positiv auf Legionellen, so müssen die Mieter zeitnah informiert werden (z.B. Aushang im Treppenhaus).
Je nachdem wie hoch die Kontaminierung ist, muss schnell gehandelt werden, da im Ernstfall ein Gesundheitsrisiko besteht. Das bedeutet für den Vermieter entweder

  • Eine mittelfristige Sanierung bei Werten von > 100 KBE/100 ml
  • Eine kurzfristige Sanierung bei Werten von > 1.000 KBE/ 100 ml
  • Bei einer extrem hohen Legionellenkonatminierung im Werteberreich von > 10.000 KBE/ 100 ml ist neben der Sanierung eine umgehende Gefahrenabwehr erforderlich zum Beispiel in Form einer Nutzungsbeschränkungen.

Legionellenkultur in der PrüfungKosten die dem Vermieter bei der regelmäßigen Überprüfung entstehen können auf den Mieter umgelegt werden. Der Grund dafür ist, dass es sich um regelmäßige Kosten handelt, da die Prüfung staatlich Verpflichtung ist. Voraussetzung für die Umlegbarkeit ist, dass Mieter und Vermieter sich im Mietvertrag klar auf die Umlegung der Betriebskosten auf den Mieter verständigt haben. Anfangs waren Mieterverbände noch strittig darüber ob die Prüfung auf Legionellen auf Mieter umlagefähig sei. Da es sich jedoch wie erwähnt um regelmäßige Kosten handelt, welche sich auf die Warmwasserbereitungsanlage beziehen, ist die Frage der Umlagefähigkeit mittlerweile klar beantwortet.
Eine Ausnahme gilt es hierbei zu beachten; wenn eine Inklusivmiete oder eine Nebenkostenpauschale vertraglich vereinbart wurde, können jene Kosten nicht auf den Mieter umgelegt werden.
Müssen aufgrund einer Kontaminierung Modernisierungen vorgenommen werden, so kann das für den Mieter eine Mieterhöhung bedeuten. Hingegen hat der Vermieter Instandhaltungskosten selbst zu tragen, welche in diesem Fall die regelmäßige Beschaffung drei neuer zusätzlicher Entnahmestellen für die Wasserproben bedeutet.
Neben dieser komplexen Kostenposition in der Nebenkostenabrechnung birgen auch viele weitere Nebenkosten ein hohes Fehlerpotential in der Abrechnung.
Selbst klare Indikatoren wie Verteilerschlüssel und Fristen werden nicht selten inkorrekt angewandt.

Strafen und Haftung

Handelt ein Vermieter fahrlässig oder gar vorsätzlich, in dem er seinen Mietern konterminiertes Wasser zur Verfügung stellt, so macht er sich strafbar und muss mit einem Bußgeld von bis zu 25.000€ rechnen. Der Mieter kann, sofern er erkrankt ist und nicht von den Gefahren ausreichend unterrichtet wurde Schmerzensgeld und/ oder Schadensersatz geltend machen.

 

 

Eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung kann Licht in das Dunkel bringen.