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Nach Ablauf eines Abrechnungsjahrs muss ein Vermieter, seinen Mietern eine Abrechnung der im vorherigen Jahr angefallenen Nebenkosten vorlegen. Voraussetzung dafür dass ein Vermieter Nebenkosten auf seine Mieter verteilen kann, ist dass beide Parteien im Mietvertag die Umlegbarkeit von Nebenkosten festgelegt haben und sich nicht auf eine Inklusivmiete oder eine Nebenkostenpauschale geeinigt haben.

Im Zuge einer Nebenkostenabrechnung kommt es unter Umständen zur Aufforderung der Nachzahlung an die Mieter. Falls sich jene vergewissern wollen dass die Nebenkostenabrechnung korrekt erstellt wurde, haben sie das Recht Einsicht in die Belege der Abrechnung zu nehmen.

Einsichtnahme durch den Mieter

Der Vermieter ist nicht dazu verpflichtet die Belege der Abrechnung, bei Zusendung der Nebenkostenabrechnung hinzuzufügen. Darüber hinaus muss er den Mieter auch nicht auf sein Recht der Einsichtnahme hinweisen. Fordert ein Mieter jedoch Einsicht in die Belege, ist der Vermieter verpflichtet jene zu gewähren. So hat der Mieter die Möglichkeit Unklarheiten bzw. Zweifel über die Abrechnung zu beseitigen. Die Nebenkostenabrechnung sollte vom Vermieter jedoch schon so klar gestellt sein, dass sie für den Mieter verständlich und nachvollziehbar ist.

Die Einsichtnahme findet entweder im Büro des Vermieters statt, oder durch die Zusendung von Kopien der Abrechnungsbelege an den Mieter. Falls der Vermieter die Einsichtnahme in seinem Büro anbietet und der Mieter sich die Belege lieber zuschicken lassen möchte, muss er für die Kosten der Zusendung und der Kopien selbst aufkommen. Dazu kann es beispielsweise kommen wenn die Büroräume des Vermieters oder der von ihm beauftragten Hausverwaltung, sich räumlich soweit vom Mieter entfernt befinden dass eine persönliche Einsichtnahme nicht zumutbar erscheint.

Nimmt der Mieter im Büro des Vermieters bzw. der zuständigen Hausverwaltung Einsicht in die Belege, hat er zudem das Recht die Belege im Original und nicht als Kopie einzusehen. Der Vermieter oder dessen Bevollmächtigter hat dem Mieter alle Belege vorzulegen auf denen die Abrechnung beruht. Ausnahme stellen Zahlungsbelege dar, diese müssen dem Mieter nicht vorgelegt werden.

Der Mieter ist dazu berechtigt rechtlichen Beistand in Person eines Anwalts oder ähnlichem mit zur Belegeinsicht zu bringen. Dies sollte dem Vermieter oder dem Bevollmächtigtem jedoch vorher mitgeteilt werden. Das Recht des Mieters geht sogar soweit, dass er auch einen Dritten als seine Vertretung zur Einsichtnahme entsenden kann. Bestenfalls wird bereits im Mietvertrag festgelegt, wie eine mögliche Belegeinsicht abzulaufen hat.

Vermieter muss Einsicht gewähren

Es liegt im Interesse des Vermieters, dass der Mieter eine mögliche Nachzahlung zeitnah leistet. Daher ist er auch dazu verpflichtet dem Mieter einen oder sogar mehrere mögliche Termine für die Einsichtnahme in die Belege anzubieten. Der Mieter hat nach Zugang der Nebenkostenabrechnung einen Monat zeit, eine mögliche Nachzahlung zu begleichen. Möchte er vor der Begleichung der Nachzahlung Einsicht in die Belege nehmen, sollte er dies beim Vermieter also möglichst zeitnah nach Zugang der Abrechnung einfordern. Schafft der Mieter es aus eignem Verschulden nicht innerhalb eines Monats nach Zugang Einsicht in die Belege zu nehmen, empfiehlt sich für ihn erst einmal eine Zahlung unter Vorbehalt.

Bietet der Vermieter dem Mieter auf Nachfrage mehrere zeitnahe Termine an, kann der Mieter die Einsichtnahme in die Belege nicht dazu missbrauchen die Begleichung der Nachzahlung aufzuschieben.

Solange der Vermieter dem Mieter jedoch keinen Termin zur Einsichtnahme anbietet und ihm auch anderweitig die Belege nicht zukommen lässt, muss der Mieter die Nachzahlung vorläufig nicht begleichen. Der Mieter kann zudem dann alle Punkte der Abrechnung monieren, welche der Vermieter ihm nicht belegt hat.